高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新模式思考

成慧

摘要：在我國教育改革不斷推進(jìn)的過程中，對教學(xué)檔案管理的要求也在不斷提高。尤其是當(dāng)下信息化檔案管理模式不斷的推廣與普及，對各行各業(yè)的發(fā)展起到了非常積極的促進(jìn)作用。為此高校教學(xué)檔案管理也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，實(shí)現(xiàn)主動創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，才能夠不斷提高檔案管理的質(zhì)量與水平。

關(guān)鍵詞：高校? ?教學(xué)檔案? ?管理模式? ?創(chuàng)新途徑

因?yàn)楦咝＝虒W(xué)檔案管理創(chuàng)新涉及到教學(xué)過程、教學(xué)內(nèi)容等方方面面，所以教學(xué)檔案管理的質(zhì)量直接影響著高校教學(xué)的發(fā)展水平。在新時(shí)期教學(xué)改革的進(jìn)程中，只有加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，才能夠保證高校教學(xué)的質(zhì)量，促進(jìn)高?？焖侔l(fā)展。本文通過對高校教學(xué)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)行分析，明確高校教學(xué)檔案管理創(chuàng)新的必要性，并且提出相應(yīng)的解決對策。

一、高校教學(xué)檔案管理創(chuàng)新的必要性

（一）高校教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容

高校教學(xué)檔案管理最主要的就是記錄和反饋高等學(xué)校在日常教學(xué)管理、教學(xué)研究以及教學(xué)改革等一系列實(shí)踐活動中形成的各種資料，將這些資料分門別類的管理能夠形成具有研究價(jià)值的文字、圖片、錄像和聲音等[1]。

通過高校教學(xué)檔案的管理，可以為高校教學(xué)研究工作提供真實(shí)可信的第一手材料。具體來講，高校教學(xué)檔案包括：上級教育行政主管部門下發(fā)關(guān)于教學(xué)教育等方面的重要文件、學(xué)校下發(fā)關(guān)于教學(xué)工作研究方向的重要文件、教務(wù)處編制的教學(xué)管理制度、學(xué)籍管理制度等;還包括教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、人才培養(yǎng)方案、教學(xué)進(jìn)度安排表、學(xué)籍變動申請表、教材征訂審批表、教師隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)檢查材料、考試安排、技能大賽材料、教學(xué)考核材料、教學(xué)信息反饋、畢業(yè)實(shí)習(xí)材料、畢業(yè)論文答辯成績等等。

由此可見，現(xiàn)代高校教學(xué)檔案管理的內(nèi)容非常龐雜，所以在檔案處理的過程中如果單純依靠人工進(jìn)行管理，很容易導(dǎo)致信息遺漏、信息缺失等情況，對各種檔案信息也無法進(jìn)行及時(shí)有效地更新，很容易造成檔案管理質(zhì)量和水平效果不理想的后果。

（二）高校教學(xué)檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

在高校教學(xué)檔案管理的過程中，能夠?qū)W(xué)校各項(xiàng)教學(xué)活動進(jìn)行真實(shí)記錄，所以必須加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的管理，為學(xué)校的教學(xué)活動開展提供豐富的歷史資料，對高校教學(xué)資料進(jìn)行分門別類的整理歸納和保管，促使全校師生能夠更好的對高校教學(xué)檔案進(jìn)行管理和應(yīng)用[2]。在高校教學(xué)檔案管理的過程中可以為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)提供必要的決策依據(jù)，為高校教學(xué)評估提供真實(shí)可靠的原始資料，為高校教師評職稱提供教學(xué)活動比賽證明材料，還能夠幫助歷屆校友補(bǔ)辦學(xué)歷證明，為學(xué)生后續(xù)的專轉(zhuǎn)本或留學(xué)深造提供重要的支撐。由此可見，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理具有非常重要的意義。

二、高校教學(xué)檔案管理工作的流程

在高校教學(xué)檔案管理的過程中，由于教學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，招生人數(shù)和專業(yè)結(jié)構(gòu)也在不斷調(diào)整，這就要求在高校教學(xué)檔案管理的過程中必須要通過現(xiàn)代化管理手段來提高教學(xué)檔案工作的管理質(zhì)量，這樣才能夠更好的為學(xué)生和教師提供服務(wù)。

（一）資料收集

資料收集是搞好高校教學(xué)檔案管理的第一步。如果資料收集的質(zhì)量存在不足，那么后續(xù)的高校教學(xué)檔案管理工作開展效果必然會存在問題。在資料收集的過程中必須要對各種相關(guān)的檔案資料進(jìn)行全面的判斷與處理，這樣才能夠及時(shí)明確檔案的價(jià)值和內(nèi)容。通過宣傳教學(xué)檔案管理工作的重要性，能夠提高檔案管理人員對檔案工作的重視程度，并且在日常教學(xué)管理的過程中收集具有保存價(jià)值的材料。

（二）檔案整理

在檔案整理時(shí)，最主要的就是對所收集到的各種檔案信息或者文件資料進(jìn)行充分的管理。通過對檔案內(nèi)容、檔案形式、檔案性質(zhì)、檔案保密程度等指標(biāo)進(jìn)行等級劃分，可以為檔案整理工作提供重要準(zhǔn)則，保證檔案分門別類的保存與管理，提高檔案編制的效果[3]。

（三）檔案保管

高校教學(xué)檔案一般以紙質(zhì)材料為主，所以必須要加強(qiáng)對檔案的管理。通過分門別類整齊排放在干凈、干燥、安全的庫房，能夠適當(dāng)延長檔案的使用壽命。另外要定期對檔案管理室進(jìn)行防火安全檢查，避免出現(xiàn)火災(zāi)隱患，造成不可估量的損失。

（四）檔案鑒定

在檔案鑒定的過程中，必須嚴(yán)格根據(jù)國家相關(guān)的檔案管理規(guī)定和要求進(jìn)行判斷與分析，明確檔案的保存期限，包括永久保存、長期保存和短期保存。如每學(xué)期的教學(xué)工作計(jì)劃和總結(jié)、學(xué)生的歷年成績匯總表、學(xué)籍變動申請表、技能大賽獲獎(jiǎng)證書等重要內(nèi)容，必須要進(jìn)行永久保存。

（五）檔案服務(wù)

檔案的管理并不是將其存放在檔案管理室就可以，必須要通過各種檔案管理服務(wù)來幫助學(xué)校教學(xué)工作順利的開展，這樣才能夠促進(jìn)學(xué)校的長遠(yuǎn)規(guī)劃。檔案管理可以為學(xué)生提供成績查詢、學(xué)籍變更查詢，也可以為教師提供教學(xué)活動比賽獲獎(jiǎng)證明材料等，所以在檔案管理的過程中必須要明確自身的服務(wù)功能，促進(jìn)檔案的應(yīng)用效果得到全面提升。

三、高校教學(xué)檔案管理模式創(chuàng)新的主要途徑

（一）加強(qiáng)對高校教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高校教學(xué)檔案管理關(guān)乎著我國教育事業(yè)的改革與發(fā)展，也能夠促進(jìn)我國人才培養(yǎng)和社會發(fā)展，所以必須保證教學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。只有認(rèn)清形勢、與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，用發(fā)展的眼光看待問題，才能夠建立規(guī)范系統(tǒng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)學(xué)校部門之間的溝通和連接。在檔案管理的過程中還必須加強(qiáng)對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，保證現(xiàn)代數(shù)字化的檔案管理模式在高校教學(xué)檔案管理中深入開展，保證檔案管理現(xiàn)代化[4]。

（二）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新思維

思維決定行動，由于在當(dāng)前高校檔案教學(xué)管理的過程中沒有深刻意識到教學(xué)檔案管理的真實(shí)目的，所以也會導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理效果不高。為此，在高校教學(xué)檔案管理的過程中積極培養(yǎng)創(chuàng)新思維，只有堅(jiān)持以人為本，促進(jìn)廣大師生共同參與到教學(xué)檔案管理之中，才能夠更好的為學(xué)生和教師所服務(wù)，提高檔案管理的質(zhì)量與水平。

（三）實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的教學(xué)管理

現(xiàn)代化教學(xué)管理意識能夠讓檔案管理人員自覺地規(guī)范檔案管理行為，提高檔案管理的質(zhì)量，還應(yīng)該積極引進(jìn)科學(xué)的檔案管理技術(shù)，提高檔案管理的工作效率，保證高校檔案管理工作順利開展。

（四）積極促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的設(shè)備更新

很多高校對教學(xué)檔案管理工作并不重視，對于老舊的設(shè)備也沒有及時(shí)進(jìn)行更換與處理，嚴(yán)重影響教學(xué)檔案管理的質(zhì)量與水平。必須要及時(shí)更換檔案管理設(shè)備，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，保證檔案管理的現(xiàn)代化，滿足檔案管理的經(jīng)濟(jì)性發(fā)展需求。

（五）建立健全檔案管理制度

在檔案管理的過程中，作為高校管理的重要工作環(huán)節(jié)，能夠決定學(xué)校的發(fā)展前景，而且也關(guān)乎著學(xué)生的發(fā)展，為此必須要通過健全的管理制度才能夠保障教學(xué)檔案管理的質(zhì)量與水平得到全面的提升。在教學(xué)檔案管理的過程中，還應(yīng)該對學(xué)籍進(jìn)行信息化管理，這樣就能夠?yàn)閷W(xué)生提供隨時(shí)隨地的學(xué)習(xí)查閱服務(wù)，方便學(xué)生進(jìn)行各種認(rèn)證[5]。

（六）加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)

在高校教學(xué)檔案管理時(shí)，必須要有專業(yè)的管理人員，所以必須加強(qiáng)對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓他們的職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)得到全面提升。適當(dāng)提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)技能，讓他們具備基本的信息化管理意識。此外還應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)人才的合理吸收，促進(jìn)高校檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。

四、結(jié)語

本文通過對高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新模式進(jìn)行分析，明確高校教學(xué)檔案管理創(chuàng)新重要意義，詳細(xì)介紹了高校教學(xué)檔案管理的具體流程。通過對高校檔案管理模式的發(fā)展與創(chuàng)新，促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的質(zhì)量得到飛速發(fā)展，也能夠?yàn)楦咝＝逃陌l(fā)展作出重要的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳亞男，王馥琴，任勝云.信息化視角下高校教學(xué)檔案管理模式的創(chuàng)新[J].山東檔案，2014，（05）：37-39.

[2]吳亞男，李文廣，石懷偉，范利.新時(shí)期高校教學(xué)檔案管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考[J].山東檔案，2014，（02）：39-41.

[3]吳亞男，李文廣，石懷偉，等.新時(shí)期對高校教學(xué)檔案管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考[J].山東檔案，2011，（04）：27-28.

[4]王敏，伍家梅.高校系級教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新模式思考[J].中國科技信息，2010，（18）：190-191.

[5]崔閩蓮.高校教學(xué)檔案管理模式創(chuàng)新的問題及對策[J].河北大學(xué)成人教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（02）：108-109.

（作者單位：江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院）