簡(jiǎn)要介紹SAP軟件在企業(yè)中的基本運(yùn)作方式和運(yùn)作目的

馮梅徐（江蘇工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院審計(jì)處）

■ 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)（FI）模塊

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊是以收集交易數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，為幫助公司迅速準(zhǔn)備資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表報(bào)告的標(biāo)準(zhǔn)組合而設(shè)計(jì)的。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)（FI）模塊中，負(fù)責(zé)輸入相關(guān)資料以及輸入數(shù)據(jù)信息的工作人員主要為會(huì)計(jì)工作人員。他們可以在訂單系統(tǒng)及會(huì)計(jì)系統(tǒng)中輸入銷售數(shù)據(jù)，在輸入的同時(shí)需要考慮許多方面，包括主數(shù)據(jù)、客戶賬戶、供應(yīng)商賬戶等，特別是有關(guān)總賬分錄過(guò)帳的過(guò)程。SAP系統(tǒng)中包含或者獲得的信息，在公司的各類財(cái)務(wù)報(bào)表中的作用至關(guān)重要。在資產(chǎn)負(fù)債表方面，來(lái)自SAP系統(tǒng)的信息可用于顯示企業(yè)的資產(chǎn)、負(fù)債和權(quán)益。這些信息對(duì)于提供有關(guān)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況不可或缺。從另一個(gè)角度來(lái)看，SAP系統(tǒng)所顯示的信息也可以用于資產(chǎn)損益表的報(bào)告。來(lái)自SAP系統(tǒng)的企業(yè)損益表常用于顯示了該企業(yè)在給定時(shí)期的收入和支出。通過(guò)收入和支出，企業(yè)可以使用SAP系統(tǒng)中所收錄的相關(guān)信息，得出實(shí)體在規(guī)定時(shí)期內(nèi)的運(yùn)營(yíng)凈收入。這有助于提供全面的觀察以及有關(guān)公司是否滿足其利潤(rùn)率的特定需求的能力。同時(shí)，SAP系統(tǒng)還提供了與現(xiàn)金流量表相關(guān)的信息，可以了解一個(gè)實(shí)體的現(xiàn)金狀況是非常有用的，尤其是在確定該公司是否有足夠的資金流動(dòng)性，以幫助履行日常資金往來(lái)，包括流動(dòng)負(fù)債。

■ 控制（CO）模塊

控制模塊起到為實(shí)體企業(yè)收集事務(wù)數(shù)據(jù)的作用，其目的是幫助隨時(shí)找到內(nèi)部報(bào)告的基本數(shù)據(jù)、信息資料。這種內(nèi)部報(bào)告在做出是否支持有關(guān)企業(yè)的財(cái)務(wù)決定時(shí)是至關(guān)重要的。從控制模塊獲得的報(bào)告通常僅供組織內(nèi)部使用，包括成本中心、利潤(rùn)中心和預(yù)算分析。從這個(gè)角度來(lái)看，負(fù)責(zé)在SAP系統(tǒng)中輸入該模塊相關(guān)資料以及相關(guān)信息和數(shù)據(jù)以進(jìn)行控制的人員包括執(zhí)行官、高級(jí)管理團(tuán)隊(duì)、部門經(jīng)理、控制員和成本會(huì)計(jì)師。首先，SAP系統(tǒng)有助于記錄和理解組織內(nèi)部的控制流程，即整合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)事務(wù)和管理會(huì)計(jì)事務(wù)更加高效方便。通過(guò)SAP建立的框架和財(cái)務(wù)基礎(chǔ)信息，查閱主要和次要的成本要素后，可用于企業(yè)內(nèi)部的具體決策。SAP系統(tǒng)還可提供用于向客戶分發(fā)產(chǎn)品或提供服務(wù)的信息。一旦確定并收集了客戶的所有詳細(xì)信息，經(jīng)銷商就更容易被找到，并且在不同的需求下向客戶分配特定的商品和服務(wù)。在這種情況下，分配和管理被認(rèn)為是對(duì)所涉業(yè)務(wù)的運(yùn)營(yíng)非常重要的環(huán)節(jié)之一。通常來(lái)講，在企業(yè)準(zhǔn)備做決策時(shí)，定義和確定實(shí)體要采取的方向以及要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)和任務(wù)是非常重要的，由于SAP系統(tǒng)能夠提供來(lái)自各個(gè)部門的信息，相關(guān)實(shí)體企業(yè)更容易通過(guò)具體的信息來(lái)執(zhí)行或制定有用的內(nèi)部控制體系。

■ 管理（MM）模塊

材料管理模塊通常圍繞采購(gòu)部門和集團(tuán)展開。雖然采購(gòu)部門需要為工廠進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)，但采購(gòu)組是指負(fù)責(zé)特定采購(gòu)活動(dòng)的買方或買方組。通常，由銷售人員和倉(cāng)庫(kù)經(jīng)理負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)輸入到物料管理模塊中。對(duì)于銷售人員來(lái)說(shuō)，訂單數(shù)據(jù)輸入到中央數(shù)據(jù)庫(kù)，而倉(cāng)庫(kù)經(jīng)理負(fù)責(zé)從訂單調(diào)整銷售數(shù)據(jù)以便于處理發(fā)貨。上述人員輸入的數(shù)據(jù)具體方面包括供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、物料主數(shù)據(jù)、采購(gòu)信息、條件主數(shù)據(jù)和輸出主數(shù)據(jù)等等。從SAP材料管理模塊中獲得的信息用途非常廣泛，包括采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)訂單、供應(yīng)商通知、供應(yīng)商裝運(yùn)、貨物收據(jù)、發(fā)票收據(jù)和向供應(yīng)商付款等。對(duì)于采購(gòu)申請(qǐng)，從SAP系統(tǒng)可獲得所需要得內(nèi)部文件，這些文件將指示采購(gòu)部門在一定時(shí)間段內(nèi)提出對(duì)某些特定商品或服務(wù)的申請(qǐng)。SAP系統(tǒng)能夠自動(dòng)生成MRP、生產(chǎn)訂單、維修訂單和銷售訂單，這些都有助于采購(gòu)申請(qǐng)。一旦提出采購(gòu)申請(qǐng)，SAP系統(tǒng)中的信息也可用于從供應(yīng)商處獲取信息并驗(yàn)證這些信息的真實(shí)性。供應(yīng)商提供的信息通常非常重要，尤其是在報(bào)價(jià)方面。在采購(gòu)的基礎(chǔ)上對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估的流程是不可缺少的，同時(shí)也使相關(guān)企業(yè)能夠通過(guò)各種評(píng)分以及通常適用于企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)監(jiān)控供應(yīng)商關(guān)系。在根據(jù)從SAP系統(tǒng)獲得的有關(guān)供應(yīng)商采購(gòu)能力的信息，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估后，企業(yè)可以繼續(xù)在其他供應(yīng)商中選擇最優(yōu)的供應(yīng)商，并安排訂購(gòu)采買。SAP系統(tǒng)中的信息還可用于通知供應(yīng)商采購(gòu)訂單是否發(fā)送，因此供應(yīng)商可以安排裝運(yùn)所需的貨物或服務(wù)。這類信息對(duì)收貨和付款也能夠提供一定的作用。在收到貨物之后，企業(yè)將在SAP系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，這將確認(rèn)實(shí)際發(fā)送的貨物，是否與訂單相符，以及他們應(yīng)為已裝運(yùn)或提供的貨物或服務(wù)支付的總金額。

■ 銷售和分銷（SD）模塊

銷售和分銷模塊主要是負(fù)責(zé)一個(gè)企業(yè)倉(cāng)庫(kù)中的存貨記錄，以及如何將這些庫(kù)存出售并分配給客戶。與系統(tǒng)中其他模塊的一樣，銷售和分銷模式是系統(tǒng)中獨(dú)立的環(huán)節(jié)。在這個(gè)模塊中，通常由銷售人員和倉(cāng)庫(kù)經(jīng)理負(fù)責(zé)輸入數(shù)據(jù)。銷售人員接受訂單后并將此類數(shù)據(jù)輸入銷售系統(tǒng)，再由倉(cāng)庫(kù)管理人員從訂單向分銷系統(tǒng)中輸入銷售數(shù)據(jù)。另一方面，會(huì)計(jì)也會(huì)從訂單到開具發(fā)票這一系列環(huán)節(jié)中調(diào)整銷售數(shù)據(jù)。這里的主要目的是記錄與庫(kù)存及其銷售過(guò)程相關(guān)的所有信息。從SAP系統(tǒng)獲得的信息可滿足于銷售和分銷相關(guān)的各種需求。通常來(lái)說(shuō)，銷售支持是銷售和分銷的主要組成部分之一。

通過(guò)來(lái)自SAP系統(tǒng)的信息，企業(yè)在銷售、分銷和營(yíng)銷組織產(chǎn)品時(shí)使用銷售支持能夠使銷售變得更加容易和簡(jiǎn)單。

SAP系統(tǒng)所提供的信息在查詢客戶方面也很有用。查詢操作通常保存在系統(tǒng)中，這將有助于創(chuàng)建報(bào)價(jià)，以解決客戶對(duì)公司的產(chǎn)品和服務(wù)的任何顧慮?；趯?duì)庫(kù)存的查詢和評(píng)估，企業(yè)能夠?yàn)榭蛻糁贫▓?bào)價(jià)，尤其是在訂購(gòu)商品或服務(wù)之后。在報(bào)價(jià)之后，公司可以使用SAP系統(tǒng)來(lái)開發(fā)銷售訂單，開發(fā)銷售訂單時(shí)使用的一些文件和活動(dòng)包括與公司的客戶聯(lián)系、現(xiàn)有協(xié)議和向客戶提供的報(bào)價(jià)。SAP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成電子化的銷售訂單，然后發(fā)送給客戶。銷售訂單通常包含處理客戶請(qǐng)求所需的各種有用信息，這些信息包括交貨時(shí)間表、裝運(yùn)點(diǎn)、信用額度檢查、定價(jià)和可用性檢查。

■ 系統(tǒng)信息的外部使用

在外部，利益相關(guān)者，如法律部門、銀行、審計(jì)師、股東、保險(xiǎn)、稅務(wù)機(jī)關(guān)、媒體和財(cái)務(wù)分析師通常需要此類信息，這最終會(huì)促進(jìn)實(shí)體企業(yè)的順利運(yùn)行。首先是關(guān)于企業(yè)外信息使用的第一個(gè)例子是稅務(wù)機(jī)關(guān)。從一個(gè)企業(yè)記錄的財(cái)務(wù)信息中，稅務(wù)機(jī)關(guān)將能夠評(píng)估和說(shuō)明該公司應(yīng)繳納的稅額。第二個(gè)例子是財(cái)務(wù)分析和潛在投資者。從各種財(cái)務(wù)報(bào)表中獲得的財(cái)務(wù)信息用于分析實(shí)體企業(yè)的業(yè)績(jī)。SAP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)績(jī)效的分析非常有用，尤其是當(dāng)實(shí)體表現(xiàn)良好時(shí)。根據(jù)財(cái)務(wù)分析師的觀點(diǎn)來(lái)分析企業(yè)的現(xiàn)況，也向投資者提供了關(guān)于公司前景和生存能力的充分信息。在這種情況下，可能會(huì)幫助投資者做出明智的投資決策。第三個(gè)例子是銀行和其他貸款人。銀行或貸款機(jī)構(gòu)通常需要財(cái)務(wù)信息以及實(shí)體的信用評(píng)級(jí)信息，以便向公司提供信貸。一般來(lái)說(shuō)企業(yè)都需要負(fù)債形式的信貸，以便能夠滿足企業(yè)現(xiàn)有資產(chǎn)無(wú)法滿足的其他特定需求。然而，獲得此類信貸服務(wù)或貸款需要較高的信用評(píng)級(jí)或價(jià)值。

以上對(duì)SAP系統(tǒng)進(jìn)行了評(píng)估和討論，并將其應(yīng)用于企業(yè)的財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)目的。本文闡述了SAP系統(tǒng)是實(shí)體企業(yè)用來(lái)記錄財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)事務(wù)的軟件。許多模塊在SAP系統(tǒng)中都是不可缺少的，這些模塊包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、控制、物料管理以及銷售和分銷模塊。從討論中可以看出，在不同的使用模塊中，均由不同的工作人員負(fù)責(zé)在SAP系統(tǒng)中輸入數(shù)據(jù)和信息。同時(shí)還對(duì)銀行或外部機(jī)構(gòu)貸款的概念、使用情況和銀行外部信息進(jìn)行了討論。在許多企業(yè)中SAP系統(tǒng)已經(jīng)成為會(huì)計(jì)框架內(nèi)必不可少的軟件。