人事檔案管理與人力資源管理信息系統(tǒng)的 相互促進、融合

年芳

摘 要：人事檔案管理是企業(yè)進行人事選拔、任免的基礎(chǔ)，是對員工進行監(jiān)督、管理的依據(jù)，是深化企業(yè)人事改革的現(xiàn)實要求，關(guān)系到員工的切身利益和企業(yè)的長足發(fā)展。人力資源管理系統(tǒng)依托于人事檔案管理，是人事檔案管理信息化的橋梁，和未來發(fā)展的必然趨勢。兩者的融合必將把企業(yè)的人力資源管理帶入新的發(fā)展階段。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人力資源管理系統(tǒng);相互促進

一、引言

中央組織部，國資委黨委和股份公司、集團公司黨委于2015年3月組織開展了新一輪的干部人事檔案專項審核工作，并由此延伸對全體在冊職工進了人事檔案審核。2017年8月正式啟動中國鐵建人力資源管理信息系統(tǒng)的錄入工作，并于2017年12月正式啟用，開啟了人事檔案管理的信息化模式。

二、人事檔案管理的意義和內(nèi)容

（一）人事檔案管理的意義

人事檔案是職工成長經(jīng)歷的真實反映，是集中記錄個人年齡、工齡、黨齡、身份、學歷、履歷，家庭情況、受獎懲狀況等信息的最真實、詳盡的材料。既是記載職工人生歷程的主要依據(jù)，也是組織教育培養(yǎng)、選拔任用、監(jiān)督管理干部的重要基礎(chǔ)。既是組織人事工作的重要組成部分，也是干部考核、人事任免的重要環(huán)節(jié)，具有不可替代的重要作用。

（二）人事檔案管理的內(nèi)容

1.原始檔案材料的歸集、整理和入檔

原始檔案材料的歸集、整理和入檔是人事檔案管理工作的基石。企業(yè)職工的原始檔案材料按類別分為履歷材料，自傳材料，鑒定、考核材料，學歷學位、技術(shù)職務(wù)、科研學術(shù)、培訓(xùn)材料，政審材料，黨團材料，獎勵材料，處分材料，工資、任免、出國、會議等材料和其他材料10類。按形成時期分為入職前已形成材料，如學籍學歷材料、黨團材料等;和入職后新形成的材料，如工齡工資、考核選拔、職務(wù)任免等材料。

原始檔案材料的管理不僅是簡單的材料收錄，更需要對已入檔和需入檔的材料進行準確的甄別、分類和裝訂。原始檔案材料形成時間貫穿于員工生命周期的始終，形成時期長、材料龐雜、價值各異，我們需依據(jù)材料的主要內(nèi)容、價值和用途確認其取舍和入檔類別，做到取之有理，舍之有據(jù)，去偽存真，具體問題具體分析，才能為人事檔案的實際利用和審核提供堅實的基礎(chǔ)和依據(jù)。

2.人事檔案的審核

人事檔案的審核是人力資源管理的前提和基礎(chǔ)，審核內(nèi)容涵蓋了員工人事檔案的各方各面，審核要點為姓名、籍貫、“三齡二歷”一身份的確認，技術(shù)技能職務(wù)晉升的材料依據(jù)的核查，家庭成員及主要社會關(guān)系、獎懲信息等材料的辨別和錄入。

人事檔案的審核與員工的切身利益息息相關(guān)，不僅學歷、職稱、任免、獎懲等是人事考核和選拔的依據(jù)，姓名、籍貫等微小之處也不容小覷。例如，由于各種原因員工人事檔案中的姓名會出現(xiàn)錯字、別字等現(xiàn)象，同時會出現(xiàn)同名、更名的情況，只有確認了員工的現(xiàn)用姓名，并羅列檔案中出現(xiàn)過的姓名，掌握姓名變化、更替的原因，才能進一步確保錄入檔案的材料為職工本人的材料，并將其作為職工考核、任免、參保、退休的依據(jù)?！叭g二歷”一身份直接關(guān)系到員工的考核任免、職業(yè)待遇、退休時間和薪金等。員工的家庭成員的社會關(guān)系的審核、確認和實時更新，不僅能為企業(yè)人事管理提供有效的信息支撐，也是員工享受相關(guān)福利政策的重要依據(jù)。

人事檔案審核的各項內(nèi)容并非相互獨立的存在，而是相互印證、相互支撐的，人事檔案材料之間亦是能夠相互印證的，無法與其他檔案材料相互印證的材料將會再次辨別真?zhèn)?，直至去偽存真?/p>

3.人事檔案的裝訂、保管和及時交接

每一本人事檔案材料均是一個有機、有序的整體。完整真實、條理清晰、精煉實用的人事檔案材料是檔案審核能夠順利進行的重要條件;分類準確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊的檔案卷冊是其得以妥善保管和充分利用的基本前提。將處于凌亂和需要進一步條理化的檔案或檔案材料進行分類、組合、排列、編號等，組成有序的卷宗體系是檔案裝訂的基本工作。

檔案的裝訂和妥善保管是檔案管理的重要內(nèi)容和基本任務(wù)，是維護檔案完整與安全，保證其實用性的前提。檔案卷冊和柜序的合理編排、檔案庫的科學管理、檔案材料的定期檢查，檔案的嚴格使用和交接等均是保證其能夠妥善保管和充分利用的重要環(huán)節(jié)。

企業(yè)人事檔案的交接主要涉及如下幾類：一是新入職員工檔案的接收;二是離退休員工檔案的移交;三是辭職、辭退、調(diào)出員工檔案的移交;四是亡故員工檔案的移交。人事檔案具有全面性、真實性、動態(tài)性的特點，任何一份材料的缺失都有可能對材料所有人造成無法彌補的損失。為保證交接檔案的材料真實完整，進出手續(xù)完善，在檔案交接時檔案管理人員須對所經(jīng)手的檔案材料進行再次審核，若有缺失、遺漏，及時提出、及時補充。例如，新入職員工須審核其入職手續(xù)及入職前檔案材料是否真實完整;離退休員工著重審核其年齡、工齡，保證其確已到齡，且入職手續(xù)完善工齡無異議;辭職、辭退、調(diào)出員工審核其在職期間檔案材料是否完整，離職手續(xù)是否完善;亡故員工檔案移交時須審核其亡故的時間及原因，以便于移交相關(guān)部門進行封存。

三、人力資源管理信息系統(tǒng)涵蓋的內(nèi)容和作用

人力資源管理信息系統(tǒng)是人力資源管理的歸集和提煉，是人力資源管理數(shù)字化和信息化的具體實踐。

（一）人力資源管理信息系統(tǒng)涵蓋的內(nèi)容

人力資源管理信息系統(tǒng)即用集中的數(shù)據(jù)將與人事檔案信息及其他人力資源相關(guān)的信息統(tǒng)一管理起來。以本企業(yè)現(xiàn)用的人力資源管理信息系統(tǒng)為例，主要包含如下內(nèi)容。

1.員工信息管理

系統(tǒng)中員工的信息涵蓋了員工的自然狀況，如姓名、性別、籍貫、年齡、職級、職別、身份證件、政治面貌、入職來源、員工類別、戶口類型、現(xiàn)任職務(wù)、勞動合同信息等;知識能力狀況，如教育經(jīng)歷、技術(shù)技能、資格證書、獎勵榮譽、考核評價、專家人才信息等;工作閱歷和經(jīng)驗，如工作履歷、培訓(xùn)經(jīng)歷，人事任免等;同時錄入了員工的家庭成員和主要社會關(guān)系信息，以及員工的人事檔案目錄信息。涵蓋了員工人事檔案的重要信息和主要內(nèi)容，是人力資源管理信息系統(tǒng)最基礎(chǔ)、最核心的部分。

2.人事變動管理

人事變動管理主要包含人員異動管理，如人員的單位內(nèi)部調(diào)動、跨單位借調(diào)、內(nèi)退、退休、死亡、調(diào)離、兼職、兼職結(jié)束、掛職和員工類別的變更;員工的增加，如高校畢業(yè)生的入職、勞務(wù)派遣員工的入職、調(diào)入員工的入職及安置退伍軍人的入職等;員工的調(diào)控，如員工接收計劃的線上申報。人事變動管理是本企業(yè)現(xiàn)用人力資源管理信息系統(tǒng)中最常用和最主要的功能，人事變動的及時操作和實時更新是保證人力資源系統(tǒng)信息與人力資源管理實際緊密貼合基礎(chǔ)。

3.組織管理

組織管理包含部門管理、職務(wù)和崗位管理兩個方面。組織管理是人力資源管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)，是建立系統(tǒng)的首部程序。健全、完善與實際管理高度貼合的組織架構(gòu)形式是人力資源信息管理系統(tǒng)得以順利建立和高效運行的前提。

4.系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理主要包含工作授權(quán)、工作流程管理、數(shù)據(jù)檢查、密碼重置、系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置、系統(tǒng)日志的查看及其他擴展管理。其中最主要的功能為工作的授權(quán)和工作流程的設(shè)置，根據(jù)不同人員的使用要求授予相應(yīng)的權(quán)限，不僅可以保證系統(tǒng)的高效運行，也可以保證系統(tǒng)信息的可控性，最大限度的保證系統(tǒng)信息的穩(wěn)定性和相關(guān)人力資源信息的保密性。

5.各項預(yù)警功能

現(xiàn)階段根據(jù)本企業(yè)人力資源管理的實際結(jié)合人力資源系統(tǒng)的基本運行狀況主要對員工的退休、領(lǐng)導(dǎo)的改任、見習期員工的轉(zhuǎn)正、證書和勞動合同的到期設(shè)置了預(yù)警，以便于對上述幾類人員進行監(jiān)管。預(yù)警功能是人力資源系統(tǒng)的輔助性功能，可以大大提高人力資源系統(tǒng)的運行速率。

6.其他功能

招聘、培訓(xùn)、薪酬、績效、考勤、社保管理等功能也是人力資源管理的重要內(nèi)容，也是本企業(yè)使用的人力資源管理信息系統(tǒng)將要逐步開發(fā)和投入使用的模塊。

（二）人力資源管理信息系統(tǒng)的作用

1.提高了人力資源管理效率

在傳統(tǒng)人力資源管理的基礎(chǔ)之上加持信息化的運用，將員工信息數(shù)字化，人力資源管理各項審批流程線上化，大大節(jié)省了信息獲取的時間，縮短了審批過程中上下節(jié)點之間的時差消耗，提高了人力資源的管理效率。

2.實現(xiàn)了人力資源信息的共享

傳統(tǒng)的人力資源信息來源于人事檔案及企業(yè)人力資源管理過程中形成的各類文檔材料，不僅信息提取困難，且因涉及企業(yè)機密和員工個人隱私，受借閱制度和保密制度的制約，信息查閱手續(xù)繁多。人力資源管理信息系統(tǒng)將繁冗龐雜的文檔資料以數(shù)字化的方式錄入系統(tǒng)，統(tǒng)一保存、集中管理，并以授權(quán)訪問的形式控制信息的流通和使用，實現(xiàn)了信息的共享。

3.降低了企業(yè)的管理成本

企業(yè)的管理歸根結(jié)底是對人的管理，人力資源管理信息系統(tǒng)有著企業(yè)最完備的數(shù)字化員工背景信息，可為其他企業(yè)管理系統(tǒng)的建立和其他部門的日常工作提供基礎(chǔ)的人員信息平臺，大大整合了企業(yè)管理資源，降低了管理成本。

4.提高企業(yè)的決策力

人力資源管理信息系統(tǒng)不僅可以提供全面、準確、及時的人力資源管理信息，且系統(tǒng)中的統(tǒng)計報表模塊可以實時、動態(tài)、直觀地展現(xiàn)出企業(yè)的各項人力資源指標，使人力資源管理人員和企業(yè)決策者不僅可以掌握員工的基本信息，也可以系統(tǒng)、全面、宏觀的掌握企業(yè)人力資源管理的狀況，提高企業(yè)的決策力。

四、人事檔案管理和人力資源管理信息系統(tǒng)的促進、融合

（一）人事檔案管理與人力資源管理信息系統(tǒng)的相互驗證

人力資源管理信息系統(tǒng)的建立、建設(shè)分為三步，且步步與人事檔案管理相生相伴，相互驗證。

1.系統(tǒng)信息的采集和錄入

人事檔案是人力資源管理信息系統(tǒng)最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)來源，將人事檔案中的信息歸集、整理，錄入人力資源系統(tǒng)相應(yīng)的模塊和位置是系統(tǒng)得以建立的前提。

檔案信息的準確性和完整性直接決定了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的質(zhì)和量，同時通過對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的檢驗也可以快速、直觀、全面的掌握企業(yè)人事檔案材料的收集、整理情況，及員工個人檔案材料的收錄是否完整。例如，可通過查看系統(tǒng)中的檔案目錄信息快速判斷員工各類、各時期檔案材料是否閉合。

2.系統(tǒng)的更新和維護

系統(tǒng)的更新和維護依賴于檔案管理人員對檔案材料的掌握，及人力資源管理人員對企業(yè)人力資源管理行為在系統(tǒng)中的動態(tài)操作。將新形成的人事檔案材料和人力資源管理信息在系統(tǒng)中進行實時的錄入和更新是保持系統(tǒng)活力和使用價值的基本方法。同時系統(tǒng)中的人力資源管理行為也督促檔案管理人員須及時收集該行為的紙質(zhì)檔案材料并入檔。

3.系統(tǒng)的推廣和使用

人力資源管理系統(tǒng)是企業(yè)基礎(chǔ)的人員信息平臺，只有將它推廣開來，讓企業(yè)的管理人員真正使用起來，才能最大限度的發(fā)揮其整合企業(yè)管理資源，降低管理成本的作用。而其得以推廣和使用的前提是須保證其實用性，即保證其數(shù)據(jù)的真實性、完整性、及時性。同時，系統(tǒng)的推廣和使用使企業(yè)人員可以在其權(quán)限范圍內(nèi)查閱和使用人力資源信息，是對人力資源系統(tǒng)信息的檢驗，也是對信息來源——人事檔案管理的一次考核。

（二）人事檔案審核與人力資源管理信息系統(tǒng)的相互推動

人事檔案審核是保證人力資源系統(tǒng)信息真實、準確、完整的最主要和最基本手段，是確保人力資源系統(tǒng)推廣、使用的重要措施。人力資源系統(tǒng)直觀、全面的反映了人事檔案審核的結(jié)果，是檢驗人事檔案審核最直接的平臺。

人事檔案審核全面審核了員工個人信息，關(guān)乎員工切身利益，審核結(jié)果也是員工最關(guān)心的問題，不僅形成了紙質(zhì)審核確認材料，審核的結(jié)果也在人力資源管理信息系統(tǒng)中進行了實時的更新。相對于對紙質(zhì)材料的簽認，線上的信息自查更為簡便、高效，且可及時解答員工對審核結(jié)果存在的疑義，提高紙質(zhì)審核確認材料的簽認效率。

（三）人事檔案管理與人力資源管理信息系統(tǒng)的聯(lián)動

人事檔案的管理和人力資源管理信息系統(tǒng)的維護均是動態(tài)的管理過程，雙方互為補充、相互促進，他們的有機聯(lián)動是加強人事檔案管理力度提高人力資源管理信息系統(tǒng)質(zhì)量的有效途徑。

人力資源管理信息系統(tǒng)及時、簡潔，人事檔案詳實、連續(xù)，將人事檔案中的信息嚴格錄入系統(tǒng)，將系統(tǒng)中人力資源管理的材料依據(jù)及時收錄入檔，是使雙方相互促進、循序提升的基本方法。例如，檔案管理人員在收錄后取學歷材料、黨員材料、職務(wù)任免等材料時，實時更新系統(tǒng)信息，是維持系統(tǒng)活力，提升系統(tǒng)使用率，促進系統(tǒng)推廣的基本途徑;人力資源管理人員在系統(tǒng)中進行人力資源管理的操作時將操作的材料依據(jù)及時歸入人事檔案，是保持人事檔案材料完整、連續(xù)的重要方法。

（四）人事檔案管理的保密性與人力資源管理系統(tǒng)的信息共享性之間的平衡

人事檔案管理因涉及企業(yè)機密和個人隱私須執(zhí)行相對嚴格的保密制度，而信息的共享性是人力資源系統(tǒng)的基本屬性，保密與開放的平衡是決定人力資源管理信息系統(tǒng)運行效率和覆蓋面積的基本背景。

保密性與開放性之間的平衡，需從信息的源頭——人事檔案的管理和數(shù)據(jù)的共享終端——人力資源管理信息系統(tǒng)進行控制。人力資源管理信息共享內(nèi)容的類目和共享范圍的大小，需由人力資源管理人員與人事檔案管理人員根據(jù)企業(yè)管理實際依據(jù)保密原則進行制定。人力資源管理信息系統(tǒng)中的權(quán)限控制可依據(jù)不同管理者在實際工作中的職權(quán)范圍分別授予其不同的系統(tǒng)查閱和操作權(quán)限。人力資源管理人員、人事檔案管理人員及系統(tǒng)管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)認知，直接決定了企業(yè)人力資源信息的安全性是否可以得到保障，人力資源管理信息系統(tǒng)的運行效率是否可以保持;人事檔案是否可以最大限度的為人力資源系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支持，人力資源系統(tǒng)是否可以為人事檔案信息提供一個安全高效的共享平臺。

（五）切合企業(yè)管理實際的人力資源管理信息系統(tǒng)是企業(yè)人事檔案管理的剛性需求

隨著信息化在企業(yè)管理中的逐步運用和推廣，人力資源管理的信息化也不斷的發(fā)展和成熟起來?，F(xiàn)階段市場上的人力資源系統(tǒng)廠商類目繁多、水平各異，所開發(fā)系統(tǒng)功能的側(cè)重點各有不同。選擇切合企業(yè)管理實際的人力資源管理信息系統(tǒng)是企業(yè)人事檔案管理的剛性需求，也是系統(tǒng)可以長久、高效運行的基本條件。

同時，由于企業(yè)不同時期人力資源和人事檔案管理側(cè)重點的變換和移動，人力資源管理信息系統(tǒng)也要做相應(yīng)的功能調(diào)整和系統(tǒng)的更新、升級，這便需要人力資源管理人員、人事檔案管理人員、系統(tǒng)管理人員與系統(tǒng)開發(fā)人員進行及時、有效的溝通，保證系統(tǒng)旺盛的生命力。

五、結(jié)語

人事檔案的管理貫穿于人類歷史長河的始終，人力資源的數(shù)字化、信息化管理是人事檔案管理、人力資源管理發(fā)展的必然趨勢，兩者的融合和相互促進必將將人力資源和企業(yè)管理帶入新的里程。