科研單位固定資產(chǎn)投資項目檔案管理實踐應用

陳欣

摘要：核工業(yè)理化研究院是我國唯一的鈾同位素分離的技術(shù)研究院，本文針對我院固定資產(chǎn)投資項目建設周期長、投入資金多、涉及建設部門多的特點，根據(jù)項目實際情況，靈活運用來源原則進行項目檔案收集、整理分類，既符合國家項目檔案管理要求，又有效地保證了整個項目檔案的有效性、完整性、齊全性。本文闡述了如何在項目中應用來源原則進行收集、整理分類的方法，以及如何建立電子檔案的元數(shù)據(jù)。通過來源原則進行項目歸檔，從而保證了檔案之間的有機聯(lián)系，為后續(xù)的檔案利用、檢索提供了有力的支持保障。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)投資項目;來源原則;設備檔案;電子文件;元數(shù)據(jù)

一、前言

固定資產(chǎn)投資項目檔案（5）（以下簡稱項目檔案）一般界定為項目由論證、立項、建設直至驗收的全部過程中生成的文字、圖表、聲像等不同表現(xiàn)形式并具有查考保存價值的原始記錄。未經(jīng)項目檔案驗收亦或驗收不合格的，不得進行或通過項目竣工驗收。由此足見國家對項目檔案的重視程度，所以做好項目檔案的管理工作尤為重要。怎樣運用科學的檔案管理方法，確保該項目產(chǎn)生的各類文件收集完整、分類準確，便于日后利用是當今檔案管理人員面臨的問題。

本文以我院的固定資產(chǎn)投資項目一期工程為例（以下簡稱項目檔案），靈活運用基于來源原則的檔案管理方法，對項目檔案的收集、整理、分類的管理上進行實踐應用。

二、來源原則的形成過程及定義

（一）來源原則的形成過程

來源原則（7）起源于法國，成熟于荷蘭，經(jīng)實踐證明，隨著檔案工作者的不斷實踐與應用，所謂同一“來源”原則已不僅僅包括形成機關(guān)來源相同，還包括事由來源相同，并作為檔案學的核心理論進行廣泛推廣應用，取得了顯著的效果。

（二）來源原則的定義

“來源”即檔案的形成者，從而依據(jù)形成者來確定檔案的分類標準，即同一來源的檔案必須歸屬一處，并尊重檔案形成的原有次序并保持其相互關(guān)聯(lián)性，不可將不同來源檔案的檔案混淆歸類。

三、來源原則核心思想在我院項目檔案收集工作的應用

針對我院該項目檔案而言，工程期間所形成的文件材料復雜，按照來源原則收集，分為對內(nèi)、對外兩方面產(chǎn)生的檔案，對內(nèi)指本院產(chǎn)生的檔案，首先該項目對內(nèi)產(chǎn)生的管理性文件存在跨多個部門產(chǎn)生的文件，比如：立項批復文件多個部門都存在歸檔問題，但原件只有一份。所以在歸檔復印件上要注明出處，采用“互見號”的方式以保證其關(guān)聯(lián)性。對外產(chǎn)生的文件指由總包、監(jiān)理等單位產(chǎn)生的文件，該項目共有12個子項，按照來源原則，把每個單位工程的分部分項檔案逐一進行收集。

四、基于來源原則對項目檔案整理分類的應用

（一）分類應用

檔案分類（8）的基礎(chǔ)要求通常為：依據(jù)全宗內(nèi)檔案的具體情況以及便于操作與管理的需求來進行分類，分類的方法應遵循一定的邏輯性。

我院檔案的分類設置類目層級設置了二級類目。二級類目對于工程涉及類別不多，工程量不大的項目而言是可行的，但該項目涉及檔案內(nèi)容龐雜、跨周期長、檔案門類多，以來源原則為基礎(chǔ)（4），依據(jù)《建設項目檔案管理規(guī)范》（T28/2018）檔案部門研究決定按其機構(gòu)來源、內(nèi)容來源進行科學、合理的分類，該項目代號定為6.1-44，在一級、二級、三級類目下設立四級類目，分為八大類，分別為綜合管理類（00）、合同、招投標文件（01）、施工文件（02）、監(jiān)理文件（03）、設備文件（04）、電子文件（05）、照片（06）、竣工驗收文件（07）。

（二）來源原則在項目檔案整理方面的實踐應用

在一個項目中，檔案整理（6）工作也尤為重要。針對項目中的設備檔案，應該以設備“來源”為準則，圍繞單項工程、單臺套設備做系統(tǒng)的資料整理，為之后的檔案利用做好準備，分部工程產(chǎn)生的設備檔案文件進行整理，既可以反映出項目在建設過程中的流程與規(guī)律，同時也能方便文件的快速查找。

在該項目中，對于施工文件的整理，也要依據(jù)“來源”原則，產(chǎn)生于一個單位工程的組成一卷，每個子項會產(chǎn)生多個分部分項及多種工藝。在施工文件中，按照其施工文件的施工順序，尊重其原有次序進行整理，每個單位工程的檔案自成一卷，不與其它單位工程項目相混淆，保持文件的自然形成規(guī)律（9），而這也正符合來源原則的核心思想（2）。

五、來源原則在項目檔案電子文件管理中的應用

（一）電子文件的定義

電子文件（3）一般指借助一些如硬盤、磁帶等媒介載體，通過代碼來書寫并需要借助計算機等硬件設備來對信息進行讀取、存取、傳輸操作的這類文件。

一個項目中的電子文件也要以來源原則為核心，即文件是由誰、于什么條件中、采用什么方式、為了什么目的、采取什么樣的結(jié)構(gòu)形成等方面的一系列背景信息。

（二）來源原則在項目檔案電子文件收集中的應用

該項目電子文件來源于各不相同的部門，該項目的電子文件的來源形成部門主要有：核理化院主要職能管理部門、總承包單位、監(jiān)理。

（三）來源原則下項目檔案中電子文件元數(shù)據(jù)的確立

馮惠玲教授曾這樣表述：認為元數(shù)據(jù)是根據(jù)電子文件系統(tǒng)自動記錄的關(guān)于文件形成的時間、地點、人物、事件、文件的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容方面的數(shù)據(jù)。作為檔案人員認為元數(shù)據(jù)就是“著錄信息”， 通過著錄信息，可以清楚地看出文件的形成來源，電子文件是由誰、在什么條件下，采取什么方式怎樣形成的全部過程的捕捉。

（四）來源原則下項目檔案電子文件檢索應用

為了保證日后電子文件的檢索應用，需按照來源原則對此項目檔案的著錄項進行整理。來源元數(shù)據(jù)（1）由實體和元素構(gòu)成，記錄了文件從生成至歸檔這期間的來源信息。

目前我院已使用檔案信息系統(tǒng)，所以在形成電子文件后就涉及線上條目歸檔問題。所以確定電子文件的著錄信息，對于保證該項目的完整性和今后的檔案檢索、利用尤為重要。以該項目為例，根據(jù)修改后的電子文件的著錄信息，可以清楚地分清歸屬于哪個項目，保證該項目的有機聯(lián)系性。電子文件的著錄信息是依據(jù)“來源”原則確立的，可以使利用者從多個角度檢索出所需的檔案，更有利于檔案信息的利用。

六、結(jié)論

從該項目檔案的整體效果分析，“來源”原則在檔案整理的作用上，起到了“分類的規(guī)范”和“遵循的依據(jù)”的作用。保證其檔案的完整性。 我們意識到“來源”原則對于項目檔案管理工作的重要性與價值性，我們將把來源原則作為檔案管理的重要基本原則，在針對適用這一原則的檔案管理工作中好好地加以利用，提高我院科研檔案的管理水平。

參考文獻：

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