公共檔案館服務(wù)能力建設(shè)研究

金滿銀

摘 要??當(dāng)前，黨和國家機(jī)構(gòu)改革的全面深化對(duì)公共檔案館提出了職能優(yōu)化、協(xié)同高效、服務(wù)均等的目標(biāo)要求，檔案的公共服務(wù)職能和助推政府政務(wù)公開、加強(qiáng)民主監(jiān)督、維護(hù)民權(quán)、傳承優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的功能將日益凸顯。相應(yīng)地，公共檔案館工作面臨亟待解決的新課題，即如何推進(jìn)公共服務(wù)能力建設(shè)的問題。文章分析目前我國公共檔案館建設(shè)中存在的問題，并提出推進(jìn)公共檔案館服務(wù)能力建設(shè)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞? 機(jī)構(gòu)改革 職能優(yōu)化 推進(jìn) 公共檔案館 服務(wù)能力建設(shè)

中圖分類號(hào) G271.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2020-01-08

Abstract At present， the comprehensively deepening institutional reform of the Party and state demands that the function of the public archives be optimized， coordinated and efficient， and that services be equal. The public service function of archives and the function of promoting government affairs to be open， strengthening democratic supervision， maintaining civil rights， and inheriting excellent traditional culture will become increasingly prominent. Correspondingly， the public archives faces a new task that needs to be solved urgently， namely， how to promote the public service capacity building. This paper analyzes the existing problems in the construction of public archives in China and puts forward some countermeasures to promote the capacity building of public archives.

Keyword institutional reform; function optimization; promotion; public archives; service capacity building

在我國，檔案學(xué)術(shù)界關(guān)于公共檔案館理論和實(shí)踐的研究早已開始，不乏具有相當(dāng)水準(zhǔn)的研究成果。然而，從國家層面看，截至目前尚未有相關(guān)的法律法規(guī)對(duì)公共檔案館的定義作出明確的規(guī)定，學(xué)者們的定義存在較大差異。例如，有這樣一種觀點(diǎn)，認(rèn)為公共檔案館是指為社會(huì)公眾提供利用服務(wù)的檔案館，它一般由國家出資設(shè)立，主要保存公共檔案[1]34。通常人們所說的公共檔案館專指國家檔案館，而筆者認(rèn)為，公共檔案館不應(yīng)該是孤立的某一個(gè)層次的檔案館，而是一個(gè)涵蓋中央至縣（區(qū)）的各級(jí)國家公共檔案館系統(tǒng)。公共檔案館服務(wù)能力建設(shè)，也應(yīng)該針對(duì)整個(gè)公共檔案館系統(tǒng)。而正如學(xué)者饒露所言：“建設(shè)公共檔案館，實(shí)質(zhì)是在現(xiàn)有國家綜合檔案館的基礎(chǔ)上，通過突顯和完善其服務(wù)性、社會(huì)性和公共性，來加以實(shí)現(xiàn)的?！盵2]25因此，筆者認(rèn)為，公共檔案館定義問題在法律層面尚未落實(shí)之前，檔案館工作的著力點(diǎn)應(yīng)是通過采取有效策略，貫徹落實(shí)黨和國家機(jī)構(gòu)改革和檔案工作方面的方針和政策，加快推進(jìn)公共服務(wù)能力建設(shè)，使檔案館順利完成過渡和轉(zhuǎn)型，適應(yīng)當(dāng)前機(jī)構(gòu)改革的新形勢(shì)和新要求，提高檔案對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的貢獻(xiàn)率。

一、我國公共檔案館建設(shè)存在的問題

由于各地區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、對(duì)檔案館工作的重視程度等存在較大差異，目前我國公共檔案館服務(wù)能力建設(shè)實(shí)踐中，各家檔案館的實(shí)際功能定位和建設(shè)資金、人才等方面投入相差懸殊。

1.公共檔案館建設(shè)具有明顯的地域性。在我國，雖然一直就有重視檔案事業(yè)發(fā)展的優(yōu)良傳統(tǒng)，然而由于區(qū)域經(jīng)濟(jì)、政治、文化方面發(fā)展水平的差異，公共檔案館事業(yè)的發(fā)展水平參差不齊，具體地說，在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)，公共檔案館建設(shè)形勢(shì)良好，地方政府對(duì)其投入能夠?qū)崿F(xiàn)與國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展相協(xié)調(diào)，檔案館從建筑選址、基本建設(shè)規(guī)劃、人才配備和軟硬件設(shè)施建設(shè)等問題都能順利解決，服務(wù)水平較高，檔案館工作具有明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，而經(jīng)濟(jì)發(fā)展滯后的省區(qū)，公共檔案館事業(yè)發(fā)展因資金、人才等瓶頸制約，加之一把手思想認(rèn)識(shí)上的問題，公共檔案館服務(wù)能力建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，嚴(yán)重影響公共檔案館自身的發(fā)展及其公共服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)。

2.公共檔案館信息化建設(shè)滯后。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各領(lǐng)域、各行業(yè)每天產(chǎn)生的信息都呈爆炸式增長(zhǎng)，檔案領(lǐng)域也不例外。時(shí)下，隨著新形勢(shì)下黨和國家對(duì)全國檔案事業(yè)發(fā)展方面出臺(tái)的相關(guān)意見、規(guī)劃等的頒布施行，將促使檔案管理模式的變革，各級(jí)公共檔案館的館藏將逐步從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息管理，檔案存量電子化、檔案增量數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化將是未來我國檔案館事業(yè)發(fā)展的重要趨勢(shì)。30多年來，由于黨和國家高度重視，公共檔案館事業(yè)發(fā)展如日中天，檔案館的功能由原先的“兩位一體”到未來的“五位一體”，將會(huì)實(shí)現(xiàn)公共檔案館功能質(zhì)的飛躍，而信息化正是實(shí)現(xiàn)公共檔案館“五位一體”功能的核心項(xiàng)目。然而，縱觀目前我國公共檔案館的信息化建設(shè)，普遍來看水平較低，有的檔案館僅有電子化目錄，無全文數(shù)字化檔案，有的僅對(duì)30年以上保管期限的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，更沒有哪一家公共檔案館的館藏以純數(shù)字化檔案的形式保存，致使檔案信息不能實(shí)現(xiàn)開放和廣域共享，公眾很難突破時(shí)間和地域的限制，通過網(wǎng)絡(luò)、微信新媒體等便捷渠道享受檔案服務(wù)，參與到檔案館舉辦的活動(dòng)中來。近年來，各地?cái)?shù)字檔案館建設(shè)也很火熱，有的甚至通過國家驗(yàn)收，躋身“全國示范數(shù)字檔案館”之列，但是由于公眾受傳統(tǒng)查檔習(xí)慣、數(shù)字檔案館對(duì)外宣傳工作做不到位、檔案工作的政治保密性等因素影響，已建成的數(shù)字檔案館大部分訪問量較低，利用率不高，沒有達(dá)到預(yù)期的效果。總之，公共檔案館信息化建設(shè)還有廣闊的拓展空間。

3.公共檔案館缺乏親民性。在我國，普通公眾對(duì)檔案館基本沒有什么概念，不知其為何物。這一方面與公眾自身的文化水平及所處的社會(huì)階層有關(guān)，更重要的是由于檔案館這一科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的特殊身份，讓公眾覺得檔案館深不可測(cè)。首先，從檔案館的館藏及利用來看，主要接收的是所屬各機(jī)關(guān)單位的文書檔案，對(duì)與老百姓生活息息相關(guān)的民生檔案的收集工作缺乏足夠的重視，導(dǎo)致“急用未藏”的局面出現(xiàn)，而在利用方面重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用，輕公眾個(gè)人利用，且頻頻出現(xiàn)“藏而不用”的情況。其次，從檔案館建筑選址及整體設(shè)計(jì)上看，由于歷史和文化的原因，我國公共檔案館選址缺乏前瞻性和科學(xué)性，一般選在政務(wù)服務(wù)大廳周圍，還有的考慮安全因素建在遠(yuǎn)離塵囂的偏僻之地，甚至有的由于只考慮地價(jià)因素，與居民區(qū)混雜布局在一起，外觀上則給人冰冷、沉重之感，加之工作人員冷漠的服務(wù)態(tài)度，讓人敬而遠(yuǎn)之。再次，從檔案館文化空間角度看，我國公共檔案館建筑主體是庫房和業(yè)務(wù)辦公區(qū)，缺乏吸引公眾的檔案文化展廳、休閑服務(wù)區(qū)、重要活動(dòng)區(qū)、禮堂等多功能區(qū)域，真的除了提供查檔之外就“無所作為”。

二、推進(jìn)公共檔案館服務(wù)能力建設(shè)的對(duì)策

推進(jìn)公共檔案館服務(wù)能力建設(shè)，實(shí)質(zhì)就是采取有效措施，提高檔案服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案公共服務(wù)均等化的問題。筆者認(rèn)為，需從以下五個(gè)方面入手。

1.全面推行檔案電子化、數(shù)字化管理。在信息大爆炸時(shí)代，人們對(duì)信息需求的增多和信息本身的成倍增長(zhǎng)，要求信息利用網(wǎng)絡(luò)化、信息管理自動(dòng)化、信息獲取便捷化，因此電子文件管理應(yīng)運(yùn)而生。一方面，各級(jí)政府機(jī)關(guān)要著力打造電子政府，實(shí)施文件增量的電子化管理。具體做法是通過制定規(guī)劃，推動(dòng)電子政務(wù)工程項(xiàng)目建設(shè)，爭(zhēng)取從申報(bào)、批復(fù)到資料存檔的整個(gè)政府流程的電子化，通過單一窗口，實(shí)現(xiàn)政府機(jī)關(guān)對(duì)民政事務(wù)的電子化傳遞，公民足不出戶即可享受到政府提供的一體化服務(wù)，從而構(gòu)建一個(gè)更簡(jiǎn)潔、更高效的政府[3]298。另外，各級(jí)綜合檔案館要加快推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化信息資源建設(shè)，分期分批將館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，并有計(jì)劃、分門類地創(chuàng)建各種類型的數(shù)據(jù)庫，為檔案信息化建設(shè)提供充足的數(shù)據(jù)資源。另一方面，各級(jí)政府應(yīng)該構(gòu)建公共數(shù)據(jù)開放共享的體制機(jī)制，通過將各級(jí)政府的公共數(shù)據(jù)資源目錄發(fā)布到政務(wù)服務(wù)網(wǎng)站上，并向公眾開放共享范圍內(nèi)的公共數(shù)據(jù)共享權(quán)限，使公眾能夠通過網(wǎng)站獲取有用的信息，參與社會(huì)管理，增強(qiáng)民權(quán)意識(shí)，提高檔案對(duì)社會(huì)治理的貢獻(xiàn)率。

2.加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐。由于數(shù)字化檔案能夠突破時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)廣域共享，因此日益成為檔案工作實(shí)踐和理論研究的又一個(gè)熱點(diǎn)，檔案數(shù)字化、信息化管理是未來檔案管理創(chuàng)新的起點(diǎn)和方向，而數(shù)字檔案館則是檔案信息化的核心項(xiàng)目，其建設(shè)已成為目前我國檔案工作的新課題。數(shù)字檔案館就是以信息源、數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，能夠?qū)?shù)字檔案實(shí)施有效控制和科學(xué)管理，向用戶提供信息資源的檔案館，一般以網(wǎng)站的形式出現(xiàn)[4]26。

在我國，數(shù)字檔案館的建設(shè)不僅有國家信息化發(fā)展新戰(zhàn)略——“數(shù)字中國”的環(huán)境支持，而且有一定的實(shí)踐基礎(chǔ)，鑒于數(shù)字化檔案在利用和開發(fā)方面的優(yōu)越性，各地區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)如火如荼。然而，目前為止，我國尚未建立中國國家數(shù)字檔案館，從國家檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的大局考慮，作為我國公共檔案館的總樞紐，國家檔案館要加強(qiáng)與國內(nèi)一流大學(xué)的合作，利用他們的人才、技術(shù)優(yōu)勢(shì)為國家數(shù)字檔案館建設(shè)和維護(hù)提供技術(shù)和智力支持，建立中國國家數(shù)字檔案館，用以接收、存儲(chǔ)、保管各級(jí)政府尤其是中央各部委產(chǎn)生的需要永久保存的數(shù)據(jù)集，并為政府、社會(huì)組織和個(gè)人服務(wù)。此外，各級(jí)地方黨委和政府也要加大公共數(shù)字檔案館的建設(shè)力度，可以采取先推出典型示范，再逐步推廣的辦法進(jìn)行。這方面，浙江省的經(jīng)驗(yàn)值得在全國推廣。據(jù)研究，目前，浙江省已有85個(gè)檔案館建成數(shù)字檔案館，其中兩個(gè)檔案館已通過國家示范數(shù)字檔案館測(cè)試，數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行，將極大地滿足信息社會(huì)人們對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，是檔案館實(shí)現(xiàn)公共檔案信息服務(wù)的重要途徑。

3.做好民生檔案工作，樹立公共檔案館“親民”形象。黨的十九大以來，改善和服務(wù)民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)步伐加快，認(rèn)真貫徹落實(shí)黨的十九大精神，加強(qiáng)民生檔案資源體系建設(shè)，是當(dāng)下各級(jí)黨委和政府改善民生、服務(wù)民生、維護(hù)民權(quán)的現(xiàn)實(shí)需要。各級(jí)公共檔案館在民生檔案資源體系建設(shè)方面具有義不容辭的責(zé)任，一方面要合理規(guī)劃館藏，調(diào)整檔案收集范圍，加大對(duì)民生檔案的收集力度，將各地涉及土地確權(quán)、婚姻、軍人復(fù)員退伍、醫(yī)療教育、計(jì)生、城市和農(nóng)村低保、職工養(yǎng)老保險(xiǎn)、干部人事、移民、房地產(chǎn)等與民眾生活息息相關(guān)的檔案接收進(jìn)館，提高館藏檔案的“親民性”。不僅如此，還要廣范開展用戶調(diào)研，有重點(diǎn)、有針對(duì)性地對(duì)利用頻繁的民生檔案進(jìn)行全文數(shù)字化處理，并著錄電子目錄，為提供網(wǎng)上在線查檔服務(wù)做好基礎(chǔ)工作。另一方面推動(dòng)民生檔案工作的規(guī)范化，由相關(guān)部門制定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，為所屬機(jī)構(gòu)檔案室提供一個(gè)基本遵循。通過采取有效措施，推動(dòng)民生檔案公共服務(wù)均等化，拉近社會(huì)公眾與檔案及檔案館的距離，樹立公共檔案館的“親民”好形象。那種“為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)”“為XX建設(shè)服務(wù)”的習(xí)以為常的口號(hào)應(yīng)該停止了，為“大眾服務(wù)”才是公共檔案館的最高宗旨與最終目標(biāo)[5]3。

4.用新媒助推檔案服務(wù)模式的“親民化”和“草根化”。21世紀(jì)以來，科學(xué)技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，基于手機(jī)客戶端的各種媒體軟件日益普及且備受用戶青睞，比如微信、微博、網(wǎng)站及各種APP軟件，目前普及率最高、應(yīng)用程度最高的當(dāng)屬微信。各級(jí)綜合檔案館要想增強(qiáng)檔案工作的“親民性”“公共性”和“服務(wù)性”及“草根性”，提高公眾的認(rèn)可度，將微信這一新媒體融入檔案公共服務(wù)是很有必要的。由于微信在我國各領(lǐng)域、各階層應(yīng)用較廣，加之通信成本低廉，檔案館推行檔案微信是十分可行的。值得注意的是，各級(jí)綜合檔案館在開設(shè)和運(yùn)營檔案微信公眾號(hào)，利用微信平臺(tái)推送檔案服務(wù)、傳遞檔案文化和信息的過程中，要注重實(shí)效，綜合考慮用戶需求、功能模塊設(shè)置、服務(wù)項(xiàng)目、信息推送及更新、與大眾的互動(dòng)性等因素。為了滿足公眾要求，檔案服務(wù)的欄目一般應(yīng)包括檔案館簡(jiǎn)介、查檔服務(wù)、查檔預(yù)約、特色館藏檔案展覽、聯(lián)系我們、培訓(xùn)教育、投訴建議、我要投稿、政策法規(guī)、城市記憶、民間文獻(xiàn)等能夠給公眾提供有用信息而又吸引公眾眼球的城市、地方歷史文化“大餐”，才能從根本上提高公共檔案館的服務(wù)能力。

5.做好公共檔案館的宣傳工作。從古代的檔案保管場(chǎng)所到現(xiàn)代檔案館的高墻大院，檔案保管機(jī)構(gòu)始終被籠罩上一層神秘的面紗，檔案秘不示人，管理封閉，人們往往無事不登三寶殿，究其原因，一方面與人們的知識(shí)文化水平與信息需求相關(guān);另一方面，與檔案館自身宣傳工作不到位、公眾對(duì)檔案的價(jià)值和檔案館的功能生疏、檔案館與社會(huì)大眾的距離較遠(yuǎn)不無關(guān)系。因此，檔案館要想走進(jìn)尋常百姓家，就必須重視對(duì)自身的宣傳，特別要做好檔案典型利用效果方面的宣傳，增強(qiáng)公眾的檔案意識(shí)，調(diào)動(dòng)其利用檔案的自覺性，在具體的宣傳工作中要多措并舉。首先，是找準(zhǔn)讀者定位，調(diào)研不同群體的利用需求，圍繞公眾關(guān)注和感興趣的問題，開展有針對(duì)性的宣傳。比如，針對(duì)民生問題，展出各地在落實(shí)惠民政策方面的民生檔案，介紹黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)民生問題發(fā)表的重要講話，展出重要的民生工程項(xiàng)目照片;針對(duì)公眾城市歸屬感需要，舉辦老城新貌攝影展、城市記憶工程照片征集等活動(dòng)，以此提高公共檔案館的知名度。其次，要借助新媒體及強(qiáng)勢(shì)媒體，加大宣傳力度。一方面，要利用檔案微信平臺(tái)、網(wǎng)站、檔案微博、檔案APP等新媒體廣泛宣傳檔案館的工作動(dòng)態(tài)、大事要聞、特色館藏展覽、重要活動(dòng)、行業(yè)動(dòng)態(tài)、查檔服務(wù)，把檔案館的觸角延伸到廣大人民群眾之中，讓宣傳緊接“地氣”。另一方面，要重視與新聞媒體的合作，遇到大型的活動(dòng)，邀請(qǐng)新聞媒體前來報(bào)道，以擴(kuò)大宣傳范圍，必要時(shí)舉辦新聞發(fā)布會(huì)，增強(qiáng)宣傳的實(shí)效。

三、結(jié)束語

綜上所述，公共檔案館服務(wù)能力建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)而復(fù)雜的文化工程，不是憑檔案館一家單打獨(dú)斗就能完成的，更不可能一蹴而就，它涉及檔案館自身、黨委和政府、社會(huì)公眾等各方力量，需要各方長(zhǎng)時(shí)間的共同努力。各地在做公共檔案館建設(shè)規(guī)劃時(shí)，各項(xiàng)工作要緊緊圍繞提高服務(wù)能力這一核心目標(biāo)進(jìn)行，要因地制宜，通盤考慮，分清輕重緩急，并積極借鑒外國先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和做法。在具體建設(shè)過程中，除了加強(qiáng)公共檔案館硬件建設(shè)外，更要加大軟件環(huán)境的建設(shè)力度，從檔案數(shù)字化、電子化管理、數(shù)字檔案館建設(shè)、民生檔案工作、檔案公共服務(wù)融入新媒體、檔案館宣傳工作等方面分步驟、有計(jì)劃地變革和完善，力爭(zhēng)打造出一個(gè)親和力強(qiáng)、功能完善、服務(wù)面廣的公共檔案館，推動(dòng)公共檔案館服務(wù)能力的提升。

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