建筑工程竣工檔案管理中存在的問題與措施

摘要：建筑工程竣工檔案直接影響到建筑工程日后的維修、改建、擴(kuò)建和管理。筆者結(jié)合近幾年在檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)，對建筑工程竣工檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的措施，希望對建筑工程竣工檔案管理質(zhì)量有所提高。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程;竣工;檔案

房屋建筑工程和市政工程檔案資料是城建檔案的主要部分。近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，許多建筑都在進(jìn)行改建和擴(kuò)建，就需要查閱原有建筑的工程竣工檔案，這充分顯示了建筑工程竣工檔案管理的重要性。建筑工程竣工檔案是國家檔案的重要組成部分，反映了工程成果的真實(shí)性。隨著建筑工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等過程的進(jìn)行，建筑工程檔案就要實(shí)時(shí)記錄，在建筑工程檔案的整理過程中涉及到了眾多部門和人員，對日后工程維修、改建、擴(kuò)建起著十分重要的作用，所以做好建筑工程竣工檔案管理十分重要。文章系統(tǒng)分析了建筑工程竣工檔案存在的問題，并提出了相應(yīng)的措施，方便日后管理人員更好的進(jìn)行檔案管理工作。

一、程竣工檔案管理中存在的問題

（一）忽視檔案的形成與管理

2002年國務(wù)院、建設(shè)部分別頒發(fā)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》，旨在增強(qiáng)建設(shè)單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我國建筑企業(yè)的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識(shí)比較淡薄，致使工程竣工時(shí)不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時(shí)的向城建檔案館報(bào)送，如一些建設(shè)單位注重工程進(jìn)度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗(yàn)收完成多時(shí)，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建筑工程檔案移交滯后。

（二）材料填寫不真實(shí)

建設(shè)單位未建立工程竣工檔案管理體系，造成管理不嚴(yán)，或者將工程竣工檔案的編制工作交給“檔案專業(yè)戶”，他們往往對工程施工現(xiàn)場不了解，根據(jù)建設(shè)單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應(yīng)付交檔而做的，不能做到與工程同步進(jìn)行，所以往往采用虛假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致建筑工程竣工檔案與事實(shí)不符，竣工圖產(chǎn)生誤差，由于不能與工程進(jìn)度同步，造成了各種建材的質(zhì)保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設(shè)和質(zhì)量。

（三）竣工檔案移交不及時(shí)

有些施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時(shí)完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時(shí);有些建設(shè)單位、施工單位及建材供應(yīng)單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴(yán)重影響了工程竣工檔案的編制;有些施工單位在施工期間進(jìn)行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗(yàn)收后無法收齊，這些原因都造成了施工檔案移交不及時(shí)，嚴(yán)重影響了工程竣工檔案的質(zhì)量和建筑工程竣工檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

二、產(chǎn)生問題的原因分析

（一）建設(shè)單位重視不夠

重視工程進(jìn)度輕視檔案管理。在建筑工程施工中，施工單位往往非常注意施工進(jìn)度，將所有的人力物力都投入到工程施工中，抓緊時(shí)間創(chuàng)造效益，在注重工程進(jìn)度的同時(shí)容易忽視材料的驗(yàn)收和工程施工資料的搜集。當(dāng)工程完成后，等到檔案面臨驗(yàn)收時(shí)才組織技術(shù)人員進(jìn)行突擊整理，由于施工中資料搜集進(jìn)度沒有跟上施工進(jìn)度，造成材料缺失，影響到工程資料編制歸檔，最終影響到工程竣工資料的驗(yàn)收。

（二）日常管理不規(guī)范

在建筑工程施工過程中，建設(shè)單位、施工單位為了滿足日常工作的方便，可能在資料管理方面花費(fèi)了人力、物力，但是管理人員沒有從建筑工程全局來看待工程竣工資料整理，沒有做好工作竣工檔案管理，造成了日常管理的不規(guī)范，最終導(dǎo)致了竣工資料的缺失，工程竣工檔案移交不及時(shí)。

（三）檔案管理制度不健全

施工單位檔案制度不健全，難以保證竣工資料整理和施工進(jìn)度同步，造成資料缺失，阻礙了檔案資料編制工作的有序進(jìn)行。如沒有加強(qiáng)資料管理人員的培訓(xùn)，造成管理人員忽視檔案資料編制的重要性;資料管理人員的責(zé)任心不足，不親自在一線掌握相關(guān)資料，造成資料缺失;在工程建設(shè)周期長和人員變動(dòng)時(shí)，資料交接不完全，造成資料遺失;文件、技術(shù)通知管理方面沒有統(tǒng)一，造成資料編制混亂等。這些檔案管理制度不健全的情況都給工程竣工資料編制造成很大困難，影響到工程竣工檔案的驗(yàn)收。

（四）缺少既懂工程檔案管理又懂工程技術(shù)的人員

目前，我國的技術(shù)管理隊(duì)伍素質(zhì)不高，缺少既懂檔案管理又懂工程技術(shù)的施工人員，這種情況造成了工程竣工資料管理的不健全。在工程施工單位大部分都是施工技術(shù)人員，偶爾有一兩個(gè)專門的文檔管理人員，從事著檔案管理工作，但是他們對工程施工技術(shù)和規(guī)范懂的很少，造成了技術(shù)和資料管理的脫節(jié)，無法正確的編寫工程竣工檔案，而工程技術(shù)人員只懂得工程施工，不了解檔案管理的相關(guān)規(guī)定，沒有資料整理意識(shí)。所以在我國目前還缺少這種既懂工程檔案管理又懂工程技術(shù)的復(fù)合型人才。

三、提高工程竣工資料質(zhì)量的措施與對策

（一）加大宣傳、提高工程竣工資料管理意識(shí)

加強(qiáng)工程檔案基本知識(shí)和法律法規(guī)建設(shè)，開展不同形式的宣傳，規(guī)范人們的行為，是提高管理人員檔案意識(shí)的有效途徑。在工程開工前，工程施工單位應(yīng)該加大檔案法規(guī)和基本知識(shí)的宣傳，可以通過培訓(xùn)宣傳工程竣工檔案的價(jià)值，使工程竣工檔案管理落實(shí)到實(shí)處，要求建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位組織人員學(xué)習(xí)檔案基本知識(shí)，增強(qiáng)管理人員的工程資料管理意識(shí)，為提高竣工檔案資料質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)崗位培訓(xùn)、提高專業(yè)能力

在工程施工過程中，要加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，了解資料編制和管理方面的工作，明白自己的職責(zé)，提高工作責(zé)任心。要對工程技術(shù)人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，使他們了解工程竣工資料編制方面的規(guī)定和要求，增強(qiáng)資料整理的好習(xí)慣，避免在工程竣工時(shí)，加班加點(diǎn)的趕工程竣工資料，在對工程技術(shù)人員培訓(xùn)檔案編制和管理方面的知識(shí)的同時(shí)，要對檔案管理人員進(jìn)行工程施工專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們深入一線，了解工程施工實(shí)際情況，培養(yǎng)一批既懂技術(shù)又懂檔案編制和管理的復(fù)合型人才，為企業(yè)創(chuàng)造效益。

（三）過程參與、同步管理

在工程建設(shè)開始前，專職檔案管理人員要熟悉檔案管理方面的法律法規(guī)，并了解與工程有關(guān)的資料，從這些資料出發(fā)，對文件和圖紙進(jìn)行編號(hào)，規(guī)范施工過程中的借閱制度，方便工程資料的管理。在編制施工進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，要建議施工單位和建設(shè)單位將各個(gè)分項(xiàng)工程竣工文件驗(yàn)收工作列入到工程進(jìn)度計(jì)劃表中，從質(zhì)量上做好資料管理，方便日后工程竣工檔案的編制。合理編制工程竣工檔案管理?xiàng)l例，嚴(yán)格檢查資料齊不齊全、編制規(guī)不規(guī)范等情況，保證資料整理的質(zhì)量。要保證工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步，逐步完善工程竣工檔案管理制度，從源頭保證資料整理的質(zhì)量，為做好工程竣工檔案驗(yàn)收打下基礎(chǔ)。

結(jié)束語：

增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，需要施工單位和檔案管理人員共同努力來建立健全的工程竣工管理體系，保證資料整理與工程施工的同步性、系統(tǒng)性和完整性，使其能夠真實(shí)的反映工程的實(shí)際情況，方便日后建筑的改建和擴(kuò)建。

作者簡介：

馮嬌，遼寧躍邁建設(shè)工程有限公司。