信息化背景下醫(yī)院基建檔案管理在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的作用

林妙影

摘 要：醫(yī)院的基建檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃的依據(jù)，是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)的重要記錄，基建檔案管理是醫(yī)院加強(qiáng)制度建設(shè)、提高管理效率的重要保證。當(dāng)前社會(huì)發(fā)展更加注重信息的有效使用，在信息化背景下，增強(qiáng)醫(yī)院基建檔案的信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有重要作用，充分利用基建檔案可以幫助醫(yī)院合理規(guī)劃建設(shè)項(xiàng)目，保障醫(yī)院的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建檔案;發(fā)展建設(shè);作用

1 前言

醫(yī)院的基建檔案記錄了醫(yī)院全部的基礎(chǔ)設(shè)施發(fā)展建設(shè)項(xiàng)目，不僅包括醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的施工計(jì)劃、施工圖紙、竣工圖、驗(yàn)收文件等圖文信息，也包括了項(xiàng)目初始以及后續(xù)的使用情況、維修工程等等信息，這些內(nèi)容是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程的重要記錄，也是工程項(xiàng)目決策和執(zhí)行過(guò)程的體現(xiàn)，基建檔案是基建管理中的重要組成部分，施工人員可以通過(guò)基建檔案準(zhǔn)確了解工程相關(guān)信息，方便對(duì)醫(yī)院未來(lái)工程項(xiàng)目進(jìn)一步規(guī)劃和設(shè)想。醫(yī)院的基建檔案與其他檔案的區(qū)別主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，基建檔案具備現(xiàn)實(shí)性，檔案中包含的內(nèi)容是醫(yī)院已經(jīng)實(shí)施的項(xiàng)目信息，也是醫(yī)院發(fā)展歷程的見(jiàn)證，未來(lái)醫(yī)院的建筑維修、管道維護(hù)、器材管理都離不開(kāi)基建檔案，它可以為醫(yī)院發(fā)展提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。第二是基建檔案具備專業(yè)性，醫(yī)院的基建檔案通常由施工人員或者醫(yī)院內(nèi)部的專業(yè)人士編寫(xiě)，項(xiàng)目通常涉及醫(yī)學(xué)和建筑領(lǐng)域的內(nèi)容，這些內(nèi)容具有專業(yè)性，對(duì)醫(yī)院發(fā)展有重要意義。第三，基建檔案通常包含了建筑項(xiàng)目的詳細(xì)信息，包括圖文資料、相關(guān)數(shù)據(jù)、工程合同等，醫(yī)院的所有建筑工程都可以在基建檔案中找到，是基建項(xiàng)目發(fā)展完善的重要依據(jù)。第四，基建檔案建立的時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，從醫(yī)院的選址、初期設(shè)計(jì)規(guī)劃、地質(zhì)勘測(cè)到施工過(guò)程記錄和驗(yàn)收，再到后續(xù)的維修擴(kuò)建，整個(gè)工程持續(xù)時(shí)間很長(zhǎng)，涉及的文件資料也非常多。

2 醫(yī)院基建檔案管理的作用分析

2.1 充分反映醫(yī)院基建項(xiàng)目的發(fā)展歷程

醫(yī)院的基建檔案通常會(huì)記錄醫(yī)院從建立之初到最后建成這段時(shí)間內(nèi)的各種建設(shè)信息，充分反映醫(yī)院的各項(xiàng)工程項(xiàng)目，通過(guò)基建檔案人們可以清晰了解醫(yī)院的發(fā)展軌跡，包括建立之前對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目的整體規(guī)劃和初始設(shè)想，建設(shè)項(xiàng)目的具體選址和所在地點(diǎn)的地質(zhì)勘測(cè)、水文、地形地貌;建立過(guò)程中進(jìn)行的各項(xiàng)工程實(shí)施情況、規(guī)模大小、工程進(jìn)度和增減變動(dòng)以及建設(shè)完成后的維護(hù)修理、使用情況等等信息，這些信息不僅能夠讓人了解醫(yī)院基建項(xiàng)目的相關(guān)情況，也能夠?yàn)獒t(yī)院后期的發(fā)展提供依據(jù)?；诨n案對(duì)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃可以有效避免錯(cuò)誤決策從而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，例如有的項(xiàng)目可能過(guò)去制定過(guò)但被否決，通過(guò)基建檔案中的可行性研究可以剔除不合理的項(xiàng)目，避免重復(fù)進(jìn)行錯(cuò)誤決策。

2.2 幫助醫(yī)院進(jìn)行后期維修工作

醫(yī)院在發(fā)展時(shí)可能也會(huì)更換地址，在日常運(yùn)行中也免不了要對(duì)一些建筑項(xiàng)目進(jìn)行維修或者擴(kuò)建，這些決策通常要基于很多詳細(xì)信息，在分析項(xiàng)目的利弊之后綜合決定。為了讓決策過(guò)程更有效率，管理者可以利用基建檔案避免失誤，例如基建檔案中對(duì)于選址、水文、地質(zhì)等的分析都可以成為未來(lái)醫(yī)院擴(kuò)建的重要參考依據(jù)，檔案中關(guān)于工程項(xiàng)目實(shí)施情況的記錄也可以給工程維護(hù)提供參考?；n案詳細(xì)記錄了醫(yī)院建設(shè)過(guò)程中的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)、水電工程、管線分布等信息，如果醫(yī)院要對(duì)某些建筑布局進(jìn)行調(diào)整就可以在此基礎(chǔ)上改進(jìn)，制定科學(xué)的施工方案提高工作效率。完善的基建檔案可以減輕項(xiàng)目實(shí)施人員的壓力，如果檔案本身就能夠反映過(guò)去實(shí)行的項(xiàng)目的情況，即便曾經(jīng)的施工人員以及相關(guān)負(fù)責(zé)人不在現(xiàn)場(chǎng)也可以準(zhǔn)確了解醫(yī)院建筑以及水電管線的信息，以便進(jìn)行維護(hù)工作。

2.3 保障醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展

隨著社會(huì)的發(fā)展以及醫(yī)療條件的改善，醫(yī)院以往的規(guī)?？赡懿蛔阋灾挝磥?lái)的發(fā)展。醫(yī)院如果要進(jìn)行擴(kuò)建來(lái)獲得更好的發(fā)展就會(huì)考慮到工程項(xiàng)目的成本問(wèn)題，控制成本是醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的重要一環(huán)，如何在有限的項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)保證工程項(xiàng)目的質(zhì)量、獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益是擴(kuò)建工程的重要目標(biāo)之一。醫(yī)院的基建檔案恰好可以為這一目標(biāo)提供助力，基建項(xiàng)目相關(guān)信息可以充分反應(yīng)醫(yī)院建筑布局以及結(jié)構(gòu)，施工人員可以把握擴(kuò)建項(xiàng)目的施工重點(diǎn)，對(duì)項(xiàng)目施工時(shí)間、施工細(xì)節(jié)、成本預(yù)算等問(wèn)題做好明確的規(guī)劃，基于以往的信息對(duì)擴(kuò)建工程進(jìn)行考察，避免施工造成的經(jīng)濟(jì)損失，保證擴(kuò)建工程的有效進(jìn)行。

3 信息化背景下醫(yī)院基建檔案管理現(xiàn)狀分析

3.1 檔案管理工作重視程度不高，管理意識(shí)有待提升

由于基建檔案通常無(wú)法給醫(yī)院創(chuàng)造直接的收益，很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于基建檔案管理工作缺乏重視，沒(méi)有建立科學(xué)合理的基建檔案管理方式。一些醫(yī)院管理者認(rèn)為基建檔案在醫(yī)院日常經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮的作用非常有限，這就導(dǎo)致相關(guān)管理人員缺乏應(yīng)有的責(zé)任心，輕視基建檔案的編寫(xiě)工作，往往在工程項(xiàng)目即將驗(yàn)收時(shí)才安排人員開(kāi)始編寫(xiě)檔案內(nèi)容，但因?yàn)楣こ坛掷m(xù)時(shí)間比較長(zhǎng)，很多原始材料可能會(huì)丟失且不能及時(shí)彌補(bǔ)，導(dǎo)致基建檔案專業(yè)性降低，參考價(jià)值也隨之降低。另外，基建檔案的保存和調(diào)取使用都需要專業(yè)人員記錄以便防止相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行改動(dòng)，但很多醫(yī)院缺乏專業(yè)的基建檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，一旦檔案質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，可能會(huì)給醫(yī)院造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。醫(yī)院本身的不重視也使得施工單位缺乏基建檔案管理的意識(shí)，只重視施工進(jìn)程，忘記給醫(yī)院提供詳細(xì)的施工數(shù)據(jù)、圖文信息等，也可能造成信息的遺漏。

3.2 缺乏專業(yè)的基建檔案編制人員

基建檔案的編制缺乏專業(yè)人員負(fù)責(zé)，大部分醫(yī)院的基建檔案都是負(fù)責(zé)施工的工程人員代為編寫(xiě)的，施工人員只清楚工程的細(xì)節(jié)，不了解醫(yī)院對(duì)基建檔案的要求，也缺乏基建檔案編制的專業(yè)性，因此很多基建檔案都會(huì)出現(xiàn)細(xì)節(jié)缺失的問(wèn)題，例如檔案資料中一些表格格式缺乏規(guī)范性，文字材料不細(xì)致，重要證明材料丟失等等。施工單位對(duì)于基建檔案的重視程度也不高，針對(duì)醫(yī)院的基建檔案不會(huì)設(shè)立專門(mén)的人員和制度進(jìn)行保管，在編制完成后可能由于保存不當(dāng)造成檔案的損壞或者丟失。另一方面，由于基建檔案也包括了很多工程造價(jià)、投標(biāo)價(jià)格、相關(guān)合同等，這些內(nèi)容是后期醫(yī)院接受審計(jì)調(diào)查的重要參考依據(jù)，也是防范醫(yī)院內(nèi)部貪污受賄問(wèn)題的有力工具，基建檔案編制的不合理會(huì)給醫(yī)院帶來(lái)很大的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

3.3 基建檔案的管理方法有待提高

很多醫(yī)院缺乏基建檔案的管理工作依然采取的是傳統(tǒng)的方法，即人工收集資料、記錄信息以及對(duì)檔案進(jìn)行分類，這使得基建檔案的管理工作效率不高，也無(wú)法滿足當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的需要。醫(yī)院的基建檔案大多采取紙質(zhì)方式保存，檔案可能會(huì)因?yàn)樘鞖狻⒋娣艜r(shí)間等因素發(fā)生腐爛或者破損問(wèn)題，也可能會(huì)產(chǎn)生字跡不清晰的狀況，降低基建檔案的質(zhì)量，也給后續(xù)使用基建檔案帶來(lái)困難。人工管理基建檔案受限于員工的專業(yè)程度、人員流動(dòng)性、職業(yè)道德、保密意識(shí)等條件，這些都給基建檔案的安全性帶來(lái)了威脅。

4 信息化背景下醫(yī)院基建檔案管理發(fā)展對(duì)策

4.1 加強(qiáng)相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，引入相關(guān)人才

基建檔案管理過(guò)程中離不開(kāi)專業(yè)技術(shù)人員的支持，基建檔案本身的專業(yè)性要求管理人員具備很強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和安全意識(shí)，提升相關(guān)管理人員的專業(yè)技能在很大程度上可以保障基建檔案管理的工作處于較高的水平。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)定期邀請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行知識(shí)和技能培訓(xùn)，讓管理人員具備強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，熟悉基建檔案管理的規(guī)范化程序和步驟，掌握相關(guān)設(shè)備和軟件的使用方法，做好對(duì)基建檔案的分類整理和歸檔工作，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)。另外，如果醫(yī)院內(nèi)部缺乏相關(guān)管理人才也可以及時(shí)引入，在高校內(nèi)招募有能力、專業(yè)實(shí)力強(qiáng)的年輕人，在實(shí)際管理過(guò)程中不斷提升技能和熟練程度，將他們培養(yǎng)成為有用的人才，為醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

4.2 提升基建檔案管理的重視程度

信息化背景下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新管理理念，明確基建檔案在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的重要性，加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理工作的重視程度，在醫(yī)院建立起完善的檔案管理制度，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和原則，確保檔案管理有章可循、有據(jù)可依。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)支持將信息技術(shù)和設(shè)備引入到基建檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和信息化管理，在醫(yī)院內(nèi)部建立起數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，方便信息在各個(gè)部門(mén)之間迅速傳播，重視基建檔案的安全工作，定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)，保護(hù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，也可以通過(guò)舉辦相關(guān)會(huì)議提高相關(guān)部門(mén)主管和工作人員的責(zé)任意識(shí)，提高管理工作的規(guī)范性，優(yōu)化基建檔案管理人員的選拔，同時(shí)可以在醫(yī)院內(nèi)部明確責(zé)任劃分，以便督促相關(guān)人員謹(jǐn)慎完成工作，提升管理質(zhì)量。

4.3 建設(shè)基建檔案信息化管理中心，規(guī)范管理程序

在當(dāng)前的信息化背景下，信息的有效性得到了充分挖掘，數(shù)據(jù)信息化也得到越來(lái)越多人的重視，醫(yī)院的基建檔案管理應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用信息化的思想，發(fā)揮數(shù)據(jù)在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用，讓數(shù)據(jù)變得更有價(jià)值，這就離不開(kāi)一些信息軟件的支持，醫(yī)院可以引入信息化管理軟件來(lái)規(guī)范基建檔案管理的程序，也可以在醫(yī)院建立一個(gè)信息化管理中心，安排專門(mén)的人員負(fù)責(zé)相關(guān)工作，對(duì)基建檔案中有價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，對(duì)信息進(jìn)行歸類，方便在需要的時(shí)候及時(shí)調(diào)取信息，保障信息使用的方便快捷。另外，醫(yī)院也可以建設(shè)專門(mén)的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)對(duì)基建檔案進(jìn)行管理，在實(shí)踐中不斷改進(jìn)管理方法，創(chuàng)新管理思維，改善檔案管理工作的效率和效果。信息化管理中心建設(shè)完成后還要聘請(qǐng)專家對(duì)具體的工作進(jìn)行指導(dǎo)，進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，使基建檔案能更好的保障醫(yī)院發(fā)展。

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院基建檔案可以給醫(yī)院提供很多有價(jià)值的信息，能夠幫助醫(yī)院明確未來(lái)的發(fā)展方向，對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要作用，它是醫(yī)院各種建設(shè)項(xiàng)目的歷史依據(jù)，能夠給醫(yī)院未來(lái)項(xiàng)目維修和改進(jìn)提供參考，也能夠保障醫(yī)院獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)前的醫(yī)院基建檔案管理依然存在一些問(wèn)題，在信息化的背景下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)改進(jìn)觀念，認(rèn)識(shí)到基建檔案的重要性并采取有力措施改進(jìn)相關(guān)工作，通過(guò)人才引進(jìn)和培訓(xùn)提高人員的知識(shí)技能，引入信息化網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備提高工作效率，規(guī)范管理程序，充分運(yùn)用信息化思維改進(jìn)管理程序和方法，提升基建檔案信息的利用效率，從而幫助醫(yī)院獲得長(zhǎng)期穩(wěn)定和諧的發(fā)展。

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