事業(yè)單位人事檔案管理工作的新思考

范美麗

摘 要：新時代背景下，隨著對人才的需求，人事檔案管理越來越重視，事業(yè)單位人事檔案管理工作也成為重點課題。本文闡述了人事檔案的重要性，并對事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀進行了具體分析，創(chuàng)新性地提出了相應(yīng)的新措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理;新思考

一、引言

人事檔案包含個人身份、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、政治作風(fēng)、家庭成員情況等資料，記錄了一個人的生長軌跡。在辦理工資待遇、申報職稱、五險一金等有關(guān)工作時，都要根據(jù)檔案提供依據(jù)。然而，從當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著一些問題。

二、人事檔案的重要作用

一是人事檔案是人才選拔的重要依據(jù)。它能夠全方位了解干部的德行、才干、績效和作風(fēng)等情況，對預(yù)備提干、調(diào)整、職稱評定等涉及的人員進行全面的考核，結(jié)合個人專業(yè)特長、工作履歷等揚長避短合理安排工作崗位，真正發(fā)揮每一位干部的能力與積極性，以實現(xiàn)建立高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍的目標(biāo)。二是人事檔案是維護個人權(quán)益的重要憑證。它記錄了每個人的學(xué)習(xí)、生活與工作經(jīng)歷，是對個人工作表現(xiàn)、社會實踐等各類活動情況的真實記錄，并保留著原始的記錄，如本人簽字、單位蓋章、任命文件等。當(dāng)個人權(quán)益受到損害時，都需要以檔案為憑證，為解決問題提供有效證明。三是人事檔案是時代變遷的可靠憑證。它是時代信息的載體，反映著當(dāng)時的政治、經(jīng)濟和文化背景，比如80年代人事檔案中的招工備案登記表等。因此，人事檔案作為檔案重要組成部分，記載了許多有研究價值的內(nèi)容，為后人們研究時代建設(shè)提供了重要信息。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理制度不健全

目前，事業(yè)單位人事檔案管理制度存在一些缺陷。第一，缺少人事檔案管理工作激勵機制，責(zé)任分工不明確，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)異的員工沒有相應(yīng)的獎懲，一視同仁，造成檔案管理人員的積極性不高;第二，缺少檔案管理監(jiān)督機制，人事檔案經(jīng)查閱、整理、后續(xù)材料等程序之后，沒有專門的人員，對人事檔案進行檢查，致使檔案材料歸檔滯后一拖再拖、丟檔的現(xiàn)象時有發(fā)生;第三，缺少人事檔案管理工作規(guī)范化制度，雖然部分事業(yè)單位對于人事檔案收集整理、鑒別歸檔、查閱、后續(xù)材料材料等作了詳細(xì)的規(guī)定，但由于落實不到位，使各個單位整理的人事檔案從檔案盒外形、紙張大小、材料內(nèi)容分類各不相同，嚴(yán)重影響人事檔案的美觀、利用效率等。

（二）人事檔案管理人員缺乏專業(yè)性

由于事業(yè)單位對于人事檔案管理工作不夠重視，致使許多工作人員不是專業(yè)出身，甚至兼職管理，對于人事檔案管理的專業(yè)知識和基本技能不熟悉，在人事檔案管理工作中，出現(xiàn)人事檔案材料的歸檔、整理相關(guān)工作不及時，丟失檔案材料、紙張破損嚴(yán)重等現(xiàn)象時有發(fā)生，甚至有些檔案管理人員對檔案保密工作認(rèn)識不到位，檔案隨意借出，造成檔案材料篡改。為了杜絕這類現(xiàn)象，不僅要提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平，還要對檔案進行信息化，保證真實性。

（三）檔案管理理念淡薄，軟硬件設(shè)施陳舊

很多事業(yè)單位人事部門和人員仍使用傳統(tǒng)的檔案管理理念，檔案管理方式比較落后，還在采用手工編輯、檢索的方法，致使檔案材料無法做到及時歸檔整理，不能保證檔案資料的完整性，實現(xiàn)檔案信息的充分利用，嚴(yán)重影響著人事檔案管理工作的整體效率和整體質(zhì)量。另外，在軟硬件設(shè)施配套跟不上，在干部選拔過程中，由于時間地域等方面的因素，既浪費時間、人力、物力，又在此基礎(chǔ)上仍然無法得到的有效信息。如果建立一個檔案數(shù)字化信息平臺，使得使用者可以在一定權(quán)限內(nèi)跨區(qū)域查閱檔案資料，既節(jié)省社會資源，又能保證信息的準(zhǔn)確性和完整性，從而更好、更快的為人才選拔服務(wù)。

四、事業(yè)單位人事檔案管理工作的新舉措

（一）完善人事檔案管理規(guī)章制度

在當(dāng)前事業(yè)單位人事制度改革背景下，為了確保人事檔案的真實性、完整性、規(guī)范性、及時性、保密性，應(yīng)盡快完善好事業(yè)單位的人事檔案管理工作相關(guān)制度規(guī)程。一是建立長期有效的檔案管理工作激勵機制，有效地調(diào)動管理人員的積極性，相互監(jiān)督，確保檔案信息的真實性、完整性;二是建立人事檔案的收集、整理、保管、查閱等工作流程規(guī)范制度，使檔案工作有章可循，確保人事檔案的規(guī)范性、及時性;三是結(jié)合新形勢以及我國相關(guān)法律法規(guī)制定出檔案室一系列的制度，比如檔案保密制度、檔案交接與移交制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案室設(shè)備維修制度、檔案室安全與消防制度等，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，從而提高該工作的法制化程度，保證有法可依，確保人事檔案的保密性、安全性。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。

事業(yè)單位要進一步提高檔案管理工作的質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平，必須充分認(rèn)識到檔案管理人員發(fā)揮的關(guān)鍵作用，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)時代，事業(yè)單位的人事檔案管理人員不僅需要具備專業(yè)的檔案管理能力，還要加強互聯(lián)網(wǎng)知識。首先，新招聘的人才盡量選擇黨性意識高、政治敏銳、有專業(yè)基礎(chǔ)、懂計算機知識的人才;其次，現(xiàn)有檔案管理人員要加強自身的素質(zhì)，學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化相關(guān)技能，理論與實踐相結(jié)合，融會貫通，熟練操作，只有這樣才能在檔案管理工作中緊跟時代的步代。與此同時，單位應(yīng)多組織檔案管理人員外出考察交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)外邊先進的檔案管理技術(shù)和管理做法，結(jié)合單位現(xiàn)在的實際情況，揚長避短，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。最后，為更好的適應(yīng)新形勢下對檔案管理工作提出的新要求，我們還要加強人事檔案管理部門和信息技術(shù)部門的合作，為檔案管理中出現(xiàn)的技術(shù)問題提供相應(yīng)的指導(dǎo)。

（三）更新人事檔案管理的軟硬件設(shè)施

事業(yè)單位要嚴(yán)格按照規(guī)定，在硬件方面根據(jù)檔案的數(shù)量及以后的發(fā)展情況，選擇合適的庫房面積，樓層最好選在一層，配備、配齊防火、防盜、防塵等“八防”等基礎(chǔ)設(shè)施，在經(jīng)費充足的條件下，最好在配備煙霧感應(yīng)檢測系統(tǒng)、紅外防盜報警系統(tǒng)、漏水報警系統(tǒng)等，檔案人員辦公室與檔案庫、閱檔室三室分開，從而營造一個舒心的工作環(huán)境。在軟件方面，在配備好電腦、高拍儀等設(shè)施的基礎(chǔ)上，開發(fā)一個信息系統(tǒng)平臺，包含檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)出、檔案材料的后續(xù)、保險業(yè)務(wù)、退休業(yè)務(wù)等模塊，依托互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，對人事檔案信息進行數(shù)字化加工，使之成為電子檔案，可以為廣大單位和個人提供無紙化服務(wù)，提高人事檔案的服務(wù)質(zhì)量，增強檔案的便捷率，減少紙質(zhì)檔案的利用率，更好的保護檔案原件。同時特別注意檔案數(shù)字化信息的安全，在訪問信息平臺時設(shè)立安全防護網(wǎng)，以防不法分子有機可乘。電子檔案信息存儲我們可以通過光盤刻錄等方式及時備份，既可以保證檔案的真實性，杜絕造假現(xiàn)象，又能為檔案利用者提供高效的檔案服務(wù)。

五、結(jié)束語

在當(dāng)前形勢下，事業(yè)單位人事檔案管理面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，因此，事業(yè)單位需要結(jié)合自身的實際情況，完善制度，提高人員素質(zhì)，逐步實行人事檔案管理信息化，充分的運用各種先進的技術(shù)手段，提高事業(yè)單位人事檔案信息化水平，更好的發(fā)揮出人事檔案的重要價值，提高人事檔案利用率，使人事檔案能夠為事業(yè)單位的健康有序發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻

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