檔案收集整理的重要意義分析與研究

朱峻峰

【摘要】檔案的收集與整理工作在檔案管理中是非常重要的，它為整個(gè)檔案管理工作提供了切實(shí)可依的內(nèi)容。檔案收集整理工作，主要就是根據(jù)黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)科學(xué)的方式方法將各個(gè)部門分散的文件進(jìn)行收集和整理、收入檔案室，以此來(lái)為各個(gè)部門提供可查依據(jù)。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理者要充分認(rèn)識(shí)到它的意義，并在今后的工作中不斷調(diào)整和優(yōu)化工作的方式與方向。

【關(guān)鍵詞】檔案;收集;整理;管理

一、檔案收集整理工作的重要意義

檔案的收集整理，是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是所有收集工作的起點(diǎn)，為接下來(lái)的工作提供可利用的內(nèi)容，也是整個(gè)檔案管理工作中承上啟下的一環(huán)。在收集的過(guò)程中，了解和檢查檔案的質(zhì)量，以此匯總并銜接給下一步的開發(fā)與利用工作。要想實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，就需要有環(huán)環(huán)相扣的內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際情況有序地組織工作，也能夠更加方便檔案的查找與利用，更有助于實(shí)現(xiàn)檔案安全保管。檔案的整理工作應(yīng)在使用工作之前，檔案整理好之后，分類、組卷的功能才能建立，在這個(gè)過(guò)程中對(duì)檔案的收集與整理可以分擔(dān)檢索的一部分內(nèi)容。

二、檔案收集整理工作存在的問(wèn)題

（一）缺乏完善的規(guī)章制度。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，根據(jù)當(dāng)下的市場(chǎng)狀況進(jìn)行分析，有一些事業(yè)單位以及相關(guān)的部門已經(jīng)建立了檔案管理制度，但是由于對(duì)檔案管理制度的不了解，在實(shí)際建設(shè)時(shí)存在一定的漏洞，有待優(yōu)化和完善。這些漏洞導(dǎo)致檔案管理在實(shí)際收集工作時(shí)頻繁受挫，比如說(shuō)由于每年事業(yè)單位都會(huì)生產(chǎn)大量的文件資料以及影像、音頻等不同的內(nèi)容，甚至包括了事業(yè)單位所需要儲(chǔ)備的實(shí)物、設(shè)備等，這些都屬于檔案管理的范疇之內(nèi)，但是有一些資料沒有經(jīng)過(guò)檔案管理人員的區(qū)分就隨意堆放。當(dāng)前我國(guó)大部分事業(yè)單位都存在這一問(wèn)題，檔案在管理的過(guò)程中，沒有按照歸檔進(jìn)行收集整理，甚至沒有將一個(gè)事件的全部檔案信息放在同一個(gè)地方。部分需要?dú)w檔的檔案沒有收集，無(wú)需收集的反而已經(jīng)歸檔這類現(xiàn)象頻發(fā)，導(dǎo)致我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量相對(duì)較差，也讓檔案收集整理工作的整體效率難以提升。事實(shí)上，有關(guān)檔案管理工作在整理時(shí)應(yīng)明確這是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、日常的工作，需要有計(jì)劃、有步驟逐一進(jìn)行的工作，但是在現(xiàn)實(shí)生活中，很多事業(yè)單位都疏于對(duì)檔案管理工作的整體管理，甚至到了年底才突然開始開展檔案管理工作，導(dǎo)致管理工作中其資料的流失，以及一些不該歸檔的檔案出現(xiàn)頻率較高，甚至出現(xiàn)了一部分檔案用來(lái)濫竽充數(shù)的現(xiàn)象。這種問(wèn)題的出現(xiàn)直接給檔案管理工作帶來(lái)了非常大的負(fù)面影響，目前我國(guó)很多事業(yè)單位都面臨著檔案管理收集工作缺乏完善的規(guī)章制度這一問(wèn)題。

（二）檔案管理人員不夠重視。很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員，其工作質(zhì)量相對(duì)較差，原因之一就是事業(yè)單位的管理者以及相關(guān)負(fù)責(zé)人員對(duì)檔案管理人員并不夠重視，同時(shí)也不認(rèn)為檔案管理會(huì)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)積極的影響。但是無(wú)論是對(duì)于事業(yè)單位還是市場(chǎng)中的企業(yè)，檔案管理工作都尤為重要，它記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展方向以及發(fā)展進(jìn)程。對(duì)負(fù)責(zé)檔案收集與整理的人員而言，其工作的主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性直接影響了檔案管理工作的整體質(zhì)量。許多檔案管理人員對(duì)自身的工作性質(zhì)認(rèn)知不夠，并且不愿意主動(dòng)工作，在實(shí)際工作中得過(guò)且過(guò)，甚至是隨意糊弄工作，缺乏上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理人員的關(guān)注和支持，導(dǎo)致檔案管理人員認(rèn)為自身的工作質(zhì)量、工作效率不會(huì)與自己的薪酬掛鉤。部分單位的檔案管理人員年紀(jì)較大，檔案管理人員是由其他部門所下調(diào)的閑散人員，對(duì)檔案管理工作完全不了解，沒有專業(yè)的素養(yǎng)。在收集檔案資料以及整理檔案時(shí)，對(duì)工作并沒有準(zhǔn)確的認(rèn)知，甚至存在名存實(shí)亡的狀態(tài)，檔案管理部門始終處于長(zhǎng)期的放任自流下，其對(duì)檔案整理、收集的態(tài)度也愈發(fā)消極，導(dǎo)致事業(yè)單位在想要尋找某些檔案時(shí)出現(xiàn)了檔案缺頁(yè)、少頁(yè)，檔案整體不全面的問(wèn)題。特別是對(duì)于科研單位以及行政單位而言，有一些東西需要追本溯源，但是由于檔案的管理質(zhì)量較差，難以針對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行解決，造成的后果是我國(guó)部分行政事業(yè)單位的整體發(fā)展質(zhì)量在逐步下降。

（三）具體執(zhí)行缺乏變通。在檔案收集與整理的過(guò)程中，應(yīng)保證檔案管理工作的靈活性，以變通的思維開展工作。如果按照千篇一律的原則進(jìn)行重復(fù)性的勞動(dòng)，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的整體工作質(zhì)量相對(duì)較差。為此在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)針對(duì)不同問(wèn)題選擇不同的方式進(jìn)行解決。檔案管理工作在整理與收集的過(guò)程中，其內(nèi)容相對(duì)單一，在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，無(wú)論是計(jì)算機(jī)技術(shù)還是互聯(lián)網(wǎng)的普及，都使得檔案管理工作的工作量在逐步增加。檔案管理工作在開展時(shí)所要管理的不僅僅是紙質(zhì)的檔案，還包括了電子檔案。電子檔案也成為了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的工作主流。為此，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的使用也極大方便了檔案的查詢、檔案的分析以及目錄的檢索、文獻(xiàn)的編纂等，部分檔案管理人員由于自身的年紀(jì)較大或者在思維上相對(duì)落后，行動(dòng)上相對(duì)遲緩，不了解電子檔案如何進(jìn)行管理，難以提高電子檔案的管理質(zhì)量。這一部分工作被忽視，電子檔案的管理效果較差，造成的后果是電子檔案在尋找時(shí)速度減慢。這些都導(dǎo)致我國(guó)相關(guān)單位在開展檔案管理工作時(shí)，檔案收集質(zhì)量以及管理效果不理想，檔案收集整理工作不完整，缺乏系統(tǒng)成套的檔案資料，并且從已經(jīng)歸檔的檔案資料上來(lái)看，很多檔案資料有復(fù)印件卻沒有原稿，有上文卻無(wú)下文，這種檔案收集狀態(tài)導(dǎo)致檔案管理室的資料是沒有太大意義的。一部分機(jī)關(guān)單位直接將檔案隨機(jī)存放，其全部的檔案被分散或者是混雜存放，并沒有集中保存，這些都是檔案收集與整理過(guò)程中存在的不合理問(wèn)題。

三、檔案收集整理的優(yōu)化策略

（一）樹立檔案整理意識(shí)。在檔案的收集管理工作中，為了有效提升檔案的收集與整理水平，應(yīng)樹立積極的檔案管理意識(shí)，尤其是要充分地認(rèn)識(shí)到檔案收集與整理的重要性，并將這種認(rèn)知自上而下地落實(shí)到具體的工作當(dāng)中，以此促進(jìn)檔案收集與整理工作得以高效開展。所以，在檔案收集整理工作中，有關(guān)部門應(yīng)開展積極的培訓(xùn)與教育，強(qiáng)化工作人員的收集整理意識(shí)，強(qiáng)化對(duì)有關(guān)內(nèi)容的法律法規(guī)宣傳，確保檔案管理工作人員了解關(guān)于檔案收集整理的知識(shí)與內(nèi)容，促進(jìn)工作規(guī)范化地開展。

（二）完善檔案收集體系。在具體的檔案收集與整理工作中，應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是的路線，這就要求各個(gè)部門的檔案管理工作需要與自身的情況聯(lián)系，基于目前檔案管理體系上薄弱點(diǎn)進(jìn)行不斷完善。充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，根據(jù)現(xiàn)有的組織架構(gòu)，完善整理體系，突出信息化的功能，在與時(shí)俱進(jìn)中更新自身工作方法，為全面提升檔案收集與整理工作效率打好基礎(chǔ)。為了切實(shí)有效地落實(shí)好檔案收集整理的需求，應(yīng)當(dāng)建立健全收集整理體系，通過(guò)明確的體系要求，鼓勵(lì)各個(gè)環(huán)節(jié)的人員進(jìn)行調(diào)配，確保檔案在收集整理工作當(dāng)中可以穩(wěn)步前進(jìn)。在建立完善檔案收集整理制度時(shí)，可以結(jié)合我國(guó)有關(guān)檔案的相關(guān)法律法規(guī)，比如《中華人民共和國(guó)檔案法》以及《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，根據(jù)本單位的實(shí)際情況以及檔案整理的質(zhì)量來(lái)設(shè)定相關(guān)的規(guī)章制度，通過(guò)大量的實(shí)踐以及科學(xué)化的思考方式，才能夠不斷完善單位內(nèi)的檔案收集管理制度，應(yīng)始終做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并且考慮到檔案管理的整體可行性，才能夠確保檔案資料的收集以及管理的準(zhǔn)確性，做到每一個(gè)檔案資料都可以及時(shí)歸檔，而檔案內(nèi)的資料內(nèi)容也是完整的、準(zhǔn)確的，一旦出現(xiàn)需要使用該檔案資料時(shí)，可以確保檔案資料被合理、有效地利用，幫助單位的發(fā)展走上正軌，也能讓更多的檔案發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值與意義，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）建立健全責(zé)任制度。為了更好地提升檔案收集與整理的水平，應(yīng)結(jié)合具體的工作與部門，建立健全責(zé)任制度，強(qiáng)化宣傳力度，全方位、多渠道地宣傳檔案知識(shí)以及檔案的法規(guī)內(nèi)容，將制度真正落實(shí)到工作當(dāng)中，明確檔案管理中不同部門的責(zé)任，強(qiáng)化其管理意識(shí)，并將檔案收集整理工作納入其工作的基礎(chǔ)項(xiàng)中，從而推進(jìn)檔案收集與整理工作有序開展。在制度管理上，應(yīng)建立檔案移交歸檔、信息化建設(shè)、檔案崗位規(guī)范等制度，并落實(shí)具體的權(quán)責(zé)，以全員帶動(dòng)的方式，讓檔案收集工作得以扎實(shí)、穩(wěn)步地開展，同時(shí)也讓檔案收集整理工作有制度可循。

（四）調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性提升歸檔效率。檔案收集整理工作，不僅要建立健全檔案資料收集歸檔制度，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠充分重視，調(diào)動(dòng)各部門進(jìn)行配合，更重要的是充分發(fā)揮各個(gè)部門的主觀能動(dòng)性，使其能夠自發(fā)地愛崗敬業(yè)，對(duì)自身的工作盡職盡責(zé)。檔案工作人員也應(yīng)該根據(jù)檔案資料目前的問(wèn)題提出解決方法，對(duì)待工作要耐心，能夠?qū)崿F(xiàn)跟蹤收集，對(duì)于一些不按規(guī)定時(shí)間移交檔案的部門，檔案員要積極溝通，力求取得良好的效果。

（五）提升整體服務(wù)質(zhì)量。檔案室負(fù)責(zé)的工作是檔案管理，同時(shí)也有對(duì)檔案使用者服務(wù)的工作內(nèi)容。所以，檔案管理員要從思想上樹立一個(gè)正確的服務(wù)觀念，而不是被動(dòng)等待服務(wù)。認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，在配合部門工作中積極履行好自身作為助手的職責(zé)?？梢酝ㄟ^(guò)多渠道的方式，提升工作的效率與質(zhì)量。例如可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)擁有信息儲(chǔ)備量大、查找方便以及傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，也可快速實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享。強(qiáng)化對(duì)工作的編研，檔案員應(yīng)當(dāng)熟知檔案的儲(chǔ)存情況，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有檔案的信息篩選、歸納與總和，編訂成各種類別的參考資料，以此充分地發(fā)揮其利用價(jià)值。在工作中，要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，提供編制必要的檢索內(nèi)容，為單位的生產(chǎn)與管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（六）提升職業(yè)道德規(guī)范。為了更好地落實(shí)檔案工作人員的職業(yè)道德，檔案部門在管理上需要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)約束相關(guān)的工作者。這些條款條例需明確哪些行為是符合職業(yè)要求與職業(yè)道德的，有哪些是違背職業(yè)要求與職業(yè)道德的，加強(qiáng)對(duì)違反規(guī)定嚴(yán)重性的教育，并對(duì)違反者給予相關(guān)的處罰措施。除此之外，應(yīng)當(dāng)及時(shí)關(guān)注檔案職業(yè)人員的工作心理，例如，任何人都不想要類似庫(kù)房一樣的生活，這些從業(yè)者想要融入各行各業(yè)的建設(shè)當(dāng)中，職業(yè)的價(jià)值要從社會(huì)交往的過(guò)程中來(lái)體現(xiàn)，以此為出發(fā)點(diǎn)，建立工作人員的社會(huì)滿足感，從一定程度上也能夠提升其工作的積極性與規(guī)范性。

四、結(jié)語(yǔ)

時(shí)代在不斷發(fā)展，對(duì)于各行各業(yè)的工作要求也在不斷提升。完整、齊全的檔案材料，通過(guò)系統(tǒng)的整理，能夠科學(xué)、有效地服務(wù)于各個(gè)單位，所以它的作用是不容忽視的。檔案室要充分地發(fā)揮自身前段調(diào)控的功能，將資料有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集與管理，打好檔案資源服務(wù)的基礎(chǔ)。

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