面向大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)辦公室檔案信息化管理研究

丁琦

【摘要】隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨，數(shù)據(jù)逐漸滲透到國(guó)民經(jīng)濟(jì)的各個(gè)行業(yè)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)企業(yè)辦公室檔案信息化管理也帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文首先介紹大數(shù)據(jù)的概念和辦公室檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，并由此提出辦公室檔案信息化管理的大數(shù)據(jù)架構(gòu)，接著闡述大數(shù)據(jù)技術(shù)給辦公室檔案信息化管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，最后分析了企業(yè)辦公室檔案大數(shù)據(jù)信息化的管理方案。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)技術(shù);企業(yè)辦公;管理模式;檔案信息化管理

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及，企業(yè)辦公室檔案信息化管理有了更好的技術(shù)手段，管理模式創(chuàng)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的工作方法效率低下，信息內(nèi)容的紙質(zhì)文檔和電子文檔分散存儲(chǔ)，經(jīng)常發(fā)生檔案缺失現(xiàn)象，存在檔案信息不完整、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，缺乏對(duì)企業(yè)輔助決策等諸多問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)為辦公室檔案管理模式創(chuàng)新提供了先進(jìn)的條件和手段，很大程度上改善了傳統(tǒng)辦公室檔案管理的弊端，企業(yè)辦公室檔案全部信息化存儲(chǔ)，檔案管理人員不再需要手工整理紙質(zhì)檔案，工作量降低，工作效率提升。如何利用好大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，積極創(chuàng)新辦公室檔案管理的思路和工作手段，有效提升辦公室檔案管理的工作效率和服務(wù)能力，值得每一位檔案管理工作人員深入思考。

一、大數(shù)據(jù)概念與辦公室檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

（一）大數(shù)據(jù)概念。在移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)最重要的資源，并呈現(xiàn)持續(xù)增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)。大數(shù)據(jù)雖然被普遍認(rèn)為具有數(shù)據(jù)規(guī)模大、增長(zhǎng)速度快、價(jià)值密度低、格式多樣化等特點(diǎn)，但是，大數(shù)據(jù)本質(zhì)不在于數(shù)據(jù)量大，而是背后的大數(shù)據(jù)思維。什么是大數(shù)據(jù)思維呢？簡(jiǎn)單地說，數(shù)據(jù)要高效、集約管理，數(shù)據(jù)之間是廣泛關(guān)聯(lián)的，數(shù)據(jù)智能分析對(duì)企業(yè)管理效率和企業(yè)決策產(chǎn)生影響，會(huì)改變企業(yè)的組織運(yùn)行方式等等。以企業(yè)辦公室檔案數(shù)據(jù)為例，企業(yè)辦公檔案管理人員可以定期分析全體員工近幾年來薪酬異動(dòng)、培訓(xùn)情況、職務(wù)晉升等數(shù)據(jù)，從而對(duì)該員工的發(fā)展?jié)摿σ约半x職幾率進(jìn)行預(yù)判，為人力資源管理部門安排招聘、考核等提供參考依據(jù)。為了彌補(bǔ)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)無法對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)容抓取、管理和處理等不足，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。在解決企業(yè)內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)信息化管理問題上，許多行業(yè)都部署采用了依托大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。

（二）企業(yè)辦公室檔案的特性。一般而言，企業(yè)辦公檔案材料包括人事、行政、財(cái)務(wù)、黨建、技術(shù)和銷售、安全保密等數(shù)據(jù)信息。其中，人事檔案包括企業(yè)職員的個(gè)人信息、入職離職、資格證書與培訓(xùn)管理、工資異動(dòng)、薪酬調(diào)整、勞動(dòng)合同等。行政檔案包括企業(yè)內(nèi)部管理制度、日常內(nèi)部公文、外部發(fā)文公告等。財(cái)務(wù)檔案包括企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、各類票據(jù)等。黨建檔案包括黨員信息、黨員活動(dòng)、黨會(huì)記錄、宣傳報(bào)道等。技術(shù)銷售檔案包括研發(fā)文檔、工程報(bào)告、采購(gòu)合同、銷售合同等。安全保密檔案包括保密標(biāo)準(zhǔn)、保密制度、保密會(huì)議記錄等。不難發(fā)現(xiàn)，企業(yè)辦公室檔案數(shù)據(jù)具有以下特點(diǎn)：1.格式多樣。有結(jié)構(gòu)化文檔（數(shù)據(jù)庫）格式、半結(jié)構(gòu)化文檔（Excel表格）、無結(jié)構(gòu)化文檔（Word，WPS），還有圖片、掃描件等格式。數(shù)據(jù)來源多樣化，數(shù)據(jù)格式也缺乏統(tǒng)一性。2.分散存儲(chǔ)。傳統(tǒng)的信息化檔案以電子文件形式存儲(chǔ)在多個(gè)介質(zhì)中，如多臺(tái)電腦的不同硬盤，以及不同文件夾中。分散存儲(chǔ)難以支持高效率查詢和統(tǒng)一管理。3.動(dòng)態(tài)更新。企業(yè)辦公檔案會(huì)隨著時(shí)間推移發(fā)生變更。以人事檔案為例，檔案數(shù)據(jù)隨著人員入職/離職流動(dòng)、晉升、轉(zhuǎn)崗、培訓(xùn)教育等需要以較高頻率更新。4.安全保密。辦公室檔案數(shù)據(jù)具有按需分級(jí)訪問的硬性要求。部分個(gè)人信息如身份證號(hào)碼、工資收入等一般不允許提供給普通企職員查詢。

二、辦公室檔案信息化管理的大數(shù)據(jù)架構(gòu)

傳統(tǒng)的管理技術(shù)，難以高效處理辦公室檔案數(shù)據(jù)和內(nèi)容，也無法滿足實(shí)時(shí)、開放、分級(jí)查詢服務(wù)的用戶需求。面對(duì)日益增長(zhǎng)而且種類多樣的辦公室檔案數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)提供了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，為辦公檔案的數(shù)字化處理提供了有力的技術(shù)支撐。辦公室檔案信息化管理的大數(shù)據(jù)技術(shù)架構(gòu)一般分為三層，如圖1所示。其一，首先底層是基礎(chǔ)設(shè)施層，包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、防火墻和網(wǎng)關(guān)設(shè)備。這些設(shè)備一般由企業(yè)劃撥專門預(yù)算進(jìn)行硬件平臺(tái)采購(gòu)，主要用于提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和硬件管理。其二，中間層是核心服務(wù)層，包括安全管理、查詢服務(wù)、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換與識(shí)別服務(wù)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)。硬件提供商提供配套的通用大數(shù)據(jù)服務(wù)功能，企業(yè)可以直接按照軟件模塊進(jìn)行采購(gòu)，或者按需定制進(jìn)行二次開發(fā)。其三，最上層是應(yīng)用接口層，作為網(wǎng)絡(luò)門戶為用戶提供注冊(cè)、數(shù)據(jù)增刪查改等綜合服務(wù)、分級(jí)查詢、運(yùn)行監(jiān)控和配置管理等功能。企業(yè)門戶網(wǎng)站可以通過和中間層的核心服務(wù)對(duì)接，提供給檔案管理人員使用。在大數(shù)據(jù)平臺(tái)配置過程中，辦公室檔案管理人員首先可以利用大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施，將檔案信息進(jìn)行集中式管理。其四，針對(duì)異構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)（例如：Word文檔、Pdf文檔、Excel表格、圖像等），可以利用大數(shù)據(jù)核心服務(wù)組件實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)、統(tǒng)一的管理功能。其五，可以利用大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人檔案的簡(jiǎn)單信息檢索、復(fù)雜條件查詢，并提供分級(jí)管理視圖、可視化統(tǒng)計(jì)等功能。

圖1? 辦公室檔案信息化管理大數(shù)據(jù)技術(shù)架構(gòu)

三、面向大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)辦公室檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)為辦公室檔案信息化管理帶來新的機(jī)遇，使得檔案存儲(chǔ)管理更加高效、便捷，也更容易挖掘數(shù)據(jù)特性，為企業(yè)管理和決策發(fā)揮更大的價(jià)值。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)也會(huì)帶來新的問題，需要辦公室檔案管理人員去研究探討。

（一）辦公室檔案管理面臨的機(jī)遇。大數(shù)據(jù)技術(shù)有效支持檔案信息全部數(shù)字化管理，將分散的、格式多樣的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化集成，電子調(diào)檔和個(gè)性化查檔操作非常便捷，還能根據(jù)數(shù)據(jù)特征自動(dòng)形成用戶畫像，為檔案管理者提供全方位的分析服務(wù)，提升檔案管理的利用水平。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)而言，企業(yè)總部和各分公司在大數(shù)據(jù)技術(shù)的整合下，能夠跨時(shí)間和空間進(jìn)行檔案信息提取，實(shí)現(xiàn)公司員工檔案信息的共享，互通資料有無，進(jìn)一步強(qiáng)化了檔案管理的反饋與創(chuàng)新。另外，大數(shù)據(jù)分析挖掘技術(shù)能夠?qū)k公檔案的重復(fù)信息進(jìn)行自動(dòng)刪除，對(duì)錯(cuò)誤檔案信息給出智能提示，提高檔案的存儲(chǔ)效率和深加工水平。

（二）辦公室檔案管理面臨的挑戰(zhàn)。辦公室檔案管理的挑戰(zhàn)主要有以下幾個(gè)方面。其一，檔案管理的觀念陳舊，缺乏大數(shù)據(jù)創(chuàng)新思維。檔案信息采用大數(shù)據(jù)平臺(tái)集中管理后，為檔案信息的共享查詢和有效利用帶來便利。但是企業(yè)普遍缺乏大數(shù)據(jù)檔案管理的相應(yīng)規(guī)章制度，使得檔案管理的工作效率沒有提高，檔案管理的模式依舊滯后。因此，需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，制定新的檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案管理信息化大數(shù)據(jù)平臺(tái)具有的移動(dòng)訪問、高效、快捷的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。其二，大數(shù)據(jù)安全存在隱患。目前的大數(shù)據(jù)安全保密技術(shù)還不成熟，不利于涉密辦公檔案的信息安全管理。尤其是針對(duì)具有密級(jí)屬性的部分電子檔案，其保密期限和保密等級(jí)可能隨時(shí)間推移會(huì)發(fā)生改變，這樣對(duì)安全的動(dòng)態(tài)管理提出新的要求。一方面，亟須大數(shù)據(jù)技術(shù)支持分級(jí)安全管理機(jī)制;另一方面，也需要大數(shù)據(jù)技術(shù)在訪問授權(quán)上，能夠設(shè)計(jì)支持兩位及以上安全保密檔案管理員的協(xié)同認(rèn)證功能。值得一提的是，在辦公檔案的數(shù)據(jù)挖掘應(yīng)用中，如何對(duì)檔案進(jìn)行深度挖掘分析，提供個(gè)性化推送服務(wù)也必須針對(duì)企業(yè)的個(gè)性需求進(jìn)行全新設(shè)計(jì)。

四、面向大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)辦公檔案信息化管理方案

為了全面提升檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，尤其是讓檔案信息真正為企業(yè)帶來增值服務(wù)和價(jià)值、發(fā)揮應(yīng)有的效用，辦公檔案信息化管理方案必須考慮從以下三個(gè)方面著手。

（一）加強(qiáng)檔案管理的整合。通過對(duì)本企業(yè)的各種辦公檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和預(yù)處理，定義和規(guī)范數(shù)據(jù)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，采用大數(shù)據(jù)異構(gòu)集成工具進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，滿足用戶對(duì)辦公檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化、集中化、查詢功能一體化等需求。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)，加強(qiáng)各下屬分公司的員工檔案數(shù)據(jù)的共享，改變傳統(tǒng)的“信息孤島”狀態(tài)，使得全體員工的信息規(guī)范統(tǒng)一，集成到大數(shù)據(jù)技術(shù)平臺(tái)，通過信息整合和數(shù)據(jù)挖掘，能夠?yàn)閱T工考核、晉升、業(yè)務(wù)人員選拔等決策服務(wù)提供有力依據(jù)。

（二）重視大數(shù)據(jù)信息化平臺(tái)培訓(xùn)。企業(yè)購(gòu)買了大數(shù)據(jù)支撐硬件以及軟件工具，部署了本企業(yè)的大數(shù)據(jù)平臺(tái)之后，應(yīng)該立即展開企業(yè)辦公檔案管理人員的培訓(xùn)工作。通過制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度、流程和操作規(guī)范，從根本上運(yùn)用好辦公檔案管理大數(shù)據(jù)技術(shù)平臺(tái)，提高企業(yè)辦公電子檔案信息化的服務(wù)水平。在具體實(shí)施上，首先，企業(yè)依托大數(shù)據(jù)平臺(tái)集成現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)一步明確辦公檔案數(shù)據(jù)管理的日常職責(zé)分工。其次，需要根據(jù)大數(shù)據(jù)平臺(tái)管理的特點(diǎn)，完善數(shù)據(jù)使用審批規(guī)范。最后，檔案管理人員在日常工作中利用好大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，熟練掌握插入、修改、檢索、查找、刪除等基本數(shù)據(jù)功能，提高檔案管理的工作效率。

（三）樹立安全保密觀念。目前的大數(shù)據(jù)安全技術(shù)還不成熟，用戶接口也一般只是提供簡(jiǎn)單的口令加驗(yàn)證碼方式登錄，這給網(wǎng)絡(luò)攻擊留下了安全漏洞。例如，技術(shù)高超的網(wǎng)絡(luò)黑客可能冒充合法用戶，繞過大數(shù)據(jù)安全管理模塊進(jìn)入到檔案管理后臺(tái)，竊取用戶檔案數(shù)據(jù)和機(jī)密信息。因此，檔案管理人員要深刻認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)可能給檔案管理帶來安全保障方面的新隱患。首先，應(yīng)該避免使用簡(jiǎn)單的數(shù)字密碼（如單位電話號(hào)碼），并且定期修改密碼。其次，在平時(shí)工作中要注意開啟防火墻和安全軟件，通過運(yùn)行監(jiān)控工具，及時(shí)監(jiān)測(cè)和發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)異常情況。最后，在思想觀念上應(yīng)該加強(qiáng)安全防范，按照“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的原則，做好公司內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的有效隔離，提高對(duì)涉密檔案的安全保密意識(shí)。

五、結(jié)語

辦公室檔案信息化管理對(duì)于國(guó)有企事業(yè)單位和民營(yíng)公司都具有重要的作用。在大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代，傳統(tǒng)企業(yè)辦公檔案管理的弊端從技術(shù)上得到根本緩解，同時(shí)也引發(fā)新的安全隱患。因此，企業(yè)辦公檔案管理人員應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，掌握好大數(shù)據(jù)思維，學(xué)習(xí)運(yùn)用好大數(shù)據(jù)技術(shù)，以良好的心態(tài)接受新技術(shù)的洗禮，抓住新的機(jī)遇;同時(shí)以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度重視安全問題，迎接新的挑戰(zhàn)。

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