新形勢(shì)下提高機(jī)關(guān)檔案管理工作水平探討

高佳

摘要：我國(guó)的機(jī)關(guān)單位是行使國(guó)家職能的各種部門(mén)、機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作涉及各部門(mén)工作和各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄、涉及一些國(guó)家機(jī)密，機(jī)關(guān)檔案管理工作至關(guān)重要。但是，現(xiàn)階段，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作存在很多問(wèn)題亟待解決。筆者就新形勢(shì)下，機(jī)關(guān)檔案管理工作的高效開(kāi)展提出一些優(yōu)化措施，旨在為實(shí)踐操作提供一定借鑒價(jià)值。

關(guān)鍵詞：新形式;機(jī)關(guān)檔案;工作水平;應(yīng)對(duì)策略

引言

社會(huì)的發(fā)展越來(lái)越快速和便捷，因此我們?cè)诠ぷ髦幸S著社會(huì)的變化加以整改，做好檔案管理工作是一個(gè)單位對(duì)待工作態(tài)度的體現(xiàn)。檔案管理工作最主要的內(nèi)容就是對(duì)檔案的整理和保管，并且記錄好檔案的使用情況。做好檔案管理工作關(guān)系到一個(gè)部門(mén)甚至一個(gè)單位的工作水平和整體工作效率，必須對(duì)其進(jìn)行高度重視，提出具體的解決措施。

一、機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性

對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，檔案的管理和處置是一件十分重要的事情，處理檔案的方式不正確可能引起資料的泄露和文件的損毀等重要問(wèn)題，檔案作為一個(gè)單位的重要存在，管理不容半點(diǎn)馬虎。對(duì)于機(jī)關(guān)單位的文件應(yīng)該及時(shí)備份、編號(hào)、收存等，并且對(duì)于工作中產(chǎn)生的文件要及時(shí)進(jìn)行翻閱、整理、分類(lèi)和保存，對(duì)于文件的有序處理能夠在工作中起到事半功倍的作用，大大節(jié)約工作中不必要的準(zhǔn)備時(shí)間，便于工作的展開(kāi)和總結(jié)。從目前的機(jī)關(guān)工作來(lái)看，工作內(nèi)容是十分繁雜的，這就意味著機(jī)關(guān)單位的檔案內(nèi)容十分龐大，對(duì)于檔案的有效處理能夠使機(jī)關(guān)單位的檔案工作跟上社會(huì)的需求，工作的需要，使檔案管理工作逐漸走向現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化，成為機(jī)關(guān)單位工作時(shí)的得力助手，共同增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位的工作效率。

二、新形勢(shì)下提高機(jī)關(guān)檔案管理水平的策略

（一）樹(shù)立科學(xué)的機(jī)關(guān)檔案管理理念

機(jī)關(guān)檔案管理工作傳統(tǒng)的理念比較墨守成規(guī)、因循守舊，缺乏科學(xué)的管理理念。隨著我國(guó)政治體制的改革、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步、科技的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案管理面臨新的種種問(wèn)題，缺乏與時(shí)俱進(jìn)、高度創(chuàng)新的發(fā)展理念，稍有不慎便與時(shí)代脫軌。其次，部分單位沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)檔案管理的重要性，沒(méi)有引起高度的重視，導(dǎo)致一些工作人員工作中出現(xiàn)敷衍了事、拖沓滯后的現(xiàn)象，毫無(wú)責(zé)任感可言;另外，一些行政部門(mén)開(kāi)展工作時(shí)沒(méi)有高效利用機(jī)關(guān)檔案，導(dǎo)致工作效率長(zhǎng)期得不到提高，最終導(dǎo)致國(guó)家職能部門(mén)的工作效率和工作質(zhì)量難以提高。筆者認(rèn)為，隨著科技的發(fā)展，信息化、電子化的發(fā)展和普及，電子文件、電子檔案管理健全制度的建立，電子檔案管理技術(shù)成為未來(lái)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。新形勢(shì)下，已有很多單位采用電子檔案管理方式，電子檔案的管理水平、管理技術(shù)也在不斷提高，眾多單位已基本實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理。

從目前的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，我們能清楚地認(rèn)識(shí)到電子檔案的采集、存儲(chǔ)、管理和歸檔等等工作必須在計(jì)算機(jī)、智能手機(jī)等電子設(shè)備上進(jìn)行。因此，各單位要樹(shù)立科學(xué)的機(jī)關(guān)檔案管理工作理念，加強(qiáng)宣傳推廣電子檔案管理的力度，定期組織相關(guān)培訓(xùn)來(lái)學(xué)習(xí)如何做好電子檔案管理工作。另外，必須補(bǔ)全開(kāi)展電子檔案管理工作的硬件設(shè)備，途中不容有任何疏忽，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案遭受損失。

（二）創(chuàng)新管理方法和管理技術(shù)

落后的檔案管理技術(shù)和管理方法是我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨的又一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題，現(xiàn)階段，我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案管理工作還是以人力管理為主，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化智能設(shè)備沒(méi)有被充分利用，網(wǎng)絡(luò)化、信息化的優(yōu)勢(shì)在檔案管理工作中沒(méi)有得到充分展現(xiàn)，落后的管理技術(shù)和方法難以滿足現(xiàn)代高科技和信息化的要求，導(dǎo)致檔案管理工作效率和工作質(zhì)量長(zhǎng)久得不到提高，甚至還會(huì)導(dǎo)致一些機(jī)關(guān)檔案受損或丟失。很多機(jī)關(guān)單位供存放檔案的空間小、內(nèi)部硬件設(shè)備不夠完善、存放檔案的柜子各種各樣、不統(tǒng)一，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理存在安全問(wèn)題，有時(shí)可能因?yàn)橐淮位馂?zāi)、地震等災(zāi)害就會(huì)導(dǎo)致這些檔案不復(fù)存在，造成嚴(yán)重的損失。新形勢(shì)下，機(jī)關(guān)檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)、克服改正自身的缺點(diǎn)，以促進(jìn)檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。筆者認(rèn)為，必須建立健全機(jī)關(guān)檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)和制度，規(guī)范檔案管理工作，讓檔案管理工作的開(kāi)展有法可依、有法必依。

首先，成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作部門(mén)，實(shí)行責(zé)任制、問(wèn)責(zé)制，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人身上，提高工作人員責(zé)任感;做到分工明確，各司其職，提高工作有效性;加強(qiáng)各單位組織之間的溝通與協(xié)作，及時(shí)了解掌握各單位的實(shí)際情況，提高工作效率。其次，各單位可采取激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為提高工作人員之間的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，可采取相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)制度，因?yàn)橛懈?jìng)爭(zhēng)，才會(huì)有動(dòng)力，才會(huì)有進(jìn)步，才會(huì)有成果，促進(jìn)高素質(zhì)、高水平人才的培養(yǎng)。另外，要完善檔案管理經(jīng)費(fèi)制度，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)要適當(dāng)加大在機(jī)關(guān)檔案管理工作方面的資金投入，完善檔案管理工作需要的硬件、軟件設(shè)備設(shè)施。通過(guò)建立健全相關(guān)的檔案管理制度、規(guī)范各項(xiàng)機(jī)關(guān)工作，來(lái)提高檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。隨著科技的日新月異，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的普及，傳統(tǒng)的以人工為主的檔案管理工作已經(jīng)滿足不了21世紀(jì)發(fā)展的需要。因此，要想做好檔案管理工作，必須加大技術(shù)、管理方式方法的創(chuàng)新力度，利用現(xiàn)代化的科研成就，結(jié)合自身的檔案管理相關(guān)制度，充分利用網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的管理手段，找出現(xiàn)階段檔案管理工作中的不足并加以改正，創(chuàng)新檔案管理方式，創(chuàng)造出一種適合自身發(fā)展需要的集現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化于一體的檔案管理方式，并不斷與時(shí)俱進(jìn)。以此來(lái)大大提高檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。

（三）重視管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高工作人員綜合素質(zhì)

要想做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與綜合素質(zhì)起到至關(guān)重要的作用。但是，現(xiàn)階段，從事機(jī)關(guān)檔案管理的工作人員普遍專(zhuān)業(yè)技能、綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，大部分工作人員缺乏先進(jìn)、科學(xué)的管理理念，缺乏創(chuàng)新精神，沒(méi)有完全掌握有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)，甚至很多人沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致在工作的過(guò)程中常常沒(méi)有嚴(yán)格要求自己，敷衍了事，缺乏責(zé)任感。因此，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)是提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的重要手段之一。

機(jī)關(guān)檔案管理工作要想適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，還必須重視檔案管理團(tuán)隊(duì)、人才隊(duì)伍的建設(shè)，重視提高工作人員的綜合素質(zhì)。因?yàn)闄n案管理工作非常講究專(zhuān)業(yè)性、連續(xù)性、系統(tǒng)性。檔案管理工作者必須具有超強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念，堅(jiān)持為本單位服務(wù)、為國(guó)家服務(wù)、為人民服務(wù)。必須要有嚴(yán)格的職業(yè)操守、較高的綜合素質(zhì)，要忠于職守、愛(ài)崗敬業(yè)。其次，相關(guān)行政部門(mén)要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)，可定期組織相關(guān)的知識(shí)講座、專(zhuān)家座談會(huì)，組織不同省、市的機(jī)關(guān)檔案管理工作者開(kāi)展工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、分享工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì);另外，加強(qiáng)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)建設(shè)，選拔一些專(zhuān)業(yè)技能強(qiáng)、責(zé)任感強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的工作人員，進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，組建優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)，最后，還可建立相關(guān)的薪資激勵(lì)制度，以調(diào)動(dòng)工作人員的工作主動(dòng)性與積極性。

三、結(jié)語(yǔ)

機(jī)關(guān)檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性強(qiáng)、多元化的綜合性工作，工作人員在了解掌握相關(guān)的理論知識(shí)的同時(shí)，必須注重社會(huì)實(shí)踐、工作實(shí)踐，還需要掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子檔案管理技術(shù)，遵守相關(guān)的法律法規(guī)。檔案管理工作關(guān)系到國(guó)家職能部門(mén)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、關(guān)系到一些國(guó)家機(jī)密，所以必須引起高度重視，增強(qiáng)責(zé)任感。

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