信息化背景下檔案管理技術(shù)創(chuàng)新問題分析

摘 要：隨著科技的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛的滲透到各行各業(yè)當(dāng)中。加強(qiáng)檔案管理技術(shù)信息化不但是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的舉措，更有利于提高檔案管理自身的準(zhǔn)確性和操作便利性。本文首先簡(jiǎn)單敘述了檔案管理技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用的選擇，其次分析了檔案管理技術(shù)的各項(xiàng)需要，最后針對(duì)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的實(shí)時(shí)策略進(jìn)行分析，從而為關(guān)注這一話題的人們提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;技術(shù)創(chuàng)新

引 言

在新時(shí)代的背景下，各項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理技術(shù)都趨于信息化，不但操作便利，更能優(yōu)化管理過程，提升管理效率。但是在現(xiàn)今檔案管理技術(shù)信息化的過程中，尚且存在著一些問題。所以在進(jìn)行管理信息化推進(jìn)的同時(shí)，檔案管理應(yīng)注意應(yīng)用技術(shù)與實(shí)際需求的融合，并加強(qiáng)各方面管理舉措的具體實(shí)施。因此，本文對(duì)信息化背景下檔案管理技術(shù)創(chuàng)新問題分析，具有重要的意義。

一、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的應(yīng)用選擇

（一）物聯(lián)網(wǎng)

在傳統(tǒng)檔案信息管理中，只能通過人工的方式實(shí)現(xiàn)檔案查找，這樣查找的精準(zhǔn)度往往取決于人力，查找時(shí)間較長(zhǎng)。且傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案不一定存有備份，容易在取用和查閱的過程中缺頁丟頁，甚至整本丟失，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生。將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用其中，可通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)存儲(chǔ)并實(shí)現(xiàn)信息傳遞的高校進(jìn)行。物聯(lián)網(wǎng)還能通過建立局域網(wǎng)構(gòu)建區(qū)域信息管理模式，將相關(guān)的多個(gè)檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行連接，便于同類資料的查找和下載。這種方式不但便于使用者借閱，也便于管理者進(jìn)行管理[1]。

（二）云計(jì)算

在檔案管理工作中，為提升管理運(yùn)算速度，應(yīng)加強(qiáng)云計(jì)算在管理過程中的應(yīng)用。云計(jì)算作為一種新型管理依據(jù)，能在多個(gè)線上檔案構(gòu)成的檔案數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行快速的信息提取，并建立起關(guān)鍵詞與數(shù)據(jù)之間的相互聯(lián)系，累積相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)不斷突破查找成熟度的高效檢索的目的。云計(jì)算除了影響檔案管理信息處理速度，還影響信息使用過程的有效性。其核心理念是通過收集并整理檔案管理和查閱的大數(shù)據(jù)，優(yōu)化存儲(chǔ)與信息共享的過程，從而對(duì)于檔案信息分類進(jìn)行系統(tǒng)化的整理。因支持其計(jì)算的數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)于互聯(lián)網(wǎng)云端，也能大大減少相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)占用。

（三）移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)

移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用于人們的日常生活當(dāng)中，檔案管理技術(shù)如對(duì)其加以應(yīng)用，則可使檔案使用者在任何地點(diǎn)根據(jù)自身需求需求向管理系統(tǒng)發(fā)出資源查找請(qǐng)求，進(jìn)行檔案信息的即時(shí)查閱。在涉及到檔案信息的跨部門傳輸時(shí)，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)也起到了相應(yīng)的作用。有了移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)支持，管理人員也可在整理在庫信息的同時(shí)批準(zhǔn)來訪者的借閱，多項(xiàng)工作并行得以實(shí)現(xiàn)，同時(shí)，在庫檔案數(shù)據(jù)有所更新時(shí)，也可進(jìn)行及時(shí)的云端數(shù)據(jù)同步。

二、檔案管理技術(shù)的需要和信息化的融合

第一，是檔案管理信息化需要。信息化產(chǎn)品隨著時(shí)代的發(fā)展存在著折舊的現(xiàn)象，即使是剛投入應(yīng)用的部分也會(huì)很快被新的產(chǎn)品代替。因此在考慮檔案管理技術(shù)信息化的同時(shí)，也要考慮所用系統(tǒng)的前瞻性和擴(kuò)展性，并根據(jù)當(dāng)前的管理工作對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行不斷的升級(jí)和革新，從而適應(yīng)未來的各種應(yīng)用需求。第二，是數(shù)字檔案館建設(shè)需要。信息化的檔案管理本身便是由便利的查閱功能和全面的整合數(shù)據(jù)所組成，如將多個(gè)檔案信息平臺(tái)融合建立數(shù)字檔案館，不但能提高使用者的檔案查閱效率，還能提高數(shù)據(jù)整合的完整性[2]。第三，是檔案信息存儲(chǔ)的客觀需要。隨著文件數(shù)據(jù)的數(shù)量增加，需要的存儲(chǔ)容量的上限也在不斷刷新。云端存儲(chǔ)具有高效性和經(jīng)濟(jì)性，能很好地解決此類問題。第四，檔案服務(wù)提升需求，近年來人們對(duì)檔案服務(wù)質(zhì)量提升了需求，信息化技術(shù)能很好地滿足使用者的各種需求。在查閱相關(guān)信息時(shí)如沒有符合要求的資料，系統(tǒng)將推薦與之相近的資料，為查閱者節(jié)省時(shí)間，提升信息查閱效率。

三、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的實(shí)施策略

（一）實(shí)務(wù)檔案的存放管理方面

在進(jìn)行檔案信息化管理推行的同時(shí)，也不能忘記原有紙質(zhì)檔案的存放和管理。信息化檔案管理是基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理下的電子模式，不但能存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容，還能進(jìn)行紙質(zhì)檔案實(shí)物存儲(chǔ)的相關(guān)管理?？蓪F(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)并加以排序，并以同類同年份等類別進(jìn)行集中存儲(chǔ)，減少所占空間。最后，在檔案管理平臺(tái)進(jìn)行編號(hào)名稱的錄入，在附注內(nèi)容概要和所在區(qū)域，并在同內(nèi)容的電子檔案末端添上實(shí)體檔案的相關(guān)信息。實(shí)體檔案室應(yīng)避光，并安置通風(fēng)口保證室內(nèi)干燥。在實(shí)體檔案借閱時(shí)，也要在系統(tǒng)對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)下進(jìn)行詳細(xì)登記，避免檔案資料丟失，增加檔案存儲(chǔ)的安全性。

（二）實(shí)現(xiàn)電子檔案的共享模式

在進(jìn)行數(shù)據(jù)的系統(tǒng)錄入后，相關(guān)的資源共享成為了實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的新途徑。為發(fā)展信息共享模式，應(yīng)加強(qiáng)各地檔案管理人員積極使用電子檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一性，促使管理人員信息化管理理念逐步提升。檔案管理者也應(yīng)加大檔案查閱平臺(tái)的宣傳力度，提高線上信息查閱在使用者之間的普及程度。同時(shí)利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)功能促進(jìn)多終端進(jìn)行檔案信息傳遞，優(yōu)化傳遞方式和過程，可通過掃描二維碼進(jìn)行便捷的信息分享。這樣雙向互動(dòng)能明顯提升電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用，逐步在人民群眾中形成積極應(yīng)用創(chuàng)新形式的理念和檔案信息的共享模式，從而在系統(tǒng)的應(yīng)用中不斷完善，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的充分利用。

（三）電子文件歸檔方式

通過將紙質(zhì)檔案信息錄入系統(tǒng)，形成電子檔案文件并加以保存，可節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間，同時(shí)可完成構(gòu)建數(shù)據(jù)庫目錄，將現(xiàn)有數(shù)據(jù)更加明晰化地整合。在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，應(yīng)采用統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)應(yīng)規(guī)范的管理方法，在有人申請(qǐng)?jiān)L問檔案數(shù)據(jù)時(shí)，訪問過程也應(yīng)按部就班。首先應(yīng)將訪問者信息和檔案借閱時(shí)間詳細(xì)錄入，避免現(xiàn)有數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或被篡改的情況出現(xiàn)。這種歸檔方式能有效解決現(xiàn)有檔案保存和查閱的問題，并結(jié)合信息化技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作，使管理工作流程更加簡(jiǎn)明，操作更加便利，有利于促進(jìn)檔案管理工作未來的進(jìn)一步發(fā)展。

結(jié) 論

總的來說，在信息技術(shù)發(fā)展飛速的今日，各單位的發(fā)展面臨著各種新挑戰(zhàn)，檔案管理作為促進(jìn)信息存儲(chǔ)和利用順利進(jìn)行的工作，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代潮流，勇于創(chuàng)新，積極地與信息化技術(shù)相結(jié)合，應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)對(duì)現(xiàn)有管理技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)和完善，進(jìn)一步實(shí)行電子文件歸檔，促成電子檔案共享模式，并引用新式管理技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔進(jìn)行整合并優(yōu)化保存手段。在信息化背景下，檔案管理技術(shù)通過不斷創(chuàng)新，為其長(zhǎng)期健康的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[3] 陳麗萍.檔案信息化建設(shè)與檔案管理思考研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：64+66.

作者簡(jiǎn)介：方海忠（1978.8—），性別：男，民族：傣族，籍貫：云南省玉溪市，職務(wù)/現(xiàn)職稱：新平縣衛(wèi)生健康局/辦公室主任。研究方向：信息化時(shí)代下的檔案管理，人事所屬單位：新平彝族傣族自治縣人民醫(yī)院，學(xué)歷：本科。