芻議新時(shí)期檔案管理發(fā)展策略

王林

摘 要：隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)社會(huì)取得了巨大進(jìn)步，維護(hù)我國(guó)公民合法權(quán)益的檔案管理體系也逐漸走向完善。檔案管理作為勞動(dòng)保障工作的重要環(huán)節(jié)，在推動(dòng)我國(guó)社會(huì)有序發(fā)展中發(fā)揮著積極作用。檔案管理工作水平影響著公民檔案是否完整、規(guī)范、安全，從而影響公民個(gè)人利益。當(dāng)下是決勝全面小康社會(huì)的新時(shí)代，對(duì)我國(guó)檔案管理工作提出了更高的要求。因此，本文主要從檔案規(guī)范化管理的重要意義出發(fā)，提出對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的策略和方法，希望能對(duì)提高辦公室檔案管理工作水平提出可借鑒性意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);檔案;規(guī)范;管理

黨的十九大以來(lái)，黨和政府出臺(tái)了一系列政策和措施保障公民檔案信息化建設(shè)，社會(huì)保障管理處的檔案管理工作也日益受到關(guān)注。檔案管理雖是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但其影響著公民工作生產(chǎn)的方方面面，從而關(guān)系到每位群眾切身利益。對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理既是保障公民合法權(quán)益的必要舉措，也是提升政府形象、依法行政有效途徑。因此，勞動(dòng)保障管理部門(mén)應(yīng)明確認(rèn)識(shí)檔案規(guī)范化管理的重要意義，并提高新時(shí)期的檔案管理水平和能力，從而服務(wù)人民、造福社會(huì)。

1 檔案規(guī)范化管理的重要意義

1.1 有利于提升檔案管理的效率和質(zhì)量

傳統(tǒng)媒體時(shí)代，檔案資料基本以紙質(zhì)版保存，存在檔案紙張受損、丟失等問(wèn)題，不符合檔案管理的規(guī)范化運(yùn)行。隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展。紙質(zhì)版檔案資料和電子版檔案資料相結(jié)合，成為提高檔案管理工作水平的重要途徑。電子版檔案資料既克服了紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，還具有查詢便利、更新迅速、安全高效等優(yōu)點(diǎn)。因此，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理能夠有效提升信息管理的效率和水平。

1.2 有利于改進(jìn)勞動(dòng)保障管理部門(mén)的工作水平

社會(huì)保障部門(mén)作為人力資源管理單位的組成部分，其檔案管理水平急需提升。按照傳統(tǒng)的管理思路和方法已無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的社會(huì)發(fā)展要求，往往會(huì)導(dǎo)致檔案管理效率低下、勞動(dòng)檔案管理糾紛等問(wèn)題的出現(xiàn)。可見(jiàn)，檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)和管理能力影響著檔案管理水平，從而影響著整個(gè)大隊(duì)行政效率的提升。大隊(duì)依照黨中央精神，對(duì)公民檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，按照法律要求進(jìn)行督促用人單位的行為，能夠不斷優(yōu)化部門(mén)職能，提高服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平。

1.3 有利于推動(dòng)中國(guó)特色檔案管理體系的建立

我國(guó)檔案管理體系是國(guó)家管理的重要組成部分，也是促進(jìn)社會(huì)有序發(fā)展的制度支撐。檔案管理涉及公民生活的方方面面，包括學(xué)業(yè)情況、就業(yè)信息等多個(gè)方面，其內(nèi)容紛繁復(fù)雜也決定了這是一項(xiàng)重大艱巨的工作。檔案管理作為基礎(chǔ)性的工程任務(wù)，更需要明細(xì)各項(xiàng)管理流程，并定期進(jìn)行核對(duì)、整理，還要根據(jù)國(guó)家政策變化不斷調(diào)整登記內(nèi)容和方式?？梢?jiàn)，檔案管理的重要作用。因此，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理能夠促進(jìn)工作的規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)，從而不斷推動(dòng)我國(guó)特色檔案管理體系的發(fā)展。

2 新時(shí)期促進(jìn)檔案規(guī)范化管理的策略和方法

2.1 管理部門(mén)應(yīng)加大重視程度，增加經(jīng)費(fèi)支援

完善基礎(chǔ)設(shè)施是推動(dòng)檔案規(guī)范化管理的前提條件，也是基本物質(zhì)保障。因此，我省人力資源社會(huì)保障行政部門(mén)應(yīng)加大對(duì)管理工作重視程度，增強(qiáng)對(duì)其經(jīng)費(fèi)支援。具體表現(xiàn)為，設(shè)立獨(dú)立的檔案存放室，更新打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)等設(shè)備，并積極落實(shí)“九防”的各項(xiàng)要求，從而不斷改善檔案管理工作環(huán)境[1]。通過(guò)完善基礎(chǔ)設(shè)施能夠有效保障檔案信息的安全、有效，為規(guī)范化管理措施的實(shí)施做好準(zhǔn)備工作。

2.2 管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案管理制度，落實(shí)各項(xiàng)工作

由于檔案工作內(nèi)容的紛繁復(fù)雜，需要科學(xué)合理的檔案管理制度規(guī)范各項(xiàng)工作落實(shí)。管理制度的設(shè)立需要按照國(guó)家相關(guān)法律執(zhí)行，并結(jié)合本地區(qū)管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行創(chuàng)新性實(shí)踐。我省檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立合理的人員責(zé)任制度、檔案室管理制度等，以推動(dòng)管理工作朝著專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化方向發(fā)展[2]。在工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)將工作具體落實(shí)到個(gè)人頭上，實(shí)施嚴(yán)格的追責(zé)制，規(guī)范工作人員行為，減少檔案管理失誤事件的發(fā)生。同時(shí)，還應(yīng)實(shí)施科學(xué)的激勵(lì)制度，通過(guò)獎(jiǎng)懲的開(kāi)展提高工作人員積極性。

2.3 管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不斷提升其素質(zhì)

工作人員是檔案管理的核心要素，其專(zhuān)業(yè)能力和水平影響著各項(xiàng)管理工作的實(shí)際成效。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，可以邀請(qǐng)上級(jí)或者兄弟地區(qū)的優(yōu)秀檔案管理人才對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，還可以促進(jìn)工作人員之間的相互交流和借鑒[3]。此外，檔案管理是一項(xiàng)政策性極強(qiáng)的工作，需要工作人員具備高度的政治素養(yǎng)和法律敏感度。因此，工作人員還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律知識(shí)、政治政策等方面的學(xué)習(xí)，以不斷提升工作人員素養(yǎng)。

2.4 管理部門(mén)應(yīng)加快建設(shè)信息化檔案庫(kù)，提高工作效率

如今是信息化社會(huì)，數(shù)字化建設(shè)成為每個(gè)企業(yè)、每個(gè)部門(mén)需要重視的問(wèn)題。為了提升檔案信息管理的效率，檔案管理部門(mén)應(yīng)加快信息化建設(shè)，以適應(yīng)時(shí)代潮流，實(shí)施更為優(yōu)質(zhì)的管理和服務(wù)。首先，應(yīng)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善各項(xiàng)操作流程，提高信息輸入和保存的效率。其次，還應(yīng)不斷開(kāi)發(fā)新模塊，在信息查詢、問(wèn)題資訊、反饋信息方面為參保人員提供服務(wù)。最后，應(yīng)積極建設(shè)信息安全防護(hù)平臺(tái)，以保證信息安全。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是建設(shè)社會(huì)主義人力資源管理體系的重要組成部分，也是造福人民群眾的工程。隨著黨和國(guó)家的日益重視，提升檔案管理工作的水平和能力被提上日程。因此，有必要對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。首先，管理部門(mén)應(yīng)加大重視程度，增加經(jīng)費(fèi)支援。其次，應(yīng)建立健全檔案管理制度，落實(shí)各項(xiàng)工作。最后，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不斷提升其素質(zhì)。此外，還應(yīng)加快建設(shè)信息化檔案庫(kù)，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)

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