新一代財(cái)務(wù)共享中心在企業(yè)采購業(yè)務(wù)中的創(chuàng)新應(yīng)用

羅斌元 朱琬平

摘要：信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的迫切需求，使得財(cái)務(wù)共享中心從最初的實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享延伸到更多業(yè)務(wù)部門，正在朝著業(yè)財(cái)稅一體化的方向發(fā)展。采購業(yè)務(wù)作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，促進(jìn)其與財(cái)務(wù)部門更好地協(xié)同發(fā)展，打通采購到財(cái)務(wù)的“最后一公里”，也是新一代財(cái)務(wù)共享中心在業(yè)財(cái)融合方面的創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享中心;財(cái)務(wù)共享;采購

財(cái)務(wù)共享作為一種新型財(cái)務(wù)管理模式，主要內(nèi)容是通過建立統(tǒng)一的工作制度、標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程以及規(guī)范的模式將企業(yè)內(nèi)部繁雜重復(fù)的財(cái)務(wù)資源進(jìn)行重新整合，納入一個(gè)新的財(cái)務(wù)組織——財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行處理，以幫助企業(yè)降本增效，提高會(huì)計(jì)處理質(zhì)量，進(jìn)一步為企業(yè)管理決策提供更及時(shí)和高質(zhì)量的依據(jù)[1]。TCL、國美、中興、華為、萬科等大型集團(tuán)企業(yè)先后建立了自己的財(cái)務(wù)共享中心，并且在降低企業(yè)運(yùn)營成本、提高財(cái)務(wù)處理效率、控制單據(jù)差錯(cuò)率以及提升對(duì)分支機(jī)構(gòu)的管控水平等方面成效顯著。然而，最初的財(cái)務(wù)共享中心僅僅停留在會(huì)計(jì)核算、資金收付、費(fèi)用報(bào)銷以及一些基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)分析等方面，和其他業(yè)務(wù)部門還沒有很好地銜接起來。近年來，大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，更有力地支持財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)一步轉(zhuǎn)型升級(jí)。本文將以采購業(yè)務(wù)為例，分析新一代財(cái)務(wù)共享中心在推進(jìn)業(yè)財(cái)融合方面的創(chuàng)新應(yīng)用，并提出一些思考建議。

一、傳統(tǒng)采購模式及弊端

（一）生產(chǎn)性物資采購

生產(chǎn)性物資是指維持企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營所需要的原材料、設(shè)備、組成產(chǎn)成品的材料等。在傳統(tǒng)的采購模式下，主要存在以下三方面的弊端：第一，采購需求計(jì)劃不合理、不準(zhǔn)確。財(cái)務(wù)部門對(duì)采購業(yè)務(wù)的控制往往是事后控制，對(duì)事前采購需求缺乏合理有效的預(yù)算和監(jiān)督，很容易造成采購不匹配生產(chǎn)或者庫存積壓的情況;第二，聯(lián)系供應(yīng)商耗時(shí)耗力，采購效率低。盡管多數(shù)企業(yè)已經(jīng)安裝了ERP系統(tǒng)，但其主要功能是做財(cái)務(wù)結(jié)算，物資查驗(yàn)、采購、比價(jià)、簽訂合同等環(huán)節(jié)大多需要人工進(jìn)行，確定合適供應(yīng)商的過程較為繁瑣;第三，信息搜尋成本高，采購人員專業(yè)素質(zhì)不夠。企業(yè)生產(chǎn)物資采購是一項(xiàng)市場(chǎng)化行為，需要采購人員能夠及時(shí)獲取市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供需情況、供應(yīng)商實(shí)力等信息，并做出準(zhǔn)確的反應(yīng)。然而，信息獲取渠道復(fù)雜、獲取成本高、采購人員缺乏有效判斷，直接造成了采購效率低下的問題。

（二）非生產(chǎn)性物資采購

非生產(chǎn)性物資涉及企業(yè)日常經(jīng)營的各個(gè)方面，不僅包括文具紙筆、勞保用品、電腦文印設(shè)備等一些相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品，也包括加工、修理修配、酒店餐飲、交通運(yùn)輸、人力外包、研發(fā)技術(shù)服務(wù)等標(biāo)準(zhǔn)化的勞務(wù)和服務(wù)。因此非生產(chǎn)性物資的采購不像生產(chǎn)性物資那樣有一套相對(duì)系統(tǒng)成熟的流程，它所囊括的產(chǎn)品五花八門，涉及的供應(yīng)商資質(zhì)迥異，幾乎波及企業(yè)的全部業(yè)務(wù)部門。在采購過程中主要存在以下幾個(gè)方面的問題：第一，采購過程管理困難，容易滋生腐敗。非生產(chǎn)性物資由于數(shù)量多、種類雜、單價(jià)低，因此通常采取員工自行申請(qǐng)采購再報(bào)賬的方式，企業(yè)對(duì)這部分物資采購沒有配套的系統(tǒng)和監(jiān)管制度，往往成為腐敗的重災(zāi)區(qū)。第二，供應(yīng)商來源復(fù)雜，資質(zhì)迥異。非生產(chǎn)性物資“多、雜、低”的特點(diǎn)，決定了采購這些物資的渠道和供應(yīng)商也存在較大差距，既可以是個(gè)體戶、品牌專柜等實(shí)體門店供應(yīng)商，也可以是淘寶、京東、蘇寧等線上平臺(tái)供應(yīng)商，難以選擇到物美價(jià)廉的產(chǎn)品;第三，對(duì)于金額較大的非生產(chǎn)性物資，采購需求差異化明顯且無計(jì)劃性，流程繁瑣。非生產(chǎn)性物資的需求往往來自于不同的業(yè)務(wù)部門，各業(yè)務(wù)部門需要將實(shí)時(shí)的需求匯總至采購部門，上報(bào)審批再進(jìn)行集中采購，流程較為繁瑣，且在此期間需求部門和供應(yīng)商之間缺乏有效溝通，財(cái)務(wù)部門無法在事前和事中參與到預(yù)算和監(jiān)督中去。

二、新一代財(cái)務(wù)共享中心的特點(diǎn)

（一）智能化和互聯(lián)網(wǎng)化

新一代財(cái)務(wù)共享中心依托云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，建立數(shù)據(jù)中臺(tái)，打通內(nèi)外部數(shù)據(jù)，前臺(tái)連接業(yè)務(wù)端，后臺(tái)對(duì)接財(cái)務(wù)、管理端，將互聯(lián)網(wǎng)上有關(guān)市場(chǎng)行情、供應(yīng)商、客戶的信息實(shí)時(shí)同步到系統(tǒng)里，并內(nèi)置相應(yīng)的分析模型，以便高效、及時(shí)地為采購部門提供決策依據(jù)，同時(shí)也有助于財(cái)務(wù)部門進(jìn)行有效的事前控制和過程監(jiān)督。

（二）數(shù)字化和可視化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)成為企業(yè)的核心資產(chǎn)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)共享中心由于業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和管理部門各自為政，通常只把財(cái)務(wù)口徑的數(shù)據(jù)集中起來。雖然也有對(duì)接ERP系統(tǒng)的部分業(yè)務(wù)口徑的數(shù)據(jù)，但是卻存在數(shù)據(jù)類型不同、口徑不一致的問題。新一代財(cái)務(wù)共享中心能夠通過數(shù)據(jù)捕捉、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)智能解析等技術(shù)將不同口徑、不同類型的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、口徑一致的業(yè)財(cái)數(shù)字資產(chǎn)[2]，并在系統(tǒng)內(nèi)將其可視化地展現(xiàn)出來，基于此，企業(yè)可以展開便捷、高效的管理分析。

（三）從單一職能向多職能發(fā)展

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享中心以會(huì)計(jì)核算為核心，僅僅將一些機(jī)械、重復(fù)、標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)作業(yè)進(jìn)行重新整合，優(yōu)化財(cái)務(wù)工作流程。新一代的財(cái)務(wù)共享中心不再只具備會(huì)計(jì)這一單一職能，而是向外延伸到采購、人力、稅務(wù)等多個(gè)職能，全方位打通企業(yè)的交易和財(cái)務(wù)的全流程，對(duì)內(nèi)覆蓋企業(yè)的會(huì)計(jì)處理、費(fèi)用報(bào)銷，對(duì)外覆蓋客戶、供應(yīng)商、銀行、稅務(wù)部門，實(shí)現(xiàn)多職能有機(jī)融合、協(xié)同發(fā)展。

（四）更大程度的自動(dòng)化

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享中心雖然已經(jīng)在很多財(cái)務(wù)流程上實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化操作，如記賬、對(duì)賬、報(bào)表處理、單據(jù)核對(duì)等典型化的場(chǎng)景，幫助企業(yè)大大降低了處理時(shí)間，提高了處理效率。但在整個(gè)業(yè)務(wù)流程中，增加了許多需要人工審批的環(huán)節(jié)，經(jīng)常會(huì)有十幾個(gè)甚至上百個(gè)需要審批的小任務(wù)，只有上一個(gè)環(huán)節(jié)審批完成才能夠進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)，在一定程度上降低了業(yè)務(wù)完成的時(shí)效性。新一代財(cái)務(wù)共享中心通過引入流程自動(dòng)化機(jī)器人（RPA，Robotics Process Automation）[3]，在流程上實(shí)現(xiàn)更大程度的自動(dòng)化。具體來說，自動(dòng)納稅申報(bào)、表單審核、自動(dòng)抓取報(bào)表、發(fā)票處理工資核算、費(fèi)用報(bào)銷審核、業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)傳遞、往來款項(xiàng)收付、數(shù)據(jù)智能采集（OCR、語音錄入）、主數(shù)據(jù)維護(hù)等基礎(chǔ)體力性工作均可由RPA全天24小時(shí)自動(dòng)化完成。

三、新一代財(cái)務(wù)共享中心在改進(jìn)傳統(tǒng)采購模式方面的創(chuàng)新應(yīng)用

（一）搭建“企業(yè)商城+財(cái)務(wù)共享”模式

生產(chǎn)性物資的采購大多來源于計(jì)劃系統(tǒng)，因此新一代共享中心對(duì)此類物資采購的改進(jìn)較小，主要是實(shí)施線上供應(yīng)商尋源管理，將盡可能全面的信息納入系統(tǒng)內(nèi)，構(gòu)建績效評(píng)價(jià)模型，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全方位、多維度的評(píng)價(jià)管理，增強(qiáng)采購議價(jià)能力，避免被單一供應(yīng)商綁架。

非生產(chǎn)性物資的采購，新一代財(cái)務(wù)共享中心將標(biāo)準(zhǔn)化電商平臺(tái)鏈接到系統(tǒng)內(nèi)，搭建“企業(yè)商城+財(cái)務(wù)共享”的模式。對(duì)于行政辦公這類通用物資的采購，直連天貓、淘寶、京東等App，對(duì)于會(huì)議差旅這類服務(wù)，對(duì)接攜程、藝龍等平臺(tái)，由物資需求方按照模板提交申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一對(duì)賬、對(duì)公結(jié)算，減少員工墊付、事后貼票填單報(bào)銷這一環(huán)節(jié)，提高非生產(chǎn)性物資的采購?fù)该骰筒少徯蔥4]。

（二）構(gòu)建統(tǒng)一的智能采購協(xié)同管理平臺(tái)

新一代財(cái)務(wù)共享中心通過構(gòu)建統(tǒng)一的采購申請(qǐng)?zhí)顖?bào)和共享作業(yè)平臺(tái)，具體流程為：首先，采購需求部門在平臺(tái)內(nèi)填報(bào)采購需求并提交審批;其次，財(cái)務(wù)部門在預(yù)算控制內(nèi)進(jìn)行審批，并根據(jù)采購需求品類和派單規(guī)則在系統(tǒng)內(nèi)分配相應(yīng)的采購員;再次，采購員制定采購方案，線上進(jìn)行供應(yīng)商尋源，經(jīng)過招投標(biāo)、詢比價(jià)，生成訂單;最后，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行訂單、收貨單和發(fā)票的三單匹配，匹配一致后，財(cái)務(wù)部進(jìn)行最終的資金結(jié)算。在整個(gè)過程中，采購需求方可以實(shí)時(shí)查看采購訂單進(jìn)度和發(fā)票情況，采購員可以實(shí)時(shí)跟蹤采購合同執(zhí)行結(jié)果，財(cái)務(wù)部門和管理部門也可以在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)時(shí)追蹤訂單狀態(tài)，管控采購執(zhí)行的整個(gè)過程，從事前、事中、事后全面參與到業(yè)務(wù)中去，真正做到全人員覆蓋、全流程參與、全過程管控。

（三）打造一站式的支出管理平臺(tái)

新一代財(cái)務(wù)共享中心從企業(yè)全面預(yù)算出發(fā)，將預(yù)算控制嵌入業(yè)務(wù)流程，打造從采購、支付到報(bào)稅的一站式支出管理平臺(tái)。對(duì)外既可以接入企業(yè)原有的材料、設(shè)備等生產(chǎn)性物資的自有供應(yīng)商，也可以直連多家諸如淘寶、天貓、京東、蘇寧等標(biāo)準(zhǔn)化電商平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)物資需求方與供應(yīng)商之間的直接對(duì)接，方便員工進(jìn)行多方比價(jià);消費(fèi)結(jié)算則與內(nèi)部財(cái)務(wù)系統(tǒng)連接，最后再利用發(fā)票電子化平臺(tái)完成自動(dòng)報(bào)稅?？梢钥闯觯芾砥脚_(tái)從原有的采購方與供應(yīng)商的兩方博弈變成需求方、采購方、供應(yīng)商和財(cái)務(wù)部門的多方協(xié)作，更好地支持企業(yè)通過實(shí)時(shí)跟蹤預(yù)算的執(zhí)行情況，實(shí)現(xiàn)預(yù)算的過程化管理和滾動(dòng)式管理。

四、建議

新一代財(cái)務(wù)共享中心推動(dòng)了業(yè)財(cái)融合的進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)無論是在運(yùn)營成本、采購效率，還是在整體管控、預(yù)算控制方面都得到較大改善。但是隨著財(cái)務(wù)共享中心的轉(zhuǎn)型升級(jí)，對(duì)企業(yè)的配套制度和流程體系的完善提出了新的考驗(yàn)。在未來財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步規(guī)范采購流程、完善采購需求填報(bào)審批模板、調(diào)整采購部門組織架構(gòu)以及制定相關(guān)人員的考核制度，確保整個(gè)采購流程的可控制、可追蹤、可分析。

參考文獻(xiàn)：

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基金項(xiàng)目：河南理工大學(xué)人文社會(huì)科學(xué)研究基金“減稅降費(fèi)對(duì)河南民營企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的影響研究”（SKND2020-04）;河南省科技計(jì)劃軟科學(xué)研究項(xiàng)目“河南省企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式創(chuàng)新研究”（182400410632）。

作者簡介：羅斌元（1976—），男，湖北孝昌縣人，河南理工大學(xué)財(cái)經(jīng)學(xué)院教授，博士，主要從事公司財(cái)務(wù)研究;朱琬平（1995—），女，河南商水縣人，河南理工大學(xué)財(cái)經(jīng)學(xué)院2018級(jí)會(huì)計(jì)專業(yè)在讀碩士研究生，主要從事財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)研究。