信息化角度下高校教學(xué)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

鄭琳

[摘 要] 在信息化時(shí)代，高校教學(xué)檔案管理方式面臨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的艱巨命題，只有走向數(shù)字化管理、數(shù)字化服務(wù)、數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路才能適應(yīng)高等教育供給側(cè)改革步伐。信息化角度下高校教學(xué)檔案管理方式轉(zhuǎn)變的必要性體現(xiàn)為：高等教育供給側(cè)結(jié)構(gòu)改革迫切需要檔案管理創(chuàng)新、信息化向教學(xué)檔案管理的保值增值提出了更高要求、我國(guó)社會(huì)治理能力的現(xiàn)代化內(nèi)在要求教學(xué)檔案管理創(chuàng)新。信息化角度下高校教學(xué)檔案管理方式轉(zhuǎn)變呈現(xiàn)出紙質(zhì)檔案的電子化、從“重管理”到“重服務(wù)”、檔案服務(wù)方式的智能化等趨勢(shì)。信息化角度下高校教學(xué)檔案管理方式轉(zhuǎn)變應(yīng)當(dāng)重視塑造具備復(fù)合型知識(shí)素質(zhì)結(jié)構(gòu)的檔案管理人才、加強(qiáng)檔案管理信息化的制度建設(shè)、建設(shè)面向協(xié)同創(chuàng)新聯(lián)盟的數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)等。

[關(guān)鍵詞] 信息化 高校教學(xué) 檔案管理方式 檔案管理創(chuàng)新 數(shù)字校園

中圖分類號(hào)：D035 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在高等教育領(lǐng)域，包括教學(xué)檔案在內(nèi)的“檔案管理”工作為國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、教育發(fā)展、文化交流等工作提供了翔實(shí)的文獻(xiàn)資料。一方面，教學(xué)檔案可以為特定教學(xué)管理政策的制定與決策提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支持與歷史借鑒，另一方面，隨著高校教學(xué)檔案收集及積累，可以形成寶貴的文化遺產(chǎn)，對(duì)提升我國(guó)高等教育領(lǐng)域的人文發(fā)展指數(shù)及提高人文GDP、人文素養(yǎng)等具有重要的歷史貢獻(xiàn)。對(duì)于信息社會(huì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的高等教育而言，“教學(xué)檔案管理”的現(xiàn)代化很大程度上決定了高等教育的現(xiàn)代化，因?yàn)榻虒W(xué)檔案本身承載的知識(shí)價(jià)值只有在現(xiàn)代化的條件下才能最大化。在信息化時(shí)代，高校教學(xué)檔案管理方式面臨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的艱巨命題，只有走向數(shù)字化管理、數(shù)字化服務(wù)、數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路才能適應(yīng)高等教育供給側(cè)改革步伐。

一、信息化角度下高校教學(xué)檔案管理方式轉(zhuǎn)變的必要性

從人類社會(huì)進(jìn)入工業(yè)文明以來，以現(xiàn)代管理學(xué)的創(chuàng)設(shè)為基本起點(diǎn)，檔案管理工作進(jìn)入到了一個(gè)全新的發(fā)展階段。相比較傳統(tǒng)的檔案管理方式方法，“檔案管理的現(xiàn)代化”主要是指向檔案管理的“系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化”[1]，其總的管理目標(biāo)是確保檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代工作節(jié)奏需求。以下幾個(gè)因素促使我國(guó)高校教學(xué)檔案管理必須加速走向現(xiàn)代化：

（一）高等教育供給側(cè)結(jié)構(gòu)改革迫切需要檔案管理創(chuàng)新

從20世紀(jì)中后期以來，人類的信息化發(fā)展進(jìn)入到了一個(gè)逐步成熟的時(shí)期，信息化、數(shù)字化、后工業(yè)化等集體推動(dòng)了“后現(xiàn)代化”進(jìn)程。我們高等教育當(dāng)前面臨的最主要的外部教育環(huán)境之一即“工業(yè)4.0”[2]，其典型特點(diǎn)是信息化、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等越來越對(duì)實(shí)體經(jīng)濟(jì)發(fā)揮推動(dòng)作用，這是我們高等教育供給側(cè)結(jié)構(gòu)改革的重要驅(qū)動(dòng)力之一。簡(jiǎn)而言之，高等教育供給側(cè)結(jié)構(gòu)改革是一種注重從高等教育的內(nèi)部結(jié)構(gòu)優(yōu)化、以質(zhì)量提升為核心、以內(nèi)涵式發(fā)展為方向的改革路徑，這就要求我們的教學(xué)檔案管理必須回歸到“質(zhì)量”“效益”路徑上來。

（二）信息化向教學(xué)檔案管理的保值增值提出了更高要求

作為高等教育領(lǐng)域教學(xué)知識(shí)、管理知識(shí)、科研知識(shí)的一種物質(zhì)載體，“教學(xué)檔案”本身是價(jià)值的高度集成，這種價(jià)值只有在流動(dòng)、共享、分享中才能實(shí)現(xiàn)價(jià)值的最大化。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，已經(jīng)難以適應(yīng)高節(jié)奏、快節(jié)奏、高頻率的檔案借閱和研究步伐，只有借助于現(xiàn)代信息化、數(shù)字化手段才能最大限度地實(shí)現(xiàn)這些檔案的保值增值。

（三）我國(guó)社會(huì)治理能力的現(xiàn)代化內(nèi)在要求教學(xué)檔案管理創(chuàng)新

在我國(guó)宏觀的社會(huì)治理格局中，“政府—大學(xué)—企業(yè)”是最主要的幾個(gè)治理主體和創(chuàng)新主體，因此要想實(shí)現(xiàn)我國(guó)社會(huì)治理能力和治理體系的現(xiàn)代化，必須補(bǔ)齊這種“產(chǎn)學(xué)研”[3]一體化格局中的各種技術(shù)短板，實(shí)現(xiàn)人才、信息、知識(shí)、資金、資源等稀缺要素在分布式協(xié)同網(wǎng)絡(luò)中的自由流動(dòng)。對(duì)于大學(xué)而言，教學(xué)檔案是一種重要的無形資產(chǎn)，也是影響人才培養(yǎng)質(zhì)量、培養(yǎng)效率的重要因素，只有借助于一定的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效流轉(zhuǎn)管理，才能適應(yīng)我國(guó)治理能力現(xiàn)代化的進(jìn)程。

二、信息化角度下高校教學(xué)檔案管理方式轉(zhuǎn)變的幾個(gè)趨勢(shì)

與我國(guó)高等教育變革趨勢(shì)基本相符，在信息化的背景下高校教學(xué)檔案管理方式呈現(xiàn)出這樣幾個(gè)顯著的發(fā)展趨勢(shì)：

（一）紙質(zhì)檔案的電子化

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案在保存、管理理念上受“重藏輕用”慣性思維和特定歷史時(shí)期技術(shù)手段較為落后等因素影響，不重視檔案全生命周期管理服務(wù)的“電子化”。近幾十年來，隨著電子掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)數(shù)字技術(shù)等的發(fā)展，信息化時(shí)代高校教學(xué)檔案的管理呈現(xiàn)出越來越明顯的“紙質(zhì)檔案電子化”的趨勢(shì)。對(duì)這一趨勢(shì)主要可以從兩個(gè)方面理解：其一，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案如教案、案例書等被轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)形態(tài)，從而可以更方便使用者查閱；其二，越來越多的教學(xué)檔案從一開始產(chǎn)生就被賦予了“電子化”的形態(tài)，如PPT、微課等。

（二）從“重管理”到“重服務(wù)”

在當(dāng)前高等教育領(lǐng)域，信息化浪潮下的檔案管理呈現(xiàn)出的另一個(gè)顯著特點(diǎn)就是管理者越來越重視檔案的價(jià)值創(chuàng)造、價(jià)值服務(wù)、知識(shí)增值服務(wù)，從“管理型”逐步到了“服務(wù)型”。這突出地表現(xiàn)在各類教學(xué)檔案在生成電子數(shù)據(jù)后及時(shí)公開、主動(dòng)公開，主動(dòng)向各類科研院所或?qū)W生開放，檔案管理者們不再被定義為是一種被動(dòng)服務(wù)者，而是一種主動(dòng)服務(wù)者，以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案價(jià)值流動(dòng)的目的。

（三）檔案服務(wù)方式的智能化

大概從20世紀(jì)70年代末期開始，我國(guó)檔案管理界開始引入計(jì)算機(jī)嘗試管理檔案，最初的檔案管理在借助于計(jì)算機(jī)方面主要表現(xiàn)為機(jī)械的目錄檢索、簡(jiǎn)單的圖表信息生成等。近幾年來，高等教育領(lǐng)域檔案的服務(wù)開始逐步引入了人工智能分析、大數(shù)據(jù)分析等先進(jìn)的智能化管理手段，人們?cè)陂_發(fā)利用教學(xué)檔案方面可以更為個(gè)性化、差異化、動(dòng)態(tài)化、即時(shí)性地精準(zhǔn)查閱到特定的檔案，從而極大地提高了檔案利用的水平。

三、信息化角度下高校教學(xué)檔案管理方式轉(zhuǎn)變的支撐策略建議

概而言之，“教學(xué)檔案”泛指高校教學(xué)過程中直接、間接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。信息化時(shí)代，為了順應(yīng)檔案管理的智能化趨勢(shì)，以下幾點(diǎn)策略值得重視：

（一）要塑造具備復(fù)合型知識(shí)素質(zhì)結(jié)構(gòu)的檔案管理人才

與我們所處的社會(huì)相適應(yīng)，精細(xì)化的社會(huì)分工造就了精細(xì)化的檔案知識(shí)，因此在當(dāng)前高校教學(xué)檔案的管理提升過程中，對(duì)于檔案管理人才而言必須具備復(fù)合型的知識(shí)結(jié)構(gòu)，例如，他既要精通一般性的檔案管理知識(shí)，又要具備特定知識(shí)領(lǐng)域（如法學(xué)領(lǐng)域、政治學(xué)領(lǐng)域、海洋環(huán)境領(lǐng)域等）的基本知識(shí)面，只有這樣才能更為精準(zhǔn)掌握教學(xué)檔案的要義，在給受眾提供檔案服務(wù)方面才能更為得心應(yīng)手。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化的制度建設(shè)

信息化時(shí)代教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)性提升是一個(gè)涉及多個(gè)學(xué)科知識(shí)聯(lián)通、協(xié)同創(chuàng)新的過程。從知識(shí)管理的角度來看，教學(xué)檔案作為一種知識(shí)體系，其流動(dòng)效率高與低，取決于制度建設(shè)、技術(shù)水平、審批周期等多個(gè)變量。因此，為了實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，走向“制度管檔案”是必由之路。對(duì)此，高等院校應(yīng)當(dāng)圍繞著各自的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展愿景，出臺(tái)專門面向教學(xué)檔案生產(chǎn)、流通、涉密審查、存檔、銷毀、借閱、共享乃至知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)化等方面的制度，系統(tǒng)性地解決教學(xué)檔案管理中的各類漏洞，為教學(xué)檔案價(jià)值的最大化提供制度依據(jù)。

（三）建設(shè)面向協(xié)同創(chuàng)新聯(lián)盟的數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)

在我國(guó)高等院校發(fā)展歷程中，無論是“C9”聯(lián)盟還是基于戰(zhàn)略合作協(xié)議產(chǎn)生的各類大學(xué)聯(lián)盟（如美國(guó)的常春藤聯(lián)盟），都是基于特定的創(chuàng)新主題結(jié)成的分布式協(xié)同創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)。在信息化時(shí)代，對(duì)于教學(xué)檔案的管理創(chuàng)新、現(xiàn)代化而言，大的趨勢(shì)就是基于共享經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，對(duì)于這一趨勢(shì)可以先從區(qū)域性的分布式協(xié)同創(chuàng)新入手開始實(shí)施。例如，在聯(lián)盟院校內(nèi)部之間實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的資料共享，這樣一方面可以降低教學(xué)創(chuàng)新的交易成本，另一方面可以加速教學(xué)知識(shí)的流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案社會(huì)價(jià)值的最大化。

參考文獻(xiàn)：

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[3]劉獻(xiàn)君.我國(guó)高等教育發(fā)展的主導(dǎo)思想及面臨的主要矛盾[J].高等教育研究，2017（1）：1.