基層公路部門文書檔案規(guī)范化管理分析與思考

姜鵬

【摘要】國省干線公路是我國交通路網(wǎng)結(jié)構(gòu)的主要構(gòu)成框架，而檔案工作中的文書檔案對(duì)于基層公路部門來說，是檔案資料的一個(gè)重要組成部分，具有與行業(yè)屬性相契合的特點(diǎn)和存在的客觀問題，而對(duì)其更加規(guī)范、有效地管理，對(duì)于更好地發(fā)揮公路部門服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民群眾出行具有較為現(xiàn)實(shí)的社會(huì)意義和價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】公路;文書檔案;規(guī)范化管理

基層公路部門文書檔案是指單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，通常由文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂，通常包括單位形成的通知、通告、公告、指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、批復(fù)、信函、簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)表、年鑒史志、領(lǐng)導(dǎo)講話、計(jì)劃和總結(jié)等文字材料。本文針對(duì)這些文書檔案的規(guī)范化管理進(jìn)行了思考和分析。

一、基層公路部門文書檔案管理呈現(xiàn)的特點(diǎn)分析

（一）歷史性。檔案具有歷史再現(xiàn)性、信息性、文化性、教育性、政治性、知識(shí)性等特點(diǎn)，但是作為再現(xiàn)歷史面貌的原始文獻(xiàn)，無疑歷史性才是其本質(zhì)屬性。基層公路部門的文書檔案作為記錄單位發(fā)展的重要原始資料，記錄著單位的決策部署、活動(dòng)開展及組織結(jié)構(gòu)變化，是單位日后決策的重要依據(jù)，具有歷史參考性和價(jià)值性。

（二）多樣性?；鶎庸凡块T文書檔案的多樣性主要由于其涵蓋面廣、內(nèi)容多，黨、政、工、團(tuán)都在其中，同時(shí)，它的來源渠道也廣泛，既有上級(jí)部門、本級(jí)部門及所屬單位機(jī)構(gòu)的文件資料，也有來自社會(huì)單位簽訂的合同協(xié)議、責(zé)任書等，甚至是選民選票和規(guī)章制度等綜合性檔案資料，不僅僅包括建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理、征收這四大塊公路行業(yè)的主業(yè)務(wù)形成的檔案資料，還有人事、黨建、安全、綜合等這些內(nèi)容，使得文書檔案資料內(nèi)容豐富、多種多樣。

（三）業(yè)務(wù)性。這一點(diǎn)主要是公路行業(yè)的行業(yè)屬性決定的，涉及的主要是高速公路、國省干線公路以及縣鄉(xiāng)道公路等，一般與公路行業(yè)的行業(yè)文化進(jìn)行了融合，是對(duì)整個(gè)行業(yè)的不同等級(jí)公路發(fā)展歷史的客觀反映。同時(shí)，公路行業(yè)也是帶有社會(huì)公益屬性的行業(yè)，所以其檔案資料也展現(xiàn)出這一屬性。

（四）保密性。這一點(diǎn)是由檔案資料本身決定的，也是所有檔案資料的公共特點(diǎn)。檔案法對(duì)保密檔案的管理和利用是有明確規(guī)定的，要求按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。同時(shí)，對(duì)于已經(jīng)公開的檔案資料，需要提出申請(qǐng)并持有效合法證明，依法給予查閱使用。作為檔案從業(yè)人員，需要義不容辭履行檔案的保密義務(wù)。

（五）時(shí)限性。檔案資料的利用公布以及保管年限都是有明確規(guī)定的，文書檔案包括公路部門的文書檔案，在收集整理時(shí)，要按照時(shí)限要求進(jìn)行劃分保管時(shí)限。同時(shí)，時(shí)限性還體現(xiàn)在檔案的收集、整理、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)上，也應(yīng)該有時(shí)限要求，這一般體現(xiàn)在單位根據(jù)法律法規(guī)及部門行業(yè)特點(diǎn)制定的規(guī)章制度中。

（六）安全性。這里提到的安全性，是特指在檔案資料的保存使用方面存在安全性問題，尤其是在數(shù)字化、智能化的大背景下，基層公路部門在檔案管理方面依舊多為紙質(zhì)載體、檔案柜陳列的傳統(tǒng)保存模式，這種保存模式使得檔案的安全方面存在諸如腐蝕、碎化及字跡消磨等問題，也意味著在數(shù)字化比率及智能化查閱、檢索和利用方面還有很大的提升空間。

二、基層公路部門文書檔案管理中存在的一些客觀問題

（一）公文管理與文書檔案工作相脫節(jié)的問題。一個(gè)單位的公文收發(fā)人員是單位文書檔案的第一經(jīng)手人員，無論是收文、發(fā)文都是經(jīng)過公文收發(fā)員簽收、登記、傳閱的，并負(fù)責(zé)運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、督辦以及發(fā)文的格式調(diào)整、質(zhì)量把關(guān)及套紅等?？梢哉f，這個(gè)公文管理人員的工作就是文書檔案工作的第一步。但是目前大多數(shù)基層公路部門，在人員分工上，公文收發(fā)管理這一崗位的人員對(duì)文書檔案知識(shí)儲(chǔ)備遠(yuǎn)達(dá)不到檔案整理的要求，以致于在工作上存在脫節(jié)問題。

（二）文書檔案管理制度和規(guī)范化程度不高。尤其是在基層公路部門中，由于主業(yè)務(wù)在建、養(yǎng)、管、收四大領(lǐng)域，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)是從事工程等專業(yè)的人員出身，對(duì)于檔案這種輔助性專業(yè)，認(rèn)識(shí)不足，以致于在工作開展上從先天上存在弱勢和短板，在印象中，文書檔案工作就是傳閱文件、存檔文件，沒有系統(tǒng)的概念，以致于在制度規(guī)范上欠缺，文書檔案的收集、整理、借閱使用及編研等方面都不夠健全完善，規(guī)范化管理程度不高。

（三）文書檔案“重藏輕用”現(xiàn)象比較普遍。在傳統(tǒng)觀念的影響下，大多數(shù)基層公路部門的檔案在收集整理、鑒定歸檔后，利用率并不高，一是受制于借閱查詢方式不多及數(shù)字化比率低等的因素影響，造成查閱不便。二是對(duì)檔案開發(fā)利用的理念未深入到檔案管理者中。同時(shí)，這一問題的存在，使得很多科室不愿意主動(dòng)移交整理的檔案資料。

（四）文書檔案檢索手段和方式不夠多樣化。尤其是在當(dāng)前計(jì)算機(jī)自動(dòng)化已經(jīng)普及的情況下，一些比較規(guī)范的檔案管理部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案，但在多數(shù)基層公路部門中，還是檔案柜陳列式的排放，且在查閱時(shí)，多為人工查閱檢索，工作效率低，檢索質(zhì)量也不高，尤其是對(duì)一些年代久遠(yuǎn)的文檔資料進(jìn)行查閱時(shí)，消耗時(shí)間長，效果不好。

（五）檔案人員素質(zhì)及知識(shí)更新不足等問題?；鶎庸凡块T在檔案人員的配置上，檔案專業(yè)出身的人員極為少見，多為半路出家，沒有經(jīng)過系統(tǒng)化專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)一些檔案專業(yè)知識(shí)一知半解，且檔案人員更換頻繁，在工作銜接上存在不足。同時(shí)，涉及檔案的培訓(xùn)學(xué)習(xí)也組織甚少，所屬科室從事兼職的檔案人員對(duì)檔案的理解僅限于保存好文件這個(gè)層次上，致使在檔案資料管理中存在諸如遺漏、收集不全以及整理歸檔不規(guī)范等問題。

三、提升基層公路部門文書檔案規(guī)范化管理工作的對(duì)策建議

（一）把控好公文管理這個(gè)入口，做好文書檔案的第一步?！吨腥A人民共和國檔案法》中明確了“文書部門立卷”的這一基本制度，同時(shí)，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》也明確要求公文收發(fā)人員要對(duì)公文及時(shí)地整理、歸檔。這些都要求單位在配置公文收發(fā)人員時(shí)，要有檔案工作意識(shí)和責(zé)任心。尤其是在公文傳閱過程中，要做到及時(shí)、準(zhǔn)確，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反映，在發(fā)文過程中，嚴(yán)格把控好文字關(guān)、格式關(guān)，公文制發(fā)嚴(yán)格按照國家規(guī)范執(zhí)行，同時(shí)要保證好文件資料的齊全、完整。

（二）建立有效的規(guī)章制度和流程環(huán)節(jié)，嚴(yán)格檔案的規(guī)范化管理工作。檔案具體管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2015》這一最新的依據(jù)。同時(shí)，具體到基層公路部門，更要立足部門實(shí)際，從檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、統(tǒng)計(jì)、銷毀和利用等12個(gè)環(huán)節(jié)的無縫銜接入手，印發(fā)包括《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定和銷毀制度》《檔案借閱與利用制度》《檔案數(shù)字化信息安全管理制度》等在內(nèi)的檔案綜合管理制度，構(gòu)建從形成源頭到整理歸檔，從保管利用到鑒定銷毀全過程的檔案制度體系，為檔案工作的順利開展提供堅(jiān)實(shí)保障。

（三）注重檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮好檔案為決策服務(wù)的功能。檔案是寶貴的歷史資源，閑置在檔案柜中，是一種資金和資源的浪費(fèi)。要從檔案管理人員的意識(shí)上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，有主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，加強(qiáng)編研開發(fā)。檔案入庫后，及時(shí)按照國家標(biāo)準(zhǔn)編制各種門類、各種載體的檢索工具，建立充實(shí)全卷宗，完善檔案交接登記，建立檔案保密制度，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，編寫《檔案利用效果實(shí)例匯編》、機(jī)關(guān)大事記、年鑒、組織機(jī)構(gòu)沿革、領(lǐng)導(dǎo)講話、職稱、表彰等專題材料，及時(shí)地展現(xiàn)公路發(fā)展的歷程，體現(xiàn)檔案服務(wù)中心工作的佐證價(jià)值。積極實(shí)施檔案檔案信息資源共享，盡快實(shí)現(xiàn)通過協(xié)同辦公系統(tǒng)查詢、借閱。同時(shí)，按照政務(wù)信息公開工作要求，對(duì)公路法律法規(guī)、行政許可辦理和部門動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行及時(shí)更新，不斷提高檔案的社會(huì)綜合服務(wù)利用價(jià)值。同時(shí)，在檔案開發(fā)利用過程中，要注重完善制度體系，形成符合行業(yè)特點(diǎn)和需求的模式，更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。

（四）借助自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，提升檔案管理工作水平。在數(shù)據(jù)時(shí)代，普及自動(dòng)化辦公，要以此為契機(jī)，爭取將檔案工作納入其中，利用信息化手段進(jìn)行檔案的收集、整理和保管，充分借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的便捷化、效率化。同時(shí)，利用信息化手段實(shí)現(xiàn)電子傳閱、歸檔和保管，能夠有效提高文書檔案的安全性，同時(shí)，在存儲(chǔ)介質(zhì)上，也可以采用U盤、硬盤、光盤等載體，在儲(chǔ)存空間上，能夠?qū)崿F(xiàn)有效節(jié)約，尤其是在當(dāng)前辦公用房使用有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的背景下，檔案室作為服務(wù)用房，在配置上不宜過大，擠占人均服務(wù)用房。

（五）加大檔案投入，抓好檔案安全和保密工作。按照檔案存量數(shù)字化、增量電子化的要求，加大檔案投入，配備齊全檔案軟硬件設(shè)施、安全保障工具、終端及輔助設(shè)備等。建立非紙質(zhì)載體檔案定期檢查、備份制度，對(duì)室存電子文件、檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)等，全部實(shí)行硬盤、光盤異質(zhì)備份，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)異常情況下，能夠有效保障數(shù)據(jù)信息的安全完整。嚴(yán)格按照“九防”要求，配備齊全電子監(jiān)控、溫濕度記錄儀、消毒滅菌機(jī)、防磁柜等檔案保護(hù)設(shè)備，檔案庫房、櫥柜、卷盒等均符合國家標(biāo)準(zhǔn)和檔案工作開展需要。建立檔案出入庫登記，定期開展庫房安全檢查和清點(diǎn)工作，制定檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，組織開展應(yīng)急演練，不斷提高檔案資料的安全保障能力。

（六）注重加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升文書檔案人員的素質(zhì)。任何工作中，人都是第一生產(chǎn)力，也是關(guān)鍵性因素，人員素質(zhì)不僅僅包括專業(yè)素質(zhì)，還包括思想素質(zhì)和服務(wù)奉獻(xiàn)精神等。思想素質(zhì)決定了一個(gè)人的責(zé)任心，服務(wù)奉獻(xiàn)精神能夠讓一個(gè)人自覺主動(dòng)地去擔(dān)當(dāng)、主動(dòng)工作，這些基礎(chǔ)上，再提升檔案專業(yè)素質(zhì)，包括信息化、數(shù)字化、智能化等當(dāng)前流行的主趨勢。具體到基層公路部門來說，要將檔案工作列入年度重點(diǎn)工作內(nèi)容，納入督查督辦事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)檔案工作與業(yè)務(wù)工作的“同部署、同落實(shí)、同檢查、同考核”;要嚴(yán)格落實(shí)檔案業(yè)務(wù)管理新要求，開展檔案業(yè)務(wù)集中培訓(xùn)、實(shí)操培訓(xùn)，檔案專職人員要到各業(yè)務(wù)科室現(xiàn)場指導(dǎo)、電話督導(dǎo)，確保檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范。

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