數(shù)字化技術在檔案管理工作中的應用

張娜

摘 要：檔案管理工作關乎整個社會的發(fā)展進程。隨著社會的發(fā)展，人們進入大數(shù)據(jù)時代，所有的檔案及資料都往數(shù)字化的方向發(fā)展。本文就是從實際出發(fā)，以基層檔案管理工作為研究對象，指出了數(shù)字化技術應用在檔案管理的意義，分析了檔案管理數(shù)字化建設中存在的問題，并針對問題提出科學的改進建議和措施。

關鍵詞：數(shù)字化技術;檔案管理;應用對策

數(shù)字化技術屬于網(wǎng)絡信息技術的一種，采用數(shù)字化技術可以提高檔案管理的實效性，可以將一些有價值的信息和數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理，定期統(tǒng)計和分析和數(shù)據(jù)，便于檔案資料的收集、查閱、提取和運用。數(shù)字化技術具有強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，數(shù)據(jù)傳輸能力較強，有助于實現(xiàn)資源的共享，在檔案管理工作中應用數(shù)字化技術是時代發(fā)展的選擇。

1 數(shù)字化技術在檔案管理應用的重要意義

1）檔案管理數(shù)字化是時代發(fā)展的結(jié)果。檔案的內(nèi)容多是一些憑據(jù)，是真實記錄企事業(yè)單位發(fā)展的資料，在人類發(fā)展過程中，檔案承載著重要的任務和使命，檔案管理的變遷是促進檔案工作發(fā)展的動力，檔案的主要作用就是為服務提供可利用的資料。隨著科學技術的發(fā)展，信息化技術應用在檔案管理中是十分必要的，尤其現(xiàn)在辦公室工作朝著無紙化、數(shù)字化方向發(fā)展，電子文件逐年增加，計算機逐漸普及，實現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的收集、存儲和利用，提高了信息數(shù)據(jù)資源的利用率[1]。在這樣的背景下，使用計算機網(wǎng)絡可以強化數(shù)字化技術的應用，檔案管理數(shù)字化建設是時代發(fā)展的必然結(jié)果。

2）檔案數(shù)字化是提高檔案管理效率的有效途徑。面對新時期計算機技術發(fā)展的沖擊，檔案管理工作必須要提高效率，檔案管理工作人員要明確檔案管理工作的目標，要加強學習，要學習現(xiàn)代科學技術，提高業(yè)務能力，進而提高檔案管理效率，數(shù)字化技術就是其中重要的一項技術。數(shù)字化技術應用在檔案管理工作中，要提高檔案管理的現(xiàn)代化和信息化水平。數(shù)字化檔案管理體系的建設需要依賴大量的專業(yè)技術人員，需要建立信息化檔案管理平臺，檔案資料的收集、鑒選、掃描、轉(zhuǎn)換、掛接、檢索、數(shù)據(jù)庫建立、備份等工作都要依賴數(shù)字化技術實現(xiàn)，這樣會顯著提高檔案管理的實際效率。

3）檔案數(shù)字化有助于提高檔案管理的地位。檔案資料的作用主要是記錄真實的歷史資料，檔案資料的主要作用是用于服務，為各類事務的辦理提供科學的依據(jù)，為一些案件糾紛提供可靠的資料和憑證，每個國家都要重視檔案資料的掛你，發(fā)揮檔案的價值。但部分企業(yè)和事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視程度有待提高，部分工作人員沒有認識到檔案管理工作的重要價值，加強數(shù)字化技術在檔案管理中的應用有助于提高檔案管理的地位。檔案管理工作比較瑣碎，包括檔案資料的編目、整理和鑒定，檔案資料要做好清點和檢索，數(shù)字化技術在檔案管理工作中應用可以提高檔案管理的地位。數(shù)字化技術的應用可以使人們更加重視檔案管理工作，管理人員不僅僅要重視對檔案資料的保護和保管，還要科學的進行管理，充分突出檔案資料的價值，要突出信息化技術和數(shù)字化技術的重要作用，實現(xiàn)資源的共享，促進部分檔案資料的公開管理，實現(xiàn)高效信息采集和處理，做好檔案編目、數(shù)據(jù)庫建設、檢索、篩選等工作，提高檔案管理的實效性[2]。

2 當前檔案管理工作存在的問題

1）提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力?；鶎訖n案管理工作發(fā)展經(jīng)過了一段時間，目前檔案管理人員的結(jié)構相對穩(wěn)定，但是隨著科學技術的快速發(fā)展，檔案管理人員素質(zhì)和能力有待提高，部分檔案管理人員年紀較大，資歷較深，但是對于數(shù)字化和信息化技術不夠了解，對先進技術的知識管理不到位，檔案管理效率有待提高，管理人員能力有待提高。現(xiàn)代化發(fā)展需要檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化和信息化模式，但是檔案管理人員這方面的意識有待加強，檔案管理工作相對繁瑣，一味依靠人為能力是不可能實現(xiàn)檔案管理的高效化，因此，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力[3]。

2）數(shù)字化檔案利用率較低?，F(xiàn)階段，檔案管理工作相對復雜，尤其是檔案資料的收集、整理和篩選工作較為繁瑣，管理過程中還存在一些障礙，很多檔案資料不夠齊全，缺乏完整性，檔案資料的利用率較低。數(shù)字化技術的應用可以有效提高檔案管理的效率，但是實際情況是，部分企業(yè)或事業(yè)單位檔案資料的管理中技術應用較少，檔案資料利用率有待進一步提高。

3）檔案管理數(shù)字化經(jīng)費較少。由于部分地區(qū)對于檔案管理工作不夠重視，導致投入在檔案管理上的經(jīng)費嚴重不足，在其預算過程中，與其他事項相比，明顯檔案管理的投入較少，這影響著數(shù)字化技術在檔案管理中的應用。由于缺乏經(jīng)費投入，檔案管理人員的薪資待遇較低，這直接影響檔案管理人員的工作積極性。由于經(jīng)費不足，檔案管理工作效率短時間內(nèi)難以很快提升。

3 檔案管理中數(shù)字化技術應用對策

1）建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化技術必須要依賴先進的技術和系統(tǒng)來應用，數(shù)字化技術具有較為強大的功能，檔案管理單位要結(jié)合實際檔案資料的管理情況，建立數(shù)字化檔案資料管理系統(tǒng)，做好檔案資料的整合和處理，進而保持檔案管理的高效性。檔案管理數(shù)字化建設要加大投入，購置需要的掃描機復印是被餓，做好檔案資料的檢索和編目等，突出檔案資料的價值[4]。

2）搭建檔案管理云計算信息處理平臺。數(shù)字化技術與云計算技術有異曲同工之處，新時期，檔案管理工作要突出數(shù)字化技術的優(yōu)點，云計算技術的應用也具有可圈可點之處，云計算技術主要是根據(jù)用戶的操作指令，采用網(wǎng)絡技術，運用搜索引擎獲取大量的信息和資料。數(shù)字化技術和云計算技術都具有一定的網(wǎng)絡虛擬性，利用虛擬的語言形式將檔案資料提供給用戶。檔案管理需要建立云計算平臺，實現(xiàn)檔案資料的共享，建立云平臺可以及時更新信息，還可以實現(xiàn)資料的快速共享和傳播，進而提高檔案管理的便利性。

3）做好電子文件的收集和整理。檔案管理中有很多電子資料或文件，利用數(shù)字化技術比較重點的就體現(xiàn)在對于電子檔案的收集和管理，包括文件、照片、錄音、視頻等資料，檔案管理部門還可以利用專業(yè)設備，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件資料，例如利用掃描儀等掃描檔案資料。檔案管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人為管理模式，實現(xiàn)電子文件的科學歸檔和管理，節(jié)約大量的時間和精力。檔案管理部門要制定掃描機技術規(guī)范，確定掃描索引信息，對掃描過程環(huán)節(jié)進行控制，做好掃描監(jiān)督。

4）數(shù)字化技術應用在檔案檢索和查詢中。檔案管理數(shù)字化建設要突出檔案資料的價值，要重視檔案資料的檢索和查詢，在檔案資料檢索和查詢時，要根據(jù)固定的關鍵詞檢索檔案資料。及時確定檔案資料的位置，利用數(shù)字化技術在數(shù)據(jù)庫進行檢索，避免檢索復雜化，提高了檢索的效率。數(shù)字化技術的應用可以打破時間和空間的限制，進而提高檔案資料的管理應用效率。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作中應用數(shù)字化技術是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢和結(jié)果，在新的歷史時期，強化是數(shù)字化和信息化技術的應用有助于提高檔案管理的實效性。我國比較重視檔案管理工作，從企業(yè)到事業(yè)單位皆是如此，要充分展現(xiàn)新技術的優(yōu)勢和作用，提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力，提高檔案資料管理工作的效率，促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]聶志群.數(shù)字化技術在房地產(chǎn)檔案管理中的運用研究[J].城市建設理論研究（電子版），2019（30）：60.

[2]佘曉芬.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對策探討[J].科技風，2019（26）：213.

[3]戴琨.數(shù)字化技術在房地產(chǎn)檔案管理中的應用研究[J].才智，2019（26）：202.

[4]孟慶楷.數(shù)字化技術在檔案管理的應用價值[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)研究，2018（05）：109-110.