加快檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展

申秀蘭

摘 要：隨著我國各行各業(yè)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用程度不斷深化，行業(yè)領(lǐng)域的信息化應(yīng)用范疇日益廣泛。面臨如此快速的社會(huì)發(fā)展旋律，煙草企業(yè)的檔案管理變革已經(jīng)是箭在弦上，亟待突破。本文針對(duì)目前我國煙草行業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和未來煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展開展細(xì)致深入的分析，并以此為研究依據(jù)提出加快煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)的新思路。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè)

檔案資料真實(shí)而全面地記錄了煙草企業(yè)的起步成長、破舊立新發(fā)展的歷程，是煙草行業(yè)的寶貴財(cái)富。在新的社會(huì)發(fā)展歷史時(shí)期，煙草企業(yè)未來的發(fā)展之路是荊棘叢生，我們要有緊迫的時(shí)代感，充分發(fā)揮好檔案信息化建設(shè)的管理價(jià)值，指導(dǎo)煙草企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案部門的常規(guī)工作中，大大提高了檔案工作的實(shí)際價(jià)值和指導(dǎo)性，不斷優(yōu)化、提高檔案資料的管理價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

1 數(shù)字信息時(shí)代煙草企業(yè)加快檔案信息化建設(shè)的重要意義

在新一輪的信息技術(shù)科技革命的帶動(dòng)下，我國各行各業(yè)都在積極信息技術(shù)相融合，在新技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。煙草企業(yè)在我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體系中仍占據(jù)主要地位，在拉動(dòng)我國國民經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。近些年來煙草企業(yè)的檔案資料的總量和種類是越來越多，檔案部門以往的工作方法已經(jīng)呈現(xiàn)出低效、指導(dǎo)決策弱化等問題，因此檔案信息化建設(shè)將會(huì)是促進(jìn)煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的新變革。煙草企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)就是以傳統(tǒng)檔案管理工作為基礎(chǔ)，驅(qū)動(dòng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，從檔案資料收集檢索，到數(shù)據(jù)分析、遠(yuǎn)程共享、企業(yè)決策指導(dǎo)等，全面提升了檔案資料的實(shí)際價(jià)值。

2 煙草企業(yè)在建設(shè)檔案信息化過程中面臨的主要難題

1）建設(shè)檔案信息化的成本較高。煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)不是短期一蹴而就的事情，它需要煙草企業(yè)投入一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)備，同時(shí)還要根據(jù)本企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況，自主研發(fā)或者是購買檔案信息化管理軟件，組建一支信息化檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)，這樣才能滿足新時(shí)代發(fā)展環(huán)境下煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體要求。正是由于建設(shè)檔案信息化的成本較高，因此很多中小型煙草企業(yè)在檔案信息化建設(shè)方面的資金投入機(jī)會(huì)相對(duì)薄弱、保守。

2）缺少相對(duì)規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。煙草行業(yè)推行信息化管理的起步比較晚，目前正處于信息化發(fā)展的雛形階段，所以在短時(shí)期內(nèi)難以形成相對(duì)規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。基于此種原因，有些煙草企業(yè)在開展檔案信息化建設(shè)過程中就會(huì)出現(xiàn)電子檔案資料的收集編碼、查找編號(hào)不一致，電子檔案資料保存格式不統(tǒng)一等情況，這就給后期檔案資料的共享、決策指導(dǎo)等工作帶來很多困擾和不便。

3）檔案管理工作人員的信息化水平不高?，F(xiàn)階段，煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作中還存在著一個(gè)較為突出的問題就是檔案管理工作人員的信息化水平普遍不高，與檔案管理工作結(jié)合度不高。在信息化快速應(yīng)用轉(zhuǎn)型發(fā)展的今天，檔案資料的呈現(xiàn)形式將會(huì)變得更加多變、靈敏，且風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)也比較高，這樣就要求檔案人員在扎實(shí)基本功的同時(shí)，還要不斷提高信息技術(shù)應(yīng)用能力和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的機(jī)變能力。然而實(shí)際情況是，大多數(shù)煙草企業(yè)的檔案工作人員缺少信息技術(shù)學(xué)習(xí)、創(chuàng)新應(yīng)用的意識(shí)，這應(yīng)該是未來煙草企業(yè)需要著重解決的問題。

3 加快檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展

1）不斷健全并完善煙草企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案數(shù)據(jù)庫是煙草企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)工作的核心重點(diǎn)，是逐步提高煙草企業(yè)檔案信息化水平的關(guān)鍵，也是開展檔案資料共享共建的依據(jù)。長期以來，由于很多煙草企業(yè)出于經(jīng)營成本考量，在檔案信息化建設(shè)方面的資金投入較少，煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不完整，電子檔案數(shù)據(jù)庫也遲遲沒有建設(shè)成功。所以說，加快檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展首要做的就是不斷健全并完善煙草企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案數(shù)據(jù)庫可以根據(jù)收集來的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一分類、篩選、編碼、歸檔。另外，該數(shù)據(jù)庫中還包含了若干子系統(tǒng)，子系統(tǒng)則會(huì)根據(jù)不同使用對(duì)象，以多樣化的形式呈現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的逐級(jí)共享，充分滿足各類使用者的需要。

2）逐步建立較為規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。較為規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，不僅可以大大提高檔案信息化建設(shè)的效率，還能提高煙草企業(yè)電子檔案的實(shí)用性和自我價(jià)值。（1）煙草企業(yè)要制定出完整統(tǒng)一的電子檔案格式、上傳通道、存儲(chǔ)空間、共享下載渠道，這樣可以大大減輕檔案工作人員的壓力，降低失誤率的發(fā)生，有助于提高檔案信息化管理質(zhì)量。（2）為了方便電子檔案在部門間傳輸、下載，確保發(fā)送或者是接受的文件不混淆，檔案工作人員能否快速準(zhǔn)確地查找到相對(duì)應(yīng)的電子文檔，那么就需要統(tǒng)一電子文檔的歸檔編號(hào)。（3）通過虛擬模型和智能分析信息技術(shù)統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的收發(fā)流程，這樣可以做到電子檔案資料的共享、互通和傳輸使用，這樣不僅可以最大限度地避免涉密資料的外泄，還能保證檔案資料的共通性、共享性。

3）加強(qiáng)檔案信息化管理的安全性能。如何尋求電子檔案安全管理與檔案資料的共享開放功能之間的關(guān)系，積極探尋兩者之間的最緊密結(jié)合點(diǎn)，維護(hù)安全性能在檔案信息化建設(shè)過程中是十分必要的。（1）明確每一位檔案工作人員的職責(zé)目標(biāo)，逐級(jí)分層落實(shí)崗位職責(zé)，將檔案信息化管理落到每一個(gè)崗位實(shí)處，誰負(fù)責(zé)、誰擔(dān)責(zé)。（2）計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在為我們企業(yè)帶來方便高效快捷資源的同時(shí)，還給我們帶來了不確定性的安全危險(xiǎn)因素。我們?cè)陂_展煙草企業(yè)檔案的信息化建設(shè)期間，尤其要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的安全防護(hù)意識(shí)，盡量避免涉密資料外泄情況的發(fā)生。（3）提升電子檔案的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)級(jí)別。在電腦上安裝計(jì)算機(jī)防火墻，并確保其時(shí)刻開啟狀態(tài)，防止資料的丟失和外泄。此外還要尤其注意檔案資料要備份，對(duì)一些涉密檔案要提高其涉密等級(jí)，最大程度地防止泄密和越級(jí)查閱。

4）持續(xù)增加資金投入，培養(yǎng)綜合性檔案人才。煙草企業(yè)一定要保證在檔案信息化建設(shè)期間的資金投入，計(jì)算機(jī)相關(guān)的硬件設(shè)備要準(zhǔn)備到位，檔案數(shù)據(jù)庫軟件、安全軟件等也要同步到位，這是檔案信息化建設(shè)的重要前提保障。

綜合型的檔案專業(yè)人才是煙草企業(yè)發(fā)展檔案信息化的重要人力資源支撐，是煙草企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的決定性要素。煙草企業(yè)在建設(shè)檔案信息化階段不僅要求檔案工作人員強(qiáng)化檔案專業(yè)性技能，還要要求他們要熟練操作計(jì)算機(jī)，應(yīng)用相關(guān)信息軟件，還要學(xué)習(xí)如何將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和檔案常規(guī)工作結(jié)合起來，使其成為一種常態(tài)化。為了適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的要求，煙草企業(yè)需要持續(xù)強(qiáng)化檔案工作者的職業(yè)培訓(xùn)，讓檔案工作人員在實(shí)際工作中提升綜合業(yè)務(wù)水平和能力。

4 結(jié)語

信息技術(shù)在諸多領(lǐng)域正經(jīng)歷著爆炸性轉(zhuǎn)型和突破，以信息化為杠桿的培育出來的產(chǎn)業(yè)新動(dòng)能正在蓄勢(shì)待發(fā)。煙草企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)不能再停擺不前，而是需要一場全面深刻的蛻變，這是確保煙草企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的重要工作。面對(duì)當(dāng)下煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作中的不足，尋癥結(jié)，補(bǔ)短板，積極調(diào)整優(yōu)化檔案信息化建設(shè)方案，充分利用好互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息建設(shè)的共同發(fā)展，激發(fā)內(nèi)在價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]王琳.新形勢(shì)下煙草行業(yè)檔案管理信息化發(fā)展研究[J].人力資源管理，2017（1）.

[2]劉靜平.煙草檔案信息化建設(shè)解決方案[J].蘭臺(tái)世界，2012（S3）.

[3]金世斌，陳幼迪，吳國玖，黃莉，劉亮亮.堅(jiān)持?jǐn)?shù)字檔案強(qiáng)省 加快檔案信息化建設(shè)[J].檔案與建設(shè)，2018（03）：76-79.

作者簡介

申秀蘭（1979-），女，江蘇泰州人，泰州市煙草公司姜堰分公司，文檔機(jī)要保密管理員，研究方向：檔案管理。