核地質(zhì)檔案信息服務(wù)的實踐研究與創(chuàng)新探析

胡慧

[摘 要] 文章運用大量工作實例，通過信息服務(wù)對象、信息服務(wù)提供者、信息服務(wù)內(nèi)容等角度分析核地質(zhì)檔案信息服務(wù)的工作實踐，探討核地質(zhì)檔案信息服務(wù)的公共和共享的發(fā)展趨勢，進一步探究核地質(zhì)檔案信息服務(wù)的新模式。

[關(guān)鍵詞] 核地質(zhì)；檔案；信息服務(wù)

中圖分類號：F5 文獻標(biāo)識碼：A

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以計算機多媒體為標(biāo)志的現(xiàn)代化信息技術(shù)手段正逐步應(yīng)用于地質(zhì)檔案信息管理與服務(wù)，并深刻地影響和改變著基層核地質(zhì)大隊的檔案信息服務(wù)情況。核地質(zhì)檔案信息服務(wù)的數(shù)字化、規(guī)范化、程序化水平對基層檔案室更好地滿足用戶需求，充分發(fā)揮檔案的信息價值，促進核地質(zhì)大隊地質(zhì)主業(yè)又好又快的發(fā)展有著重大而深遠(yuǎn)的意義。

一、核地質(zhì)檔案信息服務(wù)模式的內(nèi)涵

檔案信息服務(wù)從廣義上講，指的是檔案信息機構(gòu)整個的業(yè)務(wù)工作，即所有為了促進檔案信息流通，加快檔案信息傳播，提高檔案信息利用率，便于利用者獲取檔案信息所進行的各項活動[1]。狹義上講，是指檔案館（室）工作人員根據(jù)利用者的檔案信息需求，組織利用者獲取和利用檔案信息的工作。筆者所說的檔案信息服務(wù)主要指的是后者，是檔案部門為了最大限度地發(fā)揮檔案信息的社會效益、經(jīng)濟效益，在服務(wù)理念支配下，通過健全的制度、合理的程序、特定機構(gòu)，將檔案信息通過各種方式提供給利用者使用，并為社會大眾創(chuàng)造良好的檔案信息利用氛圍、環(huán)境，以發(fā)揮檔案作為人類活動記錄的作用，提高社會整體的檔案信息服務(wù)水平，并通過檔案信息服務(wù)工作的成功開展帶動檔案工作其他環(huán)節(jié)的發(fā)展，提高檔案事業(yè)的社會地位[2]。

核地質(zhì)檔案信息服務(wù)的內(nèi)容包括信息服務(wù)對象、信息服務(wù)提供者、信息服務(wù)內(nèi)容、信息服務(wù)方式、信息技術(shù)、服務(wù)管理與政策、信息服務(wù)質(zhì)量7個要素。主要是指核地質(zhì)檔案館（室）轉(zhuǎn)變被動服務(wù)理念，按照一定的制度和程序，采用先進的信息技術(shù)和信息系統(tǒng)，通過提供直接的核地質(zhì)成果、原始和實物檔案資料，核地質(zhì)檔案信息檢索，核地質(zhì)檔案信息編纂加工，核地質(zhì)檔案信息參考咨詢等手段滿足用戶需要的服務(wù)，從而提高核地質(zhì)檔案資料的利用水平，充分發(fā)揮核地質(zhì)檔案的信息價值，保證地質(zhì)項目順利進行。

一般而言，核地質(zhì)檔案信息服務(wù)方式與科技檔案的服務(wù)方式一樣，主要有閱覽、出借、復(fù)制（掃描、下載）供應(yīng)、信息交流、咨詢服務(wù)這幾個方面[3]。放射性實物地質(zhì)資料的利用方式還有參觀、觀察、取樣與測試，館藏機構(gòu)要提供相應(yīng)的實物搬運設(shè)備，以及切片機、巖心鉆柱機、巖心剖切機等觀察取樣設(shè)備，以便用戶方便快捷的利用[4]。

二、核地質(zhì)檔案信息服務(wù)的實踐——以核地質(zhì)大隊為例

筆者所在的核地質(zhì)大隊的檔案室是管理地質(zhì)、基建、文書、人事、財務(wù)檔案的綜合性檔案室，核地質(zhì)檔案資料無論在數(shù)量還是日常利用方面都占了很大的比重。建隊以來，檔案室積累了2萬多份的鈾礦地質(zhì)檔案資料，包括鈾礦區(qū)域地質(zhì)調(diào)查、鈾礦地質(zhì)科學(xué)研究、地質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，內(nèi)容橫跨湖南、河南、廣西的多個市縣地區(qū)，既有礦床、礦化點、異常點成果報告及其附圖附件，也有野外填圖、鉆孔編錄等原始資料，還有6000多張航片資料，以及購買、接收的不同比例尺的地質(zhì)圖、礦產(chǎn)圖、地形圖等。地質(zhì)主業(yè)恢復(fù)以后，按照電子文件和紙質(zhì)文件并行保管的“雙軌制”管理要求，大隊每年歸檔一定數(shù)量的核地質(zhì)電子檔案，新的信息存儲介質(zhì)和信息組織方式給傳統(tǒng)的核地質(zhì)檔案信息服務(wù)模式帶來了沖擊和挑戰(zhàn)。

（一）服務(wù)理念

核地勘單位的檔案室作為核地質(zhì)檔案信息的提供者，服務(wù)對象主要是本單位領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員，在服務(wù)理念方面基本上還處于單向交流狀態(tài)，管理方式和利用范圍還停留在比較封閉的階段。目前，大隊檔案室工作人員正逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動服務(wù)理念，根據(jù)單位地質(zhì)項目的發(fā)展需求，積極主動地編研核地質(zhì)檔案信息，提供深層次的信息服務(wù)。建立了新的核地質(zhì)檔案信息利用制度、編研制度，注重利用者的反饋和利用效果，轉(zhuǎn)變“看堆守攤”的思想，及時與用戶溝通，形成全新的檔案信息服務(wù)理念。

（二）信息技術(shù)

隨著國務(wù)院頒布《地質(zhì)資料管理條例》、國土資源部下發(fā)一系列開展地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫和地質(zhì)資料數(shù)字化的文件，各地方地質(zhì)行政管理部門都制定了相應(yīng)的實施細(xì)則，核地勘單位對核地質(zhì)檔案信息的重視程度也進一步提高。近幾年，湖南省核工業(yè)地質(zhì)局為檔案館及下屬地質(zhì)大隊檔案室提供了數(shù)字資源信息服務(wù)的技術(shù)支持，建立了核地質(zhì)檔案信息數(shù)據(jù)庫，將中南地區(qū)核地勘單位的成果、原始、實物地質(zhì)檔案信息收錄其中。該應(yīng)用系統(tǒng)平臺涵蓋信息采集、信息管理、信息服務(wù)等功能，實現(xiàn)了放射性地質(zhì)資料的資源整合和共享，提高了查準(zhǔn)率和查全率，并進一步提高了核地質(zhì)檔案信息服務(wù)的工作效率和水平，滿足了技術(shù)人員快速獲得資料的需求。湖南省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館作為中南地區(qū)放射性地質(zhì)資料委托保管單位，將在未來幾年向下屬核地質(zhì)大隊的檔案室推廣基于標(biāo)準(zhǔn)的Web服務(wù)技術(shù)和互操作技術(shù)，對紙介質(zhì)的核地質(zhì)老檔案通過批量的格式轉(zhuǎn)換實現(xiàn)數(shù)字化加工與管理，提供信息動態(tài)發(fā)布和全文檢索功能，快速獲取和采集網(wǎng)上資源，對核地質(zhì)檔案信息實現(xiàn)統(tǒng)一的Web查詢，大規(guī)模提高核地質(zhì)檔案信息的服務(wù)水平。

（三）信息服務(wù)方式

1.核地質(zhì)檔案信息編研

新一輪找鈾興起后，核地質(zhì)檔案信息資源的價值再次引起重視。針對新技術(shù)人員對本單位核地質(zhì)檔案信息利用需求急切但又不甚了解的情況，筆者單位于2010年編制了《科技檔案資料分類與收藏介紹》，將庫藏資料分為綜合報告類、地質(zhì)找礦勘察成果類、科研報告類、普通圖紙資料類、聲像資料類和其他類，清楚直觀地展示了核檔案資料的類目，讓來訪的用戶對庫藏有一個輪廓式的了解，方便查找和利用。另外，在單位搶抓礦權(quán)的政策背景下，檔案室將過去接收的一批老檔案進行編研，形成鈾礦地質(zhì)礦點、礦化點、異常點排列登記資料，開展有效的礦權(quán)經(jīng)營提供了寶貴的信息，節(jié)約了大量的生產(chǎn)成本。

2.核地質(zhì)檔案信息檢索

根據(jù)自然資源部《地質(zhì)資料檔案著錄細(xì)則》，結(jié)合局檔案館下發(fā)的地質(zhì)檔案管理軟件，建立放射性成果和原始地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫。利用該檢索系統(tǒng)，檔案人員可以根據(jù)用戶要求，輸入資料名稱、礦種、勘查程度、編著等關(guān)鍵詞，就可以從數(shù)據(jù)庫中檢索出有關(guān)的核地質(zhì)檔案信息。同時，檔案室在舊的索引目錄基礎(chǔ)上編制新的索引目錄，分別按地區(qū)和時間對目錄重新分類，各打印成冊。在嚴(yán)格遵守保密條款的基礎(chǔ)上，主動提供給地質(zhì)部門的資料人員，在統(tǒng)一的web查詢技術(shù)還未推廣的條件下，方便用戶以最快的速度查找所需的核地質(zhì)檔案資料。

3.提供核地質(zhì)檔案信息咨詢。

統(tǒng)計核地質(zhì)檔案資料的利用情況，了解不同用戶的利用特點和需求，熟悉單位年度項目計劃、工作安排表，對每個地質(zhì)項目的資料收集、整理以及利用需求做到心中有數(shù)等，使項目人員前來咨詢時能準(zhǔn)確地提供其所要的核地質(zhì)檔案信息。

三、核地質(zhì)大隊檔案信息服務(wù)的發(fā)展與創(chuàng)新

（一）利用計算及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，核地質(zhì)大隊的檔案信息服務(wù)走向共享化和公共化[5]

2002年國務(wù)院關(guān)于頒布了《地質(zhì)資料管理條例》，檔案資源信息的社會化服務(wù)及信息資源的共享開始運行。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行信息資源高度共享就成為核地質(zhì)檔案信息資源社會化服務(wù)建設(shè)的重點。對于檔案室而言，要通過建立局域網(wǎng)，組織數(shù)字化的信息資源，建立核地質(zhì)檔案的全文和多媒體數(shù)據(jù)庫。實行檔案部門的計算機與科研部門、地質(zhì)項目部門的計算機相連接，在遵守保密條約和尊重知識產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上將部分電子文件共享。這樣一方面檔案人員可以動態(tài)跟蹤地質(zhì)項目或科研項目的進展情況，及時收集核地質(zhì)檔案信息，發(fā)掘潛在的檔案信息需求，做好核地質(zhì)檔案的歸檔匯交的前端控制；另一方面，用戶也可以方便快捷地利用到所需的核地質(zhì)檔案信息，滿足工作的需要，使核地質(zhì)檔案管理的工作向公眾回歸，與單位日常生產(chǎn)息息相關(guān)。

核地質(zhì)檔案信息服務(wù)的共享化，還表現(xiàn)為核地質(zhì)大隊的檔案室和核地質(zhì)檔案館的信息共享。根據(jù)《全國地質(zhì)資料匯交管理辦法》，放射性地質(zhì)資料應(yīng)匯交到委托保管的檔案館?；鶎拥臋n案室由于檔案數(shù)量和經(jīng)費的原因，核地質(zhì)檔案信息服務(wù)的水平還比較低，利用核地質(zhì)檔案信息范圍也相對比較窄。利用OAIS不同互操作模型，建立檔案室之間、檔案室和檔案館之間的互操作模式，能彌補基層檔案室檔案信息與服務(wù)設(shè)備的不足，更好地挖掘核地質(zhì)檔案的知識資源，提高核地質(zhì)檔案信息的利用率[6]。

（二）建立核地質(zhì)檔案信息服務(wù)反饋機制，重視用戶的體驗

雖然核地質(zhì)檔案信息管理平臺及其所需的軟硬件設(shè)備都逐步搭建起來，但目前并沒有獨立的核地質(zhì)檔案信息服務(wù)系統(tǒng)支持，多數(shù)掛靠在檔案管理系統(tǒng)中。

其一，建立核地質(zhì)檔案信息服務(wù)反饋系統(tǒng)，主要的方式有：1.利用情況登記制度，登記用戶利用核地質(zhì)檔案的數(shù)量、范圍、時間、方式及用途，核地質(zhì)檔案在現(xiàn)實工作中發(fā)揮的作用及作用效果；2.用戶座談會制度，在直接交流中獲悉用戶的利用情況，針對性較強；3.用戶意見箱制度，鼓勵用戶提出意見和建議，并積極解決問題。

其二，以問卷調(diào)查的方式，開展核地質(zhì)檔案信息服務(wù)的滿意度測評。用戶滿意度問卷調(diào)查表可以全面直觀地反映用戶對現(xiàn)有服務(wù)水平的評價，很好地體現(xiàn)了檔案人員的日常業(yè)務(wù)工作的質(zhì)與量。可以通過以下四個維度來進行評價：

1.檔案工作人員。服務(wù)態(tài)度是否友好、對館藏核地質(zhì)檔案信息的熟悉程度、對核地質(zhì)專業(yè)了解的程度。

2.核地質(zhì)檔案信息服務(wù)的設(shè)備。計算機、掃描儀、復(fù)印機、打印機、縮微機等是否齊全、檢索工具是否好用、編研資料是否符合現(xiàn)實需要、利用環(huán)境是否干凈整潔、是否有獨立的利用空間。

3.核地質(zhì)檔案信息服務(wù)的效果。用戶從咨詢到獲取信息所花費的時間、獲得的核地質(zhì)檔案信息的有效性與利用程度等。

4.用戶對服務(wù)質(zhì)量的感受。滿意、基本滿意、不滿意等。

四、結(jié)語

以核地質(zhì)大隊檔案室的核地質(zhì)檔案信息服務(wù)實踐為例，可以清楚地看到科技檔案信息服務(wù)現(xiàn)實情況，核地質(zhì)檔案信息服務(wù)最終要打破“埋首故紙堆”的局面，乘著信息技術(shù)的東風(fēng)，走向公共化，實現(xiàn)信息共享，并以用戶為導(dǎo)向，回歸服務(wù)的本質(zhì)。在實踐過程中，還要注意以下幾個方面：

（一）鈾礦作為一種特殊的戰(zhàn)略資源，與國防安全、經(jīng)濟發(fā)展息息相關(guān)。核地質(zhì)檔案信息在實現(xiàn)服務(wù)公開和共享的過程中要注意保密工作不能松懈，電子檔案和現(xiàn)代移動存儲介質(zhì)的普及加重了泄密的危險，要建立完整的保密制度，保證核地質(zhì)檔案信息的安全利用[7]。

（二）加強核地質(zhì)檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的共享性、協(xié)調(diào)性，避免重復(fù)開發(fā)。在推進數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，核地質(zhì)檔案信息管理與服務(wù)要注重各檔案室之間、檔案室和檔案館之間的共同性，不跟風(fēng)盲目投入，減少資金的浪費。

（三）準(zhǔn)確及時地了解用戶的利用需求變化，加強核地質(zhì)檔案信息的編研工作，提高核地質(zhì)檔案信息的服務(wù)水平。

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