新形勢下學(xué)籍管理工作模式改革研究

張曉云

摘 要：學(xué)籍管理是高校教學(xué)教務(wù)管理的重要組成部分，是強(qiáng)化學(xué)生管理、保障學(xué)校有序開展教學(xué)和提高教育教學(xué)質(zhì)量的重要途徑。筆者所屬的閩南科技學(xué)院已成功由獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)變?yōu)槊褶k應(yīng)用型本科高校，需要主動(dòng)適應(yīng)新形勢下人才培養(yǎng)模式的轉(zhuǎn)變，學(xué)籍管理工作的模式改革勢在必行。文章由學(xué)籍管理工作模式改革的必要性入手，以閩南科技學(xué)院為例深入剖析了當(dāng)前高校學(xué)籍管理工作中所面臨的困境，給出了相應(yīng)的解決思路。

關(guān)鍵詞：新形勢;學(xué)籍管理;工作模式;改革

中圖分類號(hào)：G717.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-9052（2020）08-00-02

在當(dāng)前普通高等院校中，學(xué)生通過注冊(cè)取得學(xué)籍后，享有在校學(xué)習(xí)的資格，完成學(xué)業(yè)并達(dá)到學(xué)校畢業(yè)要求的，可獲得畢業(yè)證書，符合學(xué)士學(xué)位授予條件的，可取得相應(yīng)的學(xué)位證書。學(xué)籍管理工作貫穿始終，且尤為重要。學(xué)籍管理范圍較為廣泛，其內(nèi)容也涉及多個(gè)方面及若干其他部門。具體而言，主要包含學(xué)生的入學(xué)與注冊(cè)、成績管理、學(xué)籍異動(dòng)、畢業(yè)資格審核、學(xué)位資格審核和學(xué)籍檔案管理等，是學(xué)校教育教學(xué)管理的重要組成部分。

一、學(xué)籍管理工作模式改革的必要性

《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部41號(hào)令）已于2016年12月16日經(jīng)教育部2016年第49次部長辦公會(huì)議修訂通過，自2017年9月1日起施行。在這個(gè)大前提下，學(xué)校的學(xué)籍管理制度要進(jìn)行全面的修訂，學(xué)籍管理工作模式也應(yīng)隨之做出相應(yīng)的改革創(chuàng)新。閩南科技學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)成功后，由原來的獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)變?yōu)槊褶k應(yīng)用型本科高校，在過渡期間，學(xué)籍管理工作面臨諸多困境，在嚴(yán)格執(zhí)行《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》的前提下，為了適應(yīng)轉(zhuǎn)型后的教育教學(xué)，尋找適合的學(xué)籍管理工作模式勢在必行。

二、學(xué)籍管理工作模式改革面臨的困境

（一）學(xué)籍管理隊(duì)伍的現(xiàn)狀與困境

閩南科技學(xué)院學(xué)籍管理工作目前是一級(jí)管理，學(xué)籍管理歸屬于教務(wù)處。一方面，全校學(xué)籍管理工作尚沒有一支健全完整的學(xué)籍管理隊(duì)伍，僅由一位教務(wù)人員統(tǒng)籌負(fù)責(zé)，主要承擔(dān)學(xué)生學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)生證注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)辦理、學(xué)生考勤管理、學(xué)歷學(xué)位管理等工作。學(xué)籍管理工作面向的是全校學(xué)生，諸如學(xué)籍注冊(cè)、考勤管理、畢業(yè)學(xué)位審核和學(xué)歷學(xué)位注冊(cè)等，工作量大且容易出錯(cuò)。另一方面，二級(jí)學(xué)院沒有主要負(fù)責(zé)學(xué)籍管理事務(wù)的工作人員，學(xué)生辦理學(xué)籍異動(dòng)的簽字審核意見等過程性文件，均沒有存檔匯總，二級(jí)學(xué)院對(duì)本學(xué)院的學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)整體情況均不了解。學(xué)籍管理隊(duì)伍的不健全極大地制約了學(xué)籍管理工作的有序開展進(jìn)程。

（二）學(xué)籍管理系統(tǒng)的困境

學(xué)籍管理系統(tǒng)系統(tǒng)框架陳舊，拓展性不佳，個(gè)別模塊弊端頻現(xiàn)。如：畢業(yè)審核模塊中條件設(shè)置不適用，有些需要通過人工審核來完成。因教學(xué)計(jì)劃改變，學(xué)生改修其他課程，需要提交申請(qǐng)，成績合格后還得申請(qǐng)課程替換，造成了學(xué)生的重復(fù)申請(qǐng)，教學(xué)資源的浪費(fèi)。此外，學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)的辦理和轉(zhuǎn)專業(yè)申請(qǐng)，無法在學(xué)籍管理軟件上實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申請(qǐng)等。學(xué)籍管理系統(tǒng)功能模塊的滯后，大大降低了學(xué)籍管理的工作效率。

（三）學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)的困境

學(xué)籍異動(dòng)包括學(xué)生的休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、保留學(xué)籍、降級(jí)和轉(zhuǎn)學(xué)等，根據(jù)近幾個(gè)學(xué)年的學(xué)籍異動(dòng)數(shù)量統(tǒng)計(jì)，每學(xué)年的學(xué)籍異動(dòng)接近200人次，個(gè)別學(xué)年已超過200人次。學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)頻繁，給學(xué)籍管理工作帶來了很大的困難，其中包括對(duì)學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)的申請(qǐng)審核工作、學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生學(xué)業(yè)管理工作和畢業(yè)審核工作等。

（四）學(xué)籍檔案管理的困境

學(xué)籍檔案如實(shí)反映了每位學(xué)生的在校情況，是應(yīng)當(dāng)永久保存的檔案，做好學(xué)籍檔案管理工作有利于促進(jìn)高校的學(xué)籍管理工作。目前，閩南科技學(xué)院學(xué)籍檔案管理尚不規(guī)范，沒有形成一套制度體系，學(xué)籍檔案應(yīng)保存哪些材料尚不明確，學(xué)籍檔案材料缺失。學(xué)籍檔案的材料由各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人各自保管，學(xué)籍檔案最終應(yīng)歸檔到何處尚不明確，沒有專人負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的管理歸檔工作。此外，在當(dāng)今互網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，學(xué)生學(xué)籍檔案信息安全保障工作尚未實(shí)際開展。

（五）學(xué)生考勤制度的困境

考勤制度能促成良好校風(fēng)、學(xué)風(fēng)甚至良好教學(xué)秩序的逐漸形成，為了不占用太多的上課時(shí)間，傳統(tǒng)的人工考勤模式一般是采用學(xué)委配合、教師抽點(diǎn)的方式進(jìn)行。班級(jí)學(xué)委有時(shí)礙于同學(xué)關(guān)系，沒有如實(shí)記錄缺勤情況，考勤準(zhǔn)確率不高，每周考勤情況匯總與反饋渠道也尚未完全打通等。

三、學(xué)籍管理工作模式改革的途徑

（一）建立健全學(xué)籍管理隊(duì)伍

第一，充分認(rèn)識(shí)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)的重要性，完善二級(jí)建制，建立健全學(xué)籍管理隊(duì)伍。學(xué)校建立學(xué)籍管理中心，統(tǒng)籌安排全校學(xué)籍管理工作，協(xié)調(diào)各部門，及時(shí)修訂學(xué)籍管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，完善學(xué)籍管理制度，保障學(xué)籍管理軟件運(yùn)行。二級(jí)學(xué)院設(shè)置專人負(fù)責(zé)本學(xué)院的學(xué)籍管理工作，并將輔導(dǎo)員納入學(xué)籍管理隊(duì)伍中，制定崗位職責(zé)，明確各自崗位工作內(nèi)容。

第二，加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍成員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。學(xué)籍管理工作人員必須熟悉有關(guān)的規(guī)章制度，并嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。校內(nèi)不定期地開展學(xué)籍管理隊(duì)伍成員業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座、座談會(huì)等，解讀規(guī)章制度，分享工作經(jīng)驗(yàn)。此外，還可以經(jīng)常性地組織學(xué)籍管理工作人員到其他高校交流學(xué)習(xí)，參加校外組織的相關(guān)培訓(xùn)和會(huì)議等。

第三，改變傳統(tǒng)管理理念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新管理模式。學(xué)籍管理工作的對(duì)象是學(xué)生，必須要改變傳統(tǒng)管理者的管理理念，要本著“以人為本”的思路，將自己放在服務(wù)者的位置，在嚴(yán)格按照學(xué)校規(guī)章制度辦事的同時(shí)，做好教學(xué)服務(wù)工作。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，鼓勵(lì)并倡導(dǎo)其在工作過程中不斷創(chuàng)新，分享經(jīng)驗(yàn)，提高管理效率。

（二）更新學(xué)籍管理軟件，完善智慧教務(wù)平臺(tái)，提高工作效率

第一，加大學(xué)籍管理軟件的資金投入力度，要對(duì)學(xué)籍管理軟件進(jìn)行全面的系統(tǒng)更新升級(jí)，尤其要對(duì)個(gè)別模塊進(jìn)行個(gè)性化修改，進(jìn)一步完善智慧教務(wù)平臺(tái)。

第二，學(xué)籍管理軟件的管理員需經(jīng)常關(guān)注各個(gè)模塊的使用情況，重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)，收集并記錄每個(gè)操作人員使用過程中遇到的問題，及時(shí)反饋解決問題，保障學(xué)籍管理軟件運(yùn)行和使用安全。

第三，加強(qiáng)學(xué)籍管理軟件操作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，每項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人應(yīng)熟悉各自模塊的操作，充分利用好學(xué)籍管理軟件，提高工作效率。

（三）重視學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)，減少學(xué)籍異動(dòng)，加強(qiáng)學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的學(xué)業(yè)管理

第一，學(xué)籍異動(dòng)辦理應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)籍管理規(guī)定執(zhí)行。在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善學(xué)籍異動(dòng)辦理流程圖，簡化不必要的程序，完善學(xué)籍管理軟件，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上提交申請(qǐng)及審批材料。

第二，加強(qiáng)人文關(guān)懷，減少學(xué)籍異動(dòng)。關(guān)注和關(guān)心擬申請(qǐng)休學(xué)、退學(xué)的學(xué)生，了解具體情況，關(guān)心學(xué)生生理心理健康情況及家庭生活情況，做好學(xué)生的思想輔導(dǎo)工作，減少不必要的休學(xué)、退學(xué)申請(qǐng)。關(guān)注每位學(xué)生的學(xué)業(yè)情況，特別是在學(xué)習(xí)上有困難的學(xué)生，形成上報(bào)機(jī)制，為其專業(yè)學(xué)習(xí)提供一定的幫助，完善學(xué)業(yè)預(yù)警機(jī)制，讓學(xué)生自身提高警覺，認(rèn)真完成學(xué)業(yè)，從而減少因?qū)W業(yè)無法完成而造成的休退學(xué)、降級(jí)的人數(shù)。進(jìn)一步完善轉(zhuǎn)專業(yè)工作細(xì)則，加強(qiáng)專業(yè)導(dǎo)論課程學(xué)習(xí)，讓學(xué)生充分了解本專業(yè)情況和就業(yè)前景，以及擬申請(qǐng)轉(zhuǎn)入專業(yè)的具體情況，做到理性轉(zhuǎn)專業(yè)，減少盲目跟風(fēng)轉(zhuǎn)專業(yè)的人數(shù)。

第三，加強(qiáng)學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的學(xué)業(yè)管理。學(xué)生在復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)和降級(jí)后，將被編入新的年級(jí)專業(yè)。學(xué)籍管理部門需跟蹤關(guān)注每個(gè)學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生學(xué)業(yè)完成情況，確保讓每位學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生明確自己所缺的課程，及時(shí)補(bǔ)缺補(bǔ)漏。此外，還需讓每位學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生明確學(xué)業(yè)完成的重要性，加強(qiáng)學(xué)生學(xué)業(yè)自我管理意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，制定好學(xué)習(xí)計(jì)劃，自覺有效地完成好學(xué)業(yè)。

（四）制定學(xué)籍檔案制度，規(guī)范學(xué)籍檔案管理

第一，正視學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)籍管理工作中的重要地位，加強(qiáng)工作人員學(xué)籍檔案管理意識(shí)，做好學(xué)籍檔案的收集、整理、保管與歸檔工作，加強(qiáng)及提高檔案管理的業(yè)務(wù)能力。

第二，制定學(xué)籍檔案管理制度。明確學(xué)籍檔案里的歸檔材料，其中應(yīng)包含且不限于新生錄取名冊(cè)、報(bào)到冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍卡（包含學(xué)生的學(xué)籍信息、學(xué)籍異動(dòng)情況、學(xué)習(xí)記錄、獎(jiǎng)懲情況、以及畢業(yè)、獲學(xué)位情況等）、成績記錄單等。明確學(xué)籍檔案材料歸口以及歸檔流程：二級(jí)學(xué)院管理部門負(fù)責(zé)收集、匯總學(xué)籍檔案材料，必要時(shí)可將紙質(zhì)材料掃描成電子檔，學(xué)生畢業(yè)后將學(xué)籍檔案的紙質(zhì)和電子材料歸檔即可。成立檔案室，由專人負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的整理、保管和查檔等相關(guān)工作。

第三，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)，完善網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)，保障學(xué)籍檔案信息管理工作的安全。

（五）完善考勤制度，重視反饋

第一，重視學(xué)生課堂出勤情況，完善考勤制度。改變學(xué)委配合任課老師的人工考勤方式，開發(fā)智慧教務(wù)考勤功能，這樣既能在很大程度上避免教師抽點(diǎn)、學(xué)生干部礙于面子等人為因素造成的考勤準(zhǔn)確率不高的情況，也可以避免后期人工統(tǒng)計(jì)、匯總考勤情況而可能造成的錯(cuò)漏。

第二，打通考勤情況反饋渠道。二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)匯總學(xué)生一周的考勤情況，并將每周考勤結(jié)果反饋給輔導(dǎo)員及學(xué)生本人。加強(qiáng)學(xué)生對(duì)考勤認(rèn)識(shí)，對(duì)缺勤學(xué)生及時(shí)作出預(yù)警，對(duì)缺勤超過規(guī)定的學(xué)生及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門，并作出相應(yīng)的處理。

綜上所述，在當(dāng)前閩南科技學(xué)院由獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)變?yōu)槊褶k應(yīng)用型本科高校的大背景下，面對(duì)新形勢下的高校人才培養(yǎng)，需要不斷創(chuàng)新改革學(xué)籍管理工作?？梢詮耐晟茖W(xué)籍管理制度出發(fā)，不斷規(guī)范、完善學(xué)籍檔案管理工作，建立起一支健全的學(xué)籍管理隊(duì)伍。同時(shí)要重點(diǎn)關(guān)注和關(guān)心學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的心理健康狀況，強(qiáng)化其學(xué)業(yè)自我管理意識(shí)。除此之外，還要不斷更新學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件，拓展智慧教務(wù)平臺(tái)功能，從而不斷提升學(xué)籍管理工作的效率和質(zhì)量，以期為學(xué)校日常教務(wù)教學(xué)管理及本科教學(xué)合格水平評(píng)估提供有力保障。

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（責(zé)任編輯：林麗華）