醫(yī)院人事檔案管理問題與優(yōu)化建議探討

摘 要：醫(yī)院是為社會(huì)大眾提供醫(yī)療服務(wù)的機(jī)構(gòu)，院內(nèi)醫(yī)務(wù)人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)能力水平都對(duì)醫(yī)院的未來發(fā)展具有重要作用。而醫(yī)院的人事檔案記錄著全部醫(yī)務(wù)人員的道德評(píng)價(jià)、業(yè)務(wù)情況以及簡(jiǎn)歷等資料，這對(duì)醫(yī)院的人員配置優(yōu)化是重要依據(jù)。鑒于此，筆者將主要針對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理工作進(jìn)行分析，希望可以為相關(guān)從業(yè)人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：人事;檔案管理;建議;問題;醫(yī)院

1 引言

醫(yī)院人事檔案管理工作有助于退休人員、外編以及在編的管理，還對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層做出正確人事決策起到重要信息支持作用?？茖W(xué)的醫(yī)院人事檔案可反映出院內(nèi)職工的個(gè)人家庭情況、個(gè)人簡(jiǎn)歷、工資發(fā)放情況、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況以及學(xué)術(shù)科研水平等重要信息，這些信息不僅體現(xiàn)了個(gè)人能力水平，還與個(gè)人職稱晉升、工資待遇等具有緊密聯(lián)系。因此，人事檔案管理是重要信息依據(jù)，是醫(yī)院的一項(xiàng)重要工作，務(wù)必得到足夠重視，有效及時(shí)地展開人員檔案信息整理與分析，并改革創(chuàng)新相關(guān)制度，使得醫(yī)院人事檔案管理發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

2 現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題

2.1 醫(yī)院對(duì)人事檔案管理不重視

社會(huì)大眾對(duì)人事檔案的不重視，使得人事檔案成為可有可無的存在，削弱了其使用價(jià)值。因醫(yī)院用人觀念的轉(zhuǎn)變，通常會(huì)偏向于將人事檔案信息作為聘用人才、挑選人才的參考依據(jù)，而不是主要依據(jù)，其更加注重對(duì)人才的具體測(cè)試和實(shí)際考驗(yàn)。一方面，醫(yī)院通常會(huì)更加注重于醫(yī)療水平的提高和醫(yī)療服務(wù)的優(yōu)化，缺少設(shè)立人事檔案的觀念;另一方面，社會(huì)大眾對(duì)人事檔案觀念的淡化導(dǎo)致醫(yī)院對(duì)其重視度也在逐漸降低。這些原因就使得醫(yī)院人事檔案管理無法得到正確利用與發(fā)展。

2.2 檔案管理缺失制度支持

現(xiàn)如今，大部分醫(yī)院均有設(shè)置醫(yī)療標(biāo)準(zhǔn)與章程，也有員工管理制度，可是在人事檔案管理方面的規(guī)范制度卻很少。因此，許多醫(yī)院的人事檔案管理還保持一種“亂作為”、“亂管理”的現(xiàn)狀，缺少統(tǒng)一明確的制度支撐，對(duì)舊檔案的維護(hù)以及新檔案的錄入均缺乏規(guī)范的工作流程，無法跟上新一輪醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的步伐。同時(shí)，當(dāng)人事檔案管理部門的相關(guān)人員出現(xiàn)瀆職不作為或有心不作為的情形時(shí)，若缺乏人事檔案管理制度的支撐，就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理工作陷入僵局。

2.3 人事檔案管理信息化程度低

因計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代等因素的影響，許多醫(yī)院的人事檔案管理模式還是沿用傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)版模式，還有一些醫(yī)院雖然已經(jīng)拜托了人工管理與寫入的“原始時(shí)期”，進(jìn)入信息化管理階段，可是其對(duì)信息化管理的應(yīng)用還是停留在表面，未能得到廣泛深入應(yīng)用。另外，目前醫(yī)院的人事檔案的數(shù)量較大，如果單純地以人力和傳統(tǒng)技術(shù)展開檔案管理就無法高效地解決問題，也不符合目前的科學(xué)技術(shù)發(fā)展規(guī)律。因此，為了提升醫(yī)院的人事檔案管理效率與質(zhì)量，還需要對(duì)傳統(tǒng)的管理技術(shù)與方法進(jìn)行革新，多嘗試運(yùn)用一些高科技技術(shù)。

2.4 人事檔案管理人員專業(yè)水平低

醫(yī)院的人事檔案管理存在覆蓋面廣泛、內(nèi)容復(fù)雜以及工作量大等特點(diǎn)，不僅需要掌握相關(guān)醫(yī)療知識(shí)，還需要熟悉一定的人力分配管理知識(shí)。但因?yàn)獒t(yī)院對(duì)人事檔案管理工作的重視度不高，再加上人手不足等問題，導(dǎo)致人事檔案管理人員專業(yè)性不高，這將大大影響醫(yī)院的人事檔案管理質(zhì)量，從而出現(xiàn)人事檔案管理真實(shí)性低、內(nèi)容不健全等現(xiàn)象。

3 人事檔案管理優(yōu)化的幾點(diǎn)建議

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，重視人事檔案管理工作

根據(jù)上述分析可知，醫(yī)院出現(xiàn)人事檔案管理問題的根本原因是重視度不夠。因此，醫(yī)院的管理層應(yīng)當(dāng)將人事檔案管理提升到戰(zhàn)略層次，從思想上重視起人事檔案管理工作。畢竟員工的人事檔案管理可以為企業(yè)管理決策提供比較客觀的依據(jù)，例如員工檔案中的員工能力、素質(zhì)、績(jī)效評(píng)估記錄等是員工調(diào)崗、晉升的重要依據(jù)，必須得到足夠重視。同時(shí)，還需要加強(qiáng)人事檔案管理的宣傳，讓醫(yī)院內(nèi)全體員工都提升對(duì)人事檔案的重視度與管理意識(shí)。當(dāng)醫(yī)務(wù)人員了解到人事檔案管理的重要性后，才會(huì)與檔案管理人員相互監(jiān)督，從而不斷提升醫(yī)院人事檔案管理的效率。

3.2 建立健全的人事檔案管理制度

為了讓人事檔案管理人員有章可循，醫(yī)院應(yīng)建立健全的人事檔案管理制度，可提取、借鑒其他優(yōu)秀的人事檔案管理制度，再結(jié)合醫(yī)院自身的管理要點(diǎn)和發(fā)展情況，設(shè)置包括管理制度、檔案歸檔制度、審閱制度以及收集制度等內(nèi)容于一體的管理制度，從根本上解決人事檔案問題。例如，為避免員工個(gè)人隱私信息泄露，在調(diào)閱人事檔案前，需經(jīng)過上級(jí)主管部門的批準(zhǔn)，獲批后才可以調(diào)取。另外，對(duì)人事檔案管理人員也需要制定相關(guān)的管理制度，將其工作表現(xiàn)作為員工的績(jī)效考核指標(biāo)，對(duì)表現(xiàn)突出的員工給予精神上或物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)表現(xiàn)欠佳的員工，安排相應(yīng)的專業(yè)技能培訓(xùn)，幫助其更好地解決人事檔案管理中出現(xiàn)的問題;對(duì)于瀆職、濫用職權(quán)的檔案管理人員，需要給予適當(dāng)?shù)膽土P，嚴(yán)重者需要及時(shí)清除出人事檔案管理隊(duì)伍。只有制定明確的人事檔案管理人員制度，才能做到獎(jiǎng)罰分明，從而有效提升人事檔案管理的質(zhì)量與效率。

3.3 對(duì)人事檔案展開現(xiàn)代化管理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版人事檔案管理模式比較陳舊且效率不高，應(yīng)該沿用一些先進(jìn)的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)文檔、網(wǎng)絡(luò)與自動(dòng)化一體化。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成熟，人事檔案管理人員可將員工檔案資料錄入電腦，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化的檔案資料。同時(shí)，技術(shù)部門應(yīng)提供強(qiáng)大的儲(chǔ)存平臺(tái)與信息數(shù)據(jù)支撐，提供健全的檔案信息軟件，還可在內(nèi)部局域網(wǎng)上構(gòu)建平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的資源共享與實(shí)時(shí)查詢，從而提升員工檔案利用的便捷性。相關(guān)技術(shù)人員與人事檔案管理人員要通力合作，共同加快醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)與現(xiàn)代化管理。另外，為保證人事檔案管理工作的信息化，醫(yī)院需配備專門的信息化管理設(shè)備，例如掃描儀、打印機(jī)、電腦、系統(tǒng)軟件等，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化、速度化服務(wù)。

3.4 構(gòu)建專業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍

首先，為提升醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量，對(duì)人事檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)要強(qiáng)化，選擇一些責(zé)任心較強(qiáng)、思想素質(zhì)較好的人員展開人事檔案管理。同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)這些人員的培訓(xùn)與教育，提升其專業(yè)水平，從傳授相關(guān)醫(yī)療知識(shí)入手，不斷優(yōu)化其醫(yī)院人事檔案管理水平，并且定期考核人事檔案管理人員，迫使他們學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理方法，從而提升人事檔案管理隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)。其次，在保證醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)外，還需要展開人事檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，持續(xù)精細(xì)化工作流程，加快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化、信息化。最后，醫(yī)院還需要積極落實(shí)人員的工資待遇，嚴(yán)格按照既定的人事檔案管理人員獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行，從而提升人事檔案管理人員的工作積極性，提高工作質(zhì)量。

4 結(jié)束語

為深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，醫(yī)院的人事檔案管理必須得到重視及優(yōu)化，構(gòu)建專業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍，建立健全的人事檔案管理制度，規(guī)范人事檔案的查閱與收集，并且始終跟上時(shí)代的步伐，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)管理人事檔案，從而為醫(yī)院人力資源發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

韓芳莉（1976-），女，漢，陜西，本科，新疆維吾爾自治區(qū)第一濟(jì)困醫(yī)院（自治區(qū)第四人民醫(yī)院），檔案館員，辦公室檔案管理。