工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理措施探討

王靜

摘 要：工程建設(shè)項目檔案涵蓋中標(biāo)通知書、施工合同、開工報告、施工技術(shù)交底記錄等開工前資料以及項目施工全過程產(chǎn)生的各種技術(shù)類、管理類與質(zhì)量驗收資料。近年來，工程建設(shè)項目規(guī)模不斷擴大，涉及到的項目參與方越來越多，這就給工程建設(shè)項目檔案管理工作增加了難度，如何建立一套行之有效的管理機制，創(chuàng)新管理模式，確保檔案資料的完整性、真實性與安全性已經(jīng)成為檔案管理人員的首要任務(wù)。因此，本文將圍繞工程建設(shè)項目檔案管理存在的問題以及采取的創(chuàng)新管理措施展開論述。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)項目;檔案管理;創(chuàng)新措施

眾所周知，工程建設(shè)項目施工周期長、投入資金大、參建單位多、質(zhì)量與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求高，在施工過程中，將產(chǎn)生大量的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化文件、技術(shù)類資料、管理類資料以及各種施工現(xiàn)場記錄，這就增加了工程建設(shè)項目檔案管理的工作量，如果沿用傳統(tǒng)的管理模式，不但影響工作效率，而且容易發(fā)生檔案資料丟失、受損的情況，同時，檔案資料的利用率也會大打折扣。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時轉(zhuǎn)變思想觀念，通過理念創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、模式創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新，為工程建設(shè)項目的順利實施提供真實、確鑿、完整、權(quán)威的參考依據(jù)。

一、工程建設(shè)項目檔案管理存在的問題

（一）管理機制不完善，制度執(zhí)行力欠缺

雖說管理制度是一個老生常談的話題，但是，對工程建設(shè)項目檔案管理工作來說，制度缺失仍然是普遍存在的一個管理通病，尤其是獎懲機制與監(jiān)督檢查機制，部分施工企業(yè)往往出現(xiàn)“有制難循，有規(guī)難守”的現(xiàn)象，檔案管理人員經(jīng)常自作主張，在檔案資料的收集、整理、建檔、借閱、保管過程中，嚴(yán)重違反標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，檔案資料缺失、損壞現(xiàn)象屢屢發(fā)生，給工程建設(shè)項目的正常開展帶來嚴(yán)重影響[1]。

（二）專業(yè)知識匱乏，責(zé)任意識淡薄

部分施工企業(yè)的檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，既不會產(chǎn)生經(jīng)濟效益，也不會影響工程項目管理大局，因此，常常抱有“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的心理，以至于在實際工作當(dāng)中，疏于學(xué)習(xí)新知識，嚴(yán)重缺失進取心，檔案資料的真實性、完整性也受到嚴(yán)重影響。甚至一些管理人員對在建的工程項目一問三不知，在收集資料時，常常出現(xiàn)歸檔錯誤的情況，這就給后期檔案管理工作增加了工作量。

（三）信息系統(tǒng)有待完善，檔案管理模式落后

目前，信息技術(shù)已經(jīng)在檔案管理工作當(dāng)中得到普遍推廣和應(yīng)用，但是，受到技術(shù)投入資金不足與硬件設(shè)施缺失等因素的影響，工程建設(shè)項目檔案管理信息化進度嚴(yán)重滯后，尤其是施工過程中產(chǎn)生的一些技術(shù)性文件與資料，仍然采取紙質(zhì)化管理模式，這就使檔案資料的安全性受到嚴(yán)重威脅。另外，由于管理人員的專業(yè)知識水平、個人職業(yè)素養(yǎng)參差不齊，一些資歷老、工作年限長的工作人員已經(jīng)習(xí)慣了過去的管理模式，對檔案信息系統(tǒng)的操作知識一知半解，這就嚴(yán)重影響了工作效率，各部門的工作銜接也經(jīng)常出現(xiàn)脫鉤現(xiàn)象。

二、工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理措施

（一）完善管理機制，加大監(jiān)督力度

施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對工程建設(shè)項目實施過程中，產(chǎn)生的各種紙質(zhì)資料、圖片資料、視頻影像資料進行收集、整理、歸檔。同時，結(jié)合工程建設(shè)項目的實際情況，建立一套完善的制度化管理體系，對涉及到的《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案信息系統(tǒng)操作指南》、《獎懲制度》、《監(jiān)督檢查制度》等內(nèi)容納入到管理體系當(dāng)中，并指派專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。為了提高管理績效，確保工程建設(shè)項目檔案的真實性、完整性與安全性，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專職監(jiān)督檢查崗位，任用責(zé)任感強、管理經(jīng)驗豐富、制度執(zhí)行力好的專職人員對檔案管理工作全過程進行有效監(jiān)督與定期檢查，如果在檢查過程中發(fā)現(xiàn)人為操作失誤的情況，應(yīng)及時予以糾正，并對糾正效果進行驗證。對屢教不改者，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的獎懲機制對責(zé)任人進行嚴(yán)肅處理。

（二）健全培訓(xùn)體系，落實考核機制

為了提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平與管理水平，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立一個針對性強、實效性好的內(nèi)部培訓(xùn)機制，并于每年年初制訂本年度的檔案管理人員專項培訓(xùn)計劃，將檔案管理制度、信息系統(tǒng)操作技能、檔案管理的專業(yè)理論知識以及個人職業(yè)素養(yǎng)等內(nèi)容納入到培訓(xùn)計劃當(dāng)中。通過集中培訓(xùn)、線上培訓(xùn)、專家講座的形式，對檔案管理人員進行專項培訓(xùn)，使管理人員樹立高度的主人翁責(zé)任意識與大局意識，并不斷提升個人的專業(yè)技能水平以及綜合素養(yǎng)。

另外，為了驗證培訓(xùn)效果，施工企業(yè)的人力資源部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合培訓(xùn)內(nèi)容以及管理人員的崗位職責(zé)權(quán)限，設(shè)定一個科學(xué)合理的績效考核目標(biāo)，對完成考核目標(biāo)的個人給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵，對未完成考核目標(biāo)的個人應(yīng)當(dāng)根據(jù)獎懲制度的規(guī)定，對其進行嚴(yán)肅處理。

（三）提升信息化管理水平，增強檔案管理安全意識

工程建設(shè)項目檔案屬于施工企業(yè)內(nèi)部的保密資料，事關(guān)企業(yè)的重大決策事項以及工程建設(shè)項目的順利實施。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)進一步增強安全意識，對紙質(zhì)檔案資料應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的保管室，并做好檔案保管室的通風(fēng)、防火、防盜、防潮等安全防護工作，確保檔案資料的完整性。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，與檔案管理相配套的信息管理系統(tǒng)已經(jīng)初具雛形，但是，由于信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)直接關(guān)聯(lián)，在管理過程中，信息系統(tǒng)經(jīng)常受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵蝕與黑客攻擊，造成部分檔案資料丟失，給企業(yè)造成巨大的損失。為了避免這種情況的發(fā)生，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)引入專業(yè)的信息化管理人才，對檔案信息管理系統(tǒng)的各項功能予以完善。比如安全防護措施，專業(yè)技術(shù)人員可以利用先進的指紋識別技術(shù)、人臉識別技術(shù)設(shè)置加密程序，更改登錄權(quán)限[2]。

此外，工程建設(shè)項目檔案主要是針對當(dāng)前的建設(shè)項目而言，因此，在工程建設(shè)項目竣工以后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立專門的檔案管理信息系統(tǒng)，使其成為一個獨立的子系統(tǒng)，與其它建設(shè)項目予以區(qū)分，這樣，既方便檔案查詢，同時，也提高了工程建設(shè)項目檔案的利用率。

結(jié)束語

工程建設(shè)項目檔案不僅為施工企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)，而且也為項目規(guī)劃、建設(shè)、質(zhì)量驗收等工作提供了豐富的信息資源，因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)始終秉持與時俱進的態(tài)度，積極借鑒成功的管理經(jīng)驗與方法，在實際工作當(dāng)中采取創(chuàng)新管理措施推進工程建設(shè)項目檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理進程。

參考文獻(xiàn)

[1]嚴(yán)峰，高華.工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理的建議措施[J].蘭臺世界，2019（z1）：200.

[2]謝艷.工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新的建議措施[J].城建檔案，2017（6）：49-50.