事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑探究

張宇峰

摘? 要：經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高度發(fā)展與社會(huì)技術(shù)的進(jìn)步，促進(jìn)了信息技術(shù)的發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，每一個(gè)行業(yè)都發(fā)生了變化。事業(yè)單位在管理過(guò)程中，檔案管理是其重要的組成部分。但是現(xiàn)在的檔案管理還處在傳統(tǒng)管理模式中，工作效率低下，工作人員的結(jié)構(gòu)知識(shí)老化，難以適應(yīng)新型社會(huì)的發(fā)展。在信息化背景下，需要借助信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型，在根本上轉(zhuǎn)變管理模式。所以，事業(yè)單位要做好信息化的建設(shè)，提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；事業(yè)單位；檔案管理；管理模式

引言：

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，實(shí)行檔案管理的信息化已經(jīng)非常有必要。如今事業(yè)單位的內(nèi)部結(jié)構(gòu)不斷改革，其競(jìng)爭(zhēng)壓力也越來(lái)越大，只有做好信息化的建設(shè)，才能提高檔案管理的質(zhì)量，滿足復(fù)雜的市場(chǎng)變化要求。在具體的管理過(guò)程中，事業(yè)單位要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，提高檔案資源的利用率。同時(shí)，管理人員還要認(rèn)識(shí)到管理中的不足，通過(guò)信息技術(shù)彌補(bǔ)傳統(tǒng)人工管理的缺點(diǎn)，提高檔案管理的整體效益。

一、目前事業(yè)單位檔案管理中的不足

檔案管理是事業(yè)單位工作的一個(gè)分支，不過(guò)受傳統(tǒng)思想的影響，在實(shí)際的管理中管理水平低下，管理效益難以提升，影響了單位的發(fā)展。首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，他們認(rèn)為檔案管理是對(duì)各種資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的機(jī)械化整理，與信息技術(shù)無(wú)關(guān)。這種思想導(dǎo)致檔案管理模式落后，管理機(jī)制沒(méi)有及時(shí)更新。在信息技術(shù)的發(fā)展下，檔案管理必須要結(jié)合計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)進(jìn)行管理，但是這些技術(shù)與設(shè)備都需要資金的投入，部分單位因資金緊張放棄了信息技術(shù)的應(yīng)用，其管理距離信息化的要求還相差甚遠(yuǎn)。其次，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不高。在管理中，部分工作人員沒(méi)有信息技術(shù)方面的知識(shí)，他們的管理知識(shí)還停留在以前，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法進(jìn)行創(chuàng)新。部分工作人員甚至不具備這方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。種種原因?qū)е聶n案管理信息化難以實(shí)現(xiàn)，檔案信息保存方式落后，經(jīng)營(yíng)模式缺乏創(chuàng)新，還延續(xù)著紙質(zhì)化的管理模式，無(wú)法實(shí)踐信息資源的有效整合。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）轉(zhuǎn)變思想，重視檔案信息化建設(shè)

事業(yè)單位在檔案管理中，要認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的意義。一方面，領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想，重視檔案信息化的建設(shè)，對(duì)工作人員展開(kāi)基本的培訓(xùn)，讓工作人員在培訓(xùn)中掌握這方面的知識(shí)^[1]。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)要采取必要的措施，結(jié)合單位的實(shí)際，了解信息化建設(shè)的內(nèi)容，確保單位人員能應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。另一方面，要建立信息化的管理機(jī)制，保證檔案管理的制度化與規(guī)范化，立足單位內(nèi)部的實(shí)際問(wèn)題，完善檔案管理信息化的制度。在管理過(guò)程中，對(duì)檔案的使用、查閱都要有嚴(yán)格的規(guī)定；并完善績(jī)效考核模式，采取合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，讓他們主動(dòng)參與到檔案信息化建設(shè)中。制度的完善是促進(jìn)檔案管理信息化的有力途徑，只有單位領(lǐng)導(dǎo)重視起來(lái)，通過(guò)合理的制度約束，才能發(fā)揮信息技術(shù)對(duì)檔案管理的作用，充分利用檔案資源。

（二）搭建平臺(tái)，做好信息化設(shè)備建設(shè)

信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性比較強(qiáng)，若想提高檔案管理的質(zhì)量，必須要做好設(shè)備方面的建設(shè)。在硬件方面，單位有自己的信息管理平臺(tái)，在硬件引進(jìn)中，要結(jié)合檔案管理的職能，完善硬件環(huán)境，確保檔案管理的有效性。在實(shí)踐過(guò)程中，單位要引進(jìn)計(jì)算機(jī)等設(shè)備，讓工作人員能夠結(jié)合實(shí)踐，提高管理技能，把檔案信息化建設(shè)嚴(yán)格落實(shí)到位^[2]。在軟件方面，單位要開(kāi)發(fā)相關(guān)的軟件系統(tǒng)，設(shè)計(jì)信息管理的功能模塊，借助信息軟件，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合。檔案管理工作人員要結(jié)合信息化的技術(shù)特點(diǎn)，在管理中把提高檔案管理效益放在首要位置。如今，信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)拓展到各行各業(yè)中，事業(yè)單位在檔案管理中要做好設(shè)備方面的建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

（三）做好人才建設(shè)，提高人員能力

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中，必然會(huì)涉及到先進(jìn)的技術(shù)操作知識(shí)，如果工作人員的素質(zhì)不高，很難適應(yīng)檔案信息化的建設(shè)工作。因此，在檔案信息化建設(shè)中，要做好人才方面的建設(shè)工作^[3]。除了對(duì)工作人員采取培訓(xùn)活動(dòng)外，還要做好人才招聘工作。在招聘過(guò)程中，要注重綜合型人才的引進(jìn)，提高單位招聘標(biāo)準(zhǔn)。不僅要關(guān)注其專(zhuān)業(yè)能力，還要重視計(jì)算機(jī)等技術(shù)的使用能力。事業(yè)單位在人才引進(jìn)方面，既要重視檔案管理的理論知識(shí)，還要重視工作人員信息技術(shù)方面的素養(yǎng)。只有將兩者結(jié)合起來(lái)，在各個(gè)方面做好建設(shè)，才能推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，提高管理質(zhì)量。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理的信息化建設(shè)依賴(lài)于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)。因此，在實(shí)際的工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)要重視網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備。同時(shí)要提高工作人員的素質(zhì)，調(diào)動(dòng)他們的積極性，做好培訓(xùn)，督促他們更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]? 王春霞. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑探討[J]. 卷宗，2018，000（027）：109.

[2]? 王賀名. 探討加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2019，000（009）：52-52.

[3]? 劉佳. 對(duì)分析事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題及加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的思考[J]. 時(shí)代報(bào)告：學(xué)術(shù)版，2012（2）：9-9.