檔案數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)管理中的應(yīng)用研究

劉虹

摘要：在企業(yè)的管理工作中，檔案數(shù)字化建設(shè)的有效應(yīng)用，不僅能夠為企業(yè)戰(zhàn)略的決策與發(fā)展提供有力支持，也能夠使企業(yè)管理水平得到有效提升，特別是在信息化技術(shù)快速發(fā)展的如今，檔案數(shù)字化建設(shè)的重要作用愈發(fā)顯著。但由于受到各方面因素的影響，部分企業(yè)在利用檔案數(shù)字化建設(shè)進行企業(yè)管理的過程中，仍存在很多問題，這對于企業(yè)管理工作而言，是極其不利的。基于此，本文通過研究當前檔案數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)管理中的應(yīng)用問題，對其優(yōu)化策略進行了初步探討。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化建設(shè);企業(yè)管理;應(yīng)用問題;優(yōu)化策略

一、當前檔案數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)管理中的應(yīng)用問題

（一） 數(shù)字化建設(shè)較為落后

在當前的企業(yè)管理工作中，由于受到傳統(tǒng)思維模式和思想觀念的約束和影響，部分企業(yè)并沒有給予檔案數(shù)字化建設(shè)足夠的重視度，也沒有加大對其的認識力度，所以就使得檔案的數(shù)字化管理愈發(fā)的趨近于普通的資料管理工作，進而無法滿足當前市場和社會的發(fā)展需求。另外，由于部分企業(yè)管理人員在構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過程中，仍停留在檔案數(shù)字化建設(shè)的初期階段，所以在檔案的管理方法和管理理念方面，比較落后，并且在檔案的數(shù)字化管理方面，也缺乏整體的管理意識[1]。再加上相關(guān)管理制度體系的不完善，就導致檔案的數(shù)字化建設(shè)愈發(fā)滯后。因此對于企業(yè)整體的管理工作而言，是非常不利的。

（二）保密性技術(shù)的應(yīng)用過于薄弱

對于檔案本身而言，其作為企業(yè)發(fā)展過程中的重要組成部分，不僅是各種信息資源的來源地，更是涵蓋大量商業(yè)機密和職工私人信息的重要基地，所以在網(wǎng)絡(luò)開放程度愈發(fā)擴大的信息化和數(shù)字化背景下，很容易因各種因素的影響，對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全性造成嚴重威脅，進而影響企業(yè)整體的管理工作。比如，在部分企業(yè)對檔案進行數(shù)字化管理的過程中，由于相關(guān)管理人員并不具備較強的安全保密意識，也不具備較為完善的保密制度和管理機制，所以便出現(xiàn)了操作不當以及操作失誤的情況，進而造成了檔案泄露、檔案被破壞等不同程度的安全問題。另外，檔案數(shù)字化建設(shè)下，黑客和病毒的入侵，也是導致檔案數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)安全問題的主要因素之一，若是沒有及時解決，必然會造成檔案信息泄露、檔案數(shù)據(jù)被篡改等不良現(xiàn)象，進而影響企業(yè)管理工作的有效開展，同時也會給企業(yè)帶來嚴重損失[2]。

（三）人員素質(zhì)過低

近年來，隨著數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的愈發(fā)迅速，企業(yè)管理中的檔案管理工作已經(jīng)從原本的紙質(zhì)形式，轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮有畔⒌臄?shù)字化形式，這不僅對傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理方法產(chǎn)生了巨大沖擊，更是對相關(guān)管理人員提出了更加嚴格的管理要求，同時也給企業(yè)的管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)。在此情況下，企業(yè)檔案的相關(guān)管理人員不僅要具備最基礎(chǔ)的專業(yè)知識，更要對信息技術(shù)、計算機技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)的操作與應(yīng)用進行了解及掌握，進而保證數(shù)字化檔案的安全性與可靠性。但就現(xiàn)階段而言，部分企業(yè)并沒有加大對此方面的重視力度，也沒有加大對人員在技術(shù)與知識方面的培訓力度，所以就導致數(shù)字化檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍偏低，進而影響了企業(yè)管理工作的實施與落實。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)管理應(yīng)用中的優(yōu)化策略

（一）構(gòu)建與落實管理體系

在企業(yè)的管理工作中，檔案的管理比較復雜，也比較鎖碎。特別是在數(shù)字化建設(shè)下，要想在保證檔案管理質(zhì)量與水平的同時，更好的發(fā)揮檔案管理的實質(zhì)性作用，就必須要加大對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重視力度，并根據(jù)實際情況結(jié)合自身的發(fā)展需求，對相應(yīng)的管理制度進行構(gòu)建及完善，進而保障檔案管理工作及企業(yè)管理工作的穩(wěn)定進行。另外，在對檔案進行數(shù)字化管理的過程中，企業(yè)也應(yīng)加大對現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用力度，并從外部引進先進的數(shù)字化技術(shù)和計算機設(shè)備，投入使用，進而為檔案的數(shù)字化建設(shè)提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)與高質(zhì)量的技術(shù)支持。期間，企業(yè)也應(yīng)強化對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的宣傳與協(xié)調(diào)工作，并通過引起企業(yè)管理層領(lǐng)導的高度重視，提高各部門員工對于此項工作的重視力度與配合力度，進而提升檔案的數(shù)字化管理水平，推動企業(yè)管理工作的順利進行。

（二）強化數(shù)字化建設(shè)與安全防護體系

企業(yè)在開展檔案的管理工作時，除了要構(gòu)建和落實相應(yīng)的管理體系，還應(yīng)注重檔案信息數(shù)字化建設(shè)的強化，和檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享，并予以實現(xiàn)，只有這樣，才能通過不斷的數(shù)字化與信息化發(fā)展，實現(xiàn)對企業(yè)的檔案資源利用效率的有效提升，進而在提高檔案數(shù)字化建設(shè)與管理水平的同時，保證企業(yè)整體管理工作的順利進行。首先，企業(yè)應(yīng)結(jié)合實際情況充分利用各種先進的信息軟件和數(shù)字化技術(shù)，對檔案管理工作中與立卷、歸檔等內(nèi)容有關(guān)的檔案資料數(shù)據(jù)庫進行構(gòu)建與完善，并在企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)中提供檔案的查詢服務(wù)，以實現(xiàn)對企業(yè)各項檔案資源的實時查詢，進而為企業(yè)檔案管理人員提供更加優(yōu)質(zhì)的管理服務(wù)[3]。其次，企業(yè)應(yīng)根據(jù)當前市場的發(fā)展需求，對相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)運行機制進行合理構(gòu)建，并通過互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)對檔案信息數(shù)字化資源的合理共享，進而推動檔案管理工作及企業(yè)管理工作的實施與落實。最后，企業(yè)應(yīng)從以下幾方面對檔案數(shù)字化管理的安全和高效防護體系進行構(gòu)建及完善：一，企業(yè)應(yīng)不斷的提高自身對于檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的防護技術(shù)水平，并以此來保障檔案信息的安全性和可靠性。二，企業(yè)應(yīng)結(jié)合實際需求對檔案信息的安全管理制度進行合理構(gòu)建，并通過設(shè)置加密權(quán)限、查閱權(quán)限等手段對機密檔案信息的相關(guān)保密制度進行優(yōu)化，以避免造成檔案信息泄露等安全問題，進而為檔案管理工作及企業(yè)管理工作的有效落實提供保障。三，企業(yè)應(yīng)建立檔案信息及其相關(guān)數(shù)據(jù)的審計機制與傳播機制，并在此基礎(chǔ)上加大對檔案數(shù)據(jù)使用情況的監(jiān)控力度，進而減少因檔案信息泄露而造成的企業(yè)損失。

（三）提高人員素質(zhì)

首先，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展需求，定期利用講座或是開會的形式對相關(guān)檔案管理人員開展與專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)有關(guān)的培訓工作，并保證所有人員都能夠具備較強的管理能力和較高的職業(yè)素質(zhì)，進而為檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量及企業(yè)管理水平的有效提升提供保障[4]。其次，企業(yè)應(yīng)不斷的從外部引進專業(yè)能力較強、綜合素質(zhì)較高以及數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用較為熟練的復合型應(yīng)用人才，并組建成為一支高質(zhì)量的管理團隊，同時也要通過不斷優(yōu)化，提高管理團隊的整體實力，進而推動檔案數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)管理工作的有序進行。

三、結(jié)語

近年來，隨著信息化技術(shù)發(fā)展的愈發(fā)迅速，數(shù)字化技術(shù)受到了各個行業(yè)以及各個領(lǐng)域的高度重視。特別是在企業(yè)管理中的檔案管理工作中，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)實現(xiàn)了大范圍覆蓋。但在當前的市場環(huán)境中，檔案數(shù)字化建設(shè)的普及與應(yīng)用，雖然能夠在一定程度上提高企業(yè)檔案的數(shù)字化管理水平，卻也給企業(yè)的管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。為此，本文對檔案數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)管理中的應(yīng)用進行了簡要討論。

參考文獻：

[1]陳慧，羅慧玉，王曉曉，張凱.數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)檔案創(chuàng)新管理探究[J].知識管理論壇，2020，5（03）：147-158.

[2]王義. 數(shù)字化背景下的企業(yè)會計檔案管理研究[D].吉林大學，2012.

[3]陳松梅.企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑探索與分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（12）：188+190.

[4]張苗.信息數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（06）：76+82.

作者單位：中國石油運輸有限公司