信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新分析

李慶平

摘 要：隨著信息社會(huì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)用于辦公領(lǐng)域，尤其是在企業(yè)或政府的辦公室文書檔案管理工作中，信息技術(shù)發(fā)揮著很大的作用，加快了辦公效率。文書檔案管理工作對于每一個(gè)企業(yè)或者政府來說都是不容小覷的，它涉及很多重要的信息數(shù)據(jù)，并要求及時(shí)對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核對和保存，工作量大。信息社會(huì)下，文書檔案管理工作的效率得到很大程度的提高，準(zhǔn)確度也極大提升。本文主要對如今信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新政策進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì);文書檔案管理;改革;創(chuàng)新

信息社會(huì)背景下新技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用為檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)也促進(jìn)了檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。檔案管理工作是一種與人事管理相關(guān)的工作，需要整理和核對大量辦公室文書數(shù)據(jù)信息，工作量大且需要極大的耐心和精準(zhǔn)度。隨著信息技術(shù)的到來，為這項(xiàng)工作帶來便利，不少企業(yè)開始引進(jìn)新型的檔案信息處理系統(tǒng)，并由此加快了辦公效率，在眾多企業(yè)中脫穎而出。隨著信息社會(huì)的不斷發(fā)展，技術(shù)和系統(tǒng)的改革和應(yīng)用范圍加大，越來越多的企業(yè)或者政府辦公室開始針對檔案管理工作進(jìn)行革新。

1 辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1）辦公室文書檔案整理因需要對大量信息進(jìn)行核對處理，工作量大，常常會(huì)出現(xiàn)工作不能及時(shí)完成的問題，工作效率低下這會(huì)給企業(yè)或政府帶來很大的損失[1]。在檔案管理工作中，主要依靠工作人員對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存檔核對，一旦檔案管理數(shù)據(jù)出現(xiàn)紕漏，查缺補(bǔ)漏需要很長一段時(shí)間，這給辦公室工作帶來了不小的負(fù)擔(dān)，所以辦公室檔案管理工作急需提高準(zhǔn)確度。在提高工作精準(zhǔn)度的同時(shí)，企業(yè)還存在著人員對工作熟悉度不高的問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)更新不夠及時(shí)，引發(fā)一系列問題。

2）因?yàn)槲臅鴻n案管理工作是對大量信息數(shù)據(jù)處理，所以在人工操作的情況下難免會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的問題，這給繁重的工作帶來了額外的損失[2]。出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤問題一方面來自員工的工作水平問題;一方面需要先進(jìn)的信息系統(tǒng)進(jìn)行查缺補(bǔ)漏。工作人員的工作態(tài)度和工作水平對一項(xiàng)工作而言至關(guān)重要，很多企業(yè)會(huì)因?yàn)閱T工一時(shí)疏漏造成極大損失，所以辦公室檔案管理工作在適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的同時(shí)應(yīng)提高工作人員的能力和水平，規(guī)范工作人員的工作態(tài)度。辦公室文書管理需要有強(qiáng)大的查缺補(bǔ)漏系統(tǒng)，先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用可以幫助企業(yè)避免出現(xiàn)不必要的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，目前很多企業(yè)都需要對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行革新。

2 信息社會(huì)下辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

1）引入先進(jìn)的辦公室應(yīng)用系統(tǒng)。信息社會(huì)帶來了新興技術(shù)，辦公室文書管理工作需要更加先進(jìn)的系統(tǒng)進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，并提高數(shù)據(jù)的保存、查詢效率，加強(qiáng)了數(shù)據(jù)管理的安全性。利用新系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更新、并進(jìn)行分類保存、方便檢索，一方面節(jié)省了工作時(shí)間提高了工作效率，一方面也減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。與此同時(shí)，新系統(tǒng)的包容量更大也是新技術(shù)用于數(shù)據(jù)管理的一個(gè)突出優(yōu)點(diǎn)。檔案管理運(yùn)用新系統(tǒng)可以擴(kuò)大保存的數(shù)據(jù)量而且所占空間較小，為工作帶來了便捷。

2）明確工作范圍，責(zé)任到人。在信息社會(huì)的背景下，辦公室文書檔案管理工作對人員工作進(jìn)行精準(zhǔn)劃分，個(gè)人承擔(dān)自己的職能，做到責(zé)任到人制。工作人員對工作范圍明確也是提高工作效率的一種方法。明確的工作范圍可以減少工作人員之間的沖突，避免重復(fù)錯(cuò)誤，而且責(zé)任歸咎也會(huì)因此變得更加及時(shí)和準(zhǔn)確。明確的工作職責(zé)是信息社會(huì)時(shí)代下文書檔案管理的一大進(jìn)步，可以避免工作人員因?yàn)樨?zé)任不明而引發(fā)的人事沖突。

3）嚴(yán)格用人標(biāo)準(zhǔn)，選用信息社會(huì)時(shí)代下的新型人才。信息社會(huì)的發(fā)展不僅是技術(shù)的進(jìn)步與革新也是人才發(fā)展的更加全面。新的社會(huì)背景下，辦公室檔案管理工作應(yīng)提高用人標(biāo)準(zhǔn)，對工作人員的專業(yè)度進(jìn)行嚴(yán)格把控，招納社會(huì)上的新型人才，提高工作質(zhì)量。為提高工作人員的專業(yè)度，適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的社會(huì)要求，崗前培訓(xùn)必不可少，辦公室文書管理工作也應(yīng)有崗前培訓(xùn)環(huán)節(jié)，幫助員工及時(shí)適應(yīng)工作、提高對工作的熟悉程度。規(guī)范崗前培訓(xùn)，也是幫助企業(yè)篩選出更符合要求的專業(yè)工作人員。

4）監(jiān)督和后勤保障工作不可忽視。一項(xiàng)工作能夠正常進(jìn)行，不僅需要專業(yè)的工作人員和強(qiáng)大的工作能力，還需要更加合理和明確的監(jiān)督工作和后勤保障。辦公室文書管理工作需要制定合理的監(jiān)督制度，讓員工之間互相監(jiān)督，進(jìn)行良性競爭，幫助企業(yè)健康發(fā)展。檔案文書管理工作相比于其他工作更需要監(jiān)督制度，監(jiān)督制度能夠避免檔案管理信息和數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差，及時(shí)矯正。

此外，監(jiān)督制度需要有明確的獎(jiǎng)懲制度配合進(jìn)行。檔案管理工作是人事信息相關(guān)工作，獎(jiǎng)懲分明可以避免發(fā)生人事沖突。有獎(jiǎng)有懲幫助管理工作健康運(yùn)行，有利于監(jiān)督工作的順利進(jìn)行，一方面是對工作質(zhì)量的保證，一方面也能夠責(zé)任到人，避免發(fā)生包庇錯(cuò)誤的問題，管理工作才能順利進(jìn)行。

3 結(jié)束語

辦公室文書檔案管理工作在通過企業(yè)利用新技術(shù)和新制度進(jìn)行革新管理之后有了極大的進(jìn)步。在信息社會(huì)中，技術(shù)的應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大。雖然文書管理工作仍然是一種需要人工進(jìn)行監(jiān)督處理的工作，但是人力與技術(shù)相結(jié)合將會(huì)產(chǎn)生事半功倍的效果。社會(huì)是不斷發(fā)展進(jìn)步的，雖然目前在技術(shù)的幫助下，文書檔案管理工作得到了很大的進(jìn)步，但是改革和創(chuàng)新的腳步是不能停止的。為了企業(yè)或政府更好的得到發(fā)展，文書檔案管理工作也應(yīng)不斷跟隨時(shí)代進(jìn)步的腳步不斷改革和創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1]宋婕，楊玉清.信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].信息記錄材料，2019，020（007）：178-179.

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