探討新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對(duì)策

曾荏弟

摘 要：檔案屬于醫(yī)院重要資料，會(huì)直接影響醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)，所以必須注重醫(yī)院檔案管理工作。在現(xiàn)代技術(shù)支持下，醫(yī)院檔案管理暴露出較多現(xiàn)代化問題，對(duì)醫(yī)院運(yùn)營管理造成極大影響，所以必須深入分析醫(yī)院檔案管理所存在的現(xiàn)代化問題，同時(shí)提出相應(yīng)的管理對(duì)策，全面提升醫(yī)院檔案管理效率與效益。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;現(xiàn)代化問題;管理措施

近年來，國家對(duì)于醫(yī)療行業(yè)的重視度不斷提升，落實(shí)了各項(xiàng)醫(yī)療政策與方案。由于醫(yī)院檔案種類繁雜，對(duì)醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)影響比較大，所以必須注重醫(yī)院檔案管理。醫(yī)院過度關(guān)注日常運(yùn)營管理，沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理缺乏健全體制，容易出現(xiàn)管理混亂局面。所以必須強(qiáng)化檔案管理人員的管控意識(shí)，全面提升檔案信息資料的連續(xù)性與完整性，為患者提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)。本文主要是圍繞醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化問題展開討論，同時(shí)提出醫(yī)院檔案管理效益，希望可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的開展。

1 醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理意義

1）提供科學(xué)決策依據(jù)。醫(yī)院日常運(yùn)行過程中，檔案管理信息可以體現(xiàn)在各環(huán)節(jié)工作，全面滲透到醫(yī)院工作的方方面面，因此醫(yī)院檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)院工作發(fā)展。醫(yī)院檔案工作還可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)成果應(yīng)用，為新業(yè)務(wù)和新技術(shù)提供參考依據(jù)，可以有效作用與醫(yī)院常見病與多發(fā)病治療中。其次，在科研項(xiàng)目研究中也可以發(fā)揮出醫(yī)療檔案的作用，為項(xiàng)目研究提供依據(jù)，所以必須提升醫(yī)院檔案資料管理的系統(tǒng)化與科學(xué)化，全面收集匯總和處理醫(yī)院檔案信息，以此加強(qiáng)醫(yī)院的綜合實(shí)力。

2）為醫(yī)院管理提供信息。醫(yī)院檔案屬于醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的記錄文件，可以作為研究人員的研究依據(jù)。醫(yī)院工作改革必須在現(xiàn)有體系下進(jìn)行優(yōu)化完善，檔案資料可以提供準(zhǔn)確依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院深化改革。醫(yī)院檔案資料是管理人員在實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，包括數(shù)據(jù)資料、文件資料和圖片資料，該類資料有助于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，加強(qiáng)醫(yī)院競(jìng)爭實(shí)力。

3）提供醫(yī)院管理動(dòng)力。醫(yī)院檔案屬于重要資產(chǎn)，會(huì)直接影響醫(yī)院的發(fā)展面貌。醫(yī)院檔案資料屬于實(shí)踐過程的總結(jié)，通過分析和研究資料文件可以全面提升員工積極性，促進(jìn)醫(yī)院深化改革，滿足現(xiàn)代化與科學(xué)化發(fā)展需求。

2 醫(yī)院檔案管理存在的問題

1）檔案管理體制不完善，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案管理工作中存在制度與實(shí)際操作不相符問題，在具體工作中無法落實(shí)相關(guān)人員責(zé)任，制度規(guī)范不完善，且缺乏規(guī)范化操作，各部門檔案分散存儲(chǔ)管理，容易出現(xiàn)重復(fù)管理問題，還會(huì)影響檔案連續(xù)性與完整性，產(chǎn)生資源浪費(fèi)問題。

2）專業(yè)管理人員配置不足。醫(yī)院檔案管理工作沒有受到重視，管理人員均為非專業(yè)人員，且部分人員身兼數(shù)職，不注重檔案管理工作的專業(yè)性，從而導(dǎo)致人員流動(dòng)性比較大，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的快速發(fā)展。由于缺乏完善管理制度，管理人員不注重宣傳，致使特殊檔案管理缺乏依據(jù)，極易出現(xiàn)損壞和丟失問題。

3）現(xiàn)代化管理水平低下。由于現(xiàn)代醫(yī)療管理制度不健全，管理人員，技術(shù)與管理都不具備專業(yè)性，從而影響檔案管理的現(xiàn)代化水平，整體管理比較混亂。應(yīng)用手工記錄管理方式會(huì)產(chǎn)生較多錯(cuò)誤數(shù)據(jù)記錄，無法確保及時(shí)性和準(zhǔn)確性。由于醫(yī)療設(shè)備更新速度快，多數(shù)醫(yī)院只關(guān)注醫(yī)療設(shè)備考察與論證，沒有派遣專人負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備檔案管理，從而導(dǎo)致設(shè)備相關(guān)資料丟失。

4）檔案信息安全保障力不足。由于不同檔案存儲(chǔ)在不同科室，相應(yīng)導(dǎo)致檔案呈分散存儲(chǔ)狀態(tài)，且醫(yī)院不同部門之間的聯(lián)系處于脫軌狀態(tài)，相應(yīng)降低醫(yī)務(wù)人員的工作效率，還會(huì)對(duì)醫(yī)療檔案價(jià)值產(chǎn)生影響，無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。部分人員在借閱檔案后沒有及時(shí)歸還，導(dǎo)致檔案嚴(yán)重毀壞丟失，無法確保檔案信息安全。部分醫(yī)院采用信息化管理方式，電子檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，還會(huì)受到電子設(shè)備更新以及技術(shù)升級(jí)影響，從而損壞信息數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全也會(huì)影響電子檔案的存儲(chǔ)與運(yùn)行，在應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行搜索學(xué)習(xí)時(shí)，容易遭受網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客入侵，從而破壞檔案運(yùn)行系統(tǒng)。

3 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理措施

1）優(yōu)化完善檔案管理體系?，F(xiàn)階段檔案管理必須聯(lián)合醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，加大資料文件管理力度，確保檔案作為科學(xué)與員工日常工作的監(jiān)督指導(dǎo)文件。確保管理體系的完善性，可以促進(jìn)醫(yī)院工作的有序開展。醫(yī)院檔案管理工作流程與標(biāo)識(shí)必須具備合理性，確保各科室有章可循，降低工作失誤率。醫(yī)院檔案管理重點(diǎn)在于信息收集，所以必須確保檔案信息的準(zhǔn)確性，制定科學(xué)規(guī)范的收集制度，同時(shí)確保檔案信息整理、鑒定與存儲(chǔ)的有效性，以此維護(hù)檔案資料的價(jià)值。

2）注重檔案服務(wù)模式更新?，F(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理信息化需求不斷提升，因此必須擴(kuò)展現(xiàn)有檔案管理服務(wù)范圍，優(yōu)化調(diào)整檔案服務(wù)方式。例如，大力建設(shè)醫(yī)院文化，將照片檔案作為院史編撰的參考資料，為醫(yī)院宣傳提供多種信息，全面發(fā)揮出照片檔案教育與引導(dǎo)功能，在提升工作效率的提升，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)與文化的同步發(fā)展。其次，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)合理應(yīng)用現(xiàn)有資源，提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，深入到科室調(diào)研分析，轉(zhuǎn)變現(xiàn)有服務(wù)模式。同時(shí)，注重上門服務(wù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式，提升檔案的有效利用率。此外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)按照社會(huì)檔案的實(shí)際進(jìn)行優(yōu)化改革，不斷創(chuàng)新和升級(jí)服務(wù)方式，主動(dòng)積極地為醫(yī)院各部門提供服務(wù)，深入掌握各類檔案資源，以此提升檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)長久穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)。

3）注重建設(shè)檔案管理隊(duì)伍。為了全面發(fā)揮出檔案管理人員的積極性，提升技術(shù)能力與素質(zhì)能力。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)全方位關(guān)心和關(guān)愛員工工作與生活，為期提供再教育與培訓(xùn)機(jī)會(huì)。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期開展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，確保管理人員可以正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，科學(xué)整理和鑒別檔案材料。此外，優(yōu)化配置專職與兼職人員的工作，全面落實(shí)工資待遇。為了規(guī)范干部檔案管理，首先應(yīng)當(dāng)保證檔案內(nèi)容的實(shí)用性和真實(shí)性，建立熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的專業(yè)化團(tuán)隊(duì)，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，全面激發(fā)員工的工作熱情。

4）合理應(yīng)用現(xiàn)代管理技術(shù)。在現(xiàn)代信息技術(shù)支持下，醫(yī)療制度深化改革力度不斷加大，醫(yī)院檔案管理必須實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)化。所以醫(yī)院檔案管理工作不局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理，開始轉(zhuǎn)化為電子檔案管理模式。為了全面滿足電子檔案管理需求，在開展檔案管理工作時(shí)必須應(yīng)用信息化管理模式，以此滿足檔案管理需求，維護(hù)檔案管理科學(xué)性與規(guī)范性，進(jìn)一步提升檔案管理內(nèi)容的真實(shí)度。此外，在開展檔案管理工作時(shí)，還應(yīng)當(dāng)引入現(xiàn)代管理技術(shù)，建立電子管理機(jī)制，為醫(yī)院檔案信息化管理奠定良好基礎(chǔ)。此外，嚴(yán)格檢查和審核打印的電子檔案，通過密令進(jìn)行保密式管理，以此提升電子檔案的真實(shí)性。通過密令管理能夠阻止無授權(quán)人員進(jìn)入到電子檔案系統(tǒng)中。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)普及電子簽名法，保證電子檔案與紙質(zhì)版檔案具備相同的法律效力。

5）維護(hù)檔案信息安全。為了保證檔案信息安全，首先應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化管理人員的安全意識(shí)，注重開發(fā)和應(yīng)用殺毒軟件，及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份處理，以此維護(hù)醫(yī)院檔案信息安全。管理人員還應(yīng)當(dāng)注重檔案的銷毀處理，詳細(xì)記錄需要銷毀的檔案，并做好分類私密處理。對(duì)于不同保密等級(jí)的檔案，也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行信息錄入，追究違反保密規(guī)定的人員。當(dāng)醫(yī)護(hù)人員需要借閱檔案，必須做好信息登記和借閱統(tǒng)計(jì)工作，在歸還時(shí)檢查檔案的完整性。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理環(huán)境發(fā)生重大變化，在新形勢(shì)發(fā)展要求下，檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的影響比較大，所以必須注重檔案現(xiàn)代化管理，深入分析醫(yī)院檔案管理所存在的各項(xiàng)問題，深入剖析問題產(chǎn)生的內(nèi)在與外在原因，提出有效措施提升檔案現(xiàn)代化管理水平，以此促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]程文鵬，王浩.人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理的完善策略研究[J].國際公關(guān)，2020，23（04）：135+137.

[2]黃凱.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的問題及相應(yīng)對(duì)策分析[J].中國醫(yī)藥指南，2020，18（09）：291-292.