對財務(wù)檔案信息化管理建設(shè)的探討

李秋香

摘 要：在信息化時代的建設(shè)過程中，財務(wù)保障很重要。所以就需要進行會計檔案管理的改革方案和效率的提高，以此提高財務(wù)保障范圍的管理要求，也提高了拓展范圍。如何做好財務(wù)檔案信息的管理工作成為了當(dāng)下的問題。本文針對會計檔案的信息化進行了介紹，并且推出了一系列的應(yīng)對策略，可供借鑒。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案;信息化管理建設(shè);探討

引 言

傳統(tǒng)的會計檔案是目前為止會計行業(yè)還在引用的會計核算材料，如：會計憑證、賬簿、報表等。它的作用也很重要，一些重要資料和證據(jù)都需要傳統(tǒng)的會計檔案進行記錄和反映，而且這些重要的資料、證據(jù)不得隨意篡改，是十分嚴(yán)肅的，并且具有數(shù)據(jù)平衡性和時序性。而在信息化時代，在建設(shè)過程中，對財務(wù)的管理要求和保障的范圍也提高了，由此不得不盡快進行會計檔案管理的改革，并且提高效能。當(dāng)下做好財務(wù)檔案管理的方法就是對財務(wù)檔案進行網(wǎng)絡(luò)化管理，并建設(shè)電子檔案。

一、會計檔案信息化的主要內(nèi)容

（一）數(shù)據(jù)的挖掘與整理

在檔案控制的過程中，十分關(guān)鍵的前提就是實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，不僅如此，數(shù)字化還是其他活動的關(guān)鍵要素。傳統(tǒng)的檔案，通常是用紙張進行記錄保管。朝著數(shù)字化方向?qū)嵤n案的控制可以提高檔案管理的水平。以后的財務(wù)檔案室就不僅僅是保管財務(wù)檔案這么簡單的作用了，財務(wù)檔案室還會變成控制、處理、查詢、檢索信息等關(guān)鍵的地點。

（二）強化財務(wù)信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

財務(wù)檔案只有在被使用的過程中才能發(fā)揮它本來的作用。建立財務(wù)檔案的數(shù)字化體系，不僅可以提高數(shù)據(jù)的真實性，還能緩解工作人員的壓力。但是在獲取數(shù)據(jù)的方面還是略有局限性。所以若是能通過聯(lián)機查詢，遠程檢索等途徑進行信息的查詢與檢索，并獲得相應(yīng)的數(shù)據(jù)，以此對檔案進行實時的監(jiān)控，就會最大程度的避免工作上的失誤，并保證財務(wù)檔案的調(diào)理水平。

（三）建立財務(wù)管理檔案輔助決策系統(tǒng)

公司工作人員、相關(guān)機構(gòu)等都是圍繞著檔案數(shù)據(jù)進行工作，也就是說，財務(wù)檔案數(shù)據(jù)為他們的工作奠定了基礎(chǔ)，所以數(shù)據(jù)對機構(gòu)來講是十分重要的。由于工作量很大，而且要求也是比較高的，嚴(yán)苛的，所以就需要使用輔助決策系統(tǒng)。決策輔助系統(tǒng)就是將控制科學(xué)、電腦、行為科學(xué)和控制論進行整合，通過這種方法來增強財務(wù)的決策能力。這會更大程度的實現(xiàn)了會計檔案的信息化。

二、加強軟件系統(tǒng)

（一）從思想觀念為切入點

若想建立檔案信息，首先就要建立電子檔案。第一件事情就要從軟件系統(tǒng)入手。因為信息化時代剛剛普及，很多人的思想還是傳統(tǒng)的。那么首要問題就是應(yīng)該轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念，讓機構(gòu)的負責(zé)人重視財務(wù)檔案信息化，并保持一定高度的責(zé)任感，時刻關(guān)注部門財務(wù)，并圍繞《會計法》開展相應(yīng)的工作。讓該部門領(lǐng)導(dǎo)自覺承擔(dān)起相關(guān)信息的監(jiān)管工作，以此來提高數(shù)據(jù)的真實水平。

（二）完整的檔案信息化制度

若想要建設(shè)財務(wù)檔案信息化，一個完善的財務(wù)檔案信息化制度是必不可少的。財務(wù)報表能夠反應(yīng)一個企業(yè)在一段時間內(nèi)的經(jīng)營狀況，是有重要的意義的。而且在這個過程中，必須要保證信息的真實性，并且一定要達到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。所以提高財務(wù)報告水平是很重要的。不僅如此，提高會計檔案控制標(biāo)準(zhǔn)化水平和提高核算水平也是同等重要的。只有這樣才能構(gòu)成一個完善的財務(wù)檔案體系。

（三）完善財務(wù)檔案數(shù)字化系統(tǒng)

在檔案控制的過程中，有一個非常關(guān)鍵的基礎(chǔ)就是檔案數(shù)據(jù)。所以，完善檔案數(shù)據(jù)信息化也是非常重要的，開展其他財務(wù)活動和工程都要圍繞著財務(wù)數(shù)據(jù)進行。之前的檔案是用紙張進行記錄和保存，十分麻煩，而且工作效率也一直提不上來。使用了數(shù)據(jù)化系統(tǒng)之后，不僅提高了工作速率，而且還為信息提供了關(guān)鍵場所。數(shù)據(jù)庫的建立，不僅讓信息資源大程度的滿足了相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，還可以按照問題的不同來推出不同的應(yīng)對策略。

（四）完善并利用財務(wù)檔案

財務(wù)檔案在一個機構(gòu)中占據(jù)著十分重要的地位，它反映著一個企業(yè)的經(jīng)營情況。所以完善財務(wù)檔案才能有效利用財務(wù)檔案。電算化會計檔案的輔助控制同傳統(tǒng)會計檔案相比，有著很大的優(yōu)勢。輔助控制能夠進行原有信息的研究和對比，減少錯誤的發(fā)生。除此之外，輔助控制還會做出相應(yīng)地區(qū)的發(fā)展?fàn)顩r，還會進行預(yù)測，協(xié)助各機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人制定相應(yīng)的制度并創(chuàng)造出經(jīng)濟價值，并快速推動電算化會計檔案的建立。

（五）提高信息化人員素質(zhì)

若想讓財務(wù)檔案信息化不斷地趨于成熟，在不斷完善優(yōu)化的過程中，檔案人員的素質(zhì)也是能夠產(chǎn)生非常大的影響的。只有會計檔案人員的素質(zhì)不斷提高，才能使檔案信息不斷趨于完善。高素質(zhì)團隊是財務(wù)檔案管理信息化中最關(guān)鍵的一步。

三、強化硬件系統(tǒng)

（一）重視檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

檔案信息化在工作中的影響是很大的，只有將數(shù)據(jù)庫進行合理的運用，才能更好地設(shè)立財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫。而且會減少工作任務(wù)，并能提高信息的準(zhǔn)確率。所以，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)一定要重視起來。

（二）建立運營管理體系

可靠性，是財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，那么想要完善財務(wù)檔案數(shù)據(jù)化，首先就要提高可靠性。若想提高可靠性，就要從安全控制體系入手。如此一來，不僅提高了可靠性，還提高了信息利用率，以便對財務(wù)工作進行更好的監(jiān)管。一定要按照國家“一套封存，一套供查閱使用”的方法，對數(shù)據(jù)進行及時備份，加強對系統(tǒng)的監(jiān)管。

（三）實現(xiàn)財務(wù)管理輔助決策系統(tǒng)

由于數(shù)據(jù)庫在工作中起著關(guān)鍵的作用，它對信息的準(zhǔn)確度和真實性是具有極高要求的。為了提高信息準(zhǔn)確度和真實性，并提高信息的使用率，就需要借助輔助系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行歸納對比，并整合出來，供決策人參考使用。高端的輔助系統(tǒng)，就是以科學(xué)的方法來作為基礎(chǔ)前提，比如控制科學(xué)、電腦科學(xué)、行為科學(xué)等，幾種科學(xué)方法由于各有不同，就可以利用這種明顯的差異性來營造一個決策體系。這種輔助決策系統(tǒng)可以對各大數(shù)據(jù)進行合理的對比、分析和調(diào)整，還會根據(jù)不同的難度制定不同措施。輔助系統(tǒng)不僅使財務(wù)工作準(zhǔn)確率提高了，還會推動檔案信息化工作更好地開展下去。

結(jié)束語

為適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展趨勢，企業(yè)一定要重視對財務(wù)檔案的信息化管理，并完善管理制度，培養(yǎng)大量的高素質(zhì)人才，提高財務(wù)檔案的整體管理水平。只有完全了解財務(wù)檔案信息化的內(nèi)容，并有對財務(wù)管理信息化的憂患意識，才能使其更好地發(fā)揮作用。

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