醫(yī)院電子系統(tǒng)中的檔案管理問(wèn)題與思考

謝若凝

【摘 要】近些年，我國(guó)電子建設(shè)不斷地發(fā)展。因此，檔案管理部門(mén)當(dāng)前的重要任務(wù)是切實(shí)地落實(shí)檔案行政管理與服務(wù)工作，積極采取有效的措施提升電子檔案管理工作的質(zhì)量與水平。主要研究電子系統(tǒng)中檔案管理現(xiàn)狀，并提出有效的解決對(duì)策，希望為有關(guān)專業(yè)人士帶來(lái)一定的思考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】電子系統(tǒng);檔案管理現(xiàn)狀;若干思考

處理好檔案管理中的問(wèn)題。電子屬于政府活動(dòng)的一種新形態(tài)，主要工作內(nèi)容是將信息與公共服務(wù)等提供給公民、社會(huì)乃至政府部門(mén)。通過(guò)采用電子方式，不僅可以節(jié)約更多的行政成本，更可以提升行政辦公質(zhì)量與效率，在完善行政管理體制的同時(shí)，保障行政管理體制的廉潔高效。為此，現(xiàn)階段檔案行政管理部門(mén)的最緊要任務(wù)是落實(shí)檔案行政管理與服務(wù)工作。

一、電子檔案管理的重要意義

電子檔案管理的主要工作內(nèi)容是收集、立卷、保管、歸檔、利用以及整理電子文件，其 中，需 要注意下面幾點(diǎn)內(nèi)容：首先，電子檔案主要包括政府文件以及文件備案等。電子政府檔案管理不同于傳統(tǒng)檔案管理的是注重檔案的使用。其次，完善的共享信息資源網(wǎng)絡(luò)體系是電子檔案管理的基礎(chǔ)。最 后，電 子檔案管理與其他各類檔案管理相比較，更加注重保密管理的審核、管理與使用，特別是針對(duì)不適宜公開(kāi)的電子檔案，需要遵守國(guó)家的保密規(guī)定。一直以來(lái)，我國(guó)高度重視電子檔案管理工作，并強(qiáng)調(diào)要建立健全電子工作各個(gè)環(huán)節(jié)的制度規(guī)范，加強(qiáng)電子工作，以更好地服務(wù)回饋廣大群眾，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展提供助力。因此，在全新的發(fā)展形勢(shì)下，電子檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，在做好電子內(nèi)部建設(shè)工作之外，在實(shí)踐活動(dòng)中不斷探索、創(chuàng)新電子檔案管理工作方式，從而推進(jìn)公共服務(wù)工作質(zhì)量的提升。

二、解決電子系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題的措施

（一）明確管理職責(zé)，確保組織保障

作為領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)高度重視電子檔案管理工作，將其作為工作的重中之重。此外，應(yīng)組織成立電子系統(tǒng)檔案管理小組，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的信息化建設(shè)的指導(dǎo)與監(jiān)督，并且明確管理職責(zé)與責(zé)任主體，從而推進(jìn)電子檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）全面考慮確保電子檔案安全

電子檔案的安全受到許多方面的因素影響，為此，要從技術(shù)、管理以及法律法規(guī)等層面保障電子檔案的安全。具體而言，包括下面幾點(diǎn)內(nèi)容：第一，就技術(shù)層面來(lái)看，應(yīng)提升自主研發(fā)管理系統(tǒng)能力，綜合運(yùn)用加密、殺毒以及備份等方式保障電子檔案的安全性;第二，就管理層面來(lái)看，應(yīng)建立健全監(jiān)督管理體系，全面提升工作人員與管理人員的安全意識(shí)與專業(yè)技術(shù)水平;第三，就法律法規(guī)層面來(lái)看，應(yīng)完善與電子檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)體系，切實(shí)保障電子檔案管理工作的規(guī)范性。

（三）做好檔案安全保護(hù)措施

由于電子檔案的特殊性，其安全性會(huì)受到各種外界因素的影響。因此，要從多方面入手進(jìn)行安全保護(hù)，一方面，加強(qiáng)技術(shù)保護(hù)，注重自主開(kāi)發(fā)相關(guān)系統(tǒng)的意識(shí)，并制定相應(yīng)的安全保密、殺毒等措施[5，6];另一方面加強(qiáng)員工教育，提高員工安全意識(shí)，并建立相應(yīng)的管理體系。另外，相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)檔案管理方面的立法，利用法律法規(guī)來(lái)保證檔案管理的順利進(jìn)行。

（四）對(duì)共享策略進(jìn)行整合

檔案管理極其復(fù)雜，要從背景、周圍環(huán)境、管理過(guò)程等多個(gè)角度進(jìn)行整合：一方面，要對(duì)整合共享的含義進(jìn)行界定，從信息和實(shí)體兩個(gè)角度同時(shí)出發(fā)，形成一體化共享思維;另一方面，不同的整合共享策略的效果是不同的，要根據(jù)不同的策略從效率和深度上對(duì)各自的特點(diǎn)進(jìn)行分析，確定使用分散式還是集中式。

（五）對(duì)檔案移交過(guò)程進(jìn)行規(guī)范

從檔案歸檔的方式來(lái)講，在線歸檔能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案及時(shí)、快速、準(zhǔn)確地歸檔，成為目前歸檔的主流方式，而離線歸檔在對(duì)特殊格式檔案的歸檔時(shí)具有自身的優(yōu)點(diǎn)，而且能夠很好地處理涉密材料，也是歸檔中的重要方式，因此，目前的電子系統(tǒng)應(yīng)該采用以在線歸檔為主、兩種方式并存的歸檔方式來(lái)滿足檔案管理的需求。同時(shí)，在檔案管理的過(guò)程中要做到以下四點(diǎn)：第一，在雙軌制的基礎(chǔ)上，正確區(qū)分不同介質(zhì)檔案移交的方法;第二，注重電子檔案歸檔中的問(wèn)題，保證檔案的有限性，防止雙套歸檔;第三，明確責(zé)任分工，在檔案移交的各個(gè)環(huán)節(jié)中明確各部門(mén)的職責(zé)，保證歸檔的及時(shí)完整;第四，制定相應(yīng)的規(guī)范保證檔案歸檔的順利進(jìn)行，并不斷提高技術(shù)含量。

（六）明確檔案管理工作的責(zé)任

為了有效避免在檔案管理中前端控制和全程監(jiān)督存在的矛盾。檔案室工作流程是對(duì)文件形（成部門(mén)進(jìn)行承接，之后與檔案館進(jìn)行連接，而檔案室與其他部門(mén)處于平等關(guān)系，因而沒(méi)有對(duì)前端文件進(jìn)行干涉的權(quán)利。對(duì)此，檔案室需要對(duì)其在檔案管理的生命周期中的地位進(jìn)行明確，做好承前啟后的工作，發(fā)揮溝通的作用，使其各司其職，進(jìn)而使電子檔案管理全程安全暢通。

（七）加大資金技術(shù)投入力度，加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)

為了推進(jìn)電子檔案管理工作的有序開(kāi)展，應(yīng)重視加大資金的投入，加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人才隊(duì)伍的建設(shè)。此外，政府部門(mén)應(yīng)全面支持電子建設(shè)。伴隨著電子的快速進(jìn)步與發(fā)展，電子檔案的數(shù)量不斷增加，隨之增加了電子檔案管理部門(mén)的工作量。因此，為了保障檔案管理的工作質(zhì)量，應(yīng)重視加大對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，根據(jù)工作人員的不同職責(zé)，有針對(duì)性地采用培訓(xùn)方式，重點(diǎn)提升電子檔案工作人員的綜合業(yè)務(wù)管理能力以及信息技術(shù)運(yùn)用能力，從而促進(jìn)電子檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。

結(jié)束語(yǔ)

在電子日益深化背景下，政府部門(mén)的工作方式以及業(yè)務(wù)流程發(fā)生了巨大的變化，使得檔案內(nèi)容與形式等發(fā)生了重大的變化，對(duì)檔案行政管理部門(mén)的工作提出了更高的要求。為此，作為電子檔案工作部門(mén)應(yīng)在全面認(rèn)識(shí)電子系統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題的基礎(chǔ)上，相應(yīng)地制定出有效的解決方案，落實(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，從而全面提升電子系統(tǒng)的檔案管理工作水平，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的健康、快速 發(fā)展。

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