加強(qiáng)改制單位人事檔案工作的思考思路構(gòu)架實(shí)踐

卜琛

摘 要：?jiǎn)挝桓闹剖琼槕?yīng)社會(huì)發(fā)展的恰當(dāng)之舉，人事檔案管理是事業(yè)單位逐項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)，在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要作用。本文就如何加強(qiáng)改制單位人事檔案工作展開分析，為發(fā)揮事業(yè)單位的人力資源管理優(yōu)勢(shì)提出幾點(diǎn)有效策略，旨在為改制單位人事檔案的高效管理發(fā)展提供可行性途徑。

關(guān)鍵詞：改制單位;人事檔案;工作;思考思路;構(gòu)架實(shí)踐

人事檔案對(duì)個(gè)人發(fā)展和職業(yè)成長(zhǎng)都有重要作用，隨著事業(yè)單位改制的不斷推進(jìn)，加強(qiáng)單位人事檔案管理顯得尤為重要，只有單位重視檔案管理工作，才能充分發(fā)揮事業(yè)單位的人力資源管理優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步推進(jìn)單位改制，促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，繼而推進(jìn)改制單位各項(xiàng)改革措施進(jìn)行，為改制單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1 單位改制人事檔案管理的意義

第一，人事檔案是單位對(duì)個(gè)人管理的憑證，也是單位開展人事管理的基礎(chǔ)。改制單位各項(xiàng)管理比較冗雜，和其他管理不同的是：人事檔案能反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，經(jīng)常被作為單位干部選拔任用的重要依據(jù)，也是單位其他管理中以備考察的文件材料。只有單位重視人事檔案管理，才能真正地做到知人善用，通過(guò)調(diào)閱其檔案，了解其個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、歷史背景，考察其工作政績(jī)，所以說(shuō)，人事檔案管理關(guān)系著單位接收、培養(yǎng)、選拔人才等關(guān)鍵大事。

第二，通過(guò)人事檔案可以增加對(duì)單位干事人員的信任度，作為一種有力憑證，人事檔案為落實(shí)黨的政策奠定信息基礎(chǔ)，也是作為確定或澄清個(gè)人有關(guān)問(wèn)題的重要文件，通過(guò)調(diào)閱人事檔案的各項(xiàng)材料，可以了解單位干事人員的相關(guān)人生履歷，為單位干事人員的政治審查提供了有力的憑證，從而有效的減少用人不當(dāng)、識(shí)人不清等聘用現(xiàn)象的發(fā)生[1]。

第三，作為單位內(nèi)準(zhǔn)確的干部信息庫(kù)，人事檔案更像是一種史料，它用自己獨(dú)特的方式記載著個(gè)人行為軌跡，對(duì)個(gè)人發(fā)展有不可替代的作用。在單位內(nèi)部進(jìn)行晉升時(shí)，利用人事檔案，為單位人事調(diào)動(dòng)決策提供有價(jià)值的信息，是單位考察和識(shí)別干部選拔優(yōu)秀人才的主要文件，慢慢地發(fā)展為決策的重要依據(jù)，促進(jìn)改制后單位技術(shù)、科研、黨政管理等等工作的順利進(jìn)行。

2 分析改制單位人事檔案工作中的不足之處

2.1 對(duì)人事檔案管理關(guān)注度不高

由于單位改制，人事檔案管理作為后勤管理的一部分，越來(lái)越不受單位重視，甚至相當(dāng)一部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔管理工作的認(rèn)識(shí)存在著一些片面理解，認(rèn)為只要檔案不丟失、不泄密就可以了。導(dǎo)致單位內(nèi)檔案管理人員在做事時(shí)能應(yīng)付則應(yīng)付，很多和檔案管理相關(guān)的事情，自己不想管也不愿管，在這種錯(cuò)誤認(rèn)知下，人事檔案管理工作效率低下。

2.2 檔案管理工作制度不健全

人事檔案管理雖然不是單位的最主要管理內(nèi)容，但在具體操作時(shí)，也需要健全的工作制度。由于單位改制，很多日常歸檔制度一時(shí)得不到落實(shí)，導(dǎo)致收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)，而在具體歸檔時(shí)，發(fā)現(xiàn)收集歸檔的材料不全面，有明顯的材料遺失或者材料不完善，使得人事檔案難以反映每個(gè)人的真實(shí)情況。如果在檔案管理時(shí)，存在人事檔案管理制度不健全，會(huì)使得很多管理工作難以有序開展，這也是造成人事檔案管理效率低的重要原因[2]。

2.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

人事檔案管理被大多數(shù)人認(rèn)為是“不費(fèi)腦子的管理工作”、“和檔案打交道很容易”，所以大多數(shù)的人事檔案管理人員都是兼職，他們對(duì)歸檔范圍、操作方法并不十分了解，在檔案管理時(shí)，無(wú)法按照單位對(duì)檔案的需求展開管理，無(wú)論是檔案材料的收集、整理，還是后期檔案的歸檔、裝訂，都呈現(xiàn)出工作投入不足，從而影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

3 加強(qiáng)改制單位人事檔案工作的新思考

3.1 提高人事檔案管理關(guān)注度，提高管理效率

所謂重視人事檔案管理，就是加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視，加大領(lǐng)導(dǎo)檔案參與度，這也是做好檔案管理各項(xiàng)工作的重要保證。首先，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的管理重視，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，每周期進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，在領(lǐng)導(dǎo)的重視下，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問(wèn)題，并及時(shí)改進(jìn)。其次，加大人事檔案管理的投入，重視對(duì)檔案的維護(hù)、保護(hù)和搶救，按照單位實(shí)際情況，建立起規(guī)范化的綜合檔案室，確保檔案利用安全，保證人事檔案資料的齊全。最后，重視人事檔案的分類管理，在單位領(lǐng)導(dǎo)的重視下，調(diào)動(dòng)更多人員參與到檔案管理工作中，不斷地提升檔案管理效率。

3.2 完善人事檔案管理制度，推動(dòng)管理高效化

單位改制是為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，遵循市場(chǎng)發(fā)展規(guī)律，在改制后，單位的運(yùn)營(yíng)方式和管理也有所改動(dòng)，而人事檔案管理工作是內(nèi)部管理的重要組成部分，關(guān)系著單位其他各項(xiàng)工作的開展和完成，為推動(dòng)單位發(fā)展，需要完善人事檔案管理制度。第一，在開展單位人事檔案管理工作時(shí)，要明確相關(guān)管理制度，結(jié)合實(shí)際情況，明確相應(yīng)的管理權(quán)限和責(zé)任，采取統(tǒng)一的管理組織體系，將事業(yè)單位檔案管理崗位人員的職責(zé)精確化。第二，為了讓管理人員精細(xì)化檔案管理工作，需要在對(duì)人事檔案管理的相關(guān)政策基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案的具體工作，嚴(yán)格檔案管理流程，端正自己的管理人員態(tài)度，正確對(duì)待檔案管理工作，充分重視檔案管理這份后勤工作，確保單位人事檔案的完整、安全[3]。

3.3 提升管理人員專業(yè)素質(zhì)，注重優(yōu)質(zhì)管理

人事檔案管理工作效率的高低其實(shí)是由“人”決定的，因而檔案管理人員的素質(zhì)非常重要。尤其是在改制單位，要想做好單位人事檔案管理這個(gè)事情，就必須要提升管理人員專業(yè)素質(zhì)，維護(hù)檔案管理這項(xiàng)工作。第一，單位必須重視檔案管理人員的專業(yè)性和管理素質(zhì)，選擇更高素質(zhì)的人做這份工作，通過(guò)各種方法培養(yǎng)出專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。第二，通過(guò)多種方式指導(dǎo)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)管理人員正確的工作意識(shí)，不斷拓寬管理人員的知識(shí)面，完善管理人員的收集、整理、歸檔、裝訂能力。第三，提升管理人員的文字能力、綜合分析能力、信息管理技術(shù)能力，轉(zhuǎn)變單位檔案管理方式，將人事檔案管理從“封閉性”轉(zhuǎn)為“開放型”，注重優(yōu)質(zhì)管理[4]。

3.4 實(shí)施信息化檔案管理，提升管理質(zhì)量

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，也改變了傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，對(duì)改制單位來(lái)說(shuō)，將信息技術(shù)作為事業(yè)單位人事檔案管理提供新途徑，也能提高檔案信息化管理效率。通過(guò)加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變的重要轉(zhuǎn)折，為人事檔案管理和開發(fā)提供更加便捷、高效的管理辦法，將事業(yè)單位人事檔案放在電腦信息系統(tǒng)中，易于保存、查詢和修改。同時(shí)，利用信息技術(shù)，將所有人員檔案存在電腦中，也能提高人事檔案的保密性和安全性，充分利用好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的加密性，完成人事檔案管理工作[5]。

4 結(jié)語(yǔ)

作為記錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，它將個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷都詳細(xì)記錄其中，提高人事檔案管理效率，也是合理化發(fā)揮人事檔案作用的重要方式，這也就需要各個(gè)階段的管理人員，認(rèn)真搞好電子檔案工作，在確保檔案管理的安全性的基礎(chǔ)上，提高管理質(zhì)量，推動(dòng)單位進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]顧瑋璞.淺談做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].人力資源管理，2016（6）：223-224.

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[3]路春暉.事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2010

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[4]呂晶.對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的思考建議[J].管理觀察，2019

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[5]張錦南.加強(qiáng)改制管檔單位人事檔案工作的思考[J].檔案與建設(shè)，2006（7）：50-51.