信息化時(shí)代微信在高校檔案利用服務(wù)中的應(yīng)用

張鳳麗

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)也逐漸到達(dá)一個(gè)嶄新的高度，其有效運(yùn)用不僅改變了人們傳統(tǒng)的生活方式，還成為人們獲取信息的重要渠道。近年來(lái)?yè)?jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，智能手機(jī)幾乎每一個(gè)成年人都人手一臺(tái)或兩臺(tái)，而微信軟件更是以多樣化的服務(wù)深入社會(huì)服務(wù)的方方面面。而高校在發(fā)展的過(guò)程中，更是應(yīng)該抓住這一有利渠道，搭上這一便車實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)的移動(dòng)化，從而為高校的學(xué)生和教師打造一個(gè)更為便捷和全面的移動(dòng)檔案館。本文首先分析高校對(duì)微信平臺(tái)利用的現(xiàn)狀，重點(diǎn)分析微信在高校檔案利用服務(wù)中的優(yōu)勢(shì)和應(yīng)用，由此提高檔案利用服務(wù)的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;高校檔案;利用服務(wù);微信

在信息化時(shí)代，以QQ、微信為代表的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)社交軟件具有注冊(cè)方便、信息傳播類型和途徑多樣化和多元化、交流性強(qiáng)等特點(diǎn)，因此受到全國(guó)各界人士的喜愛(ài)，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的變革也不斷影響著各個(gè)行業(yè)的發(fā)展。對(duì)此我國(guó)在規(guī)劃綱要中也明確提出要加快檔案管理信息化進(jìn)程，并將其列為檔案部門的主要任務(wù)之一，也就是說(shuō)在當(dāng)今這一大背景下，我國(guó)高校的檔案部門必須要審時(shí)度勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立互聯(lián)網(wǎng)思維，創(chuàng)新發(fā)展檔案事業(yè)，讓檔案利用服務(wù)變得更高質(zhì)量[1]。

一、目前高校檔案部門在運(yùn)用微信開(kāi)展檔案服務(wù)存在的問(wèn)題

據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分的高校檔案部門在運(yùn)用微信時(shí)主要分為兩大部分，第一部分就是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案工作和檔案文化進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的宣傳和推廣，例如在微信平臺(tái)發(fā)布一些工作的動(dòng)態(tài)或者是一些檔案工作的信息、法規(guī)等內(nèi)容;第二部分則是對(duì)檔案進(jìn)行一個(gè)服務(wù)性功能的遷移。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是將一些檔案工作的功能遷移到微信平臺(tái)上，然后再借助微信平臺(tái)進(jìn)行拓展，例如可以進(jìn)行檔案查詢或檔案預(yù)約等功能。但是現(xiàn)如今大部分高校檔案部門只是簡(jiǎn)單的應(yīng)用微信平臺(tái)，沒(méi)有深入挖掘、探究微信的優(yōu)勢(shì)，即使有一些高校檔案部門意識(shí)到微信的重要作用，但也只是淺層的探析館藏的相關(guān)內(nèi)容，效果十分不明顯。所以，檔案利用服務(wù)工作對(duì)微信平臺(tái)的開(kāi)發(fā)利用上還存在很大的開(kāi)發(fā)空間，而服務(wù)是高校檔案部門的主要生命線，國(guó)家也明確提出要大大加強(qiáng)檔案工作的建設(shè)，要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，準(zhǔn)備迎接新的挑戰(zhàn)，總的來(lái)說(shuō)，在信息化時(shí)代，高校檔案部門要借助微信等創(chuàng)新服務(wù)模式，不斷提高用戶的體驗(yàn)感。

二、微信在高校檔案利用服務(wù)方面的優(yōu)勢(shì)

（一）擁有非常強(qiáng)大的用戶群體。微信APP是近年來(lái)最熱門的一款社交軟件之一，每個(gè)手機(jī)用戶幾乎都會(huì)下載這一軟件，無(wú)論是安卓還是IOS系統(tǒng)都能兼容，此外這一款軟件可以通過(guò)數(shù)據(jù)流量和無(wú)線網(wǎng)絡(luò)使用，因此很少出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)不順暢的情況，十分的方便而且經(jīng)濟(jì)。而高校檔案部門主要針對(duì)在校學(xué)生和畢業(yè)校友以及老師們，面向的服務(wù)用戶文化程度都比較高，使用微信APP的概率也比較大，避免了一些不必要的矛盾沖突。另外檔案屬于機(jī)密甚至可以說(shuō)是絕密的文件，不能肆意傳播，因此很多老師和學(xué)生都不了解檔案管理。例如在上海理工大學(xué)一年一度的“職業(yè)部門滿意度評(píng)價(jià)”中，大部分的學(xué)生都對(duì)檔案部門選擇“不熟悉”這一選項(xiàng)。而微信平臺(tái)可以查找微信號(hào)、QQ號(hào)、手機(jī)號(hào)甚至是掃描二維碼等多種方式添加好友，這種方法能進(jìn)一步解決高校學(xué)生和老師們對(duì)檔案一無(wú)所知的現(xiàn)象?？傊畵?jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，微信在互聯(lián)網(wǎng)的下載量正在逐年增加，并且與其他社交軟件相比更是名列前茅，其用戶群十分龐大并且穩(wěn)定。另外微信相對(duì)于QQ等軟件來(lái)說(shuō)，添加好友的途徑更加多樣化和簡(jiǎn)單化，因此高校檔案館可以緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，實(shí)時(shí)的開(kāi)展微信功能，讓用戶們進(jìn)一步的了解與檔案相關(guān)的內(nèi)容[2]。

（二）微信平臺(tái)具有一定的穩(wěn)定性。近年來(lái)智能手機(jī)的平臺(tái)變得越來(lái)越多，但由于檔案工作具有特殊性質(zhì)，要求絕對(duì)安全、穩(wěn)定的平臺(tái)來(lái)延續(xù)檔案，但是如果要高校自行在手機(jī)客戶端設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)一個(gè)專門的APP是有一定的難度的，而且無(wú)法確保用戶的滿意度。而微信平臺(tái)作為一個(gè)在社會(huì)運(yùn)用良好的APP，其實(shí)力強(qiáng)大，不僅支持安卓系統(tǒng)和IOS等多個(gè)常見(jiàn)的客戶端，而且還有統(tǒng)一的接口，十分便于檔案部門的工作人員及時(shí)通過(guò)微信服務(wù)器獲取用戶信息，此外學(xué)生和老師們還可以通過(guò)掃描二維碼等方式對(duì)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行訂閱，維護(hù)和保障高校的檔案工作，增加于用戶的互動(dòng)環(huán)節(jié)?？偟膩?lái)說(shuō)，微信是一個(gè)普及化、輕量化的社交APP，高校師生幾乎都人手一個(gè)，這就省去了他們?cè)傧螺d其他app的麻煩，使得檔案的利用和管理都在統(tǒng)一的app上完成，大大提高了檔案利用服務(wù)工作的穩(wěn)定性[3]。相對(duì)穩(wěn)定的軟件還能進(jìn)一步保障信息的安全，另外微信也是用戶們所需要的一個(gè)軟件，因此不會(huì)產(chǎn)生抵觸心理。

（三）微信平臺(tái)具有豐富的信息傳播功能。微信APP可以支持文字、圖片、語(yǔ)音甚至視頻等信息的傳播，多樣化的傳播途徑使得該軟件具有傳播時(shí)效性強(qiáng)的特點(diǎn)，而且還能確保信息的精確性，密保工作做的非常完善，同時(shí)還能進(jìn)行直觀的互動(dòng)和反饋環(huán)節(jié)[4]。另外微信在添加好友時(shí)還設(shè)有根據(jù)手機(jī)通訊錄添加好友的功能，這大大減少了潛在的安全隱患。同時(shí)微信開(kāi)設(shè)的“搖一搖”等小程序擴(kuò)大朋友圈和交際圈。這豐富的信息傳播功能能夠進(jìn)一步改善目前檔案信息服務(wù)的滯后性和呆板性，從而實(shí)現(xiàn)用戶需求的精確送達(dá)提高高校用戶的粘性。

（四）微信平臺(tái)具有檔案信息資源共享的特點(diǎn)。微信平臺(tái)具有后臺(tái)開(kāi)放功能，高校檔案部門可以通過(guò)后臺(tái)的開(kāi)發(fā)功能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)或網(wǎng)站數(shù)據(jù)對(duì)接，這能使高校的用戶群體通過(guò)微信平臺(tái)查閱自己的各種信息，與往常相比更加具有便捷性。此外，高校檔案部門還可以開(kāi)展各項(xiàng)信息的公開(kāi)，讓用戶有效瀏覽并了解相關(guān)信息，當(dāng)然檔案部門還可以運(yùn)用微信公眾號(hào)對(duì)一些信息進(jìn)行實(shí)時(shí)推送，有利于宣傳檔案工作;檔案部門最好可以設(shè)立一些留言或在線答疑等方式，加強(qiáng)用戶和管理人員的聯(lián)系和交流，從而實(shí)現(xiàn)信息共享的目的，致力于完善檔案工作[5]。信息資源共享大大減輕了高校檔案部門的工作，還有利于高校學(xué)生和老師能在隨時(shí)隨地都能查找他們所需要的檔案信息，節(jié)省了他們查找資料的時(shí)間。

（五）微信平臺(tái)相對(duì)于其他軟件來(lái)說(shuō)，成本低，經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。高校檔案部門是屬于一個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，其資金有限，要想像其他部門一樣投入大量的資金開(kāi)發(fā)功能更加全面的服務(wù)平臺(tái)是幾乎不可能的事，而恰巧微信平臺(tái)低成本，幾乎不會(huì)產(chǎn)生多余的費(fèi)用，因此具有經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的特點(diǎn)。除此之外，微信APP相對(duì)來(lái)說(shuō)比較成熟，版本更新快，因此幾乎不需要高校檔案部門再額外增加一些開(kāi)發(fā)費(fèi)用;而在高校內(nèi)部幾乎實(shí)現(xiàn)了全網(wǎng)覆蓋的效果，因此也不需要操心網(wǎng)絡(luò)不佳的問(wèn)題，換句話說(shuō)，因查詢網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的費(fèi)用可以忽略不記。另外，相關(guān)部門在檔案查詢會(huì)議中還明確提出要簡(jiǎn)化利用手續(xù)，免除利用費(fèi)用，最大限度的滿足利用者需求。

三、微信在高校檔案利用服務(wù)中的應(yīng)用

（一）預(yù)約查詢。近年來(lái)“預(yù)約”這一功能已經(jīng)運(yùn)用到餐飲業(yè)、服務(wù)業(yè)等行業(yè)，尤其是大部分的醫(yī)院都已經(jīng)推出了微信預(yù)約掛號(hào)和就診的服務(wù)，避免醫(yī)院出現(xiàn)排長(zhǎng)隊(duì)的現(xiàn)象，大大節(jié)省了人們的看病時(shí)間。而對(duì)于高校檔案部門來(lái)說(shuō)，在微信平臺(tái)開(kāi)展預(yù)約查詢功能是一件簡(jiǎn)單的事兒。因?yàn)槲⑿攀且粋€(gè)比較完善的軟件，其具有合理的微信公眾號(hào)、朋友圈等信息交流渠道，在微信平臺(tái)，高校檔案部門一方面可以通過(guò)微信平臺(tái)進(jìn)行預(yù)約查詢，并且能借助微信的留言功能將用戶所需要查詢的信息和內(nèi)容融入到公眾號(hào)實(shí)現(xiàn)預(yù)約查詢，但這種方式離不開(kāi)人工后臺(tái)記錄查詢，需要人工調(diào)出網(wǎng)絡(luò)資料，這就會(huì)大大加重人員的工作任務(wù)，一定程度上需要大量的人力物力，而且效率比較低下;另外高校檔案部門還可以直接接入網(wǎng)站數(shù)據(jù)來(lái)開(kāi)發(fā)后臺(tái)數(shù)據(jù)，然后再讓用戶自主提交信息表單查詢并將狀態(tài)在微信平臺(tái)顯示，這有利于用戶得到及時(shí)的反饋，從而讓用戶合理的安排時(shí)間[6]。以上所提起的兩種方法相比較，第二種方式更加合理、高效，進(jìn)一步的簡(jiǎn)化了查詢手續(xù)，大大減少了用戶的時(shí)間，由此提高用戶的滿意度。

（二）在線咨詢。檔案信息其實(shí)在高校大學(xué)生時(shí)段是存在比較大的尋求的，因此高校檔案部門必須要針對(duì)這一現(xiàn)象開(kāi)通相對(duì)應(yīng)的服務(wù)，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，高校檔案部門可以開(kāi)創(chuàng)一個(gè)微信公眾號(hào)，然后再讓學(xué)生們通過(guò)掃描二維碼等方式關(guān)注高校的檔案部門公眾號(hào)，從而讓用戶在高校檔案部門公眾號(hào)進(jìn)行相關(guān)的信息咨詢，其中咨詢可以分為即時(shí)信息查詢和在線留言功能，工作人員也可以按照用戶信息進(jìn)行分類，同時(shí)還要根據(jù)用戶需求的迫切程度開(kāi)展相應(yīng)的在線咨詢和答疑功能。此外，高校檔案部門還需要對(duì)問(wèn)題進(jìn)行篩選，選出目前高校學(xué)生比較集中的問(wèn)題，然后在公眾號(hào)上進(jìn)行發(fā)布推送，還可以利用微信平臺(tái)中的自動(dòng)回復(fù)功能回復(fù)用戶信息，從而不斷提高高校用戶的信息服務(wù)水平[7]。

（三）查詢檔案功能。檔案查詢是一個(gè)非常繁瑣而又重要的一個(gè)任務(wù)，在如今的信息化時(shí)代，高校檔案部門可以借助互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)設(shè)檔案檢索功能，將檔案導(dǎo)入后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，然后再進(jìn)一步導(dǎo)入微信平臺(tái)，讓用戶自主查詢或?yàn)g覽相關(guān)檔案資料，減少檔案組的工作量，此外還可以在微信平臺(tái)開(kāi)發(fā)一系列的設(shè)置菜單等功能連接更加專業(yè)的查詢系統(tǒng)中，從而時(shí)間數(shù)據(jù)庫(kù)和微信平臺(tái)的對(duì)接，讓用戶開(kāi)展自主查詢工作。這種新型的查詢檔案功能相對(duì)于傳統(tǒng)查詢方式來(lái)說(shuō)，更加方便簡(jiǎn)潔，更能讓用戶真正做到足不出戶就能查詢檔案信息。

（四）進(jìn)一步傳播檔案文化。微信APP作為現(xiàn)代最火熱的一款社交客戶段，其社交功能與目前的QQ、微博等社交APP相比，更占據(jù)優(yōu)勢(shì)，因此高校可以根據(jù)微信具有精確性、廣泛性以及即時(shí)性等特點(diǎn)借助微信公眾號(hào)宣傳和傳播高校的檔案文化。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，高校檔案部門可以借助微信公眾號(hào)展示檔案知識(shí)和最新的檔案技術(shù)成果，讓用戶在觀看圖文并茂的推文中欣賞并學(xué)習(xí)檔案文化，從而更加深入的了解檔案知識(shí)。

（五）進(jìn)一步完善檔案共享機(jī)制。雖說(shuō)高校檔案部門正在不斷完善檔案機(jī)制，但還是存在一些尚未完善的機(jī)制，例如共享機(jī)制，對(duì)此高校檔案部門可以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，借助微信共享下的特征來(lái)增強(qiáng)與用戶之間的互動(dòng)和溝通，從而在交流的過(guò)程中根據(jù)不同用戶的需求建設(shè)不同的用戶群，再進(jìn)行針對(duì)性的信息交流;在高校檔案部門還可以利用其專業(yè)性的特點(diǎn)發(fā)表與檔案文化相關(guān)的交流信息，讓微信用戶們?cè)陂喿x檔案信息時(shí)不自覺(jué)地分享給其他用戶，擴(kuò)大用戶們的知識(shí)儲(chǔ)備[8]。

綜上所述，以微信為代表的信息化時(shí)代社交產(chǎn)品和人們的日常生活關(guān)系變得越來(lái)越密切，而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)社交產(chǎn)品的新技術(shù)、新功能也在不斷開(kāi)發(fā)。就目前來(lái)說(shuō)，高校檔案部門借助微信平臺(tái)開(kāi)展服務(wù)工作還處于一個(gè)初步階段，但整體上來(lái)說(shuō)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，高校檔案部門也不能“閉關(guān)鎖國(guó)”，要緊跟時(shí)代的發(fā)展，利用和抓住微信這一平臺(tái)，不斷地開(kāi)發(fā)和運(yùn)用微信公眾號(hào)、微信在線搜索等功能，為用戶提供更好地服務(wù)，在創(chuàng)新和發(fā)展中站穩(wěn)腳步。因此，高校檔案部門，更應(yīng)該抓住微信APP這一契機(jī)，借助其不斷的開(kāi)拓服務(wù)領(lǐng)域，致力于更好地服務(wù)高校師生。

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本文為秦皇島市社會(huì)科學(xué)界聯(lián)合會(huì)項(xiàng)目“微信在高校檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用研究”的階段成果。項(xiàng)目編號(hào)：2020-139。