事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及提升策略

王瀟沖

【摘 要】事業(yè)單位充當國家的重要支柱，建立在時代的信息流之上，我們必須充分認識到人事檔案管理的重要性，必須采取有效措施，糾正工作中出現(xiàn)的缺陷，創(chuàng)造良好的人事檔案管理環(huán)境。積極吸收人才，構建強大的人事檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理工作的生產率，確保人事檔案管理任務的保密性和安全性，促進事業(yè)單位的長期發(fā)展。本文在此基礎上，主要論述了新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理信息的構建。

【關鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設

引言

事業(yè)單位的信息治理和信息建設是當前和未來單位社會進步和人事檔案管理趨勢的重要組成部分，也是單位發(fā)展?jié)M足市場經濟和科學進步要求的重要前提。因此，事業(yè)單位在日常人事檔案管理工作中，必須更加重視人事檔案管理信息的構建、規(guī)劃工作、尋找符合自身發(fā)展目標的人事檔案管理模式，以及滿足各國的發(fā)展標準，以促進整體單位發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化概述及其意義

1.1概述

人事檔案管理信息化是指利用計算機信息技術進行檔案管理，以便有效地管理人事檔案信息，并簡化管理部門組織和計劃的服務的處理和使用。通過將人事檔案管理模型轉換為傳統(tǒng)的檔案管理，使人事檔案管理成為一種數字信息技術，這一點得到了業(yè)界的普遍認可。簡而言之，人事檔案管理模型和工作方法已從傳統(tǒng)的檔案歸檔和保留發(fā)展成為檔案管理的核心：數字化收集、存儲和傳遞用于向社會提供服務的信息。

1.2意義

（1）提高生產力。改進的信息構建加快了人事檔案數據的組織，從而實現(xiàn)了更高效的人事檔案管理。我們已經進入了互聯(lián)網時代，對互聯(lián)網的需求也越來越大。網絡技術對于我們的工作至關重要，因為它比傳統(tǒng)的人事檔案管理方法更標準化、更快、更高效地進行文件存儲。它還減少了工作量，減輕了管理員的負擔[1]。（2）提高人事檔案組織的準確性。人事檔案組織是執(zhí)行文件管理任務的基本前提。創(chuàng)建人事檔案管理信息可確保信息的準確性并簡化檔案管理。尤其是事業(yè)單位的程序管理必須客觀、準確和認真，以確保存檔檔案的完整性。（3）檔案數據保留的多樣性。傳統(tǒng)的檔案保留模型保留在紙面文檔中，在很少丟失材料的情況下會影響整個事業(yè)單位。隨著技術的發(fā)展，當今的檔案保留范式已不再是一次性的，而是可以通過多種現(xiàn)代管理方法進行存儲，以推動事業(yè)單位部門的人事檔案管理。

二、新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設策略

2.1完成數據管理網絡系統(tǒng)

人事檔案管理信息的構建有助于進一步發(fā)展人事檔案管理，這一點現(xiàn)在已經很明顯。為此，人事檔案管理人員應充分考慮到信息孤島的現(xiàn)實情況，優(yōu)化信息資源查詢、查詢、共享等功能，使人事檔案管理網站適應管理信息服務的基本要求。這有助于簡化信息管理解決方案的創(chuàng)建，改進人事檔案管理集成，并實現(xiàn)人事檔案管理的長期發(fā)展。在推進數據管理信息化建設的階段，人事檔案管理系統(tǒng)應與事業(yè)單位所有權系統(tǒng)相結合，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理模式，從而促進資源共享，提高人事檔案管理的社會經濟效益。

2.2對事業(yè)單位的人事檔案管理人員進行專業(yè)培訓

人事檔案管理人員應改進信息技術專業(yè)培訓，促進數據管理技術與傳統(tǒng)人事檔案管理任務的有效整合。在某些行業(yè)仍存在傳統(tǒng)紙張人事檔案管理的情況下，事業(yè)單位應進行創(chuàng)新和改革，引進科學和信息技術工具，促進檔案的建設。為進一步提高人事檔案管理人員的整體水平和質量，企業(yè)應定期舉辦專業(yè)培訓課程，提高檔案管理人員對計算機技術、計算機技能和人事檔案管理通用技能的認識。2.3更新事業(yè)單位的歸檔信息管理設備，創(chuàng)新

要真正改進事業(yè)單位的信息管理，必須了解其重要性并確保適當的安全。不應再使用傳統(tǒng)的人事檔案管理概念，而應采用先進的信息管理概念進行管理。關于資本投資，事業(yè)單位應加大投入，提高人事檔案管理中的信息水平。在引入新技術和設備時，必須考慮到將設備操作本身與某種結構調整相結合的工作環(huán)境，以滿足事業(yè)單位的具體需求。在人事檔案管理中使用新技術，以充分利用整個事業(yè)單位的進步，使用高級、安全的軟件和設備保存重要文件。隨著時間的推移，這些信息設備也應該更新，以滿足新時代的人事檔案管理需求。

2.4提高信息處理人事檔案管理的安全性

由于數據在共享時經常被使用，因此數據被篡改的風險更高。為提高數據訪問安全性，必須仔細設置和識別訪問權限，加密設置非常重要。第二，人事檔案管理人員必須謹慎嚴格地保持對相關內容的控制。尤其是在維護網絡安全方面，始終確保安全管理和維護管理非常重要。在提高安全性時，應優(yōu)先考慮基于高質量防病毒軟件的防火墻設置、首次更新系統(tǒng)、修復相關安全漏洞等。最后，在管理和維護設備之前，務必先對設備進行清潔。這尤其適用于在固定時間清除灰塵以及保護重要數據免受硬件損壞。

2.5改進人事檔案管理信息基礎設施

作為信息處理業(yè)務部門人事檔案管理的一部分，必須不斷優(yōu)化和優(yōu)化設備和文件。要做到這一點，需要有更強健、優(yōu)化的硬件和軟件設備，進一步包括當前業(yè)務部門的管理條件、經濟條件和信息處理數據的大小。此外，要建立適當的管理系統(tǒng)和部署管理流程，就需要在環(huán)境允許的情況下重組計算機服務器和相應的硬件軟件設施，以便進行創(chuàng)新和優(yōu)化。這可確保個人信息在傳輸和存儲過程中更加安全、穩(wěn)定和適用，并充分反映應用程序的價值。同時還提供了有關如何存儲個人文件的信息。例如，您可以在人力資源辦公室設備上安裝新的信息刻錄機，以便及時有效地存儲和管理信息資源和文件。同時，需要確保及時高效地檢查和管理硬件和軟件設備，確保修補程序更新過程中丟失的信息不斷更新，防火墻始終保持活動狀態(tài)，定期更新，以掃描防病毒軟件并確保信息安全。

2.6進一步引進和發(fā)展管理人員

作為事業(yè)單位人事檔案信息建設的一部分，必須不斷引進和培訓人力資源部門的工作人員，以便通過為事業(yè)單位的管理任務提供相應的工作人員資源來提高工作效率。在信息建設過程中，必須把重點放在高級管理人員的專業(yè)培訓上，以提高信息技術領域的業(yè)務能力，并確保管理技能得到大幅提高。同時，將加強對管理人員的培訓，進一步優(yōu)化專業(yè)人員的年齡結構，吸引更多質量更高的工作人員從事人力資源概況建設，確保有效實施信息豐富的人事檔案建設。

三、結語

總的來說，信息技術時代已經到來，并逐漸擴散到信息建設為我們時代發(fā)展奠定重要基礎的許多領域。事業(yè)單位人事檔案管理合理化有助于檔案管理的發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息的數字化管理，簡化用戶快速檢索數據，節(jié)省大量人力資源和時間，保障事業(yè)單位的科學管理。因此，事業(yè)單位人事檔案管理人員應積極熟悉信息理論的發(fā)展、數據管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化檔案、管理的優(yōu)化以及長期事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻：

[1]孫雷.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效途徑[J].科學與財富，2016（12）.

[2]明浩利.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的途徑探討[J].辦公室業(yè)務，2017（15）：56.

[3]王新敏.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化[J].科技創(chuàng)業(yè)家，2013（7）：260.