新時(shí)期城建檔案信息化管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展探析

毛勇

摘要：文章基于目前城建檔案管理工作現(xiàn)狀和開展信息化管理的必要性，分析目前開展城建檔案信息化管理過程中遇到的問題和面臨的挑戰(zhàn)，提出創(chuàng)新和發(fā)展信息化管理模式的有效策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案;信息化管理;創(chuàng)新與發(fā)展

一、引言

城建檔案管理工作的主要內(nèi)容是保存城市建設(shè)和發(fā)展中的文字、圖表和聲音等文件材料，便于今后開展城市建設(shè)時(shí)作為參考依據(jù)，有助于后續(xù)城市建設(shè)效率和效果的提升。由此可以看出，在城市建設(shè)和發(fā)展中，城建檔案起到關(guān)鍵作用，這也對(duì)此類檔案管理工作提出更高要求。尤其是在目前城市化快速發(fā)展的進(jìn)程中，結(jié)合飛速發(fā)展的信息化技術(shù)，也需要加強(qiáng)城建檔案管理工作的信息化建設(shè)，推進(jìn)此檔案管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)此管理工作的要求。

二、城建檔案管理的現(xiàn)狀

鑒于此檔案管理工作在城市建設(shè)與發(fā)展中的重要作用，在城市化進(jìn)程中，也需要通過信息技術(shù)的應(yīng)用來提升城建檔案收集、整理和管理工作模式，提升管理效率和工作質(zhì)量。在此種管理模式下，通過計(jì)算機(jī)來自動(dòng)處理城建檔案，提升此管理工作效率，便于工作人員將工作重點(diǎn)放在對(duì)檔案資源更深層次意義和作用的研究和開發(fā)方面，更好地滿足城市建設(shè)對(duì)城建檔案的需求。此外，通過信息化管理方式，也有助于促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享，使得城建檔案的社會(huì)共享性隨之提升，為城市建設(shè)提供更廣泛的服務(wù)。還可以加強(qiáng)不同部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)作，通過計(jì)算機(jī)來存儲(chǔ)數(shù)字化的城建檔案資料，便于高效和準(zhǔn)確開展此資料的整理、分類以及后續(xù)的檢索查詢工作，發(fā)揮系管理模式的虛擬化優(yōu)點(diǎn)，可以在虛擬網(wǎng)絡(luò)中完成杉樹工作，便于對(duì)文獻(xiàn)資料的長(zhǎng)時(shí)間保存，大幅度提升城市建設(shè)的工作效率。

三、城建檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）城市建設(shè)管理分塊分化現(xiàn)象問題所帶來的挑戰(zhàn)

城建檔案管理部門在各級(jí)政府中比較常見，其通常屬于住房城鄉(xiāng)建設(shè)局或者房地產(chǎn)管理局、市政建設(shè)處的二級(jí)機(jī)構(gòu)，通過下設(shè)二級(jí)科室等方式開展對(duì)城建檔案的分塊分項(xiàng)目建設(shè)和管理工作，或者自動(dòng)管理行政主管部門以下設(shè)置檔案室的方式。但是容易導(dǎo)致工作中的多重管理問題以及管理成本和人力資源的浪費(fèi)問題，阻礙信息化建設(shè)步伐。

（二）城市化建設(shè)隊(duì)伍老齡化問題所帶來的挑戰(zhàn)

普通大眾通常會(huì)以為檔案管理工作屬于閑職，很多年輕人不愿意從事此崗位工作，使得此部門人員的平均年齡較高，老齡化比較嚴(yán)重的問題。而且在管理隊(duì)伍中，部分人員沒有經(jīng)歷過系統(tǒng)培訓(xùn)，因此不熟悉自身工作業(yè)務(wù)，也缺乏閘室的業(yè)務(wù)知識(shí)，不適應(yīng)此工作。尤其是在目前信息化建設(shè)的過程中，越來越多先進(jìn)信息化設(shè)備和系統(tǒng)應(yīng)用其中，造成年齡較大的管理人員接受新事物比較慢，難以熟練操作先進(jìn)儀器和設(shè)備，仍然沿用傳統(tǒng)方法開展業(yè)務(wù)的問題，阻礙了此管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）檔案管理信息化意識(shí)薄弱帶來的挑戰(zhàn)

目前各級(jí)政府已經(jīng)逐漸意識(shí)到城建檔案管理工作的重要性，且在積極應(yīng)用先進(jìn)信息化技術(shù)來開展此管理工作的信息化建設(shè)工作，不僅在積極建設(shè)更加專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，而且也在逐漸完善此管理工作的相關(guān)規(guī)章制度等，主要目的是保證此管理工作的有序開展并提升其工作效率。但是在上述發(fā)展形勢(shì)下也表現(xiàn)出此部門人員的信息化管理意識(shí)不到位的問題，所采用的管理方法仍然比較落后，導(dǎo)致工作效率較低，難以發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢(shì)，阻礙了城市化建設(shè)進(jìn)程和效果。

（四）檔案信息化管理制度不健全帶來的挑戰(zhàn)

受到上述檔案管理信息化意識(shí)比較薄弱問題的影響，在目前的此管理工作開展中，出現(xiàn)管理方法比較落后以及工作效率較低的問題，不僅阻礙信息化建設(shè)進(jìn)程，還會(huì)導(dǎo)致信息流失的問題，影響檔案信息的完整性。

因此，基于上述挑戰(zhàn)，在目前的檔案管理信息化建設(shè)中逐漸興起新型的管理技術(shù)和存檔方法，通過電子信息通訊技術(shù)的應(yīng)用，提升網(wǎng)絡(luò)傳播的廣泛性和效率，通過電子信息化管理方式在此檔案管理工作中的逐漸普及，便于用戶查找以及檔案管理工作，提升工作效率和綜合服務(wù)水平。此外，還需要不斷升級(jí)改造上述信息化建設(shè)的硬件和軟件，加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的培養(yǎng)。比如通過微信公眾號(hào)、微博以及短視頻平臺(tái)等方式加強(qiáng)信息化管理方式的宣傳，推動(dòng)此管理信息化建設(shè)進(jìn)程。而且在此升級(jí)和改造的過程中，也要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和教育，保證其掌握更加科學(xué)化和智能化的管理方法與管理模式，適應(yīng)并推動(dòng)此管理工作的信息化建設(shè)。

四、城建檔案信息化管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展對(duì)策

（一）統(tǒng)一思想、提高意識(shí)

為了推進(jìn)此管理信息化建設(shè)，首先要從思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，提高對(duì)此信息化建設(shè)工作重要性的認(rèn)識(shí)，這有助于城市建設(shè)和發(fā)展，影響著國家的繁榮與進(jìn)步。因此，在意識(shí)到信息化建設(shè)工作重要性的同時(shí)，還要積極引進(jìn)國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國城建檔案管理現(xiàn)狀，不斷總結(jié)和分析此管理信息化建設(shè)工作中的問題并進(jìn)行改進(jìn)創(chuàng)新。只有從思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)并提高意識(shí)，才能加快信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）整合資源、統(tǒng)一管理

針對(duì)目前檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)中的分塊分化問題，首先要改變整體格局，加強(qiáng)不同部門之間的相互配合，合理分配不同部門的工作，發(fā)揮不同部門的優(yōu)勢(shì)來提升管理工作效率，使得檔案管理結(jié)構(gòu)性更加完善。同時(shí)要針對(duì)信息零散的問題，通過借鑒國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)來逐步構(gòu)建檔案信息化，統(tǒng)一管理和資源整合，使得信息更加準(zhǔn)確，信息管理工作也更加成熟有效。

（三）加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)建設(shè)以及軟件技術(shù)開發(fā)

在信息化建設(shè)過程中，要提高重視并加大資金投入，采購所需要的先進(jìn)設(shè)備和引入先進(jìn)技術(shù)，吸引更多的優(yōu)秀人才從事此工作，還要整合各類基礎(chǔ)設(shè)施來提升管理工作的穩(wěn)定性，合理利用電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提升數(shù)據(jù)處理效率。要開展先進(jìn)軟件，將高科技產(chǎn)品應(yīng)用于此檔案管理工作中，加大宣傳力度來滿足不同客戶的需求，實(shí)現(xiàn)城建檔案使用量的增加和綜合服務(wù)質(zhì)量的提升。

（四）完善各類規(guī)章制度

針對(duì)目前此檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的分塊分化問題以及管理混亂、管理制度缺失等問題，為了推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，需要加強(qiáng)制度建設(shè)工作。不僅要加強(qiáng)建存檔案制度建設(shè)工作，明確建存檔案的主體以及具體工作內(nèi)容，明確監(jiān)管職責(zé)內(nèi)容以及管理要求，保證此檔案管理和建設(shè)工作的規(guī)范化和合法化。此外，要保證所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，能夠約束作業(yè)人員的行為以及規(guī)范，嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展建存檔案以及檔案借調(diào)等工作，保護(hù)檔案的安全性與完整性。

五、結(jié)語

在目前的信息化時(shí)代下，為了更有效發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)發(fā)展中的重要作用，基于目前開展城建檔案信息化建設(shè)和管理中出現(xiàn)的分塊分化管理、人員、信息化意識(shí)以及制度等方面的問題。在未來的城建檔案管理工作中，要從思想意識(shí)上提高重視、采取統(tǒng)一管理和資源整合的方式、加大基礎(chǔ)硬件和軟件的建設(shè)和開發(fā)力度，完善各類規(guī)章制度來推進(jìn)城建檔案管理的信息化建設(shè)步伐，推動(dòng)此信息化管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展，為城市建設(shè)與發(fā)展提供更有效和準(zhǔn)確的城建檔案信息資料，為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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