中小民營(yíng)企業(yè)存貨管理存在的問(wèn)題及改進(jìn)

摘要：在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的情況下，我國(guó)中小民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展更加艱難。而存貨是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)重要流動(dòng)資產(chǎn)。目前，大部分中小民營(yíng)企業(yè)存貨管理制度不夠完善，內(nèi)部控制不夠健全，對(duì)存貨的采購(gòu)、分類、盤點(diǎn)工作不夠重視，部門之間缺少溝通與交流，內(nèi)部信息共享不及時(shí)等問(wèn)題，增加了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理成本。企業(yè)要想更好的持續(xù)經(jīng)營(yíng)發(fā)展，必須加強(qiáng)企業(yè)存貨管理。本文分析了我國(guó)中小民營(yíng)企業(yè)存貨管理存在的部分問(wèn)題，并根據(jù)具體情況提出針對(duì)性解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：中小民營(yíng)企業(yè);存貨管理;問(wèn)題;改進(jìn)

一、引言

存貨是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中一個(gè)重要項(xiàng)目，緊連接著企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售的紐帶，即要保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的持續(xù)供給，又要做到有計(jì)劃、有秩序的購(gòu)入、生產(chǎn)、銷售存貨。而很多中小民營(yíng)企業(yè)的管理者就是老板，因管理者不懂財(cái)務(wù)，對(duì)存貨管理意識(shí)淡薄，忽視了企業(yè)存貨控制和管理是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中一大重要環(huán)節(jié)，沒有制定一套規(guī)范有效的管理程序，導(dǎo)致管理混亂，影響著企業(yè)的利潤(rùn)空間，因此，對(duì)存貨進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理有利于企業(yè)的發(fā)展。

二、中小民營(yíng)企業(yè)的存貨管理的現(xiàn)狀

（一）存貨內(nèi)控管理制度不健全

許多中小民營(yíng)企業(yè)存貨管理制度不完善，內(nèi)部控制制度不健全，在材料采購(gòu)及儲(chǔ)存管理環(huán)節(jié)雜亂無(wú)章，工作職責(zé)含糊不清。甚至沒有對(duì)存貨進(jìn)行科學(xué)有效的分類及擺放。部門與部門之間缺少有效的溝通導(dǎo)致各流程環(huán)節(jié)配合脫節(jié)，無(wú)法做到互相監(jiān)督。有些企業(yè)雖然有存貨內(nèi)部管理相關(guān)方面的規(guī)定，但僅僅是個(gè)形式，未按存貨的收、發(fā)、存與供、產(chǎn)、銷各環(huán)節(jié)的特點(diǎn)來(lái)認(rèn)真執(zhí)行。存貨管理不規(guī)范，無(wú)法保證庫(kù)存材料數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整。造成賬實(shí)不符，會(huì)計(jì)信息失真。從而影響財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)的真實(shí)情況。

1、崗位職責(zé)混亂

我國(guó)大多數(shù)中小民營(yíng)企業(yè)對(duì)存貨的保管僅限于庫(kù)存材料，對(duì)于生產(chǎn)、安裝現(xiàn)場(chǎng)使用后的剩余材料疏于管理，有些需要現(xiàn)場(chǎng)購(gòu)買安裝的材料，未經(jīng)過(guò)采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)這一環(huán)節(jié)，而是工作人員現(xiàn)場(chǎng)直接購(gòu)買安裝使用到該項(xiàng)目上，無(wú)法統(tǒng)計(jì)到該項(xiàng)目實(shí)際耗用的材料成本。職責(zé)分工和授權(quán)批準(zhǔn)不明確，出現(xiàn)一人身兼數(shù)個(gè)崗位的現(xiàn)象普遍存在，忽略了崗位相互分離、制約和監(jiān)督的作用。

2、存貨保管及日常盤點(diǎn)不夠完善

中小民營(yíng)企業(yè)有些老板注冊(cè)多家企業(yè)的現(xiàn)象大有存在，物資材料領(lǐng)用隨意性很大，當(dāng)一個(gè)企業(yè)的庫(kù)存物資緊缺時(shí)，直接從另一個(gè)企業(yè)運(yùn)送到該企業(yè)倉(cāng)庫(kù)。在無(wú)任何記錄下，時(shí)間一長(zhǎng)或者更換保管員時(shí)就會(huì)模糊不清，使企業(yè)庫(kù)存物資數(shù)據(jù)不真實(shí)，造成企業(yè)賬面數(shù)與實(shí)際庫(kù)存數(shù)不一致。企業(yè)日常庫(kù)存盤點(diǎn)工作實(shí)行程度較少，即使盤點(diǎn)也是弄虛作假的現(xiàn)象較普遍，因?yàn)槠髽I(yè)的材料種類多、數(shù)量大以及收、發(fā)料頻繁等，極可能產(chǎn)生錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)現(xiàn)象等，導(dǎo)致其實(shí)際數(shù)量與賬面記載不相同。但是在實(shí)際工作中，大多數(shù)企業(yè)都會(huì)使用不正當(dāng)?shù)姆椒ㄌ幚泶尕洰a(chǎn)生的盈虧，少數(shù)企業(yè)為了應(yīng)對(duì)檢查工作，通過(guò)偽造出庫(kù)單或賬單來(lái)覆蓋問(wèn)題庫(kù)存。

（二）對(duì)存貨管理不重視

中小民營(yíng)企業(yè)管理者大多直接就是老板不懂財(cái)務(wù)，缺乏對(duì)存貨管理的重視，沒有一個(gè)周密的采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)庫(kù)存短缺或庫(kù)存積壓過(guò)剩的現(xiàn)象。庫(kù)存短缺企業(yè)生產(chǎn)的及時(shí)性下降，給企業(yè)的銷售利潤(rùn)及信譽(yù)造成影響，庫(kù)存積壓過(guò)多，資金占用就比較大，對(duì)企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)帶來(lái)困難。加上庫(kù)房里各種材料擺放雜亂無(wú)序，整理清點(diǎn)不及時(shí)，無(wú)形的加大管理成本，影響工作效率。

1、 缺少合理的采購(gòu)計(jì)劃

在很多中小民營(yíng)企業(yè)中，采購(gòu)部未按自身情況來(lái)制定符合本企業(yè)的一個(gè)采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)專門采購(gòu)的人員未根據(jù)企業(yè)的銷售訂單情況來(lái)確定所需材料的采購(gòu)計(jì)劃，而是單憑庫(kù)存保管部門的某種材料短缺或某種庫(kù)存材料用量超多就迫不及待地下采購(gòu)訂單，在這種盲目采購(gòu)情況下，導(dǎo)致庫(kù)存材料不符合企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)要求，致使企業(yè)部分庫(kù)存大量積壓。甚至材料供應(yīng)商比較單一，一旦新的銷售訂單比以往訂單在設(shè)計(jì)技術(shù)上有所突破，涉及所用材料規(guī)格有所變化時(shí)，而現(xiàn)有的供應(yīng)商的材料達(dá)不到要求時(shí)，采購(gòu)人員臨時(shí)再去尋找新的供應(yīng)商，這時(shí)因材料無(wú)法及時(shí)滿足生產(chǎn)供應(yīng)，導(dǎo)致生產(chǎn)延期交貨，使得企業(yè)收入受損。

2、缺少對(duì)庫(kù)存材料的分類管理

一個(gè)企業(yè)的各種生產(chǎn)材料都集中在庫(kù)存保管部門，由于品種、型號(hào)、數(shù)量多，對(duì)庫(kù)存材料未按其批次、類別、用途分類存放，導(dǎo)致各種各樣的材料混合在一起，在生產(chǎn)領(lǐng)料時(shí)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)找不到料，影響生產(chǎn)效率，加大了庫(kù)存監(jiān)管力度，導(dǎo)致清點(diǎn)一次材料需要找遍整個(gè)倉(cāng)庫(kù)，加大了存貨盤點(diǎn)工作的難度，然而，對(duì)于一個(gè)企業(yè)的庫(kù)存由于其種類、規(guī)格的不同，其價(jià)值是存在著很大區(qū)別的，缺乏對(duì)價(jià)值大小的考慮，若對(duì)所有庫(kù)存物資進(jìn)行同等控制勢(shì)必造成對(duì)應(yīng)該重視的存貨管理不足、產(chǎn)生損失，而對(duì)其他不重要的存貨過(guò)度關(guān)注則會(huì)造成管理成本浪費(fèi)。

（三）各個(gè)部門間缺少溝通與交流

企業(yè)庫(kù)存管理部門橫向聯(lián)系著多個(gè)部門，如采購(gòu)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)部門等，若部門與部門之間缺乏溝通交流，阻礙企業(yè)向前發(fā)展。比如當(dāng)銷售合同訂單下來(lái)，生產(chǎn)部門需備用生產(chǎn)所用的材料，這時(shí)發(fā)現(xiàn)相關(guān)材料庫(kù)存短缺，造成材料采購(gòu)不及時(shí)，導(dǎo)致生產(chǎn)延期交貨，使企業(yè)信譽(yù)嚴(yán)重受損。

（四）管理核算模式落后

雖然當(dāng)前大部分中小企業(yè)存貨管理在基礎(chǔ)核算方面已經(jīng)逐步采用了信息化的操作方式，但也僅限于會(huì)計(jì)的核算環(huán)節(jié)以及基礎(chǔ)的采購(gòu)入庫(kù)記錄及庫(kù)存領(lǐng)用發(fā)出的數(shù)字錄入環(huán)節(jié)，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)以及基層員工單純地認(rèn)為存貨管理就是將出入庫(kù)數(shù)據(jù)初步采集擺在計(jì)算機(jī)上。由于庫(kù)存管理是單獨(dú)管理核算的，這樣就會(huì)缺乏實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的共享。在這種管理模式下，對(duì)存貨種類多、數(shù)量大，收、發(fā)、領(lǐng)、退料頻繁核算庫(kù)存信息時(shí)，需要進(jìn)行仔細(xì)核算，不僅費(fèi)時(shí)，而且容易出錯(cuò)。使得庫(kù)存記錄與實(shí)際庫(kù)存數(shù)量經(jīng)常出現(xiàn)不一致。需通過(guò)及時(shí)盤點(diǎn)工作來(lái)糾正差錯(cuò)，無(wú)形中又增大了工作量。

三、加強(qiáng)中小民營(yíng)企業(yè)的存貨管理的建議

（一）建立健全企業(yè)存貨管理制度

每個(gè)企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展來(lái)制定符合本企業(yè)存貨管理制度，以規(guī)范化的制度來(lái)約束和指導(dǎo)存貨管理，并應(yīng)有相應(yīng)的管理人員對(duì)企業(yè)的庫(kù)存實(shí)施監(jiān)督，從存貨采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、保管、領(lǐng)用、發(fā)出等方面進(jìn)行具體規(guī)定。建立起企業(yè)存貨管理的責(zé)任制，逐步地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的庫(kù)存管理與企業(yè)的發(fā)展相結(jié)合。

1、 明確崗位職責(zé)權(quán)限

明確內(nèi)部相關(guān)部門的崗位職責(zé)權(quán)限，發(fā)揮存貨內(nèi)部控制制度的相互制約作用。存貨的請(qǐng)購(gòu)、審批與執(zhí)行;存貨的采購(gòu)、驗(yàn)收與付款;存貨的保管與記錄等這些崗位都不能相容。其次，根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)要求，加強(qiáng)存貨發(fā)出申請(qǐng)與審批、盤點(diǎn)計(jì)數(shù)與點(diǎn)數(shù)、處置與審批權(quán)限控制等，規(guī)范設(shè)計(jì)好操作權(quán)限流程，杜絕營(yíng)私舞弊的可能性。

2、及時(shí)盤點(diǎn)庫(kù)存做到庫(kù)存最小化

通過(guò)定期盤點(diǎn)可發(fā)現(xiàn)材料盈虧原因，發(fā)現(xiàn)庫(kù)存管理中是否存在的問(wèn)題，并做出相應(yīng)的措施，從而提高庫(kù)存管理水平。一般來(lái)說(shuō)，盤點(diǎn)做出的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：貨物數(shù)量通過(guò)點(diǎn)數(shù)計(jì)數(shù)查明商品在庫(kù)的實(shí)際數(shù)量，核對(duì)庫(kù)存賬面數(shù)與實(shí)際庫(kù)存數(shù)量是否一致，不一致的情況下，分析差異產(chǎn)生的原因，將盤點(diǎn)情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門;有效了解相關(guān)貨物在一定時(shí)期內(nèi)的運(yùn)營(yíng)情況如何，確定采購(gòu)數(shù)量，有利于物流成本的控制;企業(yè)定期及時(shí)盤點(diǎn)可以檢討物料管理部門的工作績(jī)效，呆料、廢料、材料的周轉(zhuǎn)率等，經(jīng)過(guò)盤點(diǎn)認(rèn)定后可以采取措施加以改進(jìn)。

（二）存貨管理實(shí)行科學(xué)的管理機(jī)制

存貨管理控制的好壞不僅能保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需材料正常供應(yīng)，而且還可以降低企業(yè)的庫(kù)存管理成本。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)有庫(kù)存情況，制定一個(gè)科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃，防止庫(kù)存材料積壓或短缺。同時(shí)完善庫(kù)存日常管理工作，對(duì)各種入庫(kù)材料做好分類、區(qū)分放到指定存放地點(diǎn)，以防止在領(lǐng)用過(guò)程出現(xiàn)錯(cuò)誤，降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

1、科學(xué)合理進(jìn)行采購(gòu)

采購(gòu)部門根據(jù)庫(kù)存管理部門及銷售訂單上提供的材料需要量，考慮庫(kù)存能力，不同材料的生產(chǎn)周期，合理的編制材料采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)材料用量計(jì)劃庫(kù)存管理部門應(yīng)結(jié)合現(xiàn)有庫(kù)存信息及日常所耗用材料用量的情況，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核后再向采購(gòu)部門申請(qǐng)所需采購(gòu)的材料用量，做到層層把控，既保證采購(gòu)的材料滿足生產(chǎn)需要又防止庫(kù)存積壓或短缺。同時(shí)采購(gòu)人員應(yīng)廣泛搜集供應(yīng)商信息，做好詢價(jià)比價(jià)工作，可以有效節(jié)約采購(gòu)成本，避免資金浪費(fèi)。

2、做好庫(kù)存物資的分類管理

材料到倉(cāng)庫(kù)后庫(kù)存管理員依據(jù)清單上所列的名稱、數(shù)量進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，對(duì)入庫(kù)材料核對(duì)、清點(diǎn)后，需按不同類別、特點(diǎn)和用途或材料的大和小，貴重與否，常用和不常用分類分區(qū)放回倉(cāng)庫(kù)，做到"二齊、三清、四定位"。物資擺放整齊、庫(kù)房干凈整齊;材料清、數(shù)量清、規(guī)格型號(hào)清;按區(qū)、按排、按架、按位定點(diǎn)放好。以便發(fā)出領(lǐng)用時(shí)按相關(guān)順序登記領(lǐng)用，最重要的一點(diǎn)，帳一定要做好，進(jìn)多少、出多少、還有多少。

（三）各部門多溝通與交流

企業(yè)部門之間的有效溝通是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，各部門之間多進(jìn)行溝通，預(yù)防工作中傳遞脫節(jié)。尤其是采購(gòu)部門、庫(kù)存保管部門與生產(chǎn)部門之間的溝通，因?yàn)閹?kù)存管理者要根據(jù)實(shí)際庫(kù)存及時(shí)與各部門進(jìn)行溝通，以便應(yīng)付各種突發(fā)狀況，提前報(bào)告各物資的用量，給到一個(gè)緩沖期限。

1、與采購(gòu)部門的溝通交流

采購(gòu)部門需要庫(kù)存管理部門提供需要訂購(gòu)的材料名稱和數(shù)量方面的信息，通過(guò)這些信息，采購(gòu)部門才能圍繞采購(gòu)材料的種類、時(shí)間和數(shù)量實(shí)施采購(gòu)。這樣一方面可以避免庫(kù)存不足或積壓狀況的出現(xiàn)，另一方面可以節(jié)省采購(gòu)費(fèi)用，還可以提升雙方的工作效率。

2、與生產(chǎn)部門的溝通交流

庫(kù)存管理部門要根據(jù)生產(chǎn)所需材料的多少來(lái)備好各材料的供應(yīng)量，及時(shí)了解生產(chǎn)所需材料是否備齊全，如有欠缺材料，及時(shí)向庫(kù)存管理部門匯報(bào)，庫(kù)存管理部門再向采購(gòu)部提出材料生產(chǎn)、發(fā)貨進(jìn)度及需到貨時(shí)間。

3、全體員工參與溝通交流

庫(kù)存管理不只是企業(yè)采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)的問(wèn)題，與的企業(yè)銷售、運(yùn)輸物流及企業(yè)文化組織密切相關(guān)。比如銷售市場(chǎng)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，企業(yè)老總對(duì)庫(kù)存管理意識(shí)淡泊等，都會(huì)對(duì)企業(yè)庫(kù)存物造成一定的影響。庫(kù)存管理是企業(yè)的一大死點(diǎn)。所以企業(yè)的庫(kù)存有問(wèn)題，應(yīng)該從上到下全員參與溝通，為存貨管理制造一個(gè)良好愉快的工作氛圍。

（四）充分利用ERP等先進(jìn)的管理模式

社會(huì)進(jìn)步大，企業(yè)要發(fā)展，選擇先進(jìn)合理的進(jìn)銷存軟件，可為企業(yè)降低資源投入，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。管理者可根據(jù)ERP系統(tǒng)跟蹤到業(yè)務(wù)的每一步操作，隨時(shí)可得到任何時(shí)間和任何時(shí)段的庫(kù)存信息，在信息系統(tǒng)中對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行收、發(fā)操作，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算庫(kù)存及收、發(fā)存金額，自動(dòng)形成收、發(fā)、存報(bào)表。讓管理人員充分了解現(xiàn)有庫(kù)存狀態(tài)的情況下，編制出合理的采購(gòu)計(jì)劃，管理信息越來(lái)越精細(xì)，使存貨管理更上一個(gè)新臺(tái)階。

四、結(jié)束語(yǔ)

建立適合企業(yè)自身發(fā)展需要的存貨管理系統(tǒng)，逐步完善內(nèi)部管理流程，提高管理者的意識(shí)，部門之間多溝通與協(xié)調(diào)，制定周密的采購(gòu)計(jì)劃，將庫(kù)存量降低到最小，減少資金占用。同時(shí)借助信息化軟件的管控與分析功能，達(dá)到采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售各環(huán)節(jié)有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：

李霞，湖南袁氏科技發(fā)展有限公司。