信息化背景下縣級人事檔案管理對策探析

摘 要：隨著我國社會的快速發(fā)展，我國人事檔案的管理也隨之發(fā)生快速改革。信息化背景下，人才引進、人才流動也已呈現(xiàn)出快速流動等新趨勢新特點，各級政府人事檔案管理部門應(yīng)積極探索，不斷創(chuàng)新，求新求變，與時俱進，才能更好地適應(yīng)時代的發(fā)展，滿足各種人才就業(yè)創(chuàng)業(yè)需求。

關(guān)鍵詞：信息化;基層單位;人事檔案管理;策略

當前，隨著我國計算機和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，迅速波及經(jīng)濟社會的各大領(lǐng)域，也已大大改變了人們的學(xué)習(xí)、工作和生活方式。新形勢下，各級政府人事檔案管理部門的干部人事檔案管理工作隨形勢的發(fā)展快速發(fā)生變化。人事檔案是人事管理工作的重要組成部分，是記錄人才信息的主要信息源[1]，面對一系列的新問題，人事檔案管理部門應(yīng)快速反應(yīng)，才能更好地滿足經(jīng)濟社會發(fā)展及人民需要?；诖?，本文結(jié)合筆者在縣級人事檔案管理部門的工作實踐為例，就如何破解制約人事檔案管理發(fā)展的瓶頸問題，提出相應(yīng)策略及可行性路徑，以供從事干部人事檔案管理工作同仁參考。

1 信息化背景下人事檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

1.1 硬件設(shè)施設(shè)備方面

信息化時代，對事業(yè)單位的人事檔案管理的硬件設(shè)施提出更高的要求，計算機、打印機等所有設(shè)備的配置、更新與維護都需要投入大量經(jīng)費，這勢必要有專項政策的支撐及專項經(jīng)費的保障。

1.2 安全性方面

檔案的一大效用是實現(xiàn)檔案資源的規(guī)范、合理利用，而實現(xiàn)信息共享是其社會化服務(wù)的主要特征。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)自身存在的漏洞，以及黑客的存在，對涉及千千萬萬事業(yè)單位工作人員的檔案信息造成很多的威脅，這就要求檔案管理過程中要確保檔案信息的安全性和可靠性。

1.3 信息化建設(shè)方面

互聯(lián)互通技術(shù)的廣泛應(yīng)用為我國人事檔案高效管理提供了技術(shù)支撐，可以說，現(xiàn)代人事檔案管理主要優(yōu)勢集中表現(xiàn)在采用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)進行檔案信息網(wǎng)絡(luò)化檢索和查詢，以及通過網(wǎng)絡(luò)化管理，不斷拓展檔案信息采集渠道，提高檔案信息資源的社會效益。

2 當前縣級人事檔案存在的主要問題及原因分析

2.1 存在問題

一是人員太少，縣級人事檔案管理單位普遍存在“編多人少”現(xiàn)象;二是工作量太大，往往是一個人負責全縣所有事業(yè)單位人員的檔案管理;三是信息化水平太低，大部分縣級檔案管理部門所謂的檔案信息化還是僅僅停留在將人員信息錄入電腦，或?qū)刖钟蚓W(wǎng)人員信息庫中，無法實現(xiàn)信息共享。

2.2 主要原因

一是對人事檔案工作不夠重視，尤其是機制體制不夠健全，缺乏前瞻性和全局性[2];二是縣級人事檔案屬基層人事檔案，管理對象太多，每個人的檔案又都是動態(tài)的，從寄檔、歸檔到查檔，還有檔案專審等專項工作，無形中給檔案管理人員帶來巨大工作量。以筆者2019年的工作為例，全年完成專項審核400冊、錄入在職干部人事檔案目錄680冊、收集整理公務(wù)員材料15000余份、查閱檔案520余人/次、為紀委等部門復(fù)印檔案材料310多份。每天都忙于繁瑣而繁重的日常，沒法進一步謀劃檔案規(guī)范化管理等有關(guān)工作。三是檔案信息化建設(shè)是系統(tǒng)工程，需各級政府自上而下的頂層設(shè)計、各級檔案主管部門的高度重視，以及各有關(guān)部門的通力配合才能有序有效推進。需要明確的是，檔案信息化建設(shè)的檔案發(fā)展的重要節(jié)點，是我國檔案事業(yè)發(fā)展的重要階段，也是人事檔案管理模式的一次重大變革。信息化背景下，人事檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)并存，如何迎接挑戰(zhàn)，解決人事檔案信息化遇到的問題成為人事檔案管理部門研究的重要課題[3]。尤其是在社會高度信息化的今天，時代發(fā)展的快步飛奔與各級部門的蹣跚前行已形成政府規(guī)劃與地方實際嚴重的“腸梗阻”，急需予以解決。

3 主要對策及可行性路徑

基于以上現(xiàn)狀和原因，筆者認為破解基層人事檔案管理難題應(yīng)著力從以下四方面進行求變求新：

3.1 完善體制

人才是第一資源。從社會發(fā)展意義上來說，人才是社會進步、人民幸福、國家富強的重要推動力量[4]。黨管檔案，是中國特色社會主義檔案事業(yè)的根本原則。正確認識、科學(xué)把握、始終堅持這一根本原則，是做對、做好檔案工作的基本前提，是檔案工作科學(xué)化的根本要求，要從制度層面加強對檔案管理的重視，真正落實“黨管人才”的人才政策以及“黨管檔案”的檔案政策，為人事檔案管理提供強有力的政策保障[5]。同時，要按照“誰用人誰管檔”原則，通過將基層人事檔案合理分類，形成組織人事、人社、人力資源市場及企業(yè)等相關(guān)部門通力配合的“集中統(tǒng)一管理”的檔案管理格局。

3.2 人員保障

要根據(jù)當?shù)厝耸聶n案數(shù)量，配足配齊人事檔案管理人員，并明確各自收集、整理、保管、利用、移送崗位職責;要加大檔案從業(yè)人員的專業(yè)培訓(xùn)，切實提高檔案員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，確保把人事檔案收好、管好。要嚴格執(zhí)行《干部人事檔案工作條例》等檔案專項文件規(guī)定，明確干部人事檔案的工作定位、頂層設(shè)計及法律銜接[6]，并在部分開放和透明化檔案操作，彰顯人事檔案的社會性的同時，要確保人事檔案管理的保密性和安全性，確保檔案工作人員收檔、管檔的權(quán)威性。此外，對基層單位而言，尤其要建立應(yīng)有的監(jiān)控設(shè)備，正確處理好當事人應(yīng)有知情權(quán)與保密制度的關(guān)系。

3.3 規(guī)范管理

高效管理才能出質(zhì)量、見效益。人事檔案儲存了當?shù)毓珓?wù)員及事業(yè)單位工作人員人才信息，并集中反映了其經(jīng)歷、薪酬、獎懲、工作表現(xiàn)、任用經(jīng)歷等基本情況，也是相關(guān)人員參與考試招聘、職位晉升、工資晉級的重要依據(jù)[7]。首先，要規(guī)范流程。以個人檔案材料的收集為例，要求所有裝檔的個人資料要完整、齊全，而且要規(guī)范裝存、排放有序、檢索目錄完整。其次，要規(guī)范操作。以文件標準化為例，要采取統(tǒng)一的標準，從字體、字號、段落等方面規(guī)范文件格式，確保歸檔的材料規(guī)范、標準、易用、好用。第三，規(guī)范管理。以檔案材料整理的編目方法為例，目前主要為一人一卷，分件裝盒。這種編目方法可以節(jié)省分類編目和打孔裝訂等重復(fù)而瑣碎勞動，不但整理工作便捷高效，而且檔案查閱也可以確保安全、保密。

4 結(jié)語

總之，面對信息化的新形勢，縣級人事檔案管理應(yīng)該明確信息化的發(fā)展方向，突出檔案管理的重點工作，從自身制度入手，通過建章立制，加大投入，全面提升檔案管理水平。同時，注重人事檔案的開發(fā)和利用，并充分發(fā)揮人事檔案管理在發(fā)現(xiàn)人才、人才選拔、人才引進和培養(yǎng)等方面的作用[8]，為實現(xiàn)當?shù)亟?jīng)濟社會的又好又快發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻

[1]王瑜萱.縣級基層人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：145.

[2]朱伶杰.簡析人事檔案管理中的問題及原因[J].蘭臺世界，2006（01）：39-40.

[3]和夢吉.企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策研究[D].山東大學(xué)，2012.

[4]郭立永.新時代黨管人才問題研究[D].中共吉林省委黨校，2018.

[5]唐傳喜.堅持黨管檔案的根本原則[J].山東檔案，2011（05）：1.

[6]孫大東，張麗華.格局與擔當：基于文本比較的《干部人事檔案工作條例》解析[J].檔案管理，2019（06）：43-46+49.

[7]賈笳.如何做好新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].中外企業(yè)家，2019（18）：111.

[8]基層人事檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].高曉娟.呂梁學(xué)院學(xué)報，2012（04）.

作者簡介

謝素英（1977-），女，福建省將樂縣，大學(xué)本科、檔案館員，從事干部人事檔案管理。