關(guān)于事業(yè)單位人事檔案歸檔內(nèi)容發(fā)展變化趨勢研究

趙耀

摘 要：事業(yè)單位人事檔案的歸檔水平不僅影響檔案信息的完整性，而且在很大程度上影響事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作、人才發(fā)展建設(shè)方面的質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)基于信息化的檔案管理工作趨勢，明確事業(yè)單位人事檔案管理的重點(diǎn)，著力構(gòu)建完善的人事檔案管理體系，達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理機(jī)制

1 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

1）發(fā)生的變化。事業(yè)單位人事檔案管理模式正在發(fā)生著深刻的變革。事業(yè)單位人事檔案管理的要求不斷提高，隨著事業(yè)單位用人機(jī)制的日益靈活，事業(yè)單位人事檔案管理方法不斷改變。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新人事檔案管理的方式，注重構(gòu)建專業(yè)的人事檔案管理體系，強(qiáng)調(diào)在信息技術(shù)的輔助下提高人事檔案管理的效率。重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)優(yōu)化人事檔案管理的目標(biāo)，豐富人事檔案管理工作的方法，進(jìn)一步根據(jù)事業(yè)單位人員的多樣化特征進(jìn)行人事檔案管理。強(qiáng)調(diào)根據(jù)人員聘用總數(shù)的增加，聘用員工比例的不斷增長，技術(shù)人員與行政管理人員的崗位特征明確具體的人事檔案管理工作內(nèi)容。目前事業(yè)單位人檔案管理工作主要由事業(yè)單位自管和專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行代管兩種模式。事業(yè)單位人事檔案管理已經(jīng)逐步的由紙質(zhì)檔案管理時(shí)代向著信息化檔案管理的時(shí)代快速發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理還要向著智能化、實(shí)時(shí)化、全面化和系統(tǒng)化的方向進(jìn)行快速發(fā)展。注重增加個(gè)性化檔案比例，切實(shí)提高檔案收集的效率，降低事業(yè)單位檔案管理工作的成本。

2）存在的問題。事業(yè)單位人事檔案管理還要從實(shí)際情況出發(fā)，解決傳統(tǒng)管理機(jī)制制度下造成的人事檔案歸檔管理不系統(tǒng)和較繁瑣方面的問題，首先，事業(yè)單位人事檔案管理的意識(shí)還有待加強(qiáng)，不少事業(yè)單位只重視在編人員檔案管理，沒能加強(qiáng)聘用人員的檔案管理，沒能按照統(tǒng)一規(guī)定上報(bào)聘用人員的檔案數(shù)據(jù)信息。還有的事業(yè)單位沒能完善人事檔案管理的分類方法，不能根據(jù)事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人才的特征采用針對性的檔案管理方式。存在著大量基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)信息待查的問題。當(dāng)前專業(yè)技術(shù)人員的職稱檔案管理占據(jù)了大量的空間與時(shí)間，反映專業(yè)技術(shù)人才特長的檔案不足，一些復(fù)印材料還有待進(jìn)一步核實(shí)。其次，事業(yè)單位檔案管理存在的存放混亂的問題。自主存儲(chǔ)的檔案資料受場地與空間方面的限制，往往存在一定的丟失或損毀風(fēng)險(xiǎn)。事業(yè)單位自主管理檔案的流失概率大，部分員工缺乏自己的檔案信息。還有的事業(yè)單位檔案轉(zhuǎn)接效率低，事業(yè)單位存儲(chǔ)在專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案需要每年繳納一定數(shù)量的托管費(fèi)用。第三，事業(yè)單位檔案的轉(zhuǎn)接效率相對較低，事業(yè)單位人員的一些獲獎(jiǎng)、學(xué)術(shù)成果、工作業(yè)績，個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷的材料未能及時(shí)的收入到檔案當(dāng)中。第四，當(dāng)前事業(yè)單位人員使用檔案信息時(shí)不方便，事業(yè)單位涉及人才評(píng)聘，職稱晉升時(shí)沒能充分的利用各種檔案資源，人才檔案查閱與移交檔案工作還存在著較為繁瑣的問題。因此檔案問題還會(huì)導(dǎo)致職稱評(píng)聘難度大和不及時(shí)問題。

2 事業(yè)單位人事檔案歸檔工作的措施

1）推出技術(shù)人員檔案管理辦法。技術(shù)人員是事業(yè)單位最寶貴的財(cái)富，事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要任務(wù)之一就是提高技術(shù)人才檔案管理的有效性，發(fā)揮技術(shù)人才檔案對事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)的輔助作用。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的專業(yè)技術(shù)人才的檔案管理辦法，采用技術(shù)人才檔案管理分類辦法，運(yùn)用區(qū)別于行政人員的方式全面加強(qiáng) 技術(shù)人才的檔案數(shù)據(jù)信息的收集管理。優(yōu)化檔案管理工作制度，明確檔案管理的重點(diǎn)，圍繞著事業(yè)單位員工的晉升職稱需要，事業(yè)單位技術(shù)人才的培訓(xùn)工作任務(wù)，事業(yè)單位人員的特色發(fā)展管理需要，開展專門人事檔案管理工作。首先，加強(qiáng)基礎(chǔ)材料的收集工作，包括相關(guān)的學(xué)歷證明材料，以及基本的工作履歷材料。其次，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)材料的收集，包括專業(yè)技術(shù)的任職資格，專業(yè)技術(shù)成果，相關(guān)證書等。第三，收集與專業(yè)技術(shù)人才相關(guān)的學(xué)術(shù)研究成果，包括學(xué)術(shù)研究材料、專業(yè)技術(shù)成果，工作業(yè)績等相關(guān)數(shù)據(jù)信息。還要收集專業(yè)技術(shù)人才在一些專業(yè)評(píng)選、獎(jiǎng)懲方面的信息，以及專業(yè)技術(shù)人員接受的在職培訓(xùn)內(nèi)容等。還要加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人才的聘用信息、醫(yī)療、養(yǎng)老保險(xiǎn)信息收集，達(dá)到全面反映相關(guān)情況的效果。

2）完善檔案管理制度。事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)當(dāng)形成專門的管理制度，根據(jù)事業(yè)為單位人事檔案管理的基本法規(guī)提高人事檔案管理的有效性。當(dāng)前事業(yè)單位崗位設(shè)置與人員流動(dòng)性增加，事業(yè)單位普遍的推行崗位聘任制。應(yīng)當(dāng)基于事業(yè)單位人員流動(dòng)的現(xiàn)實(shí)情況，圍繞著事業(yè)單位在編人員、外聘人員、志愿者等設(shè)置不同的人事檔案管理工作制度。首先，優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理工作的基本流程，明確事業(yè)單位人事檔案管理的基本點(diǎn)，做好事業(yè)單位人事檔案的收集、鑒定、整理、保管與利用工作。其次，事業(yè)單位在招聘新員工時(shí)還要落實(shí)檔案管理銜接機(jī)制，保證事業(yè)單位人員入職前就做好相應(yīng)的檔案管理收集工作，優(yōu)化事業(yè)單位新聘用員工人事檔案管理制度。具體應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事部門與各級(jí)人才中心的緊密聯(lián)系，有效防止私自轉(zhuǎn)接檔案現(xiàn)象的發(fā)生，上級(jí)部門應(yīng)當(dāng)在完善統(tǒng)一的事業(yè)單位人員管理編制平臺(tái)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步探索相應(yīng)的事業(yè)單位臨時(shí)聘用人員的檔案管理機(jī)制。還要加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的監(jiān)督，由上級(jí)機(jī)關(guān)組織開展人事檔案的外部審核，對存在的人事檔案數(shù)據(jù)信息缺失，人事檔案信息不足問題進(jìn)行補(bǔ)救，促進(jìn)當(dāng)事人積極說明情況，聯(lián)系相關(guān)部門加強(qiáng)檔案的補(bǔ)錄，這樣才能提高事業(yè)單位人事檔案管理的整體質(zhì)量。

3）加快人事檔案數(shù)字化。人事檔案管理數(shù)字化，可以更快捷、廣泛、深刻的收集事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員與行政管理人員的各種工作信息，有助于評(píng)價(jià)、分析和指導(dǎo)事業(yè)單位人才建設(shè)工作。為了達(dá)到事業(yè)單位規(guī)范化管理的目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)基于全國事業(yè)單位機(jī)構(gòu)的建設(shè)需要，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化，由上級(jí)人力資源部門加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化配置工作，建立專門的人事檔案管理工作平臺(tái)，強(qiáng)調(diào)形成良好的事業(yè)單位人事檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢與監(jiān)督機(jī)制，提高人事檔案管理與利用的整體有效性。在良好的人事檔案管理平臺(tái)下推動(dòng)人才流動(dòng)，合理進(jìn)行專業(yè)技術(shù)人才力量的調(diào)配。事業(yè)單位人事檔案管理還要?jiǎng)澐謾?quán)限，設(shè)計(jì)專業(yè)的管理軟件，明確人事檔案信息的核查責(zé)任，發(fā)揮人事檔案信息在崗位聘用方面的重要作用。加強(qiáng)保證人事檔案軟件與國家信息系統(tǒng)建設(shè)一致，才能提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃剑瑸槭聵I(yè)單位加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的運(yùn)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4）加強(qiáng)相關(guān)工作的宣傳。應(yīng)當(dāng)加大相關(guān)宣傳工作的力度，促進(jìn)事業(yè)單位全員積極的參與到事業(yè)單位人事檔案管理工作當(dāng)中。首先，實(shí)行人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理，建立完善的人事檔案的收集機(jī)制，提高人事檔案管理的跟蹤性與實(shí)時(shí)性。其次，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)展示人事檔案管理的價(jià)值，基于強(qiáng)有力的人事檔案管理輔助在職技術(shù)培訓(xùn)，人員職稱評(píng)聘方面的作用，加強(qiáng)事業(yè)單位人員有關(guān)的政治面貌、工作業(yè)績、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、考勤方面信息收集，發(fā)揮人事檔案為績效管理服務(wù)價(jià)值。

3 結(jié)論

事業(yè)單位人事檔案管理內(nèi)容與事業(yè)單位改革同步發(fā)展，隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革的深入實(shí)施，事業(yè)單位人事制度發(fā)生了較大變化，事業(yè)單位更注重建設(shè)靈活的選人用人機(jī)制和工資管理制度，更注重激發(fā)事業(yè)單位人員工作積極性，強(qiáng)調(diào)在績效管理的理念下提高事業(yè)單位的發(fā)展質(zhì)量。事業(yè)單位人事檔案管理在增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)的基礎(chǔ)上，更注重研究事業(yè)單位檔案管理的新成果，注重提高事業(yè)單位人事檔案的智能化管理水平，基于員工的個(gè)性特征記錄員工的具體情況，從而達(dá)到有效挖掘技術(shù)人才，輔助事業(yè)單位人才配置，提高事業(yè)單位人才質(zhì)量的目標(biāo)。

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