高校檔案管理規(guī)范化探析

丁小珈

摘 要：高校檔案資料是高校教育教學(xué)過(guò)程的真實(shí)記錄與再現(xiàn)，是各類(lèi)教育教學(xué)評(píng)估的依據(jù)性材料。檔案資料的規(guī)范化管理強(qiáng)調(diào)的是依據(jù)檔案資料管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度等對(duì)檔案資料進(jìn)行的收集、整理、鑒定、保管和利用的一種管理機(jī)制。高校檔案作為一種極為重要的教育教學(xué)資料，但一直以來(lái)，存在著檔案資料管理不規(guī)范、檔案人員隊(duì)伍建設(shè)不完善、信息化建設(shè)不足、硬件水平落后、技術(shù)水平不強(qiáng)等問(wèn)題，致使高校檔案管理難以跟上時(shí)代發(fā)展步伐，也難以滿(mǎn)足高校文化建設(shè)的需要。因此，本文對(duì)當(dāng)前高校檔案管理問(wèn)題進(jìn)行梳理，提出高校檔案規(guī)范化管理的建議，對(duì)高校檔案管理的發(fā)展具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：高效;檔案;規(guī)范化;管理

一、高校檔案規(guī)范化管理的價(jià)值和意義

高校檔案規(guī)范化管理是“加強(qiáng)檔案工作‘三個(gè)體系建設(shè)的基本前提，是推進(jìn)依法治檔、提升檔案工作治理能力的重要手段，也是衡量高校綜合管理水平的一個(gè)重要指標(biāo)”。具體而言，高校檔案工作規(guī)范化管理的價(jià)值意義主要體現(xiàn)在以下兩方面：

（一）有利于完善高校檔案管理機(jī)制

有利于高校檔案管理機(jī)制的建立健全，有效提升檔案管理的層次和水平。高校檔案規(guī)范化管理有賴(lài)于建立健全檔案管理機(jī)制，制定檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，明確責(zé)任制度，厘清考評(píng)體系，在組織管理、設(shè)施設(shè)備、業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)、開(kāi)發(fā)利用等環(huán)節(jié)充分實(shí)施科學(xué)管理，完善管理網(wǎng)絡(luò)，提升管理水平。

（二）有利于促進(jìn)高校檔案發(fā)揮服務(wù)功能

促進(jìn)高校檔案更好的為高校師生、高等教育事業(yè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。高校檔案既是對(duì)高校辦學(xué)歷史、辦學(xué)成果的保存和記錄，也是直接服務(wù)于高校師生及高校文化建設(shè)的重要平臺(tái)。傳統(tǒng)的檔案管理方法，不僅因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)，致使大量珍貴的檔案資料易于毀壞，而且檔案資料繁雜，也造成了查閱的困難。而通過(guò)檔案資料的規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，既有利于檔案資料的永久保存，也便利了廣大師生查閱檔案的需要，節(jié)約了成本，推動(dòng)了社會(huì)發(fā)展和高等教育的進(jìn)步。

二、高校檔案管理存在的問(wèn)題

（一）電子信息化程度低

傳統(tǒng)的檔案管理信息在許多高校的部分檔案歸檔中仍然沿用，導(dǎo)致沒(méi)有電子化處理的檔案信息無(wú)法在全校網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)使用。先進(jìn)的數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)根本發(fā)揮不出來(lái)，加大了檔案管理者的工作量，檔案信息的利用效率低下，對(duì)外利用的價(jià)值體現(xiàn)不出來(lái)，勢(shì)必影響高校的快速發(fā)展。高校檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)的信息功能開(kāi)發(fā)的不好，多方位的服務(wù)也體現(xiàn)不出來(lái)，時(shí)間久了，肯定會(huì)造成檔案自身價(jià)值的下降。

（二）檔案管理制度更新較慢

當(dāng)前許多高校沒(méi)有根據(jù)新時(shí)代人的檔案管理要求，制定相應(yīng)的規(guī)范化的現(xiàn)代管理制度，出現(xiàn)的問(wèn)題就是專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員不到位，信息網(wǎng)絡(luò)化的知識(shí)結(jié)構(gòu)落后，從不進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的檔案知識(shí)培訓(xùn)，相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，自然也就談不上創(chuàng)新意識(shí)，檔案管理工作一直是事倍功半的效果。檔案管理法公布后，有些學(xué)校沒(méi)有按規(guī)定制定規(guī)范化的高校檔案管理制度，目前仍有一部分檔案管理人員培訓(xùn)不到位，知識(shí)結(jié)構(gòu)落后，專(zhuān)業(yè)化的系統(tǒng)學(xué)習(xí)不夠，創(chuàng)新意識(shí)也無(wú)從談起，無(wú)法充分進(jìn)行檔案信息電子化升級(jí)與檔案信息數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，高校檔案管理的質(zhì)量也就無(wú)從談起了。

（三）檔案管理人員認(rèn)識(shí)與素質(zhì)上的能力欠缺

檔案資料記錄的是機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程，企業(yè)或者機(jī)構(gòu)經(jīng)常性的查閱資料可以從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不足，從而能夠更好地促進(jìn)機(jī)構(gòu)的發(fā)展。但是往往機(jī)構(gòu)的不重視，使得檔案管理人員也僅僅是做好自己的本職整理工作與收藏工作，而忽視檔案資料的二次利用情況。正是機(jī)構(gòu)對(duì)資料的不重視，使得檔案管理人員整體素質(zhì)都不是很高，而且機(jī)構(gòu)甚至?xí)跈n案管理人員上進(jìn)行人員精簡(jiǎn)，更別提重視檔案管理人員的素質(zhì)提升了。隨著信息化的發(fā)展，檔案管理人員逐步與信息技術(shù)發(fā)展脫節(jié)，在管理上更加力不從心。加上傳統(tǒng)思想的禁錮，以及思想意識(shí)的狹隘，跟不上時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理人員會(huì)與技術(shù)人員脫鉤。信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的現(xiàn)代化管理需要的不僅是檔案管理人員，更需要有扎實(shí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員。

三、檔案管理規(guī)范化建設(shè)的對(duì)策

（一）科學(xué)定位，完善檔案管理制度

高校檔案工作在推動(dòng)學(xué)科建設(shè)和學(xué)術(shù)研究、輔助教學(xué)和人才培養(yǎng)、構(gòu)建和傳播獨(dú)特的校園文化、促進(jìn)國(guó)內(nèi)和國(guó)際交往等方面都具有非常重要的作用。一方面，要把檔案工作制度貫穿于高校檔案工作全過(guò)程。要不斷強(qiáng)化檔案工作者的法制意識(shí)與服務(wù)理念。要從“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的高度充分認(rèn)識(shí)檔案工作法制化建設(shè)的重要性。另一方面，在制度規(guī)范的框架下推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新與協(xié)調(diào)發(fā)展。要從中心意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、大局意識(shí)、機(jī)遇意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)等六個(gè)方面，強(qiáng)化檔案工作的觀念創(chuàng)新，即要突出檔案工作的整體性，也要關(guān)注系統(tǒng)的力量;即要觀念創(chuàng)新，又要在工作模式、技術(shù)引領(lǐng)、多學(xué)科方法等方面同步推進(jìn)，協(xié)調(diào)發(fā)展，作到規(guī)律、自律、音律相統(tǒng)一，共同彈好檔案工作這架鋼琴。

（二）順應(yīng)時(shí)代，加快高校檔案信息化建設(shè)步伐

現(xiàn)代檔案工作已經(jīng)步入了數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字檔案館建設(shè)成為一流檔案管理的主要標(biāo)志之一。高校必須緊跟信息化時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，科學(xué)合理地進(jìn)行檔案信息化體制和機(jī)制的設(shè)計(jì)，加快推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)。在具體實(shí)施中，要把握好兩個(gè)原則。一是“雙軌制”原則。建立以傳統(tǒng)紙質(zhì)版本檔案為正本，數(shù)字化檔案為副本的全新的高校檔案存儲(chǔ)管理模式。二是“全周期”管理原則。全周期管理指檔案管理不再是以往的檔案的存儲(chǔ)和使用管理，而是從檔案的產(chǎn)生、存儲(chǔ)、使用一直到銷(xiāo)毀的全過(guò)程管理。當(dāng)前，信息化檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的匱乏是影響高校檔案信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行的重要因素。應(yīng)從兩個(gè)方面著手解決，首先加強(qiáng)對(duì)學(xué)校現(xiàn)有檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員的基本技能和綜合素質(zhì);其次，加大外部專(zhuān)業(yè)人才引進(jìn)力度，重點(diǎn)引進(jìn)檔案管理信息化專(zhuān)業(yè)人才，為高校檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

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