試論英語在高校檔案管理中的作用

呂萍

摘 要：在經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的推動(dòng)下，國際交流也日益頻繁，國內(nèi)高校與國外高校的交流合作力度也在進(jìn)一步擴(kuò)大，英語作為我國的第二語言，在日常應(yīng)用以及高校檔案管理中都占有重要地位。而本文就將在高校檔案管理的基礎(chǔ)上，對英語在高校檔案管理中的重要性進(jìn)行詳細(xì)分析，然后對其應(yīng)用作用進(jìn)行系統(tǒng)論述，最后對全文做出概括性的總結(jié)，以供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：英語;高校;檔案管理;作用

社會(huì)生活的信息化和經(jīng)濟(jì)的全球化，使英語的重要性日益突出。英語作為最重要的信息載體之一，已成為人類生活各個(gè)領(lǐng)域中使用最廣泛的語言，英語能力已成為一種必備技能。學(xué)生若能學(xué)得一種外語能力，就能幫他打開進(jìn)入另一個(gè)世界的學(xué)習(xí)之門，最后達(dá)成多元學(xué)習(xí)與價(jià)值的目標(biāo)。除此之外，在高校檔案管理中，檔案管理人員擁有完整的英語體系和英語應(yīng)用能力對提高外文檔案的管理質(zhì)量和管理完整性也具有重要意義。

1 英語對高校檔案管理人員的重要性

在數(shù)據(jù)時(shí)代信息化發(fā)展的推動(dòng)下，人們對檔案管理工作人員的專項(xiàng)能力提出了更高的要求。高校檔案管理人員英語水平的高低與高校檔案管理工作的質(zhì)量和水平的高低有直接影響，甚至決定著高校能否在國際競爭中與對外交流中能否取得一席之地。在新時(shí)代背景下，檔案管理工作的服務(wù)職能、管理形式、工作環(huán)境都發(fā)生了極大的變化。作為高校檔案管理人員，在進(jìn)行日常檔案管理的同時(shí)，還要不斷的提升自身的綜合素質(zhì)，只有這樣才能滿足復(fù)雜型檔案管理的需要，才能適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)檔案管理工作的開展需求。在信息化、智能化的社會(huì)發(fā)展中，各類軟件、信息資源有60%以上都由英語組成，在檔案管理中也不例外。為了滿足檔案管理工作的需要，檔案管理人員必須具備一定的英語學(xué)習(xí)能力和應(yīng)用能力，只有這樣才能更好的為高校師生提供服務(wù)，才能從根本上提高高校檔案工作的管理質(zhì)量和效率[1]。

2 英語在高校檔案管理中的作用

2.1 外事檔案管理的前提就是英語

學(xué)校檔案的重要組成部分就是外事檔案，它在學(xué)校的科研、對外交流以及教學(xué)方面起著重要作用，同時(shí)高校外事檔案管理水平的高低還會(huì)對高校的外事處理水平產(chǎn)生直接影響，對學(xué)校的教育工作的優(yōu)化發(fā)展以及學(xué)術(shù)科研也會(huì)產(chǎn)生直接影響，在此基礎(chǔ)上還會(huì)對學(xué)校在國際上的聲譽(yù)以及知名度造成直接影響?？偠灾?，在檔案管理中，做好外事檔案管理，提升外事檔案管理水平對促進(jìn)高校的全面發(fā)展具有重要影響。

英語作為外事檔案管理的重要基礎(chǔ)，對整理外事檔案資料，收集檔案材料具有重要作用。高校的引智工作是高校外事工作的重要內(nèi)容，為了對國外的先進(jìn)科技成果進(jìn)行學(xué)習(xí)引進(jìn)，加強(qiáng)高校的學(xué)科建設(shè)，提升學(xué)校的科研水平，國內(nèi)的高校通常會(huì)聘請外國專家和外籍教師來校任教。有這些外籍專家、教師形成的外文檔案材料不僅包括往來函件、批復(fù)、上級邀請以及外籍人士的計(jì)劃，同時(shí)還包括外教、專家、學(xué)者和友好人士來校講課，講課內(nèi)容有合同、講義、教材等;中外合作校際交流協(xié)議、合同、項(xiàng)目總結(jié)材料、備忘錄;中外合作項(xiàng)目單位完成項(xiàng)目、成果及其他材料;外籍人員材料榮譽(yù)稱號;國際會(huì)議相關(guān)材料等。如果檔案管理人員的英語基礎(chǔ)較差，甚至不具備英語能力，那么他在高校的引智工作中就不能充分的發(fā)揮自己的服務(wù)職能，對國外專家學(xué)者的信息資料就不能進(jìn)行全面的保存、收集、管理。所以說，英語在高校的科研、教學(xué)方面具有重要作用，同時(shí)在檔案管理工作中也占有重要地位。

2.2 高校出國留學(xué)人員的學(xué)籍檔案服務(wù)與英語與直接聯(lián)系

在國際交流日益密切的發(fā)展背景下，在居民收入不斷增長的情況下，人們越來越看重下一代的受教育問題，而國際化趨勢的發(fā)展使得我國高校申請出國留學(xué)的學(xué)生也在不斷增多。在留學(xué)申請環(huán)節(jié)，申請人的成績單是重要的申請材料組成部分，它是反映學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成果的直接證明，同時(shí)也是所申請學(xué)校對學(xué)生的學(xué)習(xí)程度以及學(xué)習(xí)潛力和實(shí)力進(jìn)行評估判斷的重要依據(jù)。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，這些申請學(xué)生在國內(nèi)高校學(xué)習(xí)中所產(chǎn)生的所有學(xué)籍檔案資料，尤其是成績單是在出國留學(xué)申請中必須提供的[2]。而這些材料的整理，就需要高校檔案工作人員擁有扎實(shí)的英語語言基礎(chǔ)，只有這樣才能準(zhǔn)確無誤的為申請留學(xué)的學(xué)生提供良好的資料服務(wù)。

2.3 海歸人員的人事檔案整理與英語有直接關(guān)系

近年來，在我國經(jīng)濟(jì)、綜合實(shí)力不斷增強(qiáng)的發(fā)展背景下，部分海外留學(xué)人員發(fā)現(xiàn)了國內(nèi)的發(fā)展機(jī)遇，并選擇學(xué)成之后回國發(fā)展。另外，我國為留學(xué)人員也提供了一系列的福利政策，并開展了多項(xiàng)工作，這對于激發(fā)海外學(xué)子的回國創(chuàng)業(yè)熱情具有重要意義。同時(shí)國內(nèi)高校也吸引了越來越多的海歸人員開展學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，在對這些人員的檔案資料進(jìn)行收集整理時(shí)，對于他們就讀時(shí)的錄取通知書，在國外獲得的學(xué)位證書以及國外學(xué)習(xí)成績單和官方證明信等原始材料都是由英語展現(xiàn)出來，而這就對檔案管理人員的英語翻譯能力提出了更高的要求。

海歸學(xué)子的人事檔案是個(gè)人學(xué)歷、經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲情況以及工作狀況的原始記錄，它是個(gè)人參與社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)情況的書面反映。只有對這些檔案材料準(zhǔn)確無誤的進(jìn)行翻譯，并全面的進(jìn)行整理，才能對國外人員的真實(shí)情況進(jìn)行了解，才能為高校人才招聘提供真實(shí)有效的材料，同時(shí)，這對于后期這些人員的社會(huì)保險(xiǎn)、提拔任用以及其他社會(huì)福利等的辦理也能夠提供基本數(shù)據(jù)。而檔案管理人員如果不具備英語知識和英語能力，對國外的歷史文化不了解，就不能對人事檔案管理工作提供高效快捷的信息處理服務(wù)，同時(shí)也就不具備高校人事檔案管理工作的處理能力。

3 總結(jié)

在國際交流日益密切、國際形勢全球化的發(fā)展背景下，英語作為跨文化的必備交際工具，在高校檔案管理中以及高校自身的外事發(fā)展中所占的比例越來越大。而作為高校檔案管理人員，為了滿足時(shí)代發(fā)展的需求以及高校檔案管理工作的根本需要，必須從自身的角度出發(fā)，加強(qiáng)對英語知識的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理工作英語檔案管理專業(yè)術(shù)語的學(xué)習(xí)，以此為檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要提供有效保證，為高校檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]韓赟，谷博.淺談?dòng)⒄Z在高校檔案管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（23）：50，52.

[2]王根健.高校檔案管理體制的變革與創(chuàng)新研究[J].蘭臺世界，2020，（4）：83-86.