民政檔案管理中加強(qiáng)婚姻檔案管理工作探討

王霞

摘 要：在供給側(cè)改革的持續(xù)深化背景下，各行各業(yè)的推進(jìn)和發(fā)展都面臨巨大的挑戰(zhàn)，民政檔案作為民生檔案的重要部分，更是承擔(dān)更大的責(zé)任，面對(duì)更高的要求。在民政檔案管理中，婚姻檔案是極其重要的一項(xiàng)內(nèi)容，強(qiáng)化婚姻檔案管理也是提升民政檔案水平的重要途徑。因此，本文通過(guò)分析民政檔案管理中婚姻檔案管理的重要性，從實(shí)際出發(fā)剖新當(dāng)前婚姻檔案管理的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的優(yōu)化措施，希望對(duì)婚姻檔案管理工作提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：民政檔案;婚姻檔案;管理現(xiàn)狀;優(yōu)化措施

一、引言

民政工作是保證社會(huì)穩(wěn)定，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的基礎(chǔ)工作，也是一項(xiàng)重要的民生保障工作。民政檔案管理在促進(jìn)民政工作過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，婚姻檔案作為民政檔案的重要組成部分，只有加強(qiáng)婚姻檔案管理，才能有力提升民政檔案管理的水平，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。同時(shí)，從理論的角度分析婚姻檔案管理，能夠?yàn)榻鉀Q實(shí)際問(wèn)題提供清晰的思路和有效的方法。

二、民政檔案管理中婚姻檔案管理的重要性

（一）婚姻檔案管理內(nèi)容涉及個(gè)人隱私

民政檔案管理中的婚姻檔案管理，內(nèi)容主要集中在婚姻登記、離婚登記和復(fù)婚登記等內(nèi)容，會(huì)涉及完整詳細(xì)的個(gè)人基本信息資料以及各種原始憑證，可見(jiàn)婚姻檔案管理的內(nèi)容極為重要。同時(shí)，婚姻檔案會(huì)隨著個(gè)人的婚姻狀態(tài)進(jìn)行更新，這就要求婚姻檔案管理要積極應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，創(chuàng)新的模式，及時(shí)了解個(gè)人的婚姻狀態(tài)變化，采用規(guī)范化的方式進(jìn)行更新，逐步推進(jìn)婚姻檔案管理制度化、現(xiàn)代化。[1]

（二）婚姻檔案為我國(guó)法律法規(guī)及政策制定提供依據(jù)

婚姻檔案的內(nèi)容能夠真實(shí)反映婚姻雙方的婚姻狀況，通過(guò)婚姻狀況的統(tǒng)計(jì)，能夠?yàn)槲覈?guó)制定實(shí)施科學(xué)的婚姻政策提供有力的依據(jù)，同時(shí)也是調(diào)整計(jì)劃生育政策的有效參考數(shù)據(jù)。可見(jiàn)，婚姻檔案管理極其重要，需要真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)的記錄婚姻雙方的婚姻狀態(tài)，保證婚姻檔案的完整、連續(xù)、真實(shí)，才能為國(guó)家的政策制定提供有效的參考。

（三）婚姻檔案是重要的教育材料

通過(guò)婚姻的檔案的留存，能夠梳理出很多典型的案例，通過(guò)典型案例的整理和講解，能夠成為道德和法制教育的重要素材，對(duì)社會(huì)上存在的不良道德欣慰進(jìn)行鞭撻和警示，起到教育和規(guī)勸的目的。

三、民政檔案管理中婚姻檔案管理的現(xiàn)狀

婚姻檔案管理在民政檔案管理中占據(jù)重要的位置，對(duì)國(guó)家政策的制定和調(diào)整也有著積極的作用，下面結(jié)合實(shí)際，分析一下當(dāng)前婚姻檔案管理的現(xiàn)狀，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）婚姻檔案缺乏系統(tǒng)性

現(xiàn)在，很多民政部門(mén)對(duì)婚姻登記依舊采用分散登記的方式，在分散登記的過(guò)程中，就會(huì)出現(xiàn)眾多問(wèn)題，很多材料在收集過(guò)程中缺失，無(wú)法形成完整連續(xù)的檔案材料;有的檔案在某些年度出現(xiàn)空白記錄，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)斷檔;再者有的檔案中個(gè)人信息與身份證件信息不符，存在檔案不真實(shí)、不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。[2]

（二）婚姻檔案缺乏規(guī)范性

婚姻檔案作為檔案管理的重要內(nèi)容，要遵循檔案的格式，包括檔案的編碼、目錄、分類(lèi)、歸檔等，都要按照規(guī)定的格式進(jìn)行操作。但是，在現(xiàn)實(shí)工作中，很多婚姻檔案管理人員為民政部門(mén)面臨退休的人員，對(duì)婚姻辦理業(yè)務(wù)不熟悉，只是對(duì)檔案資料進(jìn)行簡(jiǎn)單分類(lèi)整理，放置在檔案盒中成為檔案。這種缺乏規(guī)范性的檔案管理操作，嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量，也難以呈現(xiàn)婚姻檔案管理的良好效果。

（三）婚姻檔案宣傳氛圍不佳

民政檔案管理中的婚姻檔案管理，是一項(xiàng)內(nèi)容較細(xì)、步驟繁雜的工作，很多檔案管理人員對(duì)婚姻檔案管理的重視程度不夠，乃至整個(gè)民政部門(mén)、社會(huì)對(duì)婚姻檔案管理工作的認(rèn)可度都較低。足以說(shuō)明，婚姻檔案宣傳的力度不夠，營(yíng)造的婚姻檔案管理重要性的氛圍不佳。思想上的懈怠、環(huán)境中的不重視，都成為提升婚姻檔案管理水平的絆腳石。[3]

（四）婚姻檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

由于地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平和管理制度的區(qū)別，導(dǎo)致婚姻檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也有極大的差別，國(guó)家也未出臺(tái)針對(duì)婚姻檔案的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這就造成婚姻檔案在地區(qū)之間的流動(dòng)存在障礙?；橐鰴n案已經(jīng)成為個(gè)人的重要基本信息，在跨地區(qū)業(yè)務(wù)操作時(shí)也經(jīng)常需要，這就要求各地的婚姻檔案能夠在權(quán)限的限制下共享使用，提升檔案的利用率。因?yàn)榛橐鰴n案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致這一目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。

四、民政檔案管理中婚姻檔案管理存在的問(wèn)題

透過(guò)民政檔案管理中婚姻檔案管理的現(xiàn)狀分析其中的原因，主要存在于思想、資金、機(jī)制和人員四方面的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）對(duì)婚姻檔案管理重視程度不夠

當(dāng)前，從上到下各級(jí)部門(mén)及負(fù)責(zé)人對(duì)婚姻檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，造成無(wú)法給予婚姻檔案管理改革和完善充分的支持。很多民政部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)誤認(rèn)為婚姻檔案管理只是一件極其簡(jiǎn)單機(jī)械的工作，不需要成立專(zhuān)門(mén)檔案管理部門(mén)、安排專(zhuān)職人員進(jìn)行工作，只是安排兼職人員甚至年齡較大的人員從事婚姻檔案管理工作。由于對(duì)婚姻檔案管理的重視程度不足，必然投入的資金有限，阻礙了婚姻檔案管理工作的持續(xù)有效開(kāi)展。

（二）婚姻檔案管理資金緊缺

在辦公現(xiàn)代化不斷深入的情況下，婚姻檔案管理工作也在逐步向信息化發(fā)展。雖然很多基層民政部門(mén)建立了婚姻檔案管理室，但是資金嚴(yán)重不足，無(wú)力支撐采購(gòu)先進(jìn)的設(shè)備，造成檔案管理的質(zhì)量和效率極低。另外，即使有的部門(mén)采購(gòu)了信息化管理設(shè)備，但是缺少對(duì)管理人員持續(xù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，造成設(shè)備長(zhǎng)期閑置，無(wú)法發(fā)揮作用，嚴(yán)重影響了婚姻檔案管理信息化的提升。

（三）婚姻檔案管理機(jī)制不完善

由于大部分地區(qū)的民政部門(mén)認(rèn)為婚姻檔案管理室為邊緣化部門(mén)，對(duì)婚姻檔案管理的重視和投入都較低，也就導(dǎo)致相應(yīng)的婚姻檔案管理機(jī)制不完善。很多部門(mén)未制定婚姻檔案管理制度、工作責(zé)任制度、操作制度等，造成管理人員在實(shí)際操作中無(wú)據(jù)可依，根據(jù)自己的能力和經(jīng)驗(yàn)隨意管理，每個(gè)人的管理方式和標(biāo)準(zhǔn)都不相同，導(dǎo)致婚姻檔案雜亂無(wú)序，最終造成婚姻檔案泄露或流失等問(wèn)題。

（四）工作人員素質(zhì)亟待提升

婚姻檔案管理的質(zhì)量多半決定于管理人員的素質(zhì)，有的檔案管理人員非檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，而且也未從事過(guò)檔案管理的工作，直接進(jìn)入婚姻檔案管理崗位，面對(duì)大量而復(fù)雜的婚姻檔案束手無(wú)策，極易導(dǎo)致工作中出現(xiàn)失誤，影響管理人員的工作積極性。

五、民政檔案管理中婚姻檔案管理的優(yōu)化措施

為提升婚姻檔案管理水平，就要從思想上重視，從措施上規(guī)范，推進(jìn)婚姻檔案管理的法制化水平，才能充分發(fā)揮婚姻檔案的作用，實(shí)現(xiàn)婚姻檔案的巨大價(jià)值。在具體操作過(guò)程中，可以從以下幾點(diǎn)入手：

（一）提升對(duì)婚姻檔案管理的重視程度

時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，婚姻觀的改變，婚姻檔案的數(shù)量在不斷攀升，對(duì)婚姻檔案管理的要求也在逐步提高，所以，就要重視婚姻檔案管理的科學(xué)性和針對(duì)性。婚姻檔案在實(shí)際操作中，內(nèi)容繁雜，近幾年更是呈現(xiàn)出復(fù)雜化的趨勢(shì)，管理人員為了適應(yīng)發(fā)展形式，就要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，包括專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)、先進(jìn)管理技術(shù)等，同時(shí)，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，才能有效提高婚姻檔案管理的質(zhì)量。

（二）明確婚姻檔案管理中的責(zé)任分工

婚姻檔案管理內(nèi)容與一般檔案管理內(nèi)容相比較，有著更強(qiáng)的隱秘性，其中包括詳細(xì)的個(gè)人基本信息，以及婚姻狀態(tài)、婚姻變化等隱私內(nèi)容。因此，為了保障婚姻檔案的保密性，就要明確婚姻檔案管理中的責(zé)任分工?；橐龅怯浫藛T要將婚姻登記的相關(guān)資料、憑證收集齊全，按照一人一冊(cè)的標(biāo)準(zhǔn)整理成初始檔案。然后，交由婚姻檔案管理員，由管理人員按照檔案管理的統(tǒng)一格式，完善檔案材料，核對(duì)檔案中的信息，審核完成后，再按照一人一檔的標(biāo)準(zhǔn)整理成最終的檔案。在整個(gè)檔案管理過(guò)程中，每個(gè)人員的責(zé)任分工明確，并且要充分認(rèn)識(shí)婚姻檔案的重要性，盡職盡責(zé)維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益，為當(dāng)事人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。[4]

（三）融入婚姻檔案精細(xì)化管理思想

婚姻檔案持續(xù)完善的過(guò)程重，需要融入精細(xì)化管理思想?；橐鰴n案是一項(xiàng)民生工程，涉及眾多內(nèi)容，包括子女上學(xué)、遺產(chǎn)繼承、社會(huì)保障等，為了保證每項(xiàng)內(nèi)容準(zhǔn)確、真實(shí)，就要強(qiáng)化對(duì)婚姻檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，細(xì)化到每個(gè)管理環(huán)節(jié)、每項(xiàng)管理工作內(nèi)容中，并明確婚姻檔案管理的每項(xiàng)內(nèi)容、操作標(biāo)準(zhǔn)、職責(zé)范圍、責(zé)任人，同時(shí)將其與績(jī)效考核相掛鉤，提升婚姻檔案管理人員的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，保證婚姻檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)整個(gè)民政工作的順利推進(jìn)。

（四）加大婚姻檔案管理的資金投入

從中央到地方，都要加大對(duì)婚姻檔案管理的投入，包括人力物力財(cái)力，并將婚姻檔案管理經(jīng)費(fèi)納入財(cái)政預(yù)算中，從根本上保障婚姻檔案管理的資金需求。同時(shí)，民政部門(mén)還要使用專(zhuān)項(xiàng)資金建立和完善婚姻檔案管理辦公場(chǎng)所、信息化管理設(shè)備，保證婚姻檔案存放有序安全、提高婚姻檔案的管理質(zhì)量和使用效率。

（五）提升檔案管理人員素質(zhì)

婚姻檔案管理部門(mén)要積極進(jìn)入檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，并對(duì)現(xiàn)有婚姻檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，充實(shí)婚姻檔案管理人員的理論知識(shí)儲(chǔ)備。組織檔案管理人員參加技能培訓(xùn)，外出學(xué)習(xí)等，學(xué)習(xí)掌握實(shí)操技能，提升個(gè)人的技能水平。同時(shí)，還要對(duì)婚姻檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德的專(zhuān)題培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)、擔(dān)當(dāng)意識(shí)，全面提升婚姻檔案管理的隊(duì)伍素質(zhì)。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代社會(huì)，婚姻變化頻繁，婚姻檔案的重要性不斷凸顯。為了保證婚姻檔案質(zhì)量，發(fā)揮婚姻檔案的作用，要抓住當(dāng)前婚姻檔案管理的問(wèn)題，不斷提升婚姻檔案管理人員的重視程度，強(qiáng)化婚姻檔案管理人員的技能水平，引入精細(xì)化管理思想，才能促進(jìn)婚姻檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為民政事業(yè)起到積極的推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 葉冬梅.婚姻檔案管理相關(guān)問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（02）：139.

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[4] 周惠.關(guān)于婚姻登記檔案信息化管理的思考[J].農(nóng)家參謀，2019（18）：225.