淺談基層單位建立檔案工作制度的必要性

王巖

摘 要：隨著社會的飛速發(fā)展，應(yīng)明確檔案是歷史的忠實(shí)記錄者，檔案服務(wù)于社會，也服務(wù)于人民。在基層單位中有一些工作較為繁雜且瑣碎，通過檔案管理能夠更好地了解到人們在日常工作以及生活中存在哪些問題，過往的工作又帶給現(xiàn)階段工作有哪些參考意見。無論是學(xué)術(shù)研究或者是進(jìn)行政務(wù)信息查詢，檔案管理都會都能幫助基層單位的工作質(zhì)量逐步提升。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案工作制度;必要性

1 引言

現(xiàn)階段我國社會發(fā)展在逐步向前，無論是科技或者是信息的發(fā)展，都要求基層單位進(jìn)一步做好檔案管理。檔案管理能為基層單位對之前的工作進(jìn)行復(fù)盤，也能夠為后續(xù)健康、可持續(xù)發(fā)展提供最佳、有力的數(shù)據(jù)支持。通過對現(xiàn)階段基層單位的發(fā)展進(jìn)行分析，部分基層單位檔案管理質(zhì)量相對較差，沒有真正地將檔案管理應(yīng)用在其中。

2 基層單位建立檔案工作制度中存在的問題

2.1 基層單位檔案資料利用率低

當(dāng)前我國大部分基層單位在進(jìn)行檔案管理時，檔案檢索效率相對較低，多數(shù)情況下都是通過人工檢索，但是人工檢索的速度非常慢，不僅無法確保所有的工作人員能記住每一個檔案歸檔在什么地方，同時也會導(dǎo)致浪費(fèi)過多的時間，直接降低了工作的效率。工作人員由于利用人工進(jìn)行檔案管理，對檔案管理的重視程度相對較低級，無法滿足現(xiàn)階段我國社會發(fā)展的實(shí)際需求、更無法為基層單位的發(fā)展做出

貢獻(xiàn)。

2.2 缺乏專業(yè)的工作人員

在檔案管理過程中，部分檔案管理工作人員對于當(dāng)管理的內(nèi)容沒有一個準(zhǔn)確的了解，甚至有一些工作人員是從其他部門退休而來的工作人員到檔案管理部門進(jìn)行工作，專業(yè)水平較低，缺乏相應(yīng)的職業(yè)道德，在學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的內(nèi)容時學(xué)習(xí)質(zhì)量較差，不愿意主動進(jìn)行管理，這些都是檔案管理過程中所遇見的不同問題。

2.3 制度缺失

通常情況下，基層單位的檔案管理工作所涉及的檔案內(nèi)容都是繁多且雜亂的，其實(shí)具體的管理工作存在著非常多的困難，沒有一個健全的管理制度，也導(dǎo)致檔案管理工作開展效果較差。

3 解決基層單位建立檔案工作制度中存在問題的對策

3.1 不斷更新傳統(tǒng)檔案管理理念

有很多基層單位在當(dāng)前并不重視檔案管理的重要意義，是因為并不了解檔案管理存在的積極性?；鶎訂挝粚n案管理的不重視，也導(dǎo)致檔案管理的作用無法體現(xiàn)在當(dāng)前的時代中，通過大量科學(xué)、有效地對基層檔案進(jìn)行管理，能夠提高檔案管理的效果，并且改變傳統(tǒng)當(dāng)管理過程中存在的雜亂性?；鶎訂挝挥捎谄鋯挝坏奶厥庑裕跈n案資料中無論是形式或者是內(nèi)容都相對亂且繁雜，過去僅僅使用人工的檔案管理方式，不僅消耗了大量的人力物力，同時其管理的質(zhì)量也無法滿足現(xiàn)階段的管理需求。為此，需要利用信息化的管理方式，提高檔案管理的科學(xué)水平，既可以改變傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理質(zhì)量的提高，讓更多的人在尋找某一個檔案時，在短時間內(nèi)獲取相應(yīng)的檔案，建立信息化的檔案管理，滿足了我國現(xiàn)階段檔案管理的實(shí)際需求。檔案管理的工作人員還需要改善傳統(tǒng)的管理方式，提高對檔案管理的認(rèn)知，利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)建立一個信息管理的檢索平臺，對已經(jīng)有的信息進(jìn)行系統(tǒng)的分析，提升檔案管理中的智能化與自動化水平，始終推動并且促使當(dāng)管理走向科學(xué)化。基層單位的管理者需要重視起檔案管理的重要意義，在檔案管理中投入更多的技術(shù)以及資金，打破檔案管理的技術(shù)瓶頸。特別是在現(xiàn)代化時代發(fā)展中，建設(shè)現(xiàn)代化的企事單位，檔案管理已經(jīng)成為市場發(fā)展的一種必然，科學(xué)的檔案管理能夠讓基層單位更好地去分析檔案管理中存在哪些問題。有條件的基層單位可以根據(jù)自身的狀況，以及區(qū)域發(fā)展的狀況去聘請專業(yè)的團(tuán)隊，根據(jù)該基層單位的檔案管理實(shí)際狀態(tài)，設(shè)定一個專門的管理軟件，也可以從市場上去購買先進(jìn)的管理技術(shù)結(jié)合單位自身的需求設(shè)計當(dāng)管理的方式，幫助工作人員在檢索和尋找檔案時，根據(jù)文檔本身表現(xiàn)的關(guān)鍵性特點(diǎn)進(jìn)行獲取。分類存儲時也可以根據(jù)文件本身的內(nèi)容進(jìn)行存儲，既可以快速的存儲文件，也能夠在短時間找到文件，提高文件的管理質(zhì)量。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用數(shù)碼信息、微縮等一系列技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，提高當(dāng)管理的整體效果。

3.2 打造專業(yè)的管理隊伍

基層單位在進(jìn)行檔案管理時，本身就有一定的難度，原因之一是很多工作人員并不了解檔案管理的意義，并且缺乏檔案管理的專業(yè)性?；鶎訂挝辉谶M(jìn)行檔案管理時應(yīng)明確打造一支具有高水平、高水準(zhǔn)的專業(yè)隊伍，應(yīng)從意識上提高所有工作人員對于檔案管理的認(rèn)知。開展檔案管理時，要求對所有人負(fù)責(zé)，檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)時，基層單位可以通過繼續(xù)教育的方式或者是定期開展相關(guān)的講座、培訓(xùn)會等方式，提高所有檔案管理人員對檔案管理的重新認(rèn)知，讓檔案管理人員明確地認(rèn)知到檔案管理并不僅僅是對相關(guān)檔案進(jìn)行分類存儲，檔案管理還涉及了很多不同的內(nèi)容?；鶎訂挝粦?yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的開展，并且切實(shí)地制定相應(yīng)的懲罰措施，提高所有檔案管理人員自身的責(zé)任意識以及創(chuàng)新意識，確保檔案管理工作的積極性逐步提升。

3.3 建立檔案管理制度，規(guī)范檔案管理

檔案管理的工作制度是十分重要的一點(diǎn)，正所謂沒有規(guī)矩，不成方圓。基層單位檔案管理中需提高檔案管理的規(guī)章制度，讓每一個工作人員都能夠遵守檔案管理的要求，并且為檔案管理提供更多的制度支持，以及理論知識。通過制度的力量，工作人員在日常工作時能夠按照要求進(jìn)行工作，而制度也能夠?qū)?quán)責(zé)進(jìn)行分明，明確每一名工作人員對責(zé)任以及義務(wù)是什么。加快整體的速度，提高檔案管理的效果，現(xiàn)階段我國已經(jīng)形成了《檔案借閱制度》以及《檔案保密制度》等一系列的規(guī)章制度。針對這些規(guī)章制度，基層單位應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際狀況，將規(guī)章制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善，確保所有的檔案管理工作人員在日常工作時可以做到有章可循，有據(jù)可依。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理人員應(yīng)明確基層單位檔案管理建設(shè)工作的重要意義以及制度存在的目的，其最終都是為了提高基層單位檔案管理的整體效果，并且為基層單位在后續(xù)工作開展時作出貢獻(xiàn)。檔案管理的意義不僅僅是為了讓相關(guān)資料保存的時間更長，保存質(zhì)量更好，也能通過檔案利用過往的工作找到當(dāng)下的工作經(jīng)驗，理解在工作中存在哪些問題，這些問題又應(yīng)該如何進(jìn)一步的解決。促使檔案管理能夠促進(jìn)基層事業(yè)單位的發(fā)展，并且提高檔案管理的整體效益。

參考文獻(xiàn)

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