有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

檔案管理作為行政管理工作的一部分，為企事業(yè)各項規(guī)章制度的制定提供了參考依據(jù)。本文從提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的重要性出發(fā)，羅列出了其人力資源檔案管理中現(xiàn)存的各種問題，并提出對應的解決措施，希望能為事業(yè)單位人力資源檔案管理貢獻綿薄之力。

一、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的重要性

利于充分發(fā)揮員工潛能。人力資源檔案記錄了員工的成長經(jīng)歷，包括獲獎經(jīng)歷、優(yōu)缺點、培訓經(jīng)歷、擁有的技能等，是一份完整的員工“簡歷”。通過查閱檔案，事業(yè)單位可充分了解員工，并根據(jù)員工的特長來安排工作崗位，這樣一來，可保證員工各展所長，實現(xiàn)自身價值。

利于推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。人才是企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的核心，通過查閱員工檔案，了解員工優(yōu)勢，可實現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置，當人的作用得到充分發(fā)揮，企事業(yè)的正常運轉(zhuǎn)便可實現(xiàn)。同時，事業(yè)單位作為國家相關(guān)部門，人員的優(yōu)化配置在一定程度上減輕了單位工作壓力，節(jié)約了人員開支，對推動其可持續(xù)發(fā)展大有裨益。

二、當前事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在的問題

檔案管理理念陳舊。人力資源檔案記錄了員工過去的工作經(jīng)歷，能全面反映其個性、特點和優(yōu)勢，但在現(xiàn)實生活中，員工檔案千篇一律，各類評價語如出一轍，嚴重影響了人才的選拔和晉升。另外，隨著信息化時代的到來，電子檔案應運而生，很多企事業(yè)單位仍然采用老舊的紙質(zhì)檔案，阻礙了檔案管理工作的進一步發(fā)展。

檔案管理制度不夠完善。檔案管理一般包括鑒定與分類登記、保管、信息更新與維護等幾個步驟，在現(xiàn)實生活中，因很多企事業(yè)單位缺乏專門的檔案管理人員，檔案管理制度不夠完善，導致檔案整理混亂、員工檔案丟失事件頻發(fā)，給單位及員工個人造成很大損失。

檔案管理人員綜合素質(zhì)低下。當前，為滿足企事業(yè)單位檔案管理人員缺失的現(xiàn)狀，很多高校設(shè)置了檔案管理專業(yè)，專門培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。反觀我國企事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，很多單位檔案管理人員不是科班出身，甚至身兼多職，基本職業(yè)素質(zhì)缺乏，更談不上高效化、精細化管理。

檔案管理缺乏先進的技術(shù)手段。當前，信息化空前發(fā)展，人員流動性大大提高，為企事業(yè)單位檔案管理帶來極大挑戰(zhàn)，面對這一挑戰(zhàn)，很多單位屈于現(xiàn)狀，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理辦法，還有些企業(yè)雖然使用了電子檔案，但因為技術(shù)跟不上，仍舊無法正常使用[1]。

三、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的措施

（一）更新檔案管理理念

上文中提到，隨著信息化時代的到來，電子檔案應運而生，但很多企事業(yè)單位仍然采用老舊的紙質(zhì)檔案，阻礙了檔案管理工作進一步發(fā)展。面對當前我國檔案管理中存在的理念陳舊、方式老套問題，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理理念，建立新的檔案管理理念刻不容緩。

摒棄傳統(tǒng)的檔案管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理重結(jié)果輕過程，導致很多員工工作評價模塊如出一轍，并無明顯區(qū)別，這給后續(xù)的職位晉升、評優(yōu)評模造成很大困難。另外，事業(yè)單位檔案管理工作本是閑職，很多員工因為有國家鐵飯碗，又無人監(jiān)督，導致工作態(tài)度消極，工作方式散漫。為此，加大查處力度，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理理念刻不容緩。首先，加強監(jiān)督，對工作態(tài)度消極的員工加大懲處力度;其次，組織相關(guān)人員隨時抽調(diào)人力資源檔案，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并限期整改;最后，加大考核力度，及時幫助員工摒棄舊的、不符合時代發(fā)展的檔案管理理念。

建立新的檔案管理理念。理念來源于實踐，同時也指導實踐的發(fā)展。事實無數(shù)次向我們證明，因循守舊、默守陳規(guī)只能導致失敗。幾年前，《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》下發(fā)，意見針對當前我國檔案管理中存在的一系列問題提出解決措施，要求根據(jù)我國當前的發(fā)展形勢，全方位轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新管理方式。與此同時，網(wǎng)絡上出現(xiàn)的“更新檔案工作思想理念，推動檔案事業(yè)繁榮發(fā)展”的文章也引起大家注意。用創(chuàng)新理念推動治檔事業(yè)發(fā)展，將法治理念當做治檔事業(yè)的基石，把服務理念注入治檔事業(yè)，成為其靈魂，為有方向、有目標、有準備的開展檔案管理工作打下堅實基礎(chǔ)。我們應該相信，有偉大祖國的引領(lǐng)，有強大的管理理念做支撐，建立并推行新的檔案管理理念指日可待。

（二）健全人力資源檔案管理制度

企事業(yè)單位人力資源檔案管理涉及人員配置、工齡工資、轉(zhuǎn)正定級、交辦保險等各個方面，具有動態(tài)性、機密性、流動性等特點，所以管理時必須精細化、科學化。另外，企事業(yè)單位人力資源檔案管理有規(guī)定的流程，任何人必須嚴格按照程序進行。所以，健全人力資源檔案管理制度可采取以下措施：一、檔案收集時應小心謹慎，保證檔案的完整性;二、收集檔案時學會鑒別，保證檔案的真實性;三、檔案收集完成后及時歸類整理，切勿遺漏;四、嚴格執(zhí)行檔案的提取調(diào)用制度，防止檔案丟失;五、及時更新維護檔案信息，緊跟時代發(fā)展步伐。

（三）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

加強檔案管理人員的培訓力度。事業(yè)單位檔案管理人員承擔著檔案管理、檔案信息更新維護等責任，加強其教育培訓，提高其業(yè)務水平，對事業(yè)單位發(fā)展大有益處。故事業(yè)單位可采取如下措施：一、不定期開展關(guān)于檔案管理相關(guān)知識的理論學習，加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高其工作質(zhì)量和業(yè)務水平;二、邀請業(yè)內(nèi)專家來本單位舉辦講座，加強交流;三、加強對檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)的培訓，保證其工作態(tài)度認真、嚴謹，從而保證檔案管理的真實性、科學性[2]。

加大檔案管理人員考核力度。檔案管理制度是我國人事管理制度的一項重要特色，是記載企事業(yè)單位員工工作軌跡的重要依據(jù)。當前，加大企事業(yè)單位人力資源檔案管理，除健全檔案管理制度外，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)也非常必要。首先，事業(yè)單位招聘時可嚴格執(zhí)行招聘條件，招聘高校畢業(yè)的檔案管理專業(yè)的相關(guān)人才;其次，事業(yè)單位須建立完善的獎懲機制，結(jié)合檔案管理人員的實際工作情況劃定獎懲標準;最后，執(zhí)行嚴格的公示制度，對于在工作中玩忽職守，不作為，亂作為的行為進行公示，以警示其他員工。事業(yè)單位不同于其他企業(yè)，加強考核不僅對提升員工工作效率，對提升其為民服務意識，也有很大幫助。

（四）引進國內(nèi)外先進的檔案管理技術(shù)

近年來，信息化高速發(fā)展，人員流動性逐漸增強，推行電子檔案已成為一種趨勢。所謂電子檔案，指打破傳統(tǒng)的檔案管理方式，重新思考檔案管理的理論與方法，充分利用信息化技術(shù)，建立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的大致框架，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。目前，我國電子檔案的技術(shù)還不夠成熟，需要多方面技術(shù)支持。首先，事業(yè)單位可引進國外先進的檔案管理技術(shù)，充分利用數(shù)字化、網(wǎng)絡化手段，建立規(guī)范的、符合標準的、實現(xiàn)資源共享的數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)，從而保證自身人力資源檔案信息能夠快速傳輸、共享，提高其使用價值;其次，事業(yè)單位可加大資金投入，吸引國內(nèi)先進的檔案管理人才。與傳統(tǒng)的檔案管理人員相比，這些人才應充分了解當下形勢，有先進的檔案管理經(jīng)驗，懂得檔案管理的技術(shù)化、標準化手段;最后，事業(yè)單位可自主研發(fā)，建設(shè)檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案館等，通過這些先進的檔案管理網(wǎng)站的建立，進一步提高自身檔案管理水平[3]。

檔案管理不僅對局部事業(yè)單位工作有利，對國家，甚至整個社會也有長遠的、現(xiàn)實的意義。更新檔案管理理念、健全人力資源檔案管理制度、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)、引進國內(nèi)外先進的檔案管理技術(shù)，定能解決我國事業(yè)單位人力資源檔案管理中現(xiàn)存的問題，推動其進一步發(fā)展。

參考文獻

[1]薛翔蕓.探究如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平[J].老字號品牌營銷，2020（07）：117-118.

[2]李春紅.如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平[J].中外企業(yè)家，2019（08）：118.

[3]毛加帥.如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平[J].辦公室業(yè)務，2018（02）：110.

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