淺析干部人事檔案信息化管理建設(shè)

呂瑩

摘 要：在現(xiàn)階段，對干部人事檔案進行管理主要的目的是為機關(guān)單位選拔人才提供必要的參考信息，干部人事檔案的內(nèi)容通常以干部個人的綜合能力以及對過去學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷的總結(jié)，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，過去的紙質(zhì)化檔案管理手段已經(jīng)無法滿足當(dāng)今時代發(fā)展的需求，為了有效提升機關(guān)單位干部人事檔案管理水平，需要有關(guān)單位重視其干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，筆者簡單地介紹了干部人事檔案信息化管理的重要作用，并提出了幾點能夠完善干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;信息化管理;重要性;措施

1 完善干部人事檔案信息化管理體系的重要意義

在目前的發(fā)展階段，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法滿足現(xiàn)如今干部人事檔案管理工作的需求，因此，需要有關(guān)單位加大投入力度，完善干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，通過不斷提升干部人事檔案信息化管理水平，對保障檔案管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實意義，內(nèi)容包括：

1）提高了檔案查詢效率。通過將干部人事檔案的相關(guān)資料輸入至計算機軟件中平臺上，然后利用信息化的管理手段，能夠更加快捷地查詢到相關(guān)干部的檔案資料，供于后續(xù)的閱覽與存檔服務(wù)。

2）加強了檔案管理的規(guī)范性。干部人事檔案管理手段相比傳統(tǒng)的人工管理手段其更具規(guī)范性，采用信息化管理手段進行入檔的過程中，要求填寫的人員進行登記，另外，檔案的字體與大小及其格式內(nèi)容等方面均需要嚴(yán)格根據(jù)規(guī)定進行設(shè)置，這種設(shè)置大大地方便了后續(xù)的查閱工作，僅僅還需要輸入目的名字、代碼就能夠快速地定位到目標(biāo)檔案。另外，采用檔案信息化管理手段還能夠隨時隨地地開展各項數(shù)據(jù)遷移與檔案共享工作，這種優(yōu)勢特征切實有效地提升了檔案信息的利用率。

3）加強了檔案的安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手段需要注意到紙質(zhì)的與筆墨的質(zhì)量，一旦存放時間過長，容易引起字跡模糊的問題，影響了檔案的閱覽質(zhì)量。通過采用信息化管理手段，既能夠保障檔案的質(zhì)量，同時將檔案進行數(shù)字化處理后，通過設(shè)置相關(guān)的技術(shù)保密工作，就能夠大大地提升檔案質(zhì)量的持久性及安全性。

2 加強干部人事檔案信息化管理的措施

2.1 完善干部人事檔案信息化管理設(shè)施的建設(shè)

信息化管理設(shè)備作為采取檔案信息化管理手段的硬性條件，設(shè)備的性能質(zhì)量與數(shù)量和干部人事檔案信息化管理質(zhì)量息息相關(guān)，這就要求相關(guān)單位必須重視起檔案信息化管理設(shè)施的完善性，通過加大建設(shè)資金的投入，對檔案管理硬件設(shè)施給予充足的資金支持力度，這是保障干部人事檔案信息化管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。

2.2 創(chuàng)新干部人事檔案管理模式

現(xiàn)階段，完善干部人事檔案信息化管理已經(jīng)是大勢所趨，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展創(chuàng)新的今天，對干部人事檔案管理人員的專業(yè)性提出了一定的要求，工作人員需在不同的發(fā)展背景下對檔案管理形式進行適當(dāng)?shù)姆此寂c總結(jié)，要側(cè)重于提升檔案的快捷服務(wù)水平。通過對以往工作的總結(jié)與分析，不斷簡化檔案管理程序，從而提升干部人事檔案的管理與運轉(zhuǎn)效率。另外，還要不斷提升自身對檔案信息化管理技術(shù)的認(rèn)識，并善于利用互聯(lián)網(wǎng)管理思維，謹(jǐn)慎地對檔案工作進行規(guī)范化管理，例如在采用條形碼對干部檔案號進行識別與檢索的過程中，要注意避免干部人事檔案信息的泄露問題，降低檔案安全隱患。

2.3 完善干部人事檔案信息化管理機制

為了能夠更好地利用檔案信息化管理手段的優(yōu)勢，首先需要完善檔案信息化管理機制，包括以下內(nèi)容：

1）加強對檔案真實性的管理。在新時期發(fā)展背景下，信息化技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，給廣大社會群眾的生活與工作提供了巨大的便利，但仍需注意信息化技術(shù)所帶來的虛假問題，要求檔案管理人員在執(zhí)行各項工作的過程中，要時刻保持警惕性，并樹立正確的防偽意識。管理單位還需要定期組織檔案管理人員參與到各項新型防偽鑒別技術(shù)的培訓(xùn)課程中，提升檔案管理工作人員對檔案憑證真實性的辨識能力，從而確保整體干部人事檔案的真實性。

2）健全檔案監(jiān)管機制。為了能夠進一步確保干部人事檔案的完整性、安全性與真實性。要求相關(guān)單位要不斷優(yōu)化檔案信息監(jiān)管機制，可通過利用相關(guān)信息技術(shù)軟件來監(jiān)測檔案信息的調(diào)閱記錄與信息跟蹤，這能夠全面地對調(diào)閱人員的行為展開跟蹤與監(jiān)控，避免干部人事檔案出現(xiàn)泄露或被非法復(fù)制、偷拍等問題，在利用信息化管理手段對干部人事檔案進行管理的過程中，還要注意落實好對借閱人員的借閱登記工作，一旦發(fā)現(xiàn)借閱人員出現(xiàn)違規(guī)操作，就要依法追究其責(zé)任，最大限度地保障干部人事檔案信息的安全性。

3 結(jié)束語

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，采用過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理手段已經(jīng)無法滿足當(dāng)今干部人事檔案管理工作的實際需求，因此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)與時俱進地引入各種信息化技術(shù)來提升干部人事檔案管理水平，并根據(jù)不同的發(fā)展階段，完善干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，確保干部人事檔案的真實性與安全性。

參考文獻

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