檔案管理工作存在的問題與對(duì)策研究

張磊

摘 要：目前，我國各項(xiàng)事業(yè)已進(jìn)入新的發(fā)展階段，科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步正在刺激著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理也迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。作為檔案管理領(lǐng)域的核心研究課題之一，其重要性越來越突出。然而，在檔案管理的許多方面還存在著諸多問題，這就要求我們?cè)诮窈蟮墓ぷ髦屑皶r(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。本文分析了檔案管理存在的問題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;存在的問題;對(duì)策

1 檔案管理工作的特征和地位

檔案管理是個(gè)艱巨復(fù)雜的過程，該過程的高效性直接關(guān)系到一個(gè)國家、一個(gè)企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展。對(duì)于檔案管理工作而言，檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵，工作人員較強(qiáng)的素質(zhì)有助于檔案管理工作的高效開展，反之亦然。另外，檔案管理專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)不僅是提高檔案管理人員素質(zhì)的重要組成部分，而且還是確保檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)性條件。因此，現(xiàn)代檔案管理人員應(yīng)樹立起不斷進(jìn)取，積極向上的良好觀念，根據(jù)現(xiàn)行檔案管理的需求，結(jié)合時(shí)代發(fā)展的潮流，不斷完善自身所掌握的檔案管理理論和方法，確保自身所掌握的有關(guān)檔案管理專業(yè)知識(shí)能夠滿足現(xiàn)行檔案管理的需求。

20世紀(jì)以來，伴隨著科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，檔案管理開始實(shí)現(xiàn)將現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案管理傳統(tǒng)技術(shù)有效融合，推動(dòng)檔案管理由傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)資料為加工對(duì)象逐漸趨向于現(xiàn)代數(shù)字化、電子化信息資源為加工轉(zhuǎn)變：由傳統(tǒng)順序的線性結(jié)構(gòu)的文獻(xiàn)管用模式逐漸趨向于現(xiàn)代直接的網(wǎng)狀虛擬結(jié)構(gòu)的信息組織管理模式轉(zhuǎn)變：由單一的檢索逐漸趨向于現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檢索轉(zhuǎn)變，這給現(xiàn)行檔案管理人員提出了更高的要求，既需要具有扎實(shí)的基礎(chǔ)檔案管理專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)功底，又需要掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及多媒體技術(shù)等多項(xiàng)現(xiàn)代化新型技術(shù)手段。因此，檔案管理只有與現(xiàn)代社會(huì)的需要相符合，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，才能將管理的工作做到最好，從而達(dá)到預(yù)期的效果，推進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

2 檔案管理工作存在的問題分析

1）各單位對(duì)檔案管理重視程度不夠。在新形勢(shì)下，檔案管理現(xiàn)代化已成為發(fā)展的重點(diǎn)。但由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不夠，檔案管理人員多次向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)資金更新檔案記錄設(shè)備，但領(lǐng)導(dǎo)不重視，導(dǎo)致投入較少，另外，由于缺乏管理資金，檔案管理員不得不使用一些舊電腦，使得工作速度太慢，無論是在人員上還是在文件存儲(chǔ)的條件下，工作都不能順利進(jìn)行，達(dá)不到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。

2）制度不健全，檔案管理不規(guī)范。檔案管理，在我國各單位中基本上是一個(gè)“雞肋”工作，所以對(duì)于檔案管理也沒有規(guī)范性的管理制度，但是如何做好管理工作，很大一部分的單位對(duì)于檔案管理工作沒有完善的管理制變，也沒有一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔索管理無法規(guī)范化管理，沒有制度，就無法約束檔案管理人員，所以就不能對(duì)檔案進(jìn)行有效的分類和管理，導(dǎo)致在單位需要的時(shí)候，不能及時(shí)的找出檔案，浪費(fèi)了人力和精力，也無法達(dá)到檔案管理的效率。

3）檔案管理信息化水平低下。檔案管理工作和業(yè)務(wù)是非常重要的，所以為了加強(qiáng)檔案管理工作和業(yè)務(wù)，必須采用先進(jìn)的技術(shù)手段打破原有系統(tǒng)的壁壘，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和通信。同時(shí)，檔案管理工作量的不斷增加也成為整個(gè)系統(tǒng)的一大障礙，新技術(shù)和新系統(tǒng)可以有效地分析整個(gè)系統(tǒng)，幫助公司管理者了解公司整體經(jīng)營的總體情況，對(duì)信息丟失手段進(jìn)行補(bǔ)充，做好檔案管理和業(yè)務(wù)工作。此外，檔案室的環(huán)境存儲(chǔ)條件無法保存電子數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)，對(duì)檔案的管理造成損失和破壞，這樣一來，檔案的數(shù)據(jù)就無法妥善保存，將對(duì)后續(xù)的使用產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

4）解答問題不及時(shí)。對(duì)于檔案工作者來說，要保持高度的熱情和投入，文件管理是一項(xiàng)幕后工作，需要檔案管理者積極的學(xué)習(xí)新知識(shí)，但大多數(shù)檔案信息網(wǎng)站都存在這樣的問題：沒有及時(shí)對(duì)訪問者做出響應(yīng)。這樣一來，大大的降低了訪問者對(duì)該網(wǎng)站的興趣和信任度，造成訪問者與工作者的溝通障礙。為使網(wǎng)站的使用有效性得到提高，加大廣大群眾對(duì)檔案網(wǎng)站的關(guān)注度和利用率，檔案網(wǎng)站建設(shè)者和管理者應(yīng)及時(shí)對(duì)訪問者的留言進(jìn)行回復(fù)，重獲訪問者信任。

5）相關(guān)法律法規(guī)體系不完善。當(dāng)下，我國雖已頒布了對(duì)檔案管理工作的相關(guān)法律條文，但只是對(duì)其的管理模式進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，并未涉及實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容;此外，現(xiàn)有的法律條文中，都是依據(jù)檔案信息管理相關(guān)的法律法規(guī)做出的調(diào)整和修補(bǔ)，在實(shí)際管理工作中，檔案信息管理的法律管理系統(tǒng)還尚不完善，還需要進(jìn)一步改進(jìn)。

3 對(duì)檔案管理存在問題的對(duì)策分析

1）重視檔案管理工作的地位。檔案管理工作一直沒有得到重視，看來領(lǐng)導(dǎo)對(duì)它重視不夠，其實(shí)是我們沒有從根本上認(rèn)識(shí)到工作的重要性。檔案工作是一種歷史文獻(xiàn)，是我們研究工作的重要資料。所以我們需要建立正確的理解，領(lǐng)導(dǎo)要帶頭，與檔案管理人員進(jìn)行整合，確保檔案管理人員發(fā)揮積極的作用;其次，其他人員要召集領(lǐng)導(dǎo)班子開展工作，積極宣傳工作，讓檔案管理工作得到大家的認(rèn)可;另外，檔案管理要適當(dāng)輸入，改變以往的管理方法，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，把檔案理論落實(shí)到每一個(gè)細(xì)節(jié)。

2）建立和完善相關(guān)法律法規(guī)。要建立完善的法治，法律是信息安全管理和安全合理使用的保障。因此，相關(guān)部門要順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，建立和完善相關(guān)法律法規(guī)的制定，為檔案信息管理提供法律依據(jù)，確保有法律可循，以滿足未來檔案管理發(fā)展的需要;同時(shí)，加強(qiáng)資源庫建設(shè)，安排人員定期維護(hù)和管理數(shù)據(jù)庫，為數(shù)據(jù)庫文件信息的使用提供了安全完整的保障。

3）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人員工作效率。檔案管理工作是為群眾服務(wù)的工作，所以提高服務(wù)意識(shí)是關(guān)鍵，要加強(qiáng)培訓(xùn)，從檔案人的責(zé)任出發(fā)，樹立為人民服務(wù)的理念。只有順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理才能立足于社會(huì)，檔案管理人員必須不斷優(yōu)化自我服務(wù)意識(shí)，不斷強(qiáng)化自我，優(yōu)化服務(wù)到每一個(gè)工作的循環(huán)。另外，將檔案管理中人員的崗位職責(zé)進(jìn)一步規(guī)范明確，把不同類型和不同體裁的檔案歸類歸檔，集中管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理和企業(yè)工作的同步考核和同步發(fā)展。

4）讓信息化促進(jìn)檔案管理。隨著新時(shí)代的發(fā)展，各項(xiàng)技術(shù)也在檔案管理中得到應(yīng)用，很多的檔案管理通過加大技術(shù)創(chuàng)新力度，應(yīng)用新功能提升對(duì)職工的服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)職工市民本人的到場(chǎng)就可以通過信總時(shí)代的新方式來進(jìn)行檔案查詢等服務(wù)，這樣不但可以提高工作效率，同時(shí)也能使檔案管理工作流程得到進(jìn)一步的優(yōu)化。

5）統(tǒng)一規(guī)范檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范建立檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理規(guī)章制度意義重大。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理的方式方法不斷的推陳出新，管理水平也在不斷的上升。建立健全檔案管理工作制度，制定出一套切實(shí)可行的計(jì)劃并具體實(shí)施，對(duì)檔案信息管理軟件的可移植性以及檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化都有一定的作用。

4 總結(jié)

檔案管理對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。在21世紀(jì)新時(shí)代，檔案管理部門重視檔案管理工作的地位、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人員工作效率、完善相關(guān)法律法規(guī)，讓信息化促進(jìn)檔案管理、統(tǒng)一規(guī)范檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)只有這樣才能在檔案信息化的當(dāng)下，將現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化的檔案管理進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)，充分發(fā)揮出檔案管理的作用。

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