新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新探討

摘要：現(xiàn)如今，我國(guó)是信息化快速發(fā)展的新時(shí)期，很多領(lǐng)域都開始應(yīng)用這一技術(shù)。事業(yè)單位的檔案管理工作也逐步完善信息化建設(shè)，但還是存在一些問(wèn)題急需解決。本文針對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題深入分析，并提出具有針對(duì)性的措施，希望能作為參考促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

檔案作為人員信息和各種實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，歷史性和真實(shí)性是檔案最顯著的特征，對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案可以直接反映單位的發(fā)展歷程，同時(shí)在檔案中還蘊(yùn)含自身發(fā)展過(guò)程中的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展情況。另外，檔案信息是社會(huì)的映射，同時(shí)也是一個(gè)單位和政府政策的參考依據(jù)。作為社會(huì)服務(wù)組織，事業(yè)單位檔案管理是至關(guān)重要的，在社會(huì)高速發(fā)展的同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理壓力也在增加?，F(xiàn)階段信息化是社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，事業(yè)單位為了管理好檔案資料，要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，借助各種先進(jìn)的信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，助推事業(yè)單位穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

事業(yè)單位的健康發(fā)展關(guān)乎國(guó)計(jì)民生，其在日常運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的檔案資料是我國(guó)分析事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，掌握事業(yè)單位發(fā)展趨勢(shì)，創(chuàng)新事業(yè)單位管理辦法的重要資源。以下對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行介紹：第一，近年來(lái)，事業(yè)單位在日常運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的檔案數(shù)量逐漸增加，檔案類型和檔案信息載體也呈現(xiàn)了復(fù)雜性演變趨勢(shì)，包括醫(yī)院在內(nèi)的事業(yè)單位中檔案管理部門的工作難度顯著提升，通過(guò)引進(jìn)相關(guān)現(xiàn)代化技術(shù)和管理手段、管理理念，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，將有效地提升事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理部門的工作效率和工作精度，檔案管理部門還可通過(guò)與事業(yè)單位內(nèi)部的其他部門和我國(guó)相關(guān)管理部門相配合，產(chǎn)生協(xié)同發(fā)展效應(yīng)。第二，目前，我國(guó)正處于深化醫(yī)療服務(wù)體制改革的關(guān)鍵時(shí)期，醫(yī)院檔案管理部門面臨著重大挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，可以有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理部門深入挖掘檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，積累醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)我國(guó)醫(yī)療服務(wù)水平的有效提升和醫(yī)療服務(wù)范圍的充分拓展。

2新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新

2.1引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備

事業(yè)單位想要做好信息化管理檔案的工作，必須引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，這樣在一定程度上能夠提升信息化建設(shè)的質(zhì)量。在選擇設(shè)備的時(shí)候，必須根據(jù)事業(yè)單位當(dāng)前的情況制定最合理的管理以及建設(shè)方法。同時(shí)還要從事業(yè)單位當(dāng)前情況出發(fā)，對(duì)權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，高效利用和開發(fā)所有功能，使系統(tǒng)軟件間操作可以兼容。此外，還要加大力度對(duì)安全管理進(jìn)行維護(hù)，嚴(yán)格管控系統(tǒng)操作設(shè)備，如果資料涉及保密情況，就不能將此資料在外網(wǎng)操作，只能在安全內(nèi)網(wǎng)中使用，提升資料的安全性。

2.2提高信息化建設(shè)的安全性

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須要規(guī)范和完善檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。需要注意的是，事業(yè)單位一定要規(guī)范使用員工檔案資料，強(qiáng)化工作人員對(duì)于檔案工作的掌握，促進(jìn)檔案使用及保密措施的完善。除此之外，應(yīng)該采用硬件保護(hù)和軟件預(yù)防相結(jié)合的方式針對(duì)電腦病毒進(jìn)行技術(shù)防護(hù)，同時(shí)構(gòu)建檔案信息安全防護(hù)體系減少黑客入侵現(xiàn)象發(fā)生。目前應(yīng)用的防火墻技術(shù)，即在檔案部門的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間設(shè)置保護(hù)屏障的方式，在避免泄露內(nèi)部信息的基礎(chǔ)上防止外部人員非法獲取檔案的手段是最為常見的。像安全保密技術(shù)，如數(shù)字簽名、數(shù)字證書、加密技術(shù)等手段也在發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。值得一提的是，事業(yè)單位各部門之間需達(dá)成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，共同構(gòu)建安全體系，降低安全風(fēng)險(xiǎn)。

2.3增加對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入

對(duì)于檔案信息化來(lái)說(shuō)，首先要有相應(yīng)的先進(jìn)設(shè)備，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入，用來(lái)引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備。對(duì)原有的陳舊設(shè)備進(jìn)行更新替換，不僅在某些方面簡(jiǎn)化了操作程序，而且減少了設(shè)備由于陳舊而出現(xiàn)死機(jī)等問(wèn)題。資金投入力度的增加不僅使得檔案信息化順利進(jìn)行，還提高了工作人員的工作效率。新設(shè)備在性能方面自然遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越舊設(shè)備，不僅體現(xiàn)在操作方面，在安全方面也略勝一籌，在檔案上再加一把鎖，使得一些機(jī)密檔案得到雙重保險(xiǎn)。由此可見，增加對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入使檔案信息管理效率提高。

2.4規(guī)范檔案管理制度，提高檔案管理效率

當(dāng)前，我們正處在信息化時(shí)代，檔案管理模式逐漸從傳統(tǒng)保護(hù)管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)信息共享和全面利用方向。我們要想進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)的作用和效率，則需要立足于實(shí)際，構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理制度，并且不能隨意修改，檔案管理人員在將信息錄入檔案時(shí)，一定要嚴(yán)格國(guó)家所制定的著錄原則、文字標(biāo)識(shí)、方法以及格式等方面的要求來(lái)開展工作，如果檔案管理人員無(wú)法實(shí)現(xiàn)著錄的統(tǒng)一，則在后續(xù)的檔案檢索過(guò)程極易出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性使用和提取受到影響。管理人員在對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔處理時(shí)，還必須要使用統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件和硬件，同時(shí)還必須要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，從而更好地為事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息資源的共享提供便利，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

2.5促進(jìn)系統(tǒng)銜接

事業(yè)單位在建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)格落實(shí)習(xí)近平總書記系列重要講話精神，按照“五位一體”總體布局和“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局，切實(shí)保證檔案信息化管理的有效性和針對(duì)性。面對(duì)日益增加的電子檔案數(shù)量，事業(yè)單位應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息化系統(tǒng)的有效銜接。目前，事業(yè)單位檔案信息化系統(tǒng)主要包括檔案加工系統(tǒng)、檔案查詢系統(tǒng)、設(shè)置系統(tǒng)、管理系統(tǒng)和登記系統(tǒng)。為了提高信息傳輸?shù)挠行裕飨到y(tǒng)之間必須進(jìn)行有效銜接。

3結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)科技的日益進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)與當(dāng)前的趨勢(shì)同步。事業(yè)單位相關(guān)管理人員應(yīng)重視檔案信息化建設(shè)，以更專業(yè)的模式完善當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中的不足，規(guī)范當(dāng)前檔案管理制度，使制度具有針對(duì)性，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理效率提高。

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作者簡(jiǎn)介：蘭保劍（1978.7-）男，漢族江西宜春人南寧學(xué)院本科，助理工程師，從事檔案工作研究。