司法改革背景下法院數(shù)字化檔案建設(shè)路徑研究

董金鳳?周佳蕓?錢岑

摘要：隨著社會的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也在向著信息化的建設(shè)方向發(fā)展，旨在通過檔案數(shù)字化建設(shè)來提高檔案管理的質(zhì)量和效率，讓法院檔案資源的價值得以最充分的開發(fā)與利用，為法院審判體系的完善、審判能力的提升提供參考依據(jù)。這不僅是檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展的內(nèi)在需求，也順應(yīng)了當(dāng)前司法體系改革的要求和規(guī)律，更是促進(jìn)了法院的跨時代性發(fā)展。但在具體的實踐過程中由于管理制度不科學(xué)、管理隊伍能力發(fā)展失衡以及對信息技術(shù)的利用程度偏低都方面的影響，數(shù)字化檔案的建設(shè)工作始終無法取得預(yù)期的效果。若想改變現(xiàn)狀就需要做出系列調(diào)整和優(yōu)化。在此，文章就詳細(xì)的論述了法院開展數(shù)字化檔案建設(shè)工作的意義，分析了建設(shè)中存在的問題，并針對現(xiàn)狀提出了對應(yīng)的解決對策作為參考。

關(guān)鍵詞：司法改革;數(shù)字化檔案;建設(shè)意義;存在問題;建設(shè)路徑

一、引言

早在十七大會議中就對提出了司法改革，旨在通過對司法系統(tǒng)的進(jìn)一步規(guī)范

化來確保司法的公平、公正，提高司法能力，踐行司法為民，從而為切實維護(hù)人民的利益、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會的和諧與穩(wěn)定提供有力的司法保障。人民法院也在這樣的大環(huán)境中對各項司法工作的開展進(jìn)行了調(diào)整和優(yōu)化，其中檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展則成了司法改革之下人民法院最為重視的一部分，再加上當(dāng)前數(shù)字化建設(shè)已成了社會各個領(lǐng)域發(fā)展的必然趨勢，鑒于此，人民法院也將焦點放在了數(shù)字化檔案建設(shè)的工作中。

二、開展數(shù)字化檔案建設(shè)的意義

（一）有助于提高法院審判工作能力。檔案數(shù)字化能夠提供詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)信息，使查詢資料變得非常方便快捷，檔案庫也從原本的文件實體保管擴(kuò)展成了提供信息的信息保存調(diào)用中心。那么法官在調(diào)閱和使用案件資料時就能更加便捷、途徑也更加多樣，對檔案資料信息也能一目了然、全面掌握。如此不僅解決了調(diào)卷難的問題，也極大的提高了審判效率。

（二）有助于檔案資料實現(xiàn)更高的社會價值。當(dāng)前法院系統(tǒng)的檔案數(shù)量越來越多，涉及的內(nèi)容和領(lǐng)域也更加復(fù)雜、繁瑣和多樣，傳統(tǒng)的人工管理模式有著極大的難度。而數(shù)字化建設(shè)則能極大的節(jié)約檔案的存儲空間，它可以按照檔案資料存儲時間的長短、利用價值的高低、重復(fù)使用頻率等對海量的檔案資料分門別類，方便法官及其他用戶隨時查閱。尤其是法官在查閱一些時間久遠(yuǎn)但并未結(jié)案的案件時更加便利。如此檔案資料的價值就被充分的利用了起來。

三、法院檔案建設(shè)中存在的問題

（一）信息技術(shù)的利用程度偏低。在具體的建設(shè)過程中信息技術(shù)的并沒有得到最充分的利用。比如管理軟件的使用。一方面當(dāng)前法院在管理檔案資料時所使用的軟件部分是從社會渠道購進(jìn)或者被推薦的，某種程度上是與法院的實際工作不相符的，另一方面也有部分軟件是上級機(jī)關(guān)統(tǒng)一認(rèn)定或者研發(fā)的，具有普遍性，并不適合所有的法院系統(tǒng);而更重要的是這些軟件幾乎都是同步運行的，這就導(dǎo)致了數(shù)據(jù)、資料之間的難以兼容和整合。

（二）建設(shè)機(jī)制不完善。社會是不斷發(fā)展的，政策也會隨之而變化，社會對檔案服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)和要求也在不斷的提高，因此原有的檔案制度就具有了明顯的滯后性特點。比如對檔案的歸檔流程、行為、時間以及如何開展數(shù)字化建設(shè)、應(yīng)該遵循和的原則和流程等并沒有做出規(guī)范而明確的規(guī)定、管理和借閱使用時也沒有針對后果制定違規(guī)懲處制度，致使資料丟失、損害，在數(shù)字化建設(shè)中也無法確保資料的完整性。

（三）管理隊伍發(fā)展不平衡。目前的檔案管理隊伍專業(yè)人員偏少。很多管理人員對信息技術(shù)的運用只體現(xiàn)在文件的輸入、輸出和傳送等基本功能上，對于如何將文件、資料等轉(zhuǎn)化成數(shù)字化、如何進(jìn)行妥善保存，又經(jīng)過怎樣的授權(quán)才能訪問以及當(dāng)信息載體出現(xiàn)異常時或被入侵時怎樣防范和控制等更加深入的知識和技能掌握的并不熟練，這樣的人才也相對較少，不足以完全滿足海量檔案的數(shù)字化建設(shè)需求，從而影響了數(shù)字化建設(shè)。

四、司法改革背景下法院數(shù)字化檔案建設(shè)路徑

（一）依托信息技術(shù)完善數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設(shè)是需要有一個完善的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)體系來支撐的，因此法院就需要針對自身的特點以及工作需求來加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，從而建立起法院檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)化的技術(shù)系統(tǒng)，逐步建立互通兼容系統(tǒng)，使各種電子檔案在通用標(biāo)準(zhǔn)下順暢轉(zhuǎn)換，確保能對各類電子檔案予以及時的存儲和歸類，方便使用者對其進(jìn)行查詢和借閱。例如，利用關(guān)鍵詞檢索、姓名檢索查找犯罪嫌疑人、被告人的犯罪前科，利用建立起的專題編研成果，為法官辦案提供案例參考，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息支撐。

（二）打造優(yōu)質(zhì)隊伍提升建設(shè)水平。針對當(dāng)前人才隊伍發(fā)展的不平衡性和數(shù)字化建設(shè)對人才的標(biāo)準(zhǔn)和要求，法院要提供各種平臺和機(jī)會對在職檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，不僅要大力宣傳檔案管理意識，讓他們樹立起正確的管理理念，端正工作態(tài)度，同時也要通過檔案管理理論知識、政治常識、法律常識等的專項教育活動來提升他們的思想覺悟、提高業(yè)務(wù)管理水平，更重要的是可以鼓勵在職人員參加社會信息技術(shù)教育機(jī)構(gòu)來學(xué)習(xí)信息技術(shù)，或邀請、委托、聘請該領(lǐng)域的專家、教授等進(jìn)行現(xiàn)場教學(xué)和指導(dǎo)，讓管理人員既能學(xué)到知識，也能完善實踐活動，更好的將理論與實踐融合起來。另外，在任用或錄用管理新成員時，法院方可以著重考慮其道德修養(yǎng)和信息技術(shù)應(yīng)用能力，以便他們能盡快的適應(yīng)工作環(huán)境，如此來推動數(shù)字化檔案的建設(shè)工作。

（三）提高數(shù)字化管理。在管理工作中利用網(wǎng)絡(luò)光纖與硬盤的連接陣列，提升數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)性，同時增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲存量。其次，對磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組合要按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，而磁盤陣列需要多元化的保護(hù)程序都為數(shù)字化檔案管理提供了系統(tǒng)保障，增加了檔案的安全性。再次，要提升檔案的使用性。由于磁盤陣列本身具備了對系統(tǒng)的維護(hù)功能，使得數(shù)字化檔案的管理可以實現(xiàn)在線升級功能，讓管理更見便利、安全、有效。

（四）建立完善規(guī)章制度。規(guī)章制度是各項工作開展的重要保障，法院要基于自身工作的實際情況制定出完善的規(guī)章制度。比如制定具體的工作標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)的內(nèi)容、每個人的職責(zé)范圍、考核標(biāo)準(zhǔn)及指標(biāo)等，這樣就能對管理人員等行為進(jìn)行有效的管理和控制，增強(qiáng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，為整合應(yīng)用檔案數(shù)字化資源創(chuàng)造條件。另外，針對檔案資料的保密工作，制定科學(xué)的責(zé)任制度，便于責(zé)任落實到人。比如分管院領(lǐng)導(dǎo)要對整個檔案部門負(fù)責(zé)，管理人員按照自己的職務(wù)和工作范圍做好保密工作，保密部門監(jiān)管并向檔案管理人員傳達(dá)相關(guān)的保密規(guī)定，尤其是一些極其要緊和機(jī)密的檔案資料原則上不予公開，若確實需要使用該檔案，那么必須要經(jīng)過辦公室、原承辦部門審核，分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);通過U盤為載體存儲的檔案資料也不能交叉使用，應(yīng)該嚴(yán)格區(qū)分檔案室局域網(wǎng)、法院系統(tǒng)專網(wǎng)和外網(wǎng)，做到物理隔離，從源頭杜絕泄密行為的發(fā)生，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的順利開展。

五、結(jié)語

概括而言，基層人民法院開展數(shù)字化檔案建設(shè)工作是司法系統(tǒng)發(fā)展的內(nèi)在需求，也是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，但針對當(dāng)前數(shù)字化檔案建設(shè)中存在的問題，法院應(yīng)當(dāng)予以重視，并通過隊伍建設(shè)、平臺建設(shè)、制度建設(shè)等來改善現(xiàn)狀，為數(shù)字化檔案的建設(shè)工作營造良好的環(huán)境。

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作者單位：江蘇省盱眙縣人民法院