淺談建設(shè)項目檔案的重要性

劉素娟

摘 要：建設(shè)項目檔案是企業(yè)地面工程質(zhì)量的直接反應(yīng)，是在項目建設(shè)和過程管理中直接形成的對企業(yè)具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、實物等各種載體的文件材料，是建設(shè)項目全過程的最原始的真實記錄，是利用者最寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目;建設(shè)檔案;工程質(zhì)量;重要性

1 建設(shè)項目檔案在項目實施全過程中的重要性

1）建設(shè)項目檔案是指建設(shè)項目在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、采購、施工、監(jiān)理、試運行、竣工驗收、后評價等全過程中形成的文字、圖表、聲像、實物等各種載體形式的全部文件，且經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。建設(shè)項目檔案全面反映了建設(shè)項目在施工過程中的詳細情況，對項目評定、檢查、驗收以及后期開發(fā)、管理和改造，都有重要的利用價值，隨著企業(yè)新區(qū)塊的不斷開發(fā)以及老區(qū)塊的不斷升級改造，在生產(chǎn)過程中會產(chǎn)生各種各樣的文檔材料，建設(shè)項目資料主要產(chǎn)生四大類：既項目前期文件、施工過程中管理性文件、施工文件和項目竣工驗收文件。因此認真做好建設(shè)項目檔案管理工作是非常重要的。

2）在項目完工后，如工程出現(xiàn)質(zhì)量問題或重大事故，開展調(diào)查工作時，首先要調(diào)閱此項目的檔案資料，一方面因為工程檔案資料是整個工程建設(shè)活動的真實記錄，具有原始性、真實性和唯一性，另一方面還是建設(shè)活動直接產(chǎn)物，全面綜合反映了工程全過程，因此工程檔案又具有質(zhì)量責任監(jiān)督的特殊作用。

2 建設(shè)項目檔案管理是控制項目工程質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1）建設(shè)項目檔案是一個靜態(tài)觀念，而建設(shè)項目檔案管理則是一個動態(tài)的過程。一般來說，這一工程的目的和結(jié)果都是建立真實、完整、系統(tǒng)、齊全、規(guī)范、安全的建設(shè)檔案。但對這一過程進行深入、清晰的研究，我們會發(fā)現(xiàn)，建設(shè)檔案管理實際上不是一個單獨的孤立的行為，而是建設(shè)工程項目管理的一部分，更進一步說，我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā)，工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。

2）建設(shè)項目檔案管理中，完整的歸檔體系要求即控制施工單位又控制建設(shè)單位。施工前，要建立項目部，建設(shè)單位對項目檔案工作負總責，實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準，業(yè)務(wù)上接受上級主管部門的監(jiān)督和指導，會保證歸檔材料更完整。明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導，設(shè)立與項目管理相適應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，配備滿足工作需要的檔案人員并保持相對穩(wěn)定，建立以檔案管理機構(gòu)為核心，工程管理相關(guān)部門和參建單位參與的項目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，并建立溝通協(xié)調(diào)機制，會保證歸檔材料更系統(tǒng)。

3）為了能更好的控制資料管理，建設(shè)單位在編制招標采購文件和與參建單位簽訂項目勘察、設(shè)計、采購、總承包、施工、監(jiān)理、調(diào)試等合同（協(xié)議）時，應(yīng)設(shè)立專門章節(jié)或條款，明確規(guī)定項目文件管理責任，包括項目文件與檔案管理人員資質(zhì)要求，項目文件（含項目電子文件）形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、整理標準、介質(zhì)、格式、合同解除后項目文件的處置、費用及違約責任等內(nèi)容。

4）為了能更好的控制資料管理，建設(shè)項目單位應(yīng)負責制定項目檔案管理制度、標準，制定項目文件管理和檔案管理制度、標準，并組織工程管理相關(guān)部門和參建單位實施;負責制定項目檔案工作方案，將檔案管理要求合同;負責組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導和檢查工程管理相關(guān)部門及參建單位項目文件編制、簽審、整理和歸檔工作;負責建立項目文件管理和歸檔考核機制，對項目文件的形成質(zhì)量、收集整理和歸檔情況進行考核;負責在檢查工程進度與施工質(zhì)量時，同步檢查項目文件的收集、整理情況。負責在組織單位工程、單項工程驗收時，對項目文件的真實性、準確性、完整性進行審查驗收。尤其是建設(shè)單位要根據(jù)實際工作需要，在施工中對圖紙的要求，嚴格按照國家規(guī)范執(zhí)行，保證在將來的生產(chǎn)和改造中，設(shè)計人員利用圖紙的真實性。

5）檔案管理主要有兩大因素：一是建設(shè)單位資料員，檢查項目管理文件的收集、整理情況。二是施工單位施工資料員，是不可缺少的技術(shù)人員，要經(jīng)過專門培訓后上崗，而且要保證資料員的穩(wěn)定，同一項目不能出現(xiàn)更換資料員的現(xiàn)象，施工資料員要監(jiān)控所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等質(zhì)量證明材料，編制施工組織設(shè)計、施工總結(jié)、施工日志、對主要施工節(jié)點的圖像、視頻精心保管，對所有施工過程中，產(chǎn)生的文件材料進行編制簽署，嚴格按照甲方培訓要求，做到不代替簽署，不用印章。

3 結(jié)束語

建設(shè)檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強制性，這種強制性往往與建設(shè)行政治能高度融合，即可以作為行政執(zhí)法檢查的一個內(nèi)容，也可以作為工程項目竣工審查程序的一個部分。這一系列的行政行為，以加強檔案管理為手段，卻能確的提供工程質(zhì)量的效果。企業(yè)工程建設(shè)是一個綜合的工程，包括很多方面，單靠人的記憶是不行的，只有這些工程檔案為依據(jù)，才能進行科學的規(guī)劃建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。