規(guī)范檔案管理的必要性

隋亞輝

摘要：事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作中，檔案管理占據(jù)十分重要的位置，可以給事業(yè)單位相關(guān)事務(wù)的開(kāi)展和管理提供信息支持。新的發(fā)展背景下，之于事業(yè)單位檔案管理工作提出了更進(jìn)一步的要求，應(yīng)規(guī)范化管理檔案，提高檔案管理工作效率，充分發(fā)揮檔案資料的重要作用。基于此，本文首先分析了事業(yè)單位規(guī)范檔案管理的必要性，研究了事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的相關(guān)措施，以期能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案的規(guī)范化管理起到一定借鑒意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;管理

引言：最近幾年，隨著社會(huì)結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，事業(yè)單位所承擔(dān)的責(zé)任也變得更加重大，唯有加強(qiáng)檔案管理工作的合理性，確保檔案管理工作的有效開(kāi)展，方能為事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理工作的重要作用予以正確認(rèn)識(shí)，根據(jù)檔案管理工作中存在的不足，加大資金投入，健全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，并引入更多人才，完善各項(xiàng)相關(guān)制度。只有這樣由檔案管理工作的具體情況入手，確保檔案管理的規(guī)范化，方能提升檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展效率。

一、事業(yè)單位規(guī)范檔案管理的必要性

檔案資料中包含眾多內(nèi)容，事業(yè)單位規(guī)范檔案管理工作十分必要。首先，事業(yè)單位存儲(chǔ)的檔案具備參考的價(jià)值。檔案中記錄了事業(yè)單位組織的相關(guān)活動(dòng)，其中包含真實(shí)且可靠的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息可以給事業(yè)單位今后的規(guī)劃發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息支持，如此事業(yè)單位可以指定出更加契合該單位發(fā)展實(shí)際的規(guī)劃與決策。其次，事業(yè)單位檔案具備一定的借鑒價(jià)值。相較于其它文獻(xiàn)而言，檔案更加具有客觀性，同時(shí)也更為公正，具備一定的法律效力。這是由于檔案形成的過(guò)程遵循了客觀和公正的基本規(guī)律，具備一定的說(shuō)服力與權(quán)威性，所以能夠被當(dāng)作主要的借鑒依據(jù)[1]。最后，檔案資料可以促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位的檔案資料詳實(shí)且真實(shí)地記錄了事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展過(guò)程和其在這一過(guò)程中所獲取的各項(xiàng)相關(guān)優(yōu)秀成果。所以，結(jié)合檔案資料可以精準(zhǔn)地對(duì)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展的水平作出衡量，并可以結(jié)合這些數(shù)據(jù)信息，對(duì)事業(yè)單位所具備的發(fā)展?jié)摿ψ鞒鼍C合評(píng)價(jià)分析，進(jìn)而制定出更加合理的事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃。利用檔案資料可以使事業(yè)單位的發(fā)展獲取更加良好的發(fā)展空間，推動(dòng)事業(yè)單位朝向有序且健康的方向發(fā)展。由此可見(jiàn)，檔案資料對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的作用，實(shí)行檔案的規(guī)范化管理十分必要。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的相關(guān)措施

（一）加強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)

當(dāng)前，國(guó)內(nèi)一些事業(yè)單位檔案管理人員之于檔案管理工作重要作用的認(rèn)識(shí)不足，管理意識(shí)比較淡薄，針對(duì)此種情況，需要做好相關(guān)宣傳教育工作，加強(qiáng)管理人員的思想意識(shí)，令他們充分意識(shí)到檔案管理工作的重要價(jià)值，對(duì)檔案管理工作予以高度重視，編制出相對(duì)健全的檔案管理工作制度，同時(shí)對(duì)制度的落實(shí)情況加以追蹤，確保制度的良好貫徹與實(shí)施。另外，應(yīng)主動(dòng)引入一些比較先進(jìn)的檔案管理制度，同時(shí)通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)的方式加強(qiáng)檔案管理相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力。除此之外，也要對(duì)檔案保存的安全性予以關(guān)注，唯有如此方能確保檔案管理工作的良好開(kāi)展，有效提升檔案管理工作效率。

（二）制定健全的檔案管理制度

事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，主要的工作內(nèi)容就是收集相關(guān)資料，并對(duì)資料加以整理，然后建立相應(yīng)檔案實(shí)施保存。唯有制定檔案管理工作相關(guān)制度，對(duì)檔案管理的權(quán)限進(jìn)行科學(xué)分配，運(yùn)用統(tǒng)一的管理方式，方能顯著提升檔案管理工作的效率，并縮減檔案管理工作的成本投入[2]。對(duì)此，事業(yè)單位需要結(jié)合檔案管理工作開(kāi)展的具體情況，逐步作出調(diào)整，健全檔案管理工作相關(guān)制度，確保檔案管理制度更為具有合理性，保證每項(xiàng)工作的可控性，令事業(yè)單位檔案管理工作符合本單位的實(shí)際發(fā)展要求。具體制定過(guò)程中，事業(yè)單位需要合理編制人力資源相關(guān)制度，并制定相關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制，唯有如此方能激發(fā)檔案管理工作人員工作的積極性，獲取更加良好的檔案管理效果。

（三）創(chuàng)建電子檔案，健全管理體系

要想實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，就要建立相對(duì)健全的檔案管理體系，使其在內(nèi)部檔案的管理工作中更加適用?；诖耍聵I(yè)單位可以由信息化和電子化著手，充分運(yùn)用相關(guān)信息化管理軟件，針對(duì)檔案管理信息實(shí)施批量化處理，提高檔案管理工作開(kāi)展的效率，并給檔案信息的迅速和安全傳輸提供有力保障。事業(yè)單位需要對(duì)電子信息化管理予以高度關(guān)注，重新對(duì)檔案管理目標(biāo)進(jìn)行審視，使檔案管理體系和內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的開(kāi)展更加具有針對(duì)性，如此檔案管理方能更好地應(yīng)用信息化技術(shù)，使檔案管理具有標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的特點(diǎn)。事業(yè)單位需要運(yùn)用全新的管理理念和新型的管理方式，確保相關(guān)信息化軟件價(jià)值的充分發(fā)揮，建立適合于事業(yè)單位內(nèi)部的檔案保存系統(tǒng)，并在全國(guó)范圍中滿足信息聯(lián)動(dòng)的需求。事業(yè)單位需要大力運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，根據(jù)檔案管理工作的具體要求，對(duì)于軟件和系統(tǒng)作出更新和調(diào)整，確保文件管理、文書(shū)處理等功能獲取一定拓展，給日后檔案信息的整理和運(yùn)用提供有力保障。

（四）加強(qiáng)檔案管理工作人員的綜合能力

當(dāng)前，一些事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員存素質(zhì)參差不齊的情況?；诖耍聵I(yè)單位可以組織相關(guān)培訓(xùn)，進(jìn)行大力宣傳，令檔案管理工作人員從思想上轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)[3]。與此同時(shí)，利用組織培訓(xùn)的方式，可以豐富他們的理論知識(shí)儲(chǔ)備，同時(shí)加強(qiáng)他們的能力，提升他們的綜合素質(zhì)，確保了檔案資料的整潔性與齊全性，可以在第一時(shí)間內(nèi)收集相關(guān)檔案資料，并加以整理，創(chuàng)建相應(yīng)檔案，唯有如此方能確保事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展，使檔案資料的價(jià)值得到充分發(fā)揮。

（五）保證事業(yè)單位檔案管理的安全性

事業(yè)單位中存儲(chǔ)的相關(guān)檔案資料是具備一定法律效力的，所以，事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理的安全性予以高度關(guān)注。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)保證相關(guān)檔案資料的保密性，針對(duì)檔案資料實(shí)施統(tǒng)一的管理，需要對(duì)每一環(huán)節(jié)的工作加以規(guī)范，并制定出對(duì)應(yīng)的規(guī)章體制，同時(shí)也應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作人員的安全意識(shí)，采用培訓(xùn)的方式，確保檔案管理工作人員具備基礎(chǔ)的防水、防蟲(chóng)、防火等相關(guān)檔案管理技能。對(duì)于信息化管理工作而言，需要利用那些相對(duì)更加先進(jìn)的信息化管理方式，有效規(guī)避黑客或是一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)入侵情況的出現(xiàn)，從根本上確保檔案原始資料的安全性。另外，對(duì)于檔案檢索與查詢相關(guān)工作，也應(yīng)編制相對(duì)較為嚴(yán)格的規(guī)章體制，確切明了各種不同檔案資料對(duì)應(yīng)的權(quán)限，針對(duì)沒(méi)有經(jīng)過(guò)準(zhǔn)許的人員，堅(jiān)決不予查閱有關(guān)的檔案信息資料，唯有管理工作人員平日工作中對(duì)檔案管理工作的安全性予以高度關(guān)注，方能從根本上提升檔案管理工作開(kāi)展的效率，確保檔案資料實(shí)際所具有的價(jià)值得以充分發(fā)揮。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作與事業(yè)單位中眾多事務(wù)的開(kāi)展之間存在著十分密切的關(guān)系，加強(qiáng)檔案管理，可以有效提高各相關(guān)工作的工作效率，從而更加良好的服務(wù)于人民群眾。然而檔案管理具有一定復(fù)雜性，涉及到眾多方面內(nèi)容，因此事業(yè)單位需要實(shí)施規(guī)范化檔案管理，由思想、設(shè)備、人員等層面出發(fā)，確保檔案管理工作的良好開(kāi)展，促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]梁靜.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，0（3）