數(shù)字化檔案推動(dòng)新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展探析

畢朋營(yíng)

摘 要：在信息化時(shí)代，各行各業(yè)逐漸穩(wěn)定發(fā)展，企業(yè)開(kāi)始重視新時(shí)期檔案管理工作。本文將對(duì)數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)要概述，重點(diǎn)分析數(shù)字化檔案推動(dòng)新時(shí)期檔案管理工作的具體策略，包括增強(qiáng)自身檔案管理意識(shí)、提升檔案管理人員的數(shù)字化管理技能、更新硬件設(shè)備、及時(shí)建立和更新相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;檔案管理;經(jīng)濟(jì)效益

檔案管理作為各種企業(yè)的機(jī)密與核心，所以在實(shí)際工作中，要重視檔案管理工作，加強(qiáng)數(shù)字化檔案的發(fā)展，通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)，充分掌握數(shù)字化檔案的管理技能與知識(shí)，并在檔案管理中積累經(jīng)驗(yàn)，與實(shí)際情況相結(jié)合，做好檔案管理工作，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的科學(xué)管理。

1 數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

1.1 經(jīng)濟(jì)效益高

以往我國(guó)檔案管理工作一般采用粗放型模式進(jìn)行辦公，當(dāng)不能及時(shí)處理大量檔案信息時(shí)，經(jīng)常通過(guò)增加辦公經(jīng)費(fèi)和擴(kuò)充辦公人員兩種方法來(lái)處理，導(dǎo)致成本大程度增加。把數(shù)字化檔案應(yīng)用到檔案管理工作中，可以有效解決此問(wèn)題。由于數(shù)字化檔案不再將紙質(zhì)作為載體，而是通過(guò)新型的機(jī)讀檔案，所以既能夠減少檔案保管費(fèi)用，又能夠節(jié)省大量占地使用面積，進(jìn)而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。另外，此方式為查閱資料提供了便利，降低復(fù)印紙張浪費(fèi)和相關(guān)人員開(kāi)支。

1.2 工作效率高

通常檔案管理是采用紙張作為主要載體，放在檔案館或檔案室中存放，因?yàn)闄n案的存儲(chǔ)量大且集中，檔案管理人員要是沒(méi)有做好管理，需要查閱資料時(shí)就會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間與精力。應(yīng)用數(shù)字化檔案管理，管理人員將各種資料提前傳到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，做好相應(yīng)分類，在查詢時(shí)可以快速找到所需要的資料，既省時(shí)又省力，提高了工作效率。

1.3 檔案利用率高

以往借閱檔案需要查閱人員親自去檔案室，將其復(fù)印，才能完成借閱。并且還會(huì)受到時(shí)間和地區(qū)限制。紙質(zhì)檔案的數(shù)量是有限的，不能滿足多人同時(shí)查閱的需求，檔案利用的時(shí)效性就會(huì)受到相應(yīng)影響。數(shù)字化檔案的應(yīng)用，可以解決時(shí)效性受限的問(wèn)題。查閱資料時(shí)只需輸入有效信息就可以快速的找到相應(yīng)材料，還能夠滿足多人同時(shí)查閱，在自己的計(jì)算機(jī)中安裝檔案管理系統(tǒng)，不用進(jìn)行排隊(duì)。

2 數(shù)字化檔案推動(dòng)新時(shí)期檔案管理工作的具體策略

2.1 企業(yè)管理人員要增強(qiáng)自身檔案管理意識(shí)

管理人員的檔案管理意識(shí)將會(huì)對(duì)企業(yè)的檔案管理水平產(chǎn)生直接影響，因此，要求各層管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)管理意識(shí)，在思想上支持檔案管理工作。同時(shí)，加大對(duì)數(shù)字化檔案管理的投資力度，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。企業(yè)內(nèi)部加大宣傳力度，對(duì)從事檔案管理的員工進(jìn)行相應(yīng)的思想建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代，科技在快速發(fā)展，檔案管理人員也應(yīng)該看清社會(huì)狀態(tài)，充分意識(shí)到數(shù)字檔案管理的重要性。同時(shí)，工作人員需要不斷強(qiáng)化自身職業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理的自覺(jué)意識(shí)，進(jìn)一步促進(jìn)數(shù)字檔案管理的發(fā)展。

2.2 提升檔案管理人員的數(shù)字化管理技能

要想數(shù)字化檔案推動(dòng)新時(shí)期檔案管理工作，就應(yīng)該定期舉辦相應(yīng)職業(yè)技能培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案管理員工和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，讓其主動(dòng)參加以數(shù)字化技術(shù)為主的培訓(xùn)活動(dòng)及技能學(xué)習(xí)中，可以適當(dāng)給予一些獎(jiǎng)勵(lì)與物質(zhì)支持。經(jīng)過(guò)技能培訓(xùn)活動(dòng)，能夠很好地提升工作人員的數(shù)字化管理技能。另外，管理人員還應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，爭(zhēng)取能夠充分掌握理論，并將其應(yīng)用到實(shí)踐中。還要不斷聘用專業(yè)技術(shù)人才，能夠采用公開(kāi)社會(huì)招聘或獵聘方法進(jìn)行招聘。在公開(kāi)社會(huì)招聘時(shí)，必須要保證公正、公開(kāi)性，對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行篩選，選擇信息技術(shù)精通的人才予以聘用。在招聘結(jié)束后，對(duì)新員工進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使其充分了解自己所工作的環(huán)境及內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際實(shí)踐的指導(dǎo)逐漸使其掌握檔案管理工作的要點(diǎn)，提升其動(dòng)手能力，將新員工培養(yǎng)成為數(shù)字化檔案管理的強(qiáng)大后盾。在此基礎(chǔ)上，既可以提升管理部門(mén)及工作人員的信息技能水平，還能夠?yàn)閿?shù)字化檔案管理提供便利條件[1]。

2.3 更新硬件設(shè)備

要想更好的達(dá)到數(shù)字化檔案管理，相應(yīng)企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)可用資金數(shù)量，定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行更新與替換，以便為數(shù)字化檔案發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。第一，在做好原設(shè)備保存工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行硬件設(shè)備更新，或者將其儲(chǔ)存在“云”端，更新之后將檔案資料重新下載。第二，在將陳舊硬件設(shè)備更換之后，務(wù)必要對(duì)設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)調(diào)試，保證所有設(shè)備都可以正常運(yùn)行工作，特別是計(jì)算機(jī)，其作為數(shù)字化檔案的重要載體，安全穩(wěn)定性與各方面性能都對(duì)數(shù)字檔案的下載、上傳、儲(chǔ)存等工作產(chǎn)生影響，一定要確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)穩(wěn)定無(wú)漏洞，給后續(xù)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供保障。第三，出去設(shè)備本身，還要為硬件設(shè)備安全運(yùn)行創(chuàng)造良好環(huán)境。為用于檔案管理的相應(yīng)硬件設(shè)備建立專門(mén)房間，并定期安排工作人員進(jìn)行清掃，便于統(tǒng)計(jì)檔案查閱人員數(shù)量及查閱情況，防止出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象。定期對(duì)數(shù)字化檔案管理設(shè)備進(jìn)行定期檢查與維修，重點(diǎn)檢查計(jì)算機(jī)，確保硬件和軟件都不存在問(wèn)題，進(jìn)而保證檔案管理工作的順利展開(kāi)。

2.4 及時(shí)建立和更新相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字化檔案管理需要多方的協(xié)調(diào)配合和相互努力，就要求檔案管理部門(mén)、檔案室及檔案館三方面的共同努力。倘若只依靠某一個(gè)部門(mén)的力量難以完成此項(xiàng)工作。所以想要切實(shí)落實(shí)數(shù)字化檔案管理，應(yīng)該先查看信息資源，是否在資源共享階段，唯有達(dá)到共享狀態(tài)才能夠進(jìn)行接下來(lái)的工作。還應(yīng)確保各個(gè)階層的主管部門(mén)可以做好相應(yīng)工作，制定檔案管理的要求標(biāo)準(zhǔn)及工作規(guī)范，倘若相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)與當(dāng)下階段的發(fā)展情況不相符時(shí)，要及時(shí)更新相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以確?？梢耘c企業(yè)或單位的發(fā)展方向保持一致。另外，還要大力推動(dòng)數(shù)字化檔案管理工作的有效開(kāi)展與實(shí)施，為確保其規(guī)范性，建立相應(yīng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系。就目前來(lái)說(shuō)，數(shù)字化檔案工作具有長(zhǎng)期且復(fù)雜性，需要做好各個(gè)方面的工作，并結(jié)合實(shí)際情況，才能達(dá)到檔案管理與信息技術(shù)和新時(shí)代的同步發(fā)展[2]。

2.5 做好數(shù)字化檔案精準(zhǔn)管理

數(shù)字化檔案相對(duì)傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，更為方便、簡(jiǎn)單、快捷，不過(guò)對(duì)于細(xì)節(jié)的注重程度有明顯提高，倘若數(shù)字化檔案文件未能進(jìn)行有效整理，就可能會(huì)使文件受到損壞或者丟失，對(duì)檔案管理質(zhì)量造成影響。所以，要對(duì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)化管理。第一，需要完善管理機(jī)制，對(duì)檔案管理的書(shū)面化、同步化、專業(yè)化、全面化制定具體標(biāo)準(zhǔn)，使文件從收集、形成、整理、審核、錄入、移交的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容與要求更加清晰明確。第二，設(shè)置專職檔案員，明確具體工作范圍與職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，結(jié)合責(zé)任追究制度，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需要追究相應(yīng)員工的責(zé)任，防止出現(xiàn)推卸責(zé)任的現(xiàn)象，促進(jìn)員工之間能夠形成互相監(jiān)督工作氛圍，為實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上論述可得出，要想做好數(shù)字化檔案推動(dòng)新時(shí)期檔案管理工作，就應(yīng)先將數(shù)字化檔案管理工作做好，既能夠提升資料的安全性，還可以有效提高管理人員的工作效率。經(jīng)過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，能夠快速查閱資料，減少相應(yīng)人員的工作壓力。數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李琳.大數(shù)據(jù)時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化管理對(duì)策研究[J].武漢電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2019，17（04）：50-52+56.

[2]姚水英.數(shù)字化檔案推動(dòng)新時(shí)期檔案管理工作的開(kāi)展[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（31）：3-4.