ERP系統(tǒng)助力企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控管理應(yīng)用的研究

李玲

[摘 要] 企業(yè)內(nèi)控管理工作包含企業(yè)的財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等各方面的管理工作。提升企業(yè)內(nèi)控管理工作效率，意味著企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用科學(xué)的方式與工具實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等方面的高效管理。通過(guò)完善的流程以及監(jiān)管措施，規(guī)避企業(yè)內(nèi)部管理工作的安全漏洞，降低風(fēng)險(xiǎn)。ER P系統(tǒng)是現(xiàn)代化企業(yè)辦公的高效管理系統(tǒng)，當(dāng)下我國(guó)多數(shù)大中型企業(yè)應(yīng)用ER P系統(tǒng)開(kāi)展相關(guān)的管理工作，從效率上看，在企業(yè)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息獲取、共享以及分析處理方面，在崗位工作流程、協(xié)作以及處理速度方面，具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)。但是，基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下ER P系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)化，其在技術(shù)層面、監(jiān)管體系以及未來(lái)的發(fā)展方向方面，仍然存在著不足之處，是未來(lái)企業(yè)應(yīng)用ER P系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)控管理面臨的難題。

[關(guān)鍵詞] ERP系統(tǒng) 企業(yè) 內(nèi)控管理

中圖分類(lèi)號(hào)：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

鑒于企業(yè)內(nèi)控管理的價(jià)值意義，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用是企業(yè)內(nèi)控管理的一項(xiàng)措施，也是現(xiàn)代化辦公趨勢(shì)下企業(yè)優(yōu)化管理的必然選擇。針對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、財(cái)務(wù)以及其他方面的管理需求，發(fā)掘ERP系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，將其充分和企業(yè)內(nèi)部管理工作結(jié)合在一起，協(xié)助企業(yè)梳理各個(gè)部門(mén)、崗位的工作[1]。同時(shí)，正視ERP系統(tǒng)不利于企業(yè)科學(xué)管理的一面，采取對(duì)癥的策略解決問(wèn)題，進(jìn)一步優(yōu)化ERP系統(tǒng)，使其能夠幫助企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈、變化日益加速的國(guó)內(nèi)市場(chǎng)、國(guó)際市場(chǎng)中立足。

一、ERP系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)控管理的優(yōu)點(diǎn)分析

（一）信息數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)

基于ERP系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，在信息數(shù)據(jù)的獲取、共享以及分析方面效率極高。對(duì)于企業(yè)而言，現(xiàn)代化辦公趨勢(shì)下，效率的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在技術(shù)、數(shù)據(jù)、信息、資源等各方面，ERP系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)控管理中的信息數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在：ERP系統(tǒng)中，根據(jù)企業(yè)不同部門(mén)、不同崗位設(shè)置級(jí)別以及授予相應(yīng)的權(quán)限，各崗位的工作人員根據(jù)工作內(nèi)容以及要求在ERP系統(tǒng)授予的權(quán)限范圍內(nèi)能夠快速獲取相關(guān)的信息，并進(jìn)行相關(guān)操作與處理，以線上、線下結(jié)合的方式能夠提高信息獲取的速度以及信息整合和處理的效率。以采購(gòu)部的采購(gòu)工作為例，采購(gòu)部工作人員根據(jù)采購(gòu)需求在ERP系統(tǒng)中提交采購(gòu)單，采購(gòu)部主管、財(cái)務(wù)部以及其他監(jiān)管部門(mén)能夠在ERP系統(tǒng)內(nèi)部獲取采購(gòu)單，同采購(gòu)提交人員進(jìn)行線下溝通后，采取線上協(xié)作處理采購(gòu)需求，可以提高采購(gòu)效率以及部門(mén)協(xié)作效率。除此之外，財(cái)務(wù)部門(mén)在日、周、月、季以及年為周期的財(cái)務(wù)報(bào)表制作過(guò)程中，可以快速通過(guò)ERP系統(tǒng)獲取對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，做好備份以及后期的查賬工作，避免出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的遺失以及其他方面的問(wèn)題[2]。

（二）提高企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的工作效率，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作

傳統(tǒng)辦公形式下，企業(yè)各部門(mén)的工作獨(dú)立性較高，協(xié)作性差、耗時(shí)久且效率低。應(yīng)用ERP系統(tǒng)的現(xiàn)代化企業(yè)，各部門(mén)工作的開(kāi)展圍繞部門(mén)的業(yè)務(wù)，將涉及業(yè)務(wù)的各個(gè)部門(mén)集結(jié)起來(lái)，確保業(yè)務(wù)的穩(wěn)定進(jìn)行。以企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)為例，提交業(yè)務(wù)需求時(shí)，需要將涉及業(yè)務(wù)需求審批程序的各個(gè)部門(mén)以ERP流程連接起來(lái)，通過(guò)層層遞進(jìn)的方式逐步推進(jìn)業(yè)務(wù)需求的審批工作，如財(cái)務(wù)部的預(yù)算、支出審核、法務(wù)部的法律風(fēng)險(xiǎn)審核等，與傳統(tǒng)線下協(xié)作相比，效率更高，降低時(shí)間消耗，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的高效協(xié)作。

二、企業(yè)內(nèi)控管理中ERP系統(tǒng)應(yīng)用運(yùn)用實(shí)際情況

從上文的分析可見(jiàn)，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用可以解決企業(yè)內(nèi)控管理工作中的大部分問(wèn)題，可以為企業(yè)提供高效的ERP系統(tǒng)內(nèi)控管理體系。但是，其也有各種不足之處。

（一）技術(shù)方面

對(duì)于企業(yè)而言，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)主要集中于功能的便捷性方面。但是，在企業(yè)引入ERP系統(tǒng)之后，其必然涉及企業(yè)各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)工作，其中包含著企業(yè)的核心業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等關(guān)鍵性部門(mén)，與這些關(guān)鍵性部門(mén)有關(guān)的信息與數(shù)據(jù)皆屬于企業(yè)機(jī)密。因此，除了ERP系統(tǒng)的功能便捷性與穩(wěn)定性之外，還需要確保系統(tǒng)的安全性。但是，現(xiàn)階段有關(guān)企業(yè)信息的安全事故頻發(fā)，不法分子利用違規(guī)技術(shù)盜取商業(yè)機(jī)密，企業(yè)自身系統(tǒng)安全存在較多漏洞，機(jī)密信息泄露等問(wèn)題越來(lái)越多，給企業(yè)造成了嚴(yán)重的損失。這是當(dāng)下企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用存在的技術(shù)問(wèn)題之一。除此之外，技術(shù)人員的缺失、現(xiàn)存技術(shù)人員能力不足也是企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)行存在的問(wèn)題。具體來(lái)講，企業(yè)的ERP系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中需要確保穩(wěn)定高效的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，針對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的維護(hù)工作，以確保bug的及時(shí)修復(fù)、系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。但是，部分中小型企業(yè)僅引入了ERP系統(tǒng)，沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的技術(shù)部門(mén)，系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)無(wú)法有效解決。

（二）監(jiān)管體系

ERP系統(tǒng)的運(yùn)行和管理需要有一套完善的制度，需要涉及管理與監(jiān)督兩方面，以確保ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)控管理工作中的有效運(yùn)行。根據(jù)對(duì)部分中小型企業(yè)以及少數(shù)大型企業(yè)的ERP系統(tǒng)監(jiān)管機(jī)制調(diào)查發(fā)現(xiàn)，企業(yè)內(nèi)部缺乏ERP監(jiān)管機(jī)制，監(jiān)管措施不力[3]。具體表現(xiàn)在：工作人員操作ERP系統(tǒng)出現(xiàn)故障問(wèn)題時(shí)，如流程順序錯(cuò)誤、業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等，沒(méi)有監(jiān)管機(jī)制的引導(dǎo)，企業(yè)內(nèi)部也未采取相應(yīng)的監(jiān)管措施，對(duì)于ERP系統(tǒng)技術(shù)團(tuán)隊(duì)以及操作人員而言，極其影響工作的效率。

三、未來(lái)ERP系統(tǒng)優(yōu)化策略

（一）完善ERP系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)控管理體系

第一，以企業(yè)為中心，圍繞企業(yè)的各部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)、崗位職責(zé)等方面制定完善的明確的企業(yè)的內(nèi)控管理制度，逐步優(yōu)化ERP系統(tǒng)各項(xiàng)功能，確保ERP系統(tǒng)能夠與企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作相吻合，從而切實(shí)把控企業(yè)的內(nèi)控管理。如企業(yè)需要逐步完善與ERP系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)的崗位職責(zé)制度、操作標(biāo)準(zhǔn)、流轉(zhuǎn)流程等，同時(shí)，要求相關(guān)的工作人員按照制度以及規(guī)范操作，保證ERP系統(tǒng)與相關(guān)工作的吻合，從而讓全體員工適應(yīng)ERP系統(tǒng)，在企業(yè)范圍內(nèi)全面普及該系統(tǒng)。

第二，企業(yè)需要根據(jù)部門(mén)需求以及企業(yè)發(fā)展需求，做好技術(shù)創(chuàng)新工作，搭建技術(shù)團(tuán)隊(duì)，針對(duì)ERP系統(tǒng)的功能和安全兩方面進(jìn)行合理的分配建設(shè)。同時(shí)，技術(shù)部門(mén)需要制定合理的ERP系統(tǒng)的定期維護(hù)計(jì)劃，專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)，避免ERP系統(tǒng)出現(xiàn)大規(guī)模的崩潰，影響企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。除此之外，技術(shù)團(tuán)隊(duì)在ERP系統(tǒng)角色授權(quán)方面，需要在前期和各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)做好溝通，明確部門(mén)各個(gè)員工的崗位職責(zé)、員工等級(jí)，從而設(shè)定角色、授予合理范圍的權(quán)限，避免出現(xiàn)流程混亂的問(wèn)題。

第三，提高企業(yè)員工的職業(yè)性與專(zhuān)業(yè)性，能夠最大限度地確保企業(yè)內(nèi)控管理工作的合理推進(jìn)。因此，為了提高ERP系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)控管理參與度，企業(yè)需要針對(duì)員工做好相應(yīng)的ERP系統(tǒng)培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)的靈活應(yīng)用，使其與企業(yè)的內(nèi)控管理工作有效結(jié)合。

（二）完善并落實(shí)監(jiān)管機(jī)制

完善基于ERP系統(tǒng)的監(jiān)管機(jī)制，通過(guò)ERP系統(tǒng)的監(jiān)督角色與功能設(shè)置，合理安排監(jiān)管人員，對(duì)企業(yè)所有部門(mén)，尤其是關(guān)鍵性的業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)等核心部門(mén)的所有工作進(jìn)行全面的監(jiān)督，切實(shí)利用ERP系統(tǒng)落實(shí)崗位責(zé)任制，從而確保監(jiān)管體系的全面性、有效性[4]。除此之外，針對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)的監(jiān)督工作，ERP系統(tǒng)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)需要不斷優(yōu)化系統(tǒng)的功能，擴(kuò)大監(jiān)督與管理職能涉及的范圍，如對(duì)企業(yè)資金流動(dòng)、財(cái)務(wù)收支、預(yù)算、業(yè)務(wù)活動(dòng)的監(jiān)督；如針對(duì)財(cái)務(wù)往期的數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行業(yè)務(wù)分析以及反饋；通過(guò)功能的優(yōu)化與制度的參與，提高對(duì)企業(yè)內(nèi)控管理的力度，同時(shí)精準(zhǔn)定位不合理、不完善之處，從而優(yōu)化后期的業(yè)務(wù)工作。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，企業(yè)利用ERP系統(tǒng)開(kāi)展內(nèi)控管理工作，是當(dāng)下的一項(xiàng)重要措施。從整體上看，ERP系統(tǒng)是符合企業(yè)的長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)發(fā)展戰(zhàn)略的。不論是大型企業(yè)，還是中小型企業(yè)，通過(guò)ERP系統(tǒng)是可以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化內(nèi)控管理目標(biāo)的。但是，針對(duì)ERP系統(tǒng)技術(shù)、體系以及監(jiān)管機(jī)制等方面的不足，各個(gè)企業(yè)需要根據(jù)自身企業(yè)定位、發(fā)展需求、部門(mén)分布以及崗位職責(zé)等方面采取相應(yīng)措施，創(chuàng)新立足于自身的ERP系統(tǒng)內(nèi)控管理體系

參考文獻(xiàn)：

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