試分析機(jī)關(guān)單位檔案管理工作要點(diǎn)及優(yōu)化策略

摘要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和機(jī)關(guān)單位進(jìn)一步深化改革，檔案管理工作面臨新的環(huán)境和新的考驗(yàn)。規(guī)范化的機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，不僅是機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作順利有序進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，還是優(yōu)化社會(huì)公共服務(wù)的重要舉措。本文闡述了機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理的重要意義，梳理了機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的基本要點(diǎn)，并針對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理中存在的問(wèn)題提出了優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位;檔案管理;工作要點(diǎn);優(yōu)化策略

一、機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理的重要意義

通常來(lái)說(shuō)，檔案管理工作主要是對(duì)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的人事、財(cái)務(wù)、物資以及辦公檔案進(jìn)行管理。在機(jī)關(guān)單位，其具體的工作是對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、處理、編輯、保存以及利用等。不難發(fā)現(xiàn)，在機(jī)關(guān)單位應(yīng)用科學(xué)的檔案管理，能夠有效地對(duì)單位的過(guò)去、發(fā)展規(guī)劃等提供精準(zhǔn)和有力的數(shù)據(jù)保障。還能夠促使機(jī)關(guān)單位及時(shí)履行應(yīng)有的責(zé)任，及時(shí)為社會(huì)公眾以及員工提供服務(wù)。所以，規(guī)范有序的檔案管理能夠在一定程度上提高機(jī)關(guān)單位的工作水準(zhǔn)，改善服務(wù)質(zhì)量，優(yōu)化職能，繼而以更好的社會(huì)服務(wù)。

二、機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的基本要點(diǎn)

機(jī)關(guān)單位檔案管理工作主要分為：檔案材料的收集、檔案的歸檔、立卷與管理、檔案的保管、檔案的保管、檔案的鑒定、檔案的銷(xiāo)毀、檔案借閱和利用工作。其基本工作要點(diǎn)如下：

三、機(jī)關(guān)單位檔案管理的優(yōu)化策略研究

（一）機(jī)關(guān)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.檔案管理技術(shù)手段較為陳舊

當(dāng)前，很多機(jī)關(guān)單位沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行合理管理，檔案的管理辦法還是傳統(tǒng)的過(guò)時(shí)方法，導(dǎo)致很多檔案的潛在價(jià)值沒(méi)有被挖掘出來(lái)，管理工作變得異常繁重。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，數(shù)字以及信息技術(shù)的不斷成熟與應(yīng)用，推動(dòng)了線上數(shù)據(jù)管理的成功和完善。然而，目前大多辦公室在進(jìn)行檔案管理時(shí)依然采用的是落后和效率低下的管理方法，檔案管理技術(shù)亟待變革。

2.標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化程度有待提高

由于我國(guó)檔案管理事業(yè)長(zhǎng)期受傳統(tǒng)管理理念影響，現(xiàn)代化的先進(jìn)管理理念遲遲未推進(jìn)普及，檔案的信息化管理得不到應(yīng)用，標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的檔案管理工作依然得不到推進(jìn)。要想確保在這個(gè)過(guò)程中減少一定的限制，就要從管理規(guī)范、信息齊全、文字規(guī)范、檔案鑒別準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)索引、資料共享等方面建立一個(gè)科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系。

（二）機(jī)關(guān)單位檔案管理的優(yōu)化的策略

1.進(jìn)一步檔案增加效值

隨著現(xiàn)代辦公的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化，檔案管理必然要朝著信息化、高效化、現(xiàn)代化、合理化、科學(xué)化以及數(shù)字化的方向上發(fā)展，這就需要將以信息技術(shù)為代表的高新技術(shù)應(yīng)用到日常的辦公室檔案管理工作中。通過(guò)電子檔案管理等現(xiàn)代科技技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，減少管理工作中的信息量，繼而降低檔案管理任務(wù)量，讓管理更加科學(xué)化與合理化，讓使用者能夠在最快的時(shí)間內(nèi)找到需要的材料，提高檔案的價(jià)值。

2.進(jìn)一步規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)

在推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程中，現(xiàn)代化與信息化是必不可少的緩解。只有不斷地完善檔案管理工作，從實(shí)際發(fā)展需求的角度制定完整的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)推動(dòng)其現(xiàn)代化。利用規(guī)范的要求來(lái)制定完善的制度，解決立卷和裝訂等問(wèn)題，提高檔案管理問(wèn)題的解決質(zhì)量，更加有效率和有質(zhì)量地位單位后續(xù)的發(fā)展服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：

張惠嬌（1989.09.04），女，山東無(wú)棣人，檔案專業(yè)初級(jí)職務(wù)。