淺析高校檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考研究

孫振紋

摘要：眾所周知，在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的大背景下，現(xiàn)在高校檔案管理工作已經(jīng)呈現(xiàn)出顯著的信息化建設(shè)趨勢(shì)。檔案信息化建設(shè)作為最具代表性的現(xiàn)代化檔案管理形式在提高高校檔案管理工作效率方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。本文將就高校檔案信息化建設(shè)與檔案管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行深入的分析和探究。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息化建設(shè);問題與對(duì)策

引言

何為檔案，其指的是對(duì)以往發(fā)生過的歷史事件以及相關(guān)資料進(jìn)行記錄和保留。在高校檔案管理工作當(dāng)中，如何提高檔案管理效率是高校多年來一直高度關(guān)注的內(nèi)容之一。在傳統(tǒng)檔案管理理念的引導(dǎo)與傳統(tǒng)檔案管理方式的應(yīng)用過程中，高校的檔案管理工作存在著諸多問題和弊端，諸如檔案資料缺失、檔案資料歸檔與整理不準(zhǔn)確、檔案損毀等等，這些問題都在不同程度上影響著檔案管理的整體效果。近些年，伴隨著檔案信息化建設(shè)理念與技術(shù)的不斷滲透與實(shí)施，有了信息化技術(shù)的助力，高校檔案信息資源的歸檔整理水平以及實(shí)際利用效率都得到了很大提升，但這并不意味著高校檔案信息化建設(shè)工作就是完美的，其在具體實(shí)踐過程中還是出現(xiàn)了一些問題，亟待得到有效解決與完善。以下是筆者結(jié)合自己多年相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，就此議題提出自己的幾點(diǎn)看法和建議。

一、高校檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)分析

1、時(shí)效性

高校檔案管理工作極具復(fù)雜性，工作難度也比較強(qiáng)。其不僅僅要管理好內(nèi)容十分繁雜的檔案信息，與此同時(shí)還需要滿足檔案信息的時(shí)效性。檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性具體體現(xiàn)在：檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性不僅僅是需要對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)更新和收集，還需要對(duì)檔案的時(shí)間觀念進(jìn)行有效掌控。檔案所記錄的信息和內(nèi)容并不是一成不變的，其會(huì)隨著時(shí)間的推移或者各種主客觀因素的影響而發(fā)生變化，這就需要高校檔案管理工作人員隨時(shí)根據(jù)檔案內(nèi)容的變化來進(jìn)行更改和完善。如果按照之前傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息的實(shí)效性很難得到滿足，但隨著檔案信息化建設(shè)的不斷落實(shí)，檔案信息的實(shí)效性增強(qiáng)了很多。

2、革新性

信息化檔案管理形式的出現(xiàn)徹底改變了傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)檔案管理方式，也成功彌補(bǔ)了之前傳統(tǒng)檔案管理方式的缺失和不足。因此，檔案信息化建設(shè)擁有著非常顯著的革新性特征。關(guān)于這一點(diǎn)，筆者將其總結(jié)為以下幾個(gè)方面：首先，信息化檔案管理極大地簡化了檔案管理的流程，從檔案信息的收集、整理、歸檔再到利用，都借助先進(jìn)的信息化管理方式減少了很多不必要的麻煩，也避免了很多不必要的錯(cuò)誤。其次，信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)了檔案信息的自動(dòng)化處理，信息化技術(shù)可以自行對(duì)檔案信息中的內(nèi)容進(jìn)行真假分辨，也可以根據(jù)內(nèi)容類型來自行完成分類，這不僅僅省去了人工成本，而且也大大提高了檔案信息內(nèi)容的可靠性。

二、當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問題

1、欠缺檔案信息化專業(yè)技術(shù)人才

高校檔案信息化建設(shè)目的的實(shí)現(xiàn)需要建立在對(duì)信息化專業(yè)技術(shù)的高效應(yīng)用基礎(chǔ)之上，而要想實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化專業(yè)技術(shù)的有效利用，則需要以檔案信息化技術(shù)人才作為依托。因此，檔案信息化技術(shù)人才是確保高校檔案信息化建設(shè)目標(biāo)得以全面實(shí)現(xiàn)的核心因素。但是，根據(jù)筆者的調(diào)查和了解，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前有很多高校在檔案信息化專業(yè)技術(shù)人才崗位上是有所缺失的，負(fù)責(zé)檔案信息管理工作的基本上都是年齡偏長、信息技術(shù)水平有限的人員，即使有很多先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備被引入到檔案管理工作當(dāng)中來，也因?yàn)檫@些人員能力的欠缺而使得諸多先進(jìn)設(shè)備淪為了擺設(shè)，甚至被束之高閣。

2、高校對(duì)檔案管理工作的重視力度不到位

在筆者調(diào)查和研究的過程中發(fā)現(xiàn)，目前我國很多高校都并不重視檔案管理工作，檔案管理部門在學(xué)校整體部門構(gòu)架和組成體系當(dāng)中也占據(jù)著比較邊角的位置。關(guān)于高校對(duì)檔案管理工作重視力度不到位，其具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，高校檔案管理部門至今依然使用著陳舊的檔案管理設(shè)備，有很多檔案因?yàn)樵O(shè)備的落后性出現(xiàn)了缺失或者損壞。第二，高校負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員整體能力普遍較低，招聘檔案管理人員的門檻也比較低。第三，檔案管理人員在高校教職工群體中地位比較靠后，一些高校對(duì)于檔案管理人員的工作表現(xiàn)以及晉升渠道也有所忽視，導(dǎo)致檔案管理人員越來越難以在學(xué)校找到歸屬感和存在感，進(jìn)而影響到工作狀態(tài)和工作質(zhì)量。

3、缺乏完善的檔案管理制度和規(guī)范的管理手段

筆者了解到，時(shí)至今日依然有很多高校沒有建立起一套成熟完善的檔案管理制度，日常檔案管理工作秩序也是比較混亂的。雖然這些高校也在緊跟時(shí)代發(fā)展潮流積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，但是因?yàn)樵谠搭^上欠缺完善檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作實(shí)際落地效果很不理想。除此之外，一些高校在管理手段方面也欠缺規(guī)范性，很多管理手段都未能形成定式，只是根據(jù)管理工作需求隨時(shí)調(diào)整和使用，這在一定程度上影響到了檔案管理工作的整體質(zhì)量。

三、高校檔案信息化建設(shè)與優(yōu)化檔案管理工作策略

1、高校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)力度

在檔案管理工作當(dāng)中，最核心的人物便是檔案管理人員。高校必須要結(jié)合自身的實(shí)際情況來進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)力度，全面提升檔案管理人員的技術(shù)水平與專業(yè)能力。筆者建議高?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面來著手：首先，高?？梢越柚Ｆ蠛献鞯那?，將校內(nèi)檔案管理人員安排到合作企業(yè)或者單位去學(xué)習(xí)和交流，借助合作企業(yè)的力量，提升檔案管理人員的檔案管理技能，向企業(yè)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方式，積攢更多的實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)。其次，高校要多創(chuàng)造機(jī)會(huì)組織開展與檔案管理工作相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，比如，組織檔案管理人員定期開展檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)和分享會(huì)，將檔案管理人員集合在一起來分享自己在近段時(shí)間內(nèi)遇到的問題或者積攢了哪些好的經(jīng)驗(yàn)，大家一起交流和分享，讓檔案管理人員可以有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)到更好的檔案管理方式，吸收到更多檔案管理的經(jīng)驗(yàn)。然后，高?？梢詫ふ覚C(jī)會(huì)舉辦與檔案管理工作相關(guān)的業(yè)務(wù)技能比賽，并設(shè)置各個(gè)獎(jiǎng)項(xiàng)的獎(jiǎng)品，通過比賽的方式來激發(fā)檔案管理人員參與工作的積極性，在比賽中提升自己的業(yè)務(wù)能力。最后，設(shè)定明確的獎(jiǎng)懲制度，以促使檔案管理人員樹立起危機(jī)意識(shí)和憂患意識(shí)，讓他們感受到自己所從事的崗位是有更高晉升空間和更強(qiáng)競爭壓力的。此外，高校還需要明確清楚檔案管理人員的崗位晉升渠道，讓檔案管理人員有更清楚和明確的奮斗目標(biāo)。

2、構(gòu)建智能化檔案管理平臺(tái)

構(gòu)建智能化檔案管理平臺(tái)是新時(shí)期檔案管理智能化向前發(fā)展的重要渠道，高校應(yīng)緊跟這一趨勢(shì)全力構(gòu)建起智能化檔案管理平臺(tái)。智能化檔案管理平臺(tái)主要是圍繞檔案信息基礎(chǔ)建立起生成、存儲(chǔ)、傳輸和應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié)，借助大數(shù)據(jù)處理技術(shù)來搭建起一個(gè)相對(duì)完善的智能化檔案平臺(tái)：首先，生產(chǎn)和采集檔案信息，主要包括主管部門檔案錄入、個(gè)人自主信息填報(bào)以及實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)自動(dòng)更新三項(xiàng)內(nèi)容。其次，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)清洗和篩選檔案數(shù)據(jù)，針對(duì)其中的異構(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)表達(dá)。然后，根據(jù)海量的信息數(shù)據(jù)資源建立起檔案信息大數(shù)據(jù)資源存儲(chǔ)庫。最后，構(gòu)建檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，徹底打破檔案管理工作的時(shí)空局限，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與利用。

3、積極引進(jìn)檔案信息化專業(yè)人才

高校檔案信息化建設(shè)最需要的便是信息化專業(yè)人才的支持，因此，筆者建議高校應(yīng)該盡全力去吸收和引進(jìn)更多檔案信息化方面的專業(yè)人才，以此來提升學(xué)校檔案管理人員的整體實(shí)力。關(guān)于這一點(diǎn)，高?？梢詧?jiān)持內(nèi)外同步原則：對(duì)內(nèi)，針對(duì)已在崗的檔案管理人員，從組織內(nèi)部入手，建立內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制，樹立工作責(zé)任感，掌握現(xiàn)代化檔案工作技能，從而全面提升檔案信息化建設(shè)水平。對(duì)外，進(jìn)一步完善人才招聘制度的內(nèi)容，提高檔案管理人員的招聘門檻，與此同時(shí)，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)資金的投入，建立相應(yīng)的鼓勵(lì)引導(dǎo)高素質(zhì)專業(yè)人才從事現(xiàn)代化檔案信息化建設(shè)工作的政策規(guī)章，提高薪資待遇、社會(huì)地位及認(rèn)可度，吸引人才。

結(jié)束語：

綜上所述，一所高校從成立成長到發(fā)展壯大經(jīng)歷的所有足跡都為檔案資料所記載，對(duì)于高校而言，檔案資料不僅僅是對(duì)歷史事件和相關(guān)內(nèi)容的客觀記錄，更是一筆不可或缺的寶貴財(cái)富。高校必須要高度重視起檔案管理工作，充分借助當(dāng)前先進(jìn)的信息化技術(shù)來進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)與改革，全面提升自身的檔案管理水平，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

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